中鋼集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

劉澎

[摘? ? 要] 檔案信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，對于提升工作效率，提高企業(yè)經(jīng)營管理能力和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，具有重要的基礎(chǔ)保障作用。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進(jìn)一步提高檔案的利用和共享水平，降低管理成本，加強(qiáng)整體管控，為創(chuàng)建具有國際競爭力的世界一流鋼鐵綜合型企業(yè)提供檔案信息資源的保障，檔案系統(tǒng)的建設(shè)具有極其重要的意義。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理;信息系統(tǒng);項(xiàng)目實(shí)施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 05. 058

[中圖分類號(hào)] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）05- 0151- 03

0? ? ? 引? ? 言

企業(yè)檔案是指和企業(yè)發(fā)展活動(dòng)相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料，承載了企業(yè)發(fā)展和文化建設(shè)的成果。從發(fā)展的角度看，檔案形成一段時(shí)間后，通過對價(jià)值的資料整理歸檔，科學(xué)規(guī)范地管理，在企業(yè)合法權(quán)益的有力保障、為企業(yè)經(jīng)營決策提供有力依據(jù)、企業(yè)文化建設(shè)等方面發(fā)揮至關(guān)重要的作用。尤其信息時(shí)代中，檔案工作已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)角落，檔案數(shù)量的逐年遞增，在數(shù)以萬計(jì)的傳統(tǒng)檔案庫中想要準(zhǔn)確而迅速地找出自己所需要的檔案已如大海撈針，檔案數(shù)字化的建設(shè)已成為全社會(huì)的共識(shí)。

1? ? ? 建設(shè)情況概述

1.1? ?建設(shè)背景

隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，中鋼集團(tuán)正在闊步走向國際參與激烈的市場競爭，傳統(tǒng)的手工管理檔案方式，已不能適應(yīng)新形勢下對檔案信息化管理的新要求。集團(tuán)成立至今已經(jīng)積累了大量的檔案資料，檔案的妥善保管和有效利用等各種問題也隨公司發(fā)展逐漸凸顯出來，隨著集團(tuán)電子公文管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，為推進(jìn)文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)檔案信息化提供了良好契機(jī)。中鋼集團(tuán)擬通過開展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的明顯提升和質(zhì)的突破，建立一套目前技術(shù)先進(jìn)、適應(yīng)集團(tuán)發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，全面提升檔案管理工作水平。

1.2? ?建設(shè)目標(biāo)與原則

參照國內(nèi)最佳實(shí)踐成果，結(jié)合公司實(shí)際，采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)和技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則上，立足基礎(chǔ)設(shè)施先行，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備優(yōu)先的建設(shè)思路，依托集團(tuán)局域網(wǎng)進(jìn)行中鋼集團(tuán)數(shù)字檔案館的統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)，最終建成以集團(tuán)公司為核心統(tǒng)一利用的中鋼集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)和檔案資源數(shù)據(jù)中心，進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平，挖掘和有效利用檔案資源。

2? ? ? 系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)

2.1? ?系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)采用Browser/Application/Server的體系結(jié)構(gòu)。使用面向?qū)ο蟮能浖_發(fā)技術(shù)，并采用三層架構(gòu)的體系結(jié)構(gòu)，充分考慮系統(tǒng)今后縱向和橫向的平滑擴(kuò)張能力。其中核心管理系統(tǒng)為基于當(dāng)前最新的內(nèi)容管理平臺(tái)檔案資源管理中心，可實(shí)現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)管理，包括實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享利用，打造資源管理一體化的綜合檔案平臺(tái)及門戶系統(tǒng)。

2.2? ?系統(tǒng)邏輯架構(gòu)設(shè)計(jì)

在系統(tǒng)邏輯架構(gòu)設(shè)計(jì)上，自上而下劃分四個(gè)邏輯層面，即：展現(xiàn)層、應(yīng)用服務(wù)層、應(yīng)用支撐層與核心數(shù)據(jù)層。

展現(xiàn)層：主要是對檔案管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一的應(yīng)用展現(xiàn)服務(wù)。展現(xiàn)服務(wù)包括瀏覽器方式的系統(tǒng)應(yīng)用、客戶端工具的功能調(diào)用、統(tǒng)一的檔案門戶頁面及界面服務(wù)方式。門戶頁面采用動(dòng)態(tài)發(fā)布技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖文并茂及影像資料播放于一體的綜合性頁面。

應(yīng)用服務(wù)層：建立包括檔案資源管理、檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用、統(tǒng)計(jì)分析及接口及發(fā)布應(yīng)用四方面的應(yīng)用領(lǐng)域。檔案資源管理實(shí)現(xiàn)檔案資源的一體化管理，包括資源采集、資源管理、文件管理、庫房管理、全宗卷管理等具體功能;檔案業(yè)務(wù)管理則實(shí)現(xiàn)包括檔案借閱管理、移交管理、征集管理、銷毀管理、日常業(yè)務(wù)管理、發(fā)布管理及利用管理等業(yè)務(wù)應(yīng)用;統(tǒng)計(jì)應(yīng)用是針對檔案資源與業(yè)務(wù)信息的統(tǒng)計(jì)分析模塊及檔案應(yīng)用管理，通過各類統(tǒng)計(jì)分析可實(shí)現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的業(yè)務(wù)決策提供參考依據(jù);接口及發(fā)布應(yīng)用則主要通過內(nèi)容發(fā)布的方法及集成化的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案信息及資源的綜合性應(yīng)用。

