某超市倉庫管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

(山東建筑大學(xué) 山東 濟(jì)南 250101)

一、概述

在信息化飛速發(fā)展的今天，某超市的倉庫的管理仍然處于人工管理階段，倉庫出入庫業(yè)務(wù)全部靠手工賬本進(jìn)行管理，使用手工賬不僅工作效率低下，而且存在許多其它缺陷。

1.賬本查閱耗時(shí)費(fèi)力。倉庫員工大部分時(shí)間,是耗費(fèi)在人工賬本的查閱上，平均每天商品出入庫單據(jù)的數(shù)量約240多張，共花費(fèi)約為17個(gè)小時(shí)。2.未能及時(shí)準(zhǔn)確掌握倉庫商品庫存狀況。每月對超期庫存和不動銷商品統(tǒng)計(jì)一次，統(tǒng)計(jì)過程花費(fèi)4天，每月盤點(diǎn)需花費(fèi)5天。3.人工賬頁需要定期更換。賬頁一年需要轉(zhuǎn)換兩次，在轉(zhuǎn)換賬頁的過程中將會嚴(yán)重影響辦理出入庫業(yè)務(wù)。4.員工的責(zé)任心較弱。賬務(wù)出現(xiàn)錯(cuò)誤不能夠及時(shí)找到相關(guān)的責(zé)任人，員工在做賬時(shí)缺少仔細(xì)認(rèn)真，對工作缺乏責(zé)任心，造成賬務(wù)的出錯(cuò)率很高。5.辦公費(fèi)用負(fù)擔(dān)重。使用手工賬一年的相關(guān)費(fèi)用大約2500多元。

針對該超市的倉庫管理的特點(diǎn)及業(yè)務(wù)流程，結(jié)合倉庫管理系統(tǒng)本身的功能，本文希望達(dá)到以下目的：

1.業(yè)務(wù)流程的信息化管理。對倉庫的商品信息管理、入庫管理、出庫管理、庫存管理、非正常商品進(jìn)行及時(shí)有效的管理；2.降低倉庫管理員工的勞動工作量，提升工作效率，節(jié)省倉庫管理的人力成本；3.直接清晰得了解倉庫庫存商品狀況，降低超市商品脫銷、滯銷的風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

二、系統(tǒng)可行性分析

本章從某超市的倉庫管理系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)環(huán)境可行性、實(shí)踐環(huán)境可行性進(jìn)行分析。

1.技術(shù)可行性

此次該超市所合作的某信息技術(shù)公司，是全國領(lǐng)先的倉儲信息管理系統(tǒng)的服務(wù)提供商，具有大量的服務(wù)提供案例，該系統(tǒng)的開發(fā)更具購物廣場的特色，該項(xiàng)目具有現(xiàn)實(shí)可行的開發(fā)可能性。

2.經(jīng)濟(jì)環(huán)境可行性

信息化管理的大潮正在引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展，該超市應(yīng)用倉庫管理系統(tǒng)符合我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀，它可以有效地整合超市資源，提高超市的市場競爭力。

3.實(shí)踐環(huán)境可行性

本人工作的公司與該超市存在業(yè)務(wù)關(guān)系，實(shí)地需求調(diào)研，并參與際項(xiàng)目的開發(fā)、實(shí)施及維護(hù)的過程中，掌握一手資料，對該課題擁有比較全面的思考。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

(一)設(shè)計(jì)思念

(1)將該系統(tǒng)分為幾個(gè)相對獨(dú)立的功能模塊，并將這幾個(gè)模塊實(shí)行集中化管理；(2)整套程序應(yīng)保持較強(qiáng)的可操作性；(3)注重安全性考慮，系統(tǒng)不支持用戶自主注冊，同時(shí)增加驗(yàn)證碼驗(yàn)證功能。

(二)功能模塊

1.信息管理

(1)商品基本信息。為倉庫商品建立信息檔案，固化垛位，后期再商品入庫、出庫時(shí)便于信息錄入，提高工作效率和準(zhǔn)確率，通過固化垛位的方法，為查找商品存放位置、統(tǒng)計(jì)庫存提供便利。(2)用戶設(shè)置添加使用系統(tǒng)的用戶，為其分配管理員或者普通用戶權(quán)限。

2.入庫管理

(1)入庫商品信息管理。商品送達(dá)倉庫后，操作員依據(jù)入庫單來錄入商品的入庫信息，包含新進(jìn)商品的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、入庫數(shù)量等。(2)入庫商品信息查詢。新入庫商品審核后，點(diǎn)擊“刷新”按鈕則無法顯示。這時(shí)可點(diǎn)擊“查找”按鈕彈出對應(yīng)的查詢窗口。選擇查找條件之后，輸入內(nèi)容后按“回車”鍵即查詢出相應(yīng)的記錄，雙擊選定記錄查看入庫明細(xì)。

3.出庫管理

(1)出庫商品信息管理。倉庫提貨時(shí)，操作員首先要根據(jù)出庫單信息查詢庫存數(shù)量，之后在系統(tǒng)庫存數(shù)量大于等于出庫數(shù)量的前提下，選擇商品的批次查看出庫數(shù)量是否為整件。(2)出庫商品信息查詢。新出庫商品審核后，點(diǎn)擊“查找”按鈕彈出如上圖所示的查詢窗口，可選擇查找條件，輸入相應(yīng)內(nèi)容后按“回車”鍵即查詢出相應(yīng)的記錄之后，鼠標(biāo)雙擊選定的記錄查看出庫明細(xì)。

4.庫存管理

(1)庫存查詢。選擇柜組為查詢條件時(shí)，如果柜組為空，便可以查詢所有柜組的商品庫存信息也可以選擇某柜組查看其所有商品的庫存總計(jì)或批次庫存；選擇商品代碼作為查詢條件時(shí)，可同時(shí)輸入多個(gè)商品代碼。(2)庫存預(yù)警查詢。根據(jù)倉庫管理工作的需要，庫存商品臨近保質(zhì)期通常分為三個(gè)時(shí)段：1/3保質(zhì)期：1/2*保質(zhì)期>當(dāng)前日期-入庫日期>=1/3*保質(zhì)期；1/2保質(zhì)期：2/3*保質(zhì)期>當(dāng)前日期-入庫日期>=1/2*保質(zhì)期；2/3保質(zhì)期：當(dāng)前日期-入庫日期>=2/3*保質(zhì)期。

四、系統(tǒng)評價(jià)和下一步完善的方向

(一)系統(tǒng)上線后的好處

1.單據(jù)查閱時(shí)間。倉庫系統(tǒng)每天查閱總時(shí)間位4.5小時(shí)，比手工賬本提高12.2小時(shí)。

2.出入庫速度。倉庫庫存商品實(shí)行固化管理，所有單品都實(shí)行固化陳列，每個(gè)商品都有唯一的垛位號存儲于系統(tǒng)中，加快了提貨的速度，保障前臺的銷售。

3.對倉庫異常庫存的控制。倉庫管理系統(tǒng)記錄了每個(gè)商品的生產(chǎn)日期與保質(zhì)期，能很精確的統(tǒng)計(jì)出超期庫存與不動銷商品，實(shí)時(shí)掌握倉庫庫存商品的動態(tài)，及時(shí)解決有問題的商品庫存，加快周轉(zhuǎn)。

4.對錯(cuò)誤賬務(wù)的控制。倉庫管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了“庫存對比功能”，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)中的錯(cuò)誤。

5.用人成本及其辦公費(fèi)用。降低了用人成本與辦公費(fèi)用，比使用手工賬管理時(shí)節(jié)省兩名員工，手工賬管理時(shí)一年的辦公費(fèi)用大約需要2500多元。

6.員工責(zé)任心。倉庫員工辦理的出入庫業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中都有記錄，賬務(wù)出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)能夠很快找到相關(guān)的責(zé)任人，以此作為員工績效考核與服務(wù)明星的考核要素，進(jìn)一步增強(qiáng)了員工的工作責(zé)任心，加強(qiáng)了對員工的日常管理。

(二)下一步完善的方向

(1)對倉庫庫存商品設(shè)定最高庫存量、最低庫存量和安全庫存量，為訂貨部門提供及時(shí)的數(shù)據(jù)信息，以進(jìn)一步優(yōu)化商品庫存，減少庫存損耗。(2)對各商場按柜組設(shè)立批次庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)，超過規(guī)定的類別周轉(zhuǎn)天數(shù)即為高庫存，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決高庫存商品，加快庫存商品的周轉(zhuǎn)，提高資金利用率。

五、總結(jié)

庫管理系統(tǒng)的使用不僅提高了員工的工作效率，大大降低了工作量；而且也節(jié)省了相關(guān)費(fèi)用，有助于加強(qiáng)對員工的管理。同時(shí)系統(tǒng)的功能需要在實(shí)踐中得到進(jìn)一步完善。