優(yōu)化辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力的對(duì)策思考

牛凌霞

【摘要】在企業(yè)中，辦公室是重要的部門(mén)，要轉(zhuǎn)達(dá)各方面的消息，這就對(duì)辦公室秘書(shū)做出了嚴(yán)格要求，尤其是在公文寫(xiě)作方面，要具有良好的寫(xiě)作能力，能夠準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。本文介紹了公文寫(xiě)作的類(lèi)型及要求，分析了辦公室秘書(shū)的寫(xiě)作現(xiàn)狀，提出了優(yōu)化公文寫(xiě)作的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】辦公室;秘書(shū);公文;寫(xiě)作能力;對(duì)策

當(dāng)前社會(huì)各個(gè)行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。辦公室是公司的重要的部門(mén)，在辦公室中，秘書(shū)扮演著重要角色，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作具有很大影響。作為辦公室秘書(shū)，最關(guān)鍵的工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作，最關(guān)鍵的就是要負(fù)責(zé)公文寫(xiě)作。由于公文寫(xiě)作會(huì)涉及方方面面，辦公室秘書(shū)不僅要具備良好的寫(xiě)作能力，還要掌握豐富的知識(shí)。因此，加強(qiáng)辦公室秘書(shū)的寫(xiě)作能力非常重要。

一、公文寫(xiě)作的類(lèi)型以及要求

公文具有一定的法律效應(yīng)，往往代表著書(shū)面命令，主要與組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部以及行政命令有關(guān)，也會(huì)涉及一些管理工作，需要管理人員通過(guò)公文的發(fā)布，下達(dá)一些管理命令。從廣義視角分析，主要包括三類(lèi)：一是不同層級(jí)的黨政機(jī)構(gòu);二是公司的階層;三是事業(yè)單位應(yīng)用的書(shū)面通知。根據(jù)現(xiàn)階段的管理情況來(lái)說(shuō)，對(duì)相關(guān)組織進(jìn)行管理的過(guò)程中，經(jīng)常需要公文寫(xiě)作，這是十分重要的。在寫(xiě)作公文的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)寫(xiě)作的類(lèi)型，區(qū)分對(duì)待，表達(dá)支持、反對(duì)等觀點(diǎn)。

對(duì)公文進(jìn)行寫(xiě)作時(shí)，要符合國(guó)家的政策方針與公司的有關(guān)規(guī)定。在公文寫(xiě)作之前，一定要正確理解國(guó)家的相關(guān)政策，并且要堅(jiān)定政治立場(chǎng)。在公文的寫(xiě)作內(nèi)容方面，一定要真實(shí)、有效，讓寫(xiě)作內(nèi)容一目了然，表述的內(nèi)容應(yīng)該條理清晰。在公文寫(xiě)作中，應(yīng)該對(duì)人物、地點(diǎn)、以及引序等明確標(biāo)記出來(lái)，同時(shí)，在文末，所著的寫(xiě)作時(shí)間應(yīng)該精確到年月日。

二、辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力現(xiàn)狀

（一）公文寫(xiě)作單一化和格式化。在公文寫(xiě)作的過(guò)程中，不少辦公室秘書(shū)將精力放在了公文的格式方面，有的秘書(shū)過(guò)度關(guān)注內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)以及寫(xiě)作的格式，以此為前提進(jìn)行寫(xiě)作，這就會(huì)使寫(xiě)作內(nèi)容比價(jià)單一，格式化較嚴(yán)重，實(shí)際使用價(jià)值不高。

（二）公文寫(xiě)作的經(jīng)驗(yàn)不足。對(duì)于辦公室秘書(shū)，在實(shí)際寫(xiě)作公文的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)具體的寫(xiě)作對(duì)象，對(duì)相應(yīng)的內(nèi)容做出適合的調(diào)整，應(yīng)該體現(xiàn)出較強(qiáng)的針對(duì)性、實(shí)用性。不過(guò)，根據(jù)目前的寫(xiě)作情況來(lái)說(shuō)，因?yàn)槭艿搅私逃w制等諸多方面的影響，不少辦公室秘書(shū)均是畢業(yè)之后直接從事辦公室工作，沒(méi)有與相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行充分接觸，缺少實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，由于工作經(jīng)驗(yàn)的不足，導(dǎo)致寫(xiě)出的公文不具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

（三）公文寫(xiě)作的積極性不高。對(duì)于辦公室的秘書(shū)人員，很多人的基本出發(fā)點(diǎn)都是為了自己的工作能夠足夠舒適，希望享受安逸的生活，而不是自身真正喜歡的工作。辦公室的工作比較單調(diào)，重復(fù)性比較強(qiáng)，很多辦公室秘書(shū)都會(huì)出現(xiàn)抵觸情緒，在公文寫(xiě)作方面，缺少積極性，也不能寫(xiě)出高水準(zhǔn)的公文。

