論數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的困境及解決對策

施建仇

（上海市檔案館，上海 200336）

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，至2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建成數(shù)字檔案館。各級各類檔案館以此為契機(jī)，抓住機(jī)遇、積極規(guī)劃、加強(qiáng)部署，通過集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)應(yīng)用安全可控的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案館的各項(xiàng)建設(shè)工作。目前，大力開展的數(shù)字檔案館建設(shè)將改變傳統(tǒng)檔案管理模式，拉開全新檔案管理發(fā)展新格局[1]。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的意義

數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，項(xiàng)目帶動、重點(diǎn)突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則，積極推進(jìn)，務(wù)求實(shí)效。它是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是信息化條件下檔案館事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)，是檔案館加強(qiáng)數(shù)字檔案收集存儲、提升現(xiàn)代化管理水平、增強(qiáng)公共服務(wù)能力、促進(jìn)檔案信息社會共享的重要途徑和必要手段，主要意義在于：①肩負(fù)“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”神圣職責(zé)；②是實(shí)現(xiàn)我國信息化的重要舉措，促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，使檔案信息成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的支撐之一；③是縮小數(shù)字鴻溝的重要工作，是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代基礎(chǔ)信息資源不可替代的組成部分；④用翔實(shí)的檔案信息數(shù)據(jù)為科學(xué)研究、知識普及等提供智能化服務(wù)、決策和管理；⑤有助于改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案工作的社會地位，充分發(fā)揮檔案管理工作的效用；⑥是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，將實(shí)體檔案的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息的管理模式。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

盡管我國數(shù)字檔案館的建設(shè)起步較晚，但是科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持，國家檔案局也于2010年、2014年分別發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，全國各地積極開展數(shù)字檔案館建設(shè)，以上海市為例，截至2019年，16個(gè)區(qū)檔案館中已經(jīng)通過“示范級”“國家級”數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試的共有7家，力爭通過測試的有3家，反響熱烈、積極性強(qiáng)、通過率高、勢頭良好，全國其他地區(qū)的建設(shè)同樣可喜。

盡管數(shù)字檔案館建設(shè)工作如火如荼持續(xù)開展并取得了一定的成效，但建設(shè)過程中面臨的問題也逐漸凸顯出來。就目前而言，一部分?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)過程中實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化處理，單目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)剛起步，整體建設(shè)水平還有待提高；一部分?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)過程中對管理系統(tǒng)開發(fā)利用不夠完善，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)自動化網(wǎng)絡(luò)化有所欠缺；一部分?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)過程中對網(wǎng)站管理不夠重視，網(wǎng)站的內(nèi)容有待完善，網(wǎng)站的檔案功能不夠齊全。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)中面臨的困境

經(jīng)過多年努力，數(shù)字檔案館建設(shè)取得了一定的進(jìn)展，但在建設(shè)過程中存在的問題阻礙其快速發(fā)展。

（一）缺少深入實(shí)踐研究

第一，對于數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏完善的理論支撐。目前我國針對數(shù)字檔案館建設(shè)的研究還停留在理論分析和實(shí)踐摸索階段，缺少對數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化和模式化研究，缺少對通過系統(tǒng)測試的數(shù)字檔案館后續(xù)工作的指導(dǎo)研究；第二，對于館藏檔案中新類型、新模式檔案、歷史悠久檔案缺乏深入研究?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式，其管理特性和保管條件也應(yīng)隨之做出改變，如何將（超）大/小幅、不規(guī)則版面，特殊材質(zhì)，手寫字跡，小語種文字等珍貴檔案同時(shí)納入數(shù)字檔案館建設(shè)中來并加以利用，目前還需要加強(qiáng)研究。

（二）檔案信息安全性難點(diǎn)依然存在

信息安全性是數(shù)字檔案館建設(shè)始終排在首位的考慮因素，檔案數(shù)字信息的存儲存在安全性問題?，F(xiàn)階段的信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)規(guī)模，而信息的保存技術(shù)卻存在一定的缺陷，能否有效地延長數(shù)字信息的壽命成為信息保存的關(guān)鍵點(diǎn)，假如數(shù)字信息檔案的保存條件發(fā)生改變，將會對數(shù)字信息的原始性、兼容性以及可靠性帶來新挑戰(zhàn)，將嚴(yán)重影響數(shù)字檔案信息的存儲安全。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)病毒的技術(shù)難點(diǎn)尚未破解，仍然是威脅數(shù)字檔案信息安全的重要因素之一。

