新時期人事檔案管理信息化建設探究

師昊莉

（洛陽職業(yè)技術學院，河南 洛陽 471000）

一、前言

信息技術的發(fā)展，在很大層面上挑戰(zhàn)著社會中的各個領域，對其有效運用，讓社會經濟發(fā)展擁有新的格局。人們的日常生活中處處都有信息化技術，企業(yè)中也離不開信息技術。其中關鍵的一項工作就是人事檔案管理，將其與信息化結合在一起，會讓人事檔案管理工作順利開展，找尋出人事檔案管理工作開展的目的，并制定出完善的舉措。檔案在企業(yè)中衍生為重要的信息資源，這對于企業(yè)發(fā)展產生的作用是無可替代的，實行先進管理形式，保證人事檔案管理朝著良好方向運行。

二、新時期人事檔案管理信息化建設的意義

企業(yè)的檔案實行信息化管理形式，先進的信息技術會參與其中，網絡成為了檔案管理的重要陣地。在此，檔案信息化建設趨于合理和科學。同時，企業(yè)檔案管理工作的順利開展，則會為生產經營活動等的順利開展提供優(yōu)質服務。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化建設，工作人員會合理運用計算機或者是網絡技術，為企業(yè)發(fā)展運營提供真實和準確的信息。在帶動企業(yè)發(fā)展的情況下，也讓企業(yè)獲得較大的經濟效益。

（一）工作人員工作壓力降低

之前的人事檔案管理工作開展，主要是手工收集為主，工作人員需要親力親為，這是很大的工作量。在人工操作效率低的情況下，也會十分浪費精力和時間。檔案管理信息化的建設，則會突破以上的問題和約束。比如，在數(shù)據(jù)收集上，可以實現(xiàn)快速整合模式，檔案管理工作則擁有了自動化和網絡化的特點，這也轉變?yōu)橐环N優(yōu)勢。同時，在檔案錄入中，信息都是可以重復利用的，讓資源不再浪費，發(fā)揮到應有的價值。工作人員在工作中不再擁有較大的壓力，也會降低自身的工作強度，提高了檔案管理工作的效率。

（二）檔案信息查詢更加便利

當今社會發(fā)展中，網絡信息技術所展現(xiàn)出的便捷性是不言而喻的。在合理運用信息技術的情況下，讓數(shù)據(jù)得到更加高效的處理。傳統(tǒng)人事檔案管理工作開展，工作人員要親自動手，關注檔案信息記錄，并在檔案的庫房中進行查找。這樣的管理形式，加劇了人員的工作量，可能還會出現(xiàn)問題。但是，如果以計算機為載體，對檔案進行檢索，就會更加快速，信息呈現(xiàn)也是比較全面的。工作人員在檔案信息檢索上十分便利，企業(yè)的競爭力也會在檔案工作的順利完成下逐漸提升。

（三）工作質量和效率均得到提高

傳統(tǒng)人事檔案管理工作的形式不夠合理，在人工搜集和記錄等模式下，會讓信息占據(jù)很大的空間。在對檔案進行長時間保存的情況下，傳統(tǒng)的紙質檔案可能會面臨著受潮和損壞等威脅。長時間背景下，紙質檔案則難以有效運用。另外，在進行檔案查找和翻閱的時候，也可能會產生磨損和丟失的問題。這種落實的管理形式，成為了企業(yè)發(fā)展的阻礙因素。所以，為了滿足企業(yè)需求，要開展檔案管理信息化手段，工作人員的工作程序不再煩瑣，而是能夠在煩瑣的工作抽身，提高了工作的質量，讓檔案的保管更加優(yōu)質，在收集、記錄和查詢等層面都斬獲了較高的效率。

（四）檔案信息更加安全和保密

在企業(yè)內部，檔案是不可忽視的信息資源，企業(yè)的生存和發(fā)展可以說都是掌握在檔案管理工作手中。檔案信息中蘊含的價值不可估量，如果企業(yè)出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問題，企業(yè)則必然會面臨損失的狀況，這也會牽連企業(yè)的利益。但是，開展檔案管理信息化，信息會變得更加安全，也能夠保密。比如，在信息化管理手段下，信息會得到快速檢索和保存，對信息的缺失情況進行檢查。和以往的檔案信息管理相比，信息化管理模式會更加保密，在實行了有效的加密形式下，信息則不會丟失，企業(yè)的利益也得到了保障。

