HT 職院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)問題研究

(湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南 株洲 412001)

一、HT職院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

HT職院在智慧校園建設(shè)的推動(dòng)下，財(cái)務(wù)信息化方面也取得了一定的成就，信息化辦公理念逐漸深入到整個(gè)財(cái)務(wù)處及相關(guān)部門的理念中，工作效率得到了相應(yīng)提高。但是隨著工作的不斷深入，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)何種問題陸續(xù)凸顯出來，通過分析和總結(jié)，HT職院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是缺乏財(cái)務(wù)信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)；二是數(shù)據(jù)互聯(lián)互通性差；三是財(cái)務(wù)信息化人才培養(yǎng)滯后；四是內(nèi)部控制制度薄弱?，F(xiàn)分別闡述如下：

(一)頂層設(shè)計(jì)缺位。頂層設(shè)計(jì)是指站在一個(gè)俯瞰的高度，對(duì)關(guān)系著全局發(fā)展走向，相關(guān)聯(lián)的重要性、關(guān)鍵性問題作出總體規(guī)劃，提出解決的總體思路和框架，以此作為后期管理制度，系統(tǒng)規(guī)劃實(shí)施的重要依據(jù)。而通常這一步驟在具體項(xiàng)目策劃前很容易被忽略不被重視。HT職院在智慧校園建設(shè)初期，沒有對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，各部門信息系統(tǒng)的開發(fā)實(shí)施，都是以本部門自身業(yè)務(wù)需求為中心進(jìn)行設(shè)計(jì)，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，信息不能實(shí)現(xiàn)互通互融，從而無法進(jìn)行跨系統(tǒng)的信息讀取。這個(gè)問題極大地制約了HT職院智慧校園建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

(二)互聯(lián)互通性差。HT職院目前已經(jīng)基本逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)之間的融合互通，但是和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的部門如：科研處、人事處、資產(chǎn)處、教務(wù)處、學(xué)工處等，各部門的管理系統(tǒng)相互獨(dú)立，跨部門的管理信息系統(tǒng)“信息孤島”仍然突出，相關(guān)管理信息系統(tǒng)功能分散，來源多樣，建設(shè)水平、數(shù)據(jù)質(zhì)量，標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，在今后數(shù)據(jù)整合、管理整合、服務(wù)整合的應(yīng)用集成過程中將會(huì)遇到一定的障礙；應(yīng)用系統(tǒng)的使用對(duì)象基本局限在管理部門，廣大師生對(duì)信息化的愿景與已提供信息化服務(wù)之間的差距較大，信息化的價(jià)值沒有充分體現(xiàn)。會(huì)計(jì)信息化建設(shè)正處在一個(gè)不斷演進(jìn)的過程中，已度過初期的探索階段，正由上一階段的“理性不足、缺少統(tǒng)籌規(guī)劃、績效不明顯、孤島現(xiàn)象明顯”等狀況逐漸向“高效、協(xié)同、統(tǒng)一、集成”的財(cái)務(wù)信息化方向邁進(jìn)。規(guī)劃與建設(shè)具有戰(zhàn)略支撐目標(biāo)的一體化業(yè)務(wù)應(yīng)用和決策性業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)，以打破部門之間的壁壘，提升內(nèi)部教學(xué)和科研運(yùn)行能力。

(三)人才培養(yǎng)滯后。隨著HT職院智慧校園建設(shè)的推進(jìn)及互聯(lián)網(wǎng)，云計(jì)算等技術(shù)的發(fā)展，使得會(huì)計(jì)信息化逐步轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)職能。財(cái)務(wù)信息化的全面實(shí)施，財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間和精力參與管理與決策，這就要求財(cái)務(wù)人員由傳統(tǒng)核算型向管理，決策人才方向轉(zhuǎn)變。由此財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求財(cái)務(wù)專業(yè)人員不僅要掌握信息技術(shù)，財(cái)會(huì)專業(yè)技能還要加強(qiáng)管理會(huì)計(jì)素養(yǎng)。要有跳出財(cái)務(wù)管財(cái)務(wù)的局限領(lǐng)域從更廣闊的視角是看待，不斷更新視角來研究問題，分析問題，從而成為適應(yīng)智慧校園的綜合型人才。

