創(chuàng)新推行“模板化”管理，不斷夯實(shí)財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)

(華北制藥股份有限公司 河北 石家莊 050015)

一、實(shí)施背景

集團(tuán)型企業(yè)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理工作比較繁雜，尤其涉及到年度預(yù)算、年度決算、標(biāo)準(zhǔn)成本、費(fèi)用管控等具體的項(xiàng)目性工作，因基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量龐大、各類數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，傳統(tǒng)工作方式計(jì)算工作量大、容易遺忘、效率較低，在沒有統(tǒng)一模板的狀況下，不論是各基層單位的編制環(huán)節(jié)，還是總部機(jī)關(guān)的匯總、審核環(huán)節(jié)都十分困難。

“模板化”管理就是在管理過程中，管理層形成固定的表格和明晰的工作流程，執(zhí)行層按照流程進(jìn)行執(zhí)行，工作一目了然，復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化，清晰化，即使業(yè)務(wù)不十分純熟，也可按固定的模式，較好的完成工作，減少了文牘負(fù)擔(dān)，提高了工作效率和質(zhì)量。中國(guó)古代四大發(fā)明之一的活字印刷術(shù)，是一個(gè)典型的模板，每個(gè)字模都可以重復(fù)利用，相當(dāng)于半成品，節(jié)約大量的時(shí)間；由于字模都一樣，每次印刷的質(zhì)量都恒定。

華為認(rèn)為模板化是所有員工快速管理進(jìn)步的法寶。一個(gè)新員工，看懂模板，會(huì)按模板來做，就已經(jīng)國(guó)際化、職業(yè)化。而這個(gè)模板是前人摸索幾十年才摸索出來的，你不必再去摸索?！澳０寤惫芾砟苣軌蚍乐惯z忘，證工作質(zhì)量，提高工作效率，讓事情做的又好又快。“模板化”管理是一種管理理念，是一種繁雜工作環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)高效工作較為有效的管理思路，推行“模板化”管理，短期內(nèi)能夠迅速提高專項(xiàng)工作的效率，長(zhǎng)期看，隨著時(shí)間的推移，會(huì)形成一種財(cái)務(wù)管理文化，貫穿到整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)而使得公司整體財(cái)務(wù)管理水平得到提升。

華北制藥股份有限公司財(cái)務(wù)部推行“模板化”管理，旨在通過引入模板化管理思路，依托模板的建立、使用、積累、升級(jí)，把模板化的工作理念貫穿到日常財(cái)務(wù)管理中，不斷提升管理效率。

二、內(nèi)涵和主要做法

(一)日常工作模板化。財(cái)務(wù)部的日常工作模板化自2013年起逐步推行，并持續(xù)不斷改進(jìn)，主要完成了以下幾項(xiàng)工作：1.月度報(bào)表模板。合并報(bào)表的模板是股份公司編制月度報(bào)表的基礎(chǔ)，以“自動(dòng)化”為原則，主要體現(xiàn)在將關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)全部公式化，做到修改數(shù)據(jù)源后整表相關(guān)數(shù)據(jù)全部自動(dòng)更新。比起傳統(tǒng)模式減少了數(shù)據(jù)的錄入量，降低了出錯(cuò)的幾率，大大提前了月度報(bào)表的完成時(shí)間。2.月度預(yù)算模板。將原有的月度效益計(jì)劃、月度預(yù)算指標(biāo)以及月度預(yù)算合并及母公司報(bào)表整合到一起，建立EXCEL工作模板，月度預(yù)算報(bào)表間設(shè)立勾稽關(guān)系的取數(shù)以及校驗(yàn)公式，在降低了出錯(cuò)率的同時(shí)還為編制整套報(bào)表節(jié)省了大量的工作時(shí)間。

