試論如何做好秘書工作

史元賀

【摘要】伴隨著時代的進(jìn)步，秘書在管理中所發(fā)揮出的作用越來越重要，對于秘書的要求也更加嚴(yán)格。也正因為如此，秘書人員所面臨的壓力以及挑戰(zhàn)也明顯增加。在新形勢下，想要成為一名合格的秘書人員，做好秘書工作，就必須要通過學(xué)習(xí)不斷提升綜合素質(zhì)。為了能夠更好地做好秘書工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，本文圍繞如何做好秘書工作提出了幾點建議，以期為秘書工作的有效開展提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】秘書工作;服務(wù);素質(zhì)

秘書工作的內(nèi)容雖然較為瑣碎，但是卻沒有任何一件事是小事。秘書人員開展的工作對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率、單位工作的開展帶來直接的影響。因此，如何做好秘書工作是我們必須要經(jīng)常思考的問題。從社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制建立發(fā)展到如今，變得越來越完善，政府管理、企業(yè)經(jīng)營都已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，工作模式和意識形態(tài)的變化為秘書工作提出了更高的要求，從過去的聽命辦事，到如今的輔助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮參謀、協(xié)調(diào)作用，主動服務(wù)和參與策略謀劃已經(jīng)成為了秘書工作發(fā)展的方向。本文主要就如何做好秘書工作提出幾點建議。

一、強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提升綜合素質(zhì)

需要進(jìn)一步強(qiáng)化對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)專業(yè)服務(wù)能力。如今的秘書工作已經(jīng)不再是簡單的傳話員、郵遞員，因此必須要根據(jù)從嚴(yán)精細(xì)管理的要求，積極學(xué)習(xí)最新的秘書領(lǐng)域的專業(yè)知識，虛心向各級領(lǐng)導(dǎo)專家學(xué)習(xí)專業(yè)知識，即使不能夠成為業(yè)務(wù)上的專家，也必須要做到初步精通，不斷完善專業(yè)知識體系，要確保在平時的工程之中不會出現(xiàn)原則上的錯誤。還需要積極地通過專業(yè)知識為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，發(fā)揮出參謀助手的作用，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠從繁忙的工作之中抽出更多的時間進(jìn)行謀劃。

增加知識學(xué)習(xí)的寬度，不斷增強(qiáng)綜合素質(zhì)。在全球經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇、快速發(fā)展的今天，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了新常態(tài)，面對這些情況，秘書必須要積極拓展自身的學(xué)習(xí)寬度，主動多角度、多層次學(xué)習(xí)各種知識，特別是需要注重經(jīng)濟(jì)管理、心理學(xué)、IT技術(shù)等領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身綜合能力，以期在快速發(fā)展的信息時代更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。

不斷提升溝通協(xié)調(diào)能力。溝通協(xié)調(diào)能力是秘書的一種重要能力。秘書就是領(lǐng)導(dǎo)和各個部門、基層單位溝通聯(lián)系的一座橋梁，領(lǐng)導(dǎo)的很多意圖都需要通過秘書來進(jìn)行傳達(dá)，同樣，基層的很多信息也需要通過秘書來進(jìn)行反饋。因此，在開展溝通的過程之中需要注意以下幾點：溝通中要不卑不亢，嚴(yán)格根據(jù)規(guī)矩辦事;要冷靜謙和，溝通中注重耐心細(xì)致;溝通過程之中要注意方法，要有效地發(fā)揮出人緣與情感的作用，注意說話的技巧。而要做好溝通協(xié)調(diào)的工作，在平時就必須要多和其他部門和單位進(jìn)行溝通，并且還必須要和領(lǐng)導(dǎo)形成密切的聯(lián)系。

二、吸收傳統(tǒng)文化，促秘書工作和諧化

我國傳統(tǒng)文化中重和諧是十分重要的內(nèi)容之一，主要是指人與人之間的和諧，秘書工作中則主要是指秘書與領(lǐng)導(dǎo)間關(guān)系的和諧。要做好秘書工作，首先秘書應(yīng)對自己的位置有一個正確認(rèn)識，擺正自己的位置。秘書在領(lǐng)導(dǎo)直接授權(quán)下行使辦公權(quán)限，出入核心部門，鑒于這種特殊的密切關(guān)系，使得部分秘書得意忘形，結(jié)果引起領(lǐng)導(dǎo)反感。對此，秘書在工作時應(yīng)盡可能淡化與領(lǐng)導(dǎo)間的這種親近關(guān)系，踏實謙虛謹(jǐn)慎對待工作，認(rèn)真努力學(xué)習(xí)。其次，秘書應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)保持一致步調(diào)。秘書通過為領(lǐng)導(dǎo)處理日常的繁雜事務(wù)，從而讓領(lǐng)導(dǎo)有精力、時間去思考重大及長遠(yuǎn)問題，而領(lǐng)導(dǎo)豐富的工作經(jīng)驗與人生閱歷，對秘書全面看待分析問題有指導(dǎo)作用，引導(dǎo)秘書不斷提升。對此，秘書應(yīng)多學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的長處，不斷提升自身的能力水平，充分發(fā)揮自身特長，積極主動為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，超前做好服務(wù)。

三、建立管理制度，規(guī)范秘書工作

在約束行為、防止偏差等方面制度有長效性、根本性等特性，秘書工作管理制度的建立，能確保秘書工作進(jìn)一步規(guī)范。首先，禁止任人唯親，在選拔秘書人員時，應(yīng)由人事部門把關(guān)，合規(guī)合法選拔，避免領(lǐng)導(dǎo)自己挑選秘書或是領(lǐng)導(dǎo)干部說了算的情況。其次，嚴(yán)格限定秘書的權(quán)力，嚴(yán)格限定秘書的權(quán)力在法律范圍內(nèi)，并制定明確的秘書責(zé)任、權(quán)力，確保秘書能夠依法行政。最后，進(jìn)一步強(qiáng)化對秘書的監(jiān)督機(jī)制。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)工作的輔導(dǎo)人員，是不能行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的，但是現(xiàn)實工作中領(lǐng)導(dǎo)會將部分權(quán)力授予秘書行使，這種權(quán)力轉(zhuǎn)授的確為現(xiàn)實所需，這也無可厚非，但是不能指望秘書能夠自覺合法行使這部分權(quán)力，現(xiàn)實生活中也不乏秘書假借領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威而產(chǎn)生的秘書腐敗事件。對此，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，將上級監(jiān)督、民主評議等監(jiān)督行使納入到秘書日常工作之中，確保秘書工作權(quán)力行使受廣大監(jiān)督，避免發(fā)生擅權(quán)、濫權(quán)等情況。

總的來講，秘書工作多為一些繁雜、瑣碎的事務(wù)，秘書工作做到位、做成功或許不能成就什么大事，但是一旦秘書工作做得不好，則會導(dǎo)致其它工作、其他人的工作受到牽連，甚至?xí)χ卮笫录a(chǎn)生決定性影響。對此，秘書人員應(yīng)化被動為主動開展工作，從按部就班到適當(dāng)超前，避免各種紕漏，做到零差錯，真正將秘書工作做好、做細(xì)、做精，并始終保持良好的精神狀態(tài)、旺盛的工作熱情、奮發(fā)昂揚的斗志，確保在平凡的秘書崗位上展現(xiàn)自身的價值。

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