“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作的對(duì)策

孫偉娜

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多行業(yè)都開(kāi)始將信息技術(shù)融合到自身的發(fā)展當(dāng)中，信息技術(shù)為傳統(tǒng)行業(yè)帶來(lái)了根本性的變革，解放了的勞動(dòng)力，改變了許多傳統(tǒng)的工作方式，為行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇。檔案管理工作也不例外，在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下，不斷優(yōu)化改革檔案工作的結(jié)構(gòu)，為檔案管理工作提供了更加便捷的通道。高校檔案管理者也以此為契機(jī)，尋找互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為傳統(tǒng)高校檔案管理工作所帶來(lái)的更多的可能性。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；傳統(tǒng)檔案管理；高校檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展勢(shì)頭迅猛，“互聯(lián)網(wǎng)+”則是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新業(yè)態(tài)，是傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)的升級(jí)，引入大數(shù)據(jù)等一系列前沿信息技術(shù)，推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸趨于成熟。高校檔案管理在新的信息技術(shù)發(fā)展的背景下，開(kāi)始打破傳統(tǒng)的發(fā)展局限，在體系改革上尋求新的轉(zhuǎn)變。因?yàn)闄n案工作要求有一定的保密性，在傳統(tǒng)的運(yùn)輸、存儲(chǔ)及加工的過(guò)程當(dāng)中，認(rèn)為可控性不高，容易出現(xiàn)疏漏，信息技術(shù)平臺(tái)則能很好地解決這一問(wèn)題。

1 傳統(tǒng)的高校檔案管理工作的特點(diǎn)

從某種意義上說(shuō)，高校檔案管理工作為高校有序高效地開(kāi)展招生、教學(xué)、科研等工作提供了保障，也為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)?？偟膩?lái)收，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作比較耗費(fèi)人力和物力，主要有以下特點(diǎn)：

1.1 收集工作量大

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作從收集開(kāi)始就面臨著任務(wù)重，人力資源配置跟不上的問(wèn)題。紙質(zhì)化的檔案信息資源的搜集難以做到全面，搜集的工作量是非常大的，從高校的學(xué)科建設(shè)角度考慮，每一門學(xué)科都應(yīng)該設(shè)立專門的學(xué)科負(fù)責(zé)任來(lái)進(jìn)行學(xué)科檔案的搜集工作，然而實(shí)際情況是，高校通常在檔案管理工作上沒(méi)有給出那么豐富的人力資源預(yù)算，常常是依靠有限的人力去搜尋盡可能多的學(xué)科檔案信息，有時(shí)候也難免會(huì)出現(xiàn)偏差[1]。

1.2 整理難度大

我們說(shuō)高校的學(xué)科體系比較龐雜，對(duì)搜集的大量檔案信息資源的整理也是一個(gè)比較棘手的問(wèn)題，在做分類工作的時(shí)候，對(duì)有些交叉學(xué)科的具體類別難以準(zhǔn)確定義，這就是說(shuō)在進(jìn)行相應(yīng)學(xué)科檔案整理時(shí)，對(duì)從事檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也是要求極高的。但是，從過(guò)去的一些高校的檔案管理工作人員的背景來(lái)看，有較高專業(yè)水準(zhǔn)的也是很有限的，這說(shuō)明，高校檔案建設(shè)對(duì)人才的引進(jìn)還需要再加大力度。

1.3 存檔過(guò)程繁雜

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作的存檔過(guò)程也是比較繁雜的，紙質(zhì)化的檔案資源的存儲(chǔ)難度大，且到一定時(shí)期必須進(jìn)行復(fù)選和剔除，剔除工作的工作量比較大，而且需要在全面分析學(xué)科發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)存學(xué)科檔案再進(jìn)行整理，最后再進(jìn)行新的檔案存檔。因?yàn)榇鎯?chǔ)空間的限制，因而在空間規(guī)劃上也是需要花費(fèi)較大的氣力去研究的。

1.4 檔案的存儲(chǔ)要求高

紙質(zhì)化的檔案信息資源在存儲(chǔ)時(shí)對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高，因?yàn)榧堎|(zhì)材料比較脆弱，不易保護(hù)，比如火災(zāi)或者水災(zāi)等對(duì)檔案的傷害有時(shí)候是毀滅性的，并且由此造成的損失通常比較慘重，甚至無(wú)法挽回，所以高校傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)存儲(chǔ)檔案的環(huán)境也要納入考量的