(四)內(nèi)控機(jī)制薄弱。HT職院現(xiàn)行內(nèi)部控制機(jī)制有幾個(gè)缺點(diǎn)：一是財(cái)務(wù)人員過分依賴財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，平時(shí)處理工作的時(shí)候只是按部就班的操作系統(tǒng)，設(shè)定相應(yīng)的財(cái)務(wù)程序，很少關(guān)注系統(tǒng)是否在運(yùn)行過程中出現(xiàn)異常，錯(cuò)誤等。二是在財(cái)務(wù)人員層面，平時(shí)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中處理數(shù)據(jù)時(shí)，存在人為差錯(cuò)的因素，而這個(gè)漏洞恰好是系統(tǒng)不能監(jiān)測(cè)的地方，這就容易發(fā)生連鎖反應(yīng)，錄入的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，系統(tǒng)把錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)當(dāng)成正確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、計(jì)算，最后生成一個(gè)系統(tǒng)認(rèn)為正確的財(cái)務(wù)報(bào)表，這種確實(shí)存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，不易被監(jiān)察人員發(fā)現(xiàn)。三就是財(cái)務(wù)人員道德的缺點(diǎn)。據(jù)了解，HT職院的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)目前只有一位工作人員進(jìn)行維護(hù)，這就存在風(fēng)險(xiǎn)，如果這個(gè)員工離職或者工作崗位發(fā)生變動(dòng)，那這個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)和安全管理很難及時(shí)找人來接管，因?yàn)橹挥羞@一個(gè)對(duì)系統(tǒng)了解、熟悉。還有不好的一方面，萬一這個(gè)員工故意對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行破壞，也沒有相應(yīng)的措施進(jìn)行防御，那么造成的影響是不可估計(jì)。

二、智慧校園背景下 HT職院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)體系

(一)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。對(duì)于目前HT大學(xué)的具體問題，我們應(yīng)該制定專門的信息標(biāo)準(zhǔn)部門，根據(jù)其他的高校標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的要求和特點(diǎn)，考慮學(xué)校每個(gè)部門的需求，制定真正適合自己的一整套信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而消除目前存在的信息傳送不及時(shí)的情況。同時(shí)為了加快信息化建設(shè)，我們必須充分了解自己所處的環(huán)境以及現(xiàn)有的信息化設(shè)施，要充分利用周邊已有的資源進(jìn)行信息化建設(shè)，節(jié)約資源。因此，對(duì)于HT大學(xué)，一方面要建立自己特有的數(shù)據(jù)共享中心，并且將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)在這個(gè)數(shù)據(jù)共享中心。另一方面，我們要及時(shí)采集、分析和儲(chǔ)存各種數(shù)據(jù)信息，然后通過我們的共享平臺(tái)將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分享。信息集中和共享平臺(tái)就是在執(zhí)行上面描述的這個(gè)功能，它的建立是在已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)共享中心之上繼續(xù)開發(fā)建設(shè)的，它不僅能存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，更有效的管理數(shù)據(jù)，還能提供信息共享接口，這個(gè)接口可以實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間信息互相傳遞，確保傳遞的信息真實(shí)有效。

