醫(yī)院人事電子檔案管理研究

高娜

【摘要】在傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的過程中，電子檔案應(yīng)運而生。電子檔案是辦公自動化的重要產(chǎn)物，其指的是人們在社會實踐中形成的擁有保存價值的電子文件，具體包括計算機處理與存儲后的資料、其他栽體資料。在醫(yī)療改革工作不斷深入的過程中，醫(yī)院人事檔案管理方面的信息化建設(shè)迫在眉睫。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 人事電子檔案 檔案管理

1醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析情況

1.1醫(yī)院人事電子檔案管理的內(nèi)部優(yōu)勢

對于醫(yī)院人事工作而言，人事檔案是非常重要的依據(jù)，在人員績效考核、選拔任用等方面都發(fā)揮著巨大作用。高水平的績效管理必須依賴完善的檔案記錄，基于此，人力資源管理部門有必要引入現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，即構(gòu)建起人事電子檔案系統(tǒng)，借助該系統(tǒng)而對員工展開更加全面而科學(xué)的綜合評定。

1.2醫(yī)院人事電子檔案管理的內(nèi)部劣勢

一是醫(yī)院對于人事電子檔案管理缺乏深刻的認識，對該方面有所忽視，很少開展檔案方面的學(xué)習(xí)工作，該方面的宣傳工作更是滯后。二是有的醫(yī)院針對檔案管理制定了一系列制度，但是未落實到實處，還是有很多員工缺乏檔案意識。除此之外，我國未設(shè)定明確的人事電子檔案管理范圍與標(biāo)準(zhǔn)，這給醫(yī)院開展電子檔案管理工作帶來了困難。

1.3醫(yī)院人事電子檔案管理的外部機遇

在我國2013年10月召開的全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會，楊冬權(quán)（國家檔案局局長）提出我國應(yīng)深化檔案數(shù)字化方面的研究與推進工作，促進我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案強國。電子檔案管理已經(jīng)被我國中央政府所重視。除此之外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)是醫(yī)院信息化建設(shè)的第一責(zé)任人，其應(yīng)該充分認識到醫(yī)院人事電子檔案的重要價值，轉(zhuǎn)變思想，大量推進醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作。

1.4醫(yī)院人事電子檔案管理的外部挑戰(zhàn)

人事電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)確保擁有保密性、可用性與完整性。其中，保密性則指的是電子檔案在被訪問與傳輸?shù)倪^程中，即便是被截斷，其所包含的信息也能夠不外泄;完整性為電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸及運用過程中，其數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)、背景信息等應(yīng)保持良好，不被篡改或刪除;可用性為用戶基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和自身的授權(quán)，能夠合法地訪問電子檔案，并獲得相關(guān)的信息。

2提高醫(yī)院人事電子檔案管理水平的有效策略

2.1加強對醫(yī)院檔案管理的認知，建立完善的人事電子檔案管理制度

醫(yī)院電子檔案管理中所涉及到的因素非常多，相關(guān)人員必須從思想上提高認識水平，借助制度而規(guī)范工作。醫(yī)院提升全員檔案管理意識非常有必要，這將直接影響醫(yī)院人事檔案管理的信息化進程。醫(yī)院有必要將檔案管理納入到重點工作內(nèi)容中，并組織好檔案管理方面的培訓(xùn)與宣傳工作，令更多員工主動投入到醫(yī)院電子檔案管理工作中，全面推動醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)建立完善的人事電子檔案管理制度，具有包括檔案歸檔、檔案信息完善性、檔案專遞、檔案登記等方面。與此同時，醫(yī)院方面有必要引入動態(tài)化的管理模式，如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)缺失的情況，應(yīng)能夠被第一時間發(fā)現(xiàn)，并查找補齊。

2.2加強醫(yī)院人事電子檔案管理的風(fēng)險控制，確保檔案信息安全

針對醫(yī)院人事電子檔案展開安全風(fēng)險控制工作非常有必要，這項工作所涉及到的內(nèi)容非常多，不僅要重視技術(shù)因素，還要高度重視人為因素。在加強人事電子檔案管理的風(fēng)險控制時，可從如下幾方面人手：一是提高工作人員的風(fēng)險意識。醫(yī)院應(yīng)做好電子檔案風(fēng)險管理方面的教育與培訓(xùn)工作，所有工作人員都應(yīng)當(dāng)明確各種風(fēng)險的危害與特點，進而及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，并采取有效的控制措施。二是對醫(yī)院人事電子檔案風(fēng)險控制體系進行設(shè)計?；诎踩那疤嵯拢瑢︶t(yī)院人事電子檔案管理的風(fēng)險防控工作制定周密的計劃，有步驟地實施各項工作。三是構(gòu)建起健全的醫(yī)院人事電子檔案管理風(fēng)險監(jiān)管體系。針對硬件，醫(yī)院應(yīng)引入自動化的計算機防范系統(tǒng);針對軟件，應(yīng)實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)控，并及時更新計算機病毒庫，杜絕非法訪問與網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況。

2.3大力培養(yǎng)復(fù)合型人才，做好醫(yī)院人事電子檔案管理的人才建設(shè)工作

醫(yī)院人事電子檔案管理水平的提高離不開專業(yè)的工作人員。醫(yī)院有必要針對人事電子檔案管理工作的需要，組建一支專業(yè)化的工作隊伍，全面提高業(yè)務(wù)能力。具體策略包括：一是配置專職工作人員，并確保人員擁有足夠的穩(wěn)定性;二是做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，給管理人員創(chuàng)造優(yōu)越的學(xué)習(xí)條件，推動信息技術(shù)方面的持續(xù)教育;三是與高校等協(xié)作，定向培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。

2.4構(gòu)建醫(yī)院人事電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高信息利用效率

醫(yī)院人事檔案具有信息量龐大的特點，所涉及到的類別也非常多，醫(yī)院有必要引入網(wǎng)絡(luò)化管理模式，構(gòu)建起科室、檔案室、醫(yī)院為一體的三級管理網(wǎng)絡(luò)，借助網(wǎng)絡(luò)而令管理工作更加便捷高效，所有電子檔案都能夠被統(tǒng)一操作與保管。只有這樣，醫(yī)院才能夠真正意義上地實現(xiàn)信息共享。

3結(jié)語

在醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展與信息科技水平不斷提高的過程中，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫?；卺t(yī)院內(nèi)外的形勢，醫(yī)院應(yīng)加快制定人事電子檔案管理制度，并構(gòu)建相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，以此提升人事電子檔案管理水平。