三、新時期人事檔案管理中存在的問題

新時期，人事檔案管理中涌現(xiàn)出了很多的不足和問題。

第一，領導忽視了檔案管理工作，重視程度低。比如，有的領導對這項工作的認識存在偏差，把人事檔案管理工作歸結為保管性工作，沒有對檔案的管理工作引起重視。

第二，在人事檔案管理信息化建設之中，資金和人力上的投入都是不充足的。這對于人事檔案管理工作的順利進行起到了約束和阻礙。檔案管理信息化建設之中，在成本上也難以得到控制。

第三，工作之中，缺乏優(yōu)秀的人才隊伍建設。比如，很多檔案管理工作人員并不能對人事檔案管理信息化建設的工作基本內容產生準確認識，也難以把握信息化建設工作的本質。企業(yè)內部缺乏完善的信息化人才隊伍培訓的機會和空間，由此人事檔案管理信息化建設的水平比較低。

第四，人事檔案在管理工作開展中，材料上的內容不夠完善，管理上的手段不足，不能對數(shù)據(jù)信息進行有效收集。

第五，沒有先進的管理制度。在人事制度不斷改革的背景下，出現(xiàn)了很大的人員流動，在人員的選拔和運用上逐漸展現(xiàn)出簡化的手段。在人事檔案管理制度不先進的背景下，則會讓人員在流動等層面上產生阻礙。

總的來說，新時期背景下人事檔案管理中涌現(xiàn)出的問題，對企業(yè)的運營和發(fā)展都產生了不良影響。在今后進行人事檔案管理工作的時候，則要實行信息化建設模式。企業(yè)在內部則要解決以上的問題，為信息化建設工作的順利進行打通道路。

四、新時期人事檔案管理信息化建設的舉措

新時期背景下，人事檔案管理信息化建設之中，需要領導人員對檔案信息化建設產生準確的認識和理解。同時，在人力和財力上要為工作的開展打好基礎。針對工作人員進行培訓的情況下，讓企業(yè)內部擁有高素質的人事檔案管理信息化人才隊伍。另外，在形成健全的管理機制下，為檔案管理信息化工作的開展做好充足支撐。下面對新時期人事檔案管理信息化建設的舉措進行了重點論述。

（一）提高對檔案信息化建設的認識

企業(yè)開展人事檔案信息化工作的時候，要形成新穎的觀念，思想上發(fā)生轉變，對人事檔案管理信息化建設引起重視。結合人事檔案管理信息化建設的本質，第一要提高領導對該項工作的認識和重視，才會讓工作的支持更加堅定和穩(wěn)步。企業(yè)內部的組織、人事等會相互協(xié)調。這些部門之間能夠發(fā)揮配合作用，積極創(chuàng)造，對人事檔案管理的結構進行全方位升級，讓人事檔案信息化建設工作獲得充足準備和基礎。第二要在宣傳工作上做出相應的努力，企業(yè)內部的工作人員要展現(xiàn)出較高的人事檔案管理信息化建設的意識，這樣工作人員參與建設工作的價值才會得到充分彰顯，人事檔案管理工作的職能上變得更加全面，在管理服務上不再單一和陳舊。

（二）人事檔案管理信息化建設獲得充足投入

企業(yè)內部開展檔案管理信息化建設的時候，要擁有扎實的思想基礎，也需要擁有物質支撐。在物質上加大投入，才會更好地實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設。所以，企業(yè)需要想出有效的辦法，在資金的籌集上解決后顧之憂。檔案管理信息化建設提供充足資金支撐，讓人事檔案管理科技程度得到有效提高。企業(yè)自身的實際發(fā)展情況也不能忽視，要關注各項科研成果，保證企業(yè)的經濟增長點得到提高。另外，企業(yè)內部會隱藏很多優(yōu)秀的科技人才，對此進行深度挖掘，讓這些科技人才負責檔案管理信息化建設工作。由此，企業(yè)內部的檔案管理信息化進程得到了推進，在資本的投入上也獲得了保障，不會出現(xiàn)較多的資本投入。