范圍[2]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作在逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有的高校則將兩者進(jìn)行很好的結(jié)合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，創(chuàng)造了新環(huán)境下的高校檔案管理工作的有機(jī)條件。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理工作主要是從以下幾個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)的：

2.1 建立電子文件管理系統(tǒng)

我們都知道，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展大致分為三個(gè)階段，在web1.0時(shí)代，它的服務(wù)特征主要表現(xiàn)為單機(jī)服務(wù)，到了web2.0時(shí)代，則開(kāi)始了雙向服務(wù)，那么在web3.0時(shí)代則要致力于實(shí)現(xiàn)機(jī)器來(lái)進(jìn)行語(yǔ)義分析[3]。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作基本還處于1.0時(shí)代，無(wú)法達(dá)到讓信息技術(shù)手段很好地服務(wù)于檔案管理工作。所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，建立屬于高校自己的電子文件管理系統(tǒng)是很有必要的，電子文件管理系統(tǒng)能為高校的檔案管理工作節(jié)省很大的人力和物力，且實(shí)現(xiàn)了文檔電子化，也能解決傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存不便的問(wèn)題。

電子文件管理系統(tǒng)的建立要依據(jù)高校的需求，建立符合本校發(fā)展的系統(tǒng)，在前期的需求分析階段，就要針對(duì)各個(gè)高校不同的風(fēng)格，來(lái)和有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行洽談和協(xié)商；在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，則要進(jìn)一步加強(qiáng)和高校的對(duì)接工作，尤其是檔案管理工作者，設(shè)計(jì)出切實(shí)可行的方案；在最后的系統(tǒng)實(shí)施階段，也就是在整個(gè)系統(tǒng)正式投入使用之前應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的反復(fù)試驗(yàn)，找出在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程的當(dāng)中存在的種種問(wèn)題，及時(shí)解決，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)。

2.2 建立數(shù)字化檔案信息資源

傳統(tǒng)的高校檔案管理因?yàn)橘Y源載體的限制，因而在發(fā)展上受到了很大的限制，檔案的存在形式較為單一，無(wú)論是人事檔案還是學(xué)科檔案都相對(duì)片面，單一的存在形式也讓檔案失去了一部分的生命力。數(shù)字化信息資源的建立為高校檔案管理工作帶來(lái)了歷史性的變革，使得檔案管理工作邁向了新的臺(tái)階[4]。

建立數(shù)字化檔案信息資源的首要步驟則是設(shè)計(jì)屬于自己的信息管理系統(tǒng)，我們前面說(shuō)了信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的步驟，這里就不再贅述；其次，在電子信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上全面實(shí)施檔案資源的數(shù)字化，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置也是需要仔細(xì)研究的，系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置體現(xiàn)了整個(gè)高校檔案管理的人事配置及相互間的關(guān)系，有時(shí)候，某些崗位也會(huì)有相應(yīng)的流動(dòng)性，那么如何在人員變動(dòng)的情況下，及時(shí)收回權(quán)限或者變更權(quán)限也是值得注意的問(wèn)題，因?yàn)閿?shù)字化的信息資源具有整體性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，牽一發(fā)而動(dòng)全身；最后，在檔案信息系統(tǒng)使用過(guò)程中，還應(yīng)該注意系統(tǒng)的維護(hù)，系統(tǒng)在使用過(guò)程的當(dāng)中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做好后期的維護(hù)工作，數(shù)字化的信息系統(tǒng)為高校的檔案管理工作帶來(lái)了很大的便利，一定要注意信息系統(tǒng)的定期的檢修。

3 總結(jié)

高校的檔案管理工作目前正處于轉(zhuǎn)型階段，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，從傳統(tǒng)向數(shù)字化的過(guò)渡首先要從檔案管理工作者的觀念上轉(zhuǎn)變，再著手于具體的實(shí)施細(xì)節(jié)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代帶給我們的不只有機(jī)遇，還有更大的挑戰(zhàn)，我們需要在不斷的實(shí)踐中充分認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”的利弊，從而果斷取舍，在檔案管理工作中，過(guò)度數(shù)字化是否真的有利于高校的檔案管理，這一系列問(wèn)題還有待于進(jìn)一步的實(shí)證檢驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉可.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017，14（12）：182-183.

[2]莫振琳.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理研究[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2017（17）：111.

[3]梁韻.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息資源共享的思考[J].城建檔案，2018（07）：99-100.

[4]徐向龍，凌群英.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案O2O服務(wù)模式研究[J].銅陵學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，17（03）：88-90.