應(yīng)用支撐層：作為整個(gè)系統(tǒng)的服務(wù)總線，為整體系統(tǒng)提供面向服務(wù)架構(gòu)的開發(fā)框架，是業(yè)務(wù)應(yīng)用及封裝的基礎(chǔ)。所有業(yè)務(wù)構(gòu)件都將在此層進(jìn)行構(gòu)建和研發(fā)，一是管理系統(tǒng)組織人員、權(quán)限分配、參數(shù)管理、功能模塊注冊及應(yīng)用集成的配置;二是面向資源庫構(gòu)建、模塊定制與管理、字典與代碼管理、業(yè)務(wù)流程等業(yè)務(wù)開發(fā)及數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)支撐;三是實(shí)現(xiàn)結(jié)合當(dāng)前檔案資源內(nèi)容可進(jìn)行編研或在編輯的基礎(chǔ)上與其他信息內(nèi)容的綜合性展現(xiàn)及發(fā)布。

核心數(shù)據(jù)層：主要是用來存儲(chǔ)核心數(shù)據(jù)、檔案目錄信息、共享數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、檔案原文及其他信息資源等存儲(chǔ)支撐層，包括能夠存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還包含檔案原文、圖像文件、文檔等多種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

2.3系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)

系統(tǒng)總體應(yīng)用架構(gòu)為集中應(yīng)用架構(gòu)模型，服務(wù)器、存儲(chǔ)系統(tǒng)采用集中部署方式，對于下屬各單位應(yīng)用系統(tǒng)部署在集中的服務(wù)器中，并實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一存儲(chǔ)。各單位的業(yè)務(wù)應(yīng)用通過檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，形成統(tǒng)一、集中的檔案信息資源庫。

3? ? ? 業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，以適應(yīng)企業(yè)檔案信息化發(fā)展為基本要求，實(shí)現(xiàn)對集團(tuán)電子檔案信息和實(shí)體檔案有效管理，提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用。以檔案的全生命周期管理為主線，實(shí)現(xiàn)對集團(tuán)文書、基建、合同、實(shí)物、聲像等各類檔案的統(tǒng)一管理，滿足對歸檔文件生命周期中各個(gè)過程的管控及利用，從前期數(shù)據(jù)的采集開始一直到形成檔案之后的管理和利用進(jìn)行可持續(xù)的管理，確保能夠針對檔案的收、管、存、用的各個(gè)過程進(jìn)行有效的監(jiān)控和利用。電子檔案引入OCR識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對檔案的快速全文檢索，實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)的電子公文與檔案系統(tǒng)的無縫對接，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理。

中鋼集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)方案（功能）設(shè)計(jì)主要包括OA接口管理、文件管理、檔案管理、檔案利用、庫房管理五個(gè)部分。OA接口管理主要實(shí)現(xiàn)文檔一體化系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)銜接和數(shù)據(jù)交換，接口系統(tǒng)設(shè)計(jì)既獨(dú)立于OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)，又滿足雙向適配的需要，降低了系統(tǒng)的耦合度，易于維護(hù)及問題的追溯，滿足客戶文檔一體化的需求;文件管理主要管理從接口接收的文件數(shù)據(jù)以及作為文件資料由檔案管理員錄入的數(shù)據(jù)的審核，并對數(shù)據(jù)信息的進(jìn)行補(bǔ)充，包括添加、刪除、查詢、還原、打印、批量導(dǎo)入和導(dǎo)出等功能;檔案管理主要實(shí)現(xiàn)檔案的立卷、歸檔、鑒定、銷毀以及統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)了對檔案全生命周期的有效管理;檔案利用通過全文檢索內(nèi)嵌OCR技術(shù)，滿足業(yè)務(wù)用戶的全方位檢索需求，引入工作流管理模式實(shí)現(xiàn)對檔案的借閱在線管理;檔案庫房管理是檔案館業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容，融合流行的3D效果，立體的展現(xiàn)檔案庫房、檔案柜、檔案盒、卷，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案庫房的綜合管理。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

通過檔案系統(tǒng)的建設(shè)，將檔案按卷整理轉(zhuǎn)變?yōu)榘醇芾?，提高了檔案整理及歸檔的工作效率及實(shí)效性;健全了在線檔案移交流程，使檔案管理工作更加透明化，提高檔案管理的效率;健全了在線檔案借閱流程，減少實(shí)體檔案的翻動(dòng)次數(shù)，更利于實(shí)體檔案的保管，更方便的統(tǒng)計(jì)檔案的利用率等檔案的利用情況;建立了檔案的全文檢索庫，能夠按照全文內(nèi)容進(jìn)行檢索，便于檔案的查詢與利用。實(shí)現(xiàn)了對檔案的收、管、存、用的全過程有效的監(jiān)控和利用的信息化解決方案，進(jìn)一步提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化水平，有效滿足了企業(yè)在新時(shí)代下對檔案管理的新需求。

主要參考文獻(xiàn)

[1]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：48.

[2]嚴(yán)卉.淺談信息時(shí)代如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作[J].信息通信，2015（9）：196-197.

[3]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.