（三）創(chuàng)建優(yōu)質的人事檔案管理信息化建設隊伍

以人為本的理念在各個領域的工作中都獲得了認可，也得到了有效灌輸和落實。同樣，人事檔案管理信息化建設中也需要讓人本理念得到滲透。信息化建設的實施主體是人，信息則是媒介和助手，人要發(fā)揮自身的主觀能動性，讓人事檔案管理信息化建設工作不再面臨困擾。所以，創(chuàng)建優(yōu)質的人事檔案管理信息化建設隊伍迫在眉睫，讓隊伍建設彰顯帶動作用和價值。由此，單位則要創(chuàng)建人才培養(yǎng)制度，為單位培養(yǎng)出復合型人才。比如，單位就可以定期組織專業(yè)技術培訓工作，從信息技術管理層面著手，讓人事檔案管理人員獲得較強的信息技能。培訓之中，要涉及技術方面的知識，也應該涉及管理方面的知識。在展現(xiàn)出較強實效性的情況下，讓人事檔案管理人員獲得一定的職業(yè)道德，也擁有較高素養(yǎng)。在多個知識領域中，讓管理人員能夠形成寬闊的知識視野，從根本上形成十分清晰的邏輯思維。這樣，會讓人事檔案管理的水平得到提高，信息化建設工作的開展也會獲得充足的力量支撐。

（四）人事檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網絡化和專業(yè)化

開展人事檔案管理信息化建設，要讓檔案信息展現(xiàn)出數(shù)據(jù)化的特點，在服務運用的過程中要擁有網絡化的優(yōu)勢，同時管理人員也要展現(xiàn)出專業(yè)化的特點。檔案信息數(shù)據(jù)化，往往是對以往紙質管理模式的一種轉變，這是有效的實體管理形式，能夠進行信息查詢，也可以開展系統(tǒng)設計，獲得數(shù)據(jù)化功能。在開展人事檔案管理工作的時候，要保存紙質的檔案，因為具有依據(jù)性，這可以有效地錄入計算機，讓檔案數(shù)據(jù)化管理。

同時，在方便查詢的情況下，要整理檔案資料，并對其進行合理分類。讓檔案管理實行分類管理模式。在服務上的網絡化特點，就要看到計算機網絡的身影。讓企業(yè)在開展資源共享的時候會獲得相應的平臺。在管理人員專業(yè)化上，要衍生為檔案管理信息化建設的重要目標。人是實施信息化建設的主體，在掌握了基本的管理知識下，并獲得相應的計算機網絡技術知識。由此，在以上工作順利開展下，讓檔案管理信息化建設的目標得到達成。

（五）管理工作制度化和現(xiàn)代化

新時期，很多企業(yè)為了發(fā)展，逐漸擴充規(guī)模，人事制度和人員模式也在逐漸改革。由此，人事檔案管理的模式就面臨著很大的挑戰(zhàn)。檔案管理工作擁有專業(yè)性和政治性，并且需要保密。企業(yè)內部的人力資源管理部門，則要實現(xiàn)科學的管理方法和人事檔案管理工作的密切結合，制定出符合企業(yè)人事檔案管理工作運行的條例和制度，制定出的管理方法要擁有制度化和標準化的特點。比如，企業(yè)要創(chuàng)建關于人事檔案管理的工作條例，創(chuàng)建完善的管理職責，明確其中的工作內容。同時，還需要形成檔案借閱制度和歸檔工作規(guī)定等。在各種的規(guī)范和標準制定下，讓人事檔案管理工作在開展的時候，獲得更多的經濟效益。

五、結論

綜上所述，企業(yè)發(fā)展中，檔案管理信息化建設所展現(xiàn)出的重要性是我們不可忽視的?，F(xiàn)代信息技術和檔案管理的有效融合，這不僅是跟上了時代的發(fā)展步伐，也滿足了企業(yè)的檔案管理要求。檔案信息也會更加安全，實行保密處理模式。在人事檔案管理信息化建設規(guī)范化和制度化背景下，保證工作人員的工作強度，為帶動企業(yè)的發(fā)展形成有力的支撐?？傊?，檔案管理信息化建設不是一蹴而就的，需要在多個舉措實行下共同進行。