(二)項(xiàng)目性工作模板化。財(cái)務(wù)每年都會(huì)完成幾個(gè)大的項(xiàng)目性工作，比如年度預(yù)算、定期報(bào)告等，這些項(xiàng)目性工作持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，數(shù)據(jù)量大、審核繁雜、易出錯(cuò)，沒有一套系統(tǒng)的工具做支撐，工作質(zhì)量難以保障。因此項(xiàng)目性工作模板主要是為了按時(shí)、保質(zhì)保量的完成工作建立的，且每年都會(huì)根據(jù)上一年度的經(jīng)驗(yàn)不斷改進(jìn)。1.上市公司定期報(bào)告模板。上市公司定期報(bào)告是按照上交所規(guī)定的內(nèi)容和要求持續(xù)披露企上市公司信息的形式之一，涉及到一季報(bào)、半年報(bào)、三季報(bào)以及年度報(bào)告，其中半年報(bào)、年報(bào)內(nèi)容較多，整個(gè)報(bào)告將近200頁，財(cái)務(wù)類表格數(shù)百張，如此龐大的工作量，還要保證數(shù)據(jù)前后呼應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)，能夠在短時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量的完成工作，離不開模板的幫助。年報(bào)模板是財(cái)務(wù)部在數(shù)年內(nèi)逐步建立和不斷完善起來的，目前共有200余個(gè)主要項(xiàng)目，近300張表格，300余項(xiàng)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系的審核，我們把所有審核結(jié)果分為資產(chǎn)類審核140項(xiàng)、損益類審核近40項(xiàng)、其他類審核近200項(xiàng)單獨(dú)放入三張審核專用表，能夠一目了然的發(fā)現(xiàn)問題，即方便基層填報(bào)時(shí)降低出錯(cuò)率，又方便了總部的審核工作。另外，年報(bào)模板中很多項(xiàng)目需要隨上交所的要求更新，降低基層財(cái)務(wù)人員的重復(fù)勞作。2.年度預(yù)算模板。預(yù)算是經(jīng)營(yíng)管理的重要抓手，年度預(yù)算的編制尤為重要?；鶎訂挝荒甓阮A(yù)算模板涵蓋了預(yù)算所有需要的報(bào)表和信息，同時(shí)建立與基層預(yù)算模版配套的匯總合并模板，通過公式鏈接基層文件數(shù)據(jù)，對(duì)各單位上報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合歸集。年度預(yù)算每年最大的工作量在各單位初稿上報(bào)之后的不斷反饋修改，每次反饋修改就相當(dāng)于重新做了一次年度預(yù)算，由于模板中所有數(shù)據(jù)都是自動(dòng)鏈接的，只要更新數(shù)據(jù)，就能夠完成匯總的年度預(yù)算，極大地降低了工作量，提高了工作的準(zhǔn)確度?；鶎宇A(yù)算模版采取“就源一次輸入”的原則，將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如銷售價(jià)格、采購價(jià)格、銷量、成本單耗、費(fèi)用、人工成本等，在模板中設(shè)置為一次輸入，利用EXCEL將這些關(guān)鍵數(shù)據(jù)根據(jù)邏輯關(guān)系做好公式關(guān)聯(lián)，對(duì)于這些數(shù)據(jù)的多次引用都來自于就源輸入，一方面確保數(shù)據(jù)改動(dòng)時(shí)，不會(huì)有遺忘修改的情況發(fā)生，另一方面，也會(huì)減輕基層負(fù)擔(dān)。模板包括單戶表和合并表兩部分，合并表數(shù)據(jù)取自單戶表，同時(shí)，單戶表及合并中各類報(bào)表勾稽關(guān)系的審核也都加入到模板中，可大幅減少人工審核時(shí)間，提高工作效率。每年的年度預(yù)算編制過程，都會(huì)經(jīng)過若干次調(diào)整，有了模板的應(yīng)用，匯總、合并幾乎沒有占用時(shí)間，工作效率提升非常明顯。預(yù)算模板最基本的設(shè)計(jì)思路是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源的唯一性，即“就源一次輸入”，當(dāng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，只需要改動(dòng)一個(gè)地方，與之相關(guān)的成本費(fèi)用、利潤(rùn)等數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)生成，相關(guān)的合并報(bào)表也僅需點(diǎn)一下更新即可生成。“就源一次輸入”，最大程度的減少不必要的重復(fù)輸入，從而降低出錯(cuò)的概率，并提升效率。同時(shí)，模板將需要輸入的單元格設(shè)置成了綠色，其余單元格不需要、也不能輸入，可以有效減少填報(bào)過程中的思考時(shí)間及填報(bào)錯(cuò)誤。

三、“模板化”管理實(shí)施效果

“模板化”管理能夠很直接的提升管理效率，基層單位也樂于接受這種方式，尤其在預(yù)算編制、年報(bào)編制、標(biāo)準(zhǔn)成本核定過程中能夠大幅提升工作效率，縮短編制時(shí)間。財(cái)務(wù)部通過多年來對(duì)模板化管理的持續(xù)改進(jìn)和完善，取得非常顯著的成果，在提高公司整體財(cái)務(wù)工作效率方面發(fā)揮了較大作用。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.大幅縮短年度預(yù)算編制所用時(shí)間。成果實(shí)施前，預(yù)算編制用時(shí)4個(gè)月，實(shí)施后當(dāng)年用時(shí)僅2個(gè)月，顯著提高預(yù)算管理及基層單位工作效率。2.提高了年報(bào)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，降低了財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度。實(shí)施當(dāng)年，公司年度報(bào)告的披露時(shí)間從往年的4月提前到3月，之后一直保持在3月。這在以往看來是完全不可能的，依托定期報(bào)告模板，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的完成了年度報(bào)告披露工作。3.財(cái)務(wù)月報(bào)完成時(shí)間提前，數(shù)據(jù)出具時(shí)間更加及時(shí)、規(guī)范。財(cái)務(wù)月報(bào)提前2天，確保向決策層在及時(shí)提供最新經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。4.財(cái)務(wù)分析時(shí)間提前，數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確詳實(shí)。財(cái)務(wù)分析提前了4天，通過固定月度執(zhí)行分析的模板，讓各單位能夠針對(duì)重點(diǎn)問題重點(diǎn)分析，為決策層提供更加清晰的基層單位經(jīng)營(yíng)情況。