（三）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范亟需完善

近年來，國家檔案局為推動全國數(shù)字檔案館建設(shè)的全面發(fā)展，頒布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，盡管這些指南辦法發(fā)布的內(nèi)容越來越詳細(xì)具體，規(guī)定了檔案服務(wù)平臺建設(shè)、電子文件接收與管理、紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)、數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息安全等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但尚無符合地區(qū)實(shí)際情況的具體技術(shù)應(yīng)用或工作流程，對多媒體檔案管理技術(shù)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)以及檔案館的評價(jià)體系也不夠完善，尚不能夠?qū)?shù)字檔案館的全部功能建立標(biāo)準(zhǔn)體系。

（四）缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

技術(shù)問題是決定數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的關(guān)鍵因素，對于數(shù)字檔案館來說，其中的身份認(rèn)定、檔案檢索、電子簽字、信息加密、信息共享等屬于核心技術(shù)，而目前很多數(shù)字檔案館建設(shè)過程中缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，其自身的綜合能力難以滿足數(shù)字檔案館建設(shè)和發(fā)展的需求，較多地依賴軟件公司人員，一旦軟件公司因合同問題更換或公司人員調(diào)動，將影響數(shù)字檔案館運(yùn)維，一定程度上制約數(shù)字檔案館建設(shè)和發(fā)展。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)問題的解決對策

數(shù)字檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)要求高、實(shí)施難度大，是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)需要持續(xù)推進(jìn)建設(shè)的長期工程，應(yīng)當(dāng)不斷積累、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，明確工作要求，加強(qiáng)交流探索，逐步完善提高。對于數(shù)字檔案館建設(shè)中所面臨的困境，提出以下幾點(diǎn)解決對策[2]：

（一）緊密圍繞數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試指標(biāo)

嚴(yán)格按照國家檔案局制定的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，吃準(zhǔn)、吃透基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、檔案資源、保障體系、服務(wù)績效五大一級指標(biāo)，細(xì)化二級指標(biāo)，對標(biāo)指標(biāo)要求，保證“國家級”，力爭“示范級”。

（二）加強(qiáng)數(shù)字檔案館保障體系建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)的首要要求更是紅線要求就是數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。建立健全安全管理制度、采用高標(biāo)準(zhǔn)安全保障技術(shù)方法、落實(shí)人員職責(zé)、臺賬日志記錄監(jiān)管、異地備份等措施，更有效地做好“收、管、存、用”。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

（三）完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

數(shù)字檔案館建設(shè)中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是一種統(tǒng)一性規(guī)范，目前所使用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)側(cè)重于基礎(chǔ)型規(guī)范，仍舊缺少技術(shù)型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，因此，在已有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，立足數(shù)字信息化檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢，完善制訂符合各地區(qū)實(shí)際情況的地方標(biāo)準(zhǔn)，努力提高數(shù)字檔案館建設(shè)的工作水平。

（四）搭建信息服務(wù)平臺

數(shù)字檔案館的建設(shè)目的是為了幫助用戶不受時(shí)間空間限制獲取所需檔案信息，也有助于推進(jìn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，為此需要搭建一個(gè)性能良好的信息服務(wù)平臺作支撐，這個(gè)平臺主要由傳輸平臺、展示平臺、資源平臺和存儲平臺組成，助推檔案服務(wù)新風(fēng)尚，落腳“為民服務(wù)”。

（五）加強(qiáng)技術(shù)人員的培養(yǎng)

技術(shù)人才是決定數(shù)字檔案館功能發(fā)揮高低的關(guān)鍵，因此要加強(qiáng)對技術(shù)人員的培訓(xùn)培養(yǎng)。充分利用檔案崗位培訓(xùn)、檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等平臺加強(qiáng)對檔案人員數(shù)字檔案管理技術(shù)、系統(tǒng)開發(fā)和管理等培訓(xùn)，同時(shí)注重與高校檔案專業(yè)的聯(lián)通，培養(yǎng)出高素質(zhì)、高能力的檔案專業(yè)人才，為數(shù)字檔案管理的建設(shè)提供更多的專業(yè)型技術(shù)人才。

五、結(jié)語

總之，數(shù)字檔案館建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，更是時(shí)代發(fā)展的需要，盡管我國出臺相關(guān)政策鼓勵全國各地加大對數(shù)字檔案館的建設(shè)并取得了一定的成效，但在建設(shè)過程中仍面臨著一些困境阻礙著數(shù)字檔案館發(fā)揮作用。因此，需要緊密圍繞數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試指標(biāo)、加強(qiáng)數(shù)字檔案館保障體系建設(shè)、完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、搭建信息服務(wù)平臺、加強(qiáng)技術(shù)人員的培訓(xùn)培養(yǎng)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代、知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的競爭中，發(fā)揮檔案價(jià)值，將數(shù)字檔案館建設(shè)邁向標(biāo)準(zhǔn)化、國際化大趨勢。