三、優(yōu)化辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力的對(duì)策

（一）提前完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，應(yīng)該提前完成，幫助領(lǐng)導(dǎo)人員提供可靠的決策依據(jù)。作為辦公室秘書(shū)，應(yīng)該事先收集整理相應(yīng)的資料，在開(kāi)始會(huì)議之前，需要對(duì)前期的工作進(jìn)行統(tǒng)籌。在領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行批閱文件之前，辦公室秘書(shū)就應(yīng)該將相關(guān)的處理文件準(zhǔn)備妥當(dāng)，與領(lǐng)導(dǎo)積極交流，準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)的想法，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作模式，擬出符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的公文。

（二）深化擴(kuò)展領(lǐng)導(dǎo)所批示的工作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人員明確了某項(xiàng)事務(wù)的決策之后，身為辦公室秘書(shū)，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的指導(dǎo)文件，開(kāi)展公文的寫(xiě)作，寫(xiě)作之后，要將領(lǐng)導(dǎo)的表達(dá)意見(jiàn)公開(kāi)，及時(shí)傳達(dá)給各個(gè)部門(mén)，在部門(mén)間，通過(guò)文件的形式，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)命令，避免理解偏差。另外，辦公室秘書(shū)還應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的具體指令，及時(shí)處理相關(guān)的事務(wù)，對(duì)相關(guān)事務(wù)要進(jìn)行合理調(diào)整，進(jìn)而成為領(lǐng)導(dǎo)人員的得力助手，發(fā)揮輔助作用。

（三）需要具有深厚的閱讀積累。在日常工作中，要想寫(xiě)出優(yōu)秀的公文，要具備良好的寫(xiě)作功底，不斷積累方方面面的知識(shí)，所以，辦公室秘書(shū)應(yīng)該不斷積累公文的寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，跟上時(shí)代步伐，及時(shí)掌握新生事物，更新自身的知識(shí)，廣泛閱讀，進(jìn)而接受更多的新生事務(wù)，強(qiáng)化自身的寫(xiě)作水平。除此之外，辦公室秘書(shū)也要充分重視與自身工作有關(guān)的閱讀，明確與秘書(shū)工作有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容。在平時(shí)工作中，不斷積累閱讀經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)知識(shí)的融合，強(qiáng)化自己的寫(xiě)作能力，在實(shí)際寫(xiě)作中，可以運(yùn)用準(zhǔn)確的文字，表達(dá)出正確的意見(jiàn)。

（四）養(yǎng)成日常寫(xiě)作的習(xí)慣。為了真正強(qiáng)化寫(xiě)作能力，在日常工作中，應(yīng)該積極寫(xiě)作，養(yǎng)成寫(xiě)作的習(xí)慣。作為辦公室秘書(shū)，應(yīng)該隨時(shí)記錄、寫(xiě)作。對(duì)于寫(xiě)作能力，不是一天養(yǎng)成的，知識(shí)的積累需要不斷的學(xué)習(xí)，因此，辦公室秘書(shū)應(yīng)該堅(jiān)持學(xué)習(xí)，形成自身的知識(shí)系統(tǒng)，在實(shí)際工作中，能夠找到適合的文字，寫(xiě)出高質(zhì)量的公文。

（五）堅(jiān)持正確的政治方向。在寫(xiě)作的過(guò)程中，辦公室秘書(shū)應(yīng)該堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，遵循國(guó)家的有關(guān)政策、方針，體現(xiàn)政治的正確性。對(duì)于公文寫(xiě)作，基本國(guó)情是基礎(chǔ)，在實(shí)際寫(xiě)作的過(guò)程中，應(yīng)該將我國(guó)的體制、思想等體現(xiàn)出來(lái)。在正式寫(xiě)作之前，準(zhǔn)備工作要做足，例如：收集信息，組織討論，明確公文格調(diào)，構(gòu)建寫(xiě)作框架等。同時(shí)，辦公室秘書(shū)還要反復(fù)修改公文內(nèi)容，提升公文的寫(xiě)作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

在組織機(jī)構(gòu)中，辦公室是重要的部門(mén)，是各種信息的中轉(zhuǎn)站，與各個(gè)部門(mén)都要打交道。所以，作為辦公室的秘書(shū)，應(yīng)該及時(shí)掌握各個(gè)方面的動(dòng)態(tài)信息，促進(jìn)組織內(nèi)外的交流，不斷擴(kuò)展公文寫(xiě)作，開(kāi)闊自己的眼界。在實(shí)踐工作中，還應(yīng)該積極總結(jié)寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而強(qiáng)化自身的寫(xiě)作能力，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，為辦公室工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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