高校二級學(xué)院綜合辦公室的職能定位及實踐

□陽 艷

現(xiàn)代管理體制下，高校二級學(xué)院成為相對獨立的機構(gòu)，包括了教學(xué)、科研，管理等職能，是高校各項工作得以順利開展運行的重要組成部門，且隨著高校管理體制改革的深入，管理重心的逐漸下移，二級學(xué)院在整個高校結(jié)構(gòu)體系中的地位日益凸顯，二級學(xué)院辦公室作為學(xué)院管理工作的中心樞紐，發(fā)揮著承上啟下、內(nèi)部協(xié)調(diào)、外部聯(lián)系的職能，承擔著傳達、聯(lián)系、參謀的重要任務(wù)，其運行效率的高低，不僅直接影響二級學(xué)院的正常運轉(zhuǎn)，還會影響全校的發(fā)展，因此，正確認識自身職能，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，改善工作方式，將有利于學(xué)院教學(xué)、科研、管理工作的順利開展和學(xué)院自身的發(fā)展。

一、高校二級學(xué)院辦公室職能的解析

(一)上傳下達的職能。二級學(xué)院是高等院校的辦學(xué)實體，是實現(xiàn)學(xué)校人才培養(yǎng)目標的核心和關(guān)鍵，且具一定的獨立性，需要落實學(xué)校黨委、行政針對特定目標制定的各項計劃、方針、政策，二級學(xué)院辦公室必須對總目標進行分析和理解，并與學(xué)院實際情況相結(jié)合，制訂相應(yīng)的工作計劃和方案，完成資源的配置和使用，進行相應(yīng)的組織建設(shè)和制度建設(shè)。在高?？茖庸芾眢w制下，落實和傳遞學(xué)校各職能部門的工作策略，同時將學(xué)院收集的民意或訴求反饋，完成信息的縱向傳遞。

(二)內(nèi)部協(xié)調(diào)的職能。組織目標的實現(xiàn)，依賴于內(nèi)部的自我控制，作為一個相對獨立的運行主體，學(xué)院作出的各項決策和工作計劃需要進行宣傳和落實，而作為二級學(xué)院的窗口單位和樞紐部門，辦公室需要協(xié)同學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子處理好教學(xué)、科研、行政等各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，將學(xué)院發(fā)展的總體目標進行拆解和傳達，督促教學(xué)、科研、學(xué)生管理等各運行主體的子目標的制定，并減少其中的摩擦和誤會，減少內(nèi)耗，節(jié)約資源，最后實現(xiàn)學(xué)院的有效運行和總體目標。

(三)外部聯(lián)絡(luò)的職能?！巴獠俊敝饕侵笇W(xué)校以外的行業(yè)部門和兄弟院校，是學(xué)院人才培養(yǎng)陣地的延伸。高校的人才培養(yǎng)是為社會需求服務(wù)的，因此教學(xué)過程不能只局限于課堂教學(xué)和本學(xué)院的教師，與相關(guān)的企事業(yè)單位和高校進行聯(lián)合培養(yǎng)，與行業(yè)的需求對接，加強學(xué)生實踐環(huán)節(jié)，是培養(yǎng)行業(yè)所需的人才必經(jīng)途徑，作為彼此獨立的單位，要實現(xiàn)共同培養(yǎng)，就必須相互了解，加強聯(lián)系，良性互動的關(guān)系將為二級學(xué)院的辦學(xué)和資源配置提供先機，二級學(xué)院辦公室則是進行外部聯(lián)絡(luò)的窗口，為各類正式、非正式的協(xié)作活動提供保障。

以上可以看出，二級學(xué)院的職能可以用“服務(wù)”二字概括。

二、解析基礎(chǔ)上的服務(wù)功能定位

(一)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的參謀功能。高校管理重心的下移，使得二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)愈發(fā)繁重，二級學(xué)院辦公室需要為學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息基礎(chǔ)