(二)構(gòu)建網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)主要是作為預(yù)約報(bào)銷所用，解決HT職院目前普遍存在的報(bào)銷單填錯(cuò)被打回，領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)、出差無法審批，不知道找哪些領(lǐng)導(dǎo)審批，花長時(shí)間排隊(duì)報(bào)銷等一系列報(bào)銷難，效率不高的窘境。在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)上報(bào)賬人員登錄后可自助填報(bào)報(bào)銷內(nèi)容，財(cái)務(wù)人員在網(wǎng)上進(jìn)行審核，并且可以通過移動(dòng)客戶端登錄進(jìn)行審批。審核通過后再到財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)核算科辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)，無需排隊(duì)、直接辦理、方便快捷，極大減少財(cái)務(wù)工作人員及報(bào)賬人員的報(bào)賬時(shí)間。報(bào)銷人(含授權(quán)報(bào)銷人)只能看到以自己用戶名登錄、填寫的報(bào)銷業(yè)務(wù)，不能看到以前或其他用戶登錄預(yù)約報(bào)銷的內(nèi)容。選擇經(jīng)費(fèi)卡項(xiàng)目，填報(bào)日常報(bào)銷、差旅報(bào)銷及借款等單據(jù)信息支持多項(xiàng)目報(bào)賬。各項(xiàng)審核通過后報(bào)銷內(nèi)容自動(dòng)生成憑證分錄數(shù)據(jù)，減少財(cái)務(wù)處工作量并提高信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。按時(shí)間段自由預(yù)約，避免報(bào)銷人排隊(duì)；不見面報(bào)銷，減少矛盾。同步預(yù)約數(shù)據(jù)庫和賬務(wù)數(shù)據(jù)庫的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目、暫付款、項(xiàng)目余額及憑證分錄等數(shù)據(jù)。與“無現(xiàn)金報(bào)賬”、“短信平臺(tái)”等系統(tǒng)配合使用形成完整的服務(wù)鏈，更進(jìn)一步優(yōu)化辦事流程，極大提升教職工的財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)。

(三)人才隊(duì)伍建設(shè)。在智慧校園建設(shè)背景下的HL職院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要具備三支不同類型的隊(duì)伍。一是具有一定信息技術(shù)基礎(chǔ)的人員組成管理隊(duì)伍，并逐步走向穩(wěn)定化和專業(yè)化；二是熟悉財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同時(shí)又精通信息技術(shù)的高素質(zhì)建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)隊(duì)伍，具有較強(qiáng)的技術(shù)實(shí)力、項(xiàng)目實(shí)施能力和運(yùn)行維護(hù)支持能力；三是是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的直接操作者，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)用如何，應(yīng)用水平高低，很大程度上取決于他們。因此，不斷加強(qiáng)信息化應(yīng)用隊(duì)伍建設(shè)，努力提高信息化應(yīng)用隊(duì)伍的整體素質(zhì)，包括思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，是高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

(四)內(nèi)控制度建設(shè)。HT職院在智慧校園建設(shè)背景下財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要規(guī)避應(yīng)用系統(tǒng)衍生的不利因素，應(yīng)當(dāng)在建立完善內(nèi)控體系上下功夫?？梢試L試從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：一是領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，積極加強(qiáng)內(nèi)部控制，全力營造好內(nèi)控環(huán)境。二是健全完善防范機(jī)制，全面認(rèn)清財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。立足實(shí)情，預(yù)測(cè)對(duì)內(nèi)外可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，采取相關(guān)措施進(jìn)行評(píng)估。加強(qiáng)監(jiān)督檢查，從工作機(jī)制上進(jìn)行完善。三是加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)稽核。高校的審計(jì)部門必須要履職盡責(zé)，重點(diǎn)強(qiáng)化對(duì)信息的稽查，并建立核查信息反饋機(jī)制定期反饋研究。四是及時(shí)修改完善相關(guān)制度。對(duì)于已經(jīng)不能適應(yīng)情況發(fā)展的制度要及時(shí)廢止，需要修訂的要及時(shí)修訂，尚未制定的要及時(shí)研究制定。制度出來后，要在落實(shí)上下功夫，堅(jiān)決避免政策形同虛設(shè)。通過一系列的制度完善，全面構(gòu)建起適應(yīng)社會(huì)發(fā)展、符合現(xiàn)實(shí)需求的一整套完整的財(cái)務(wù)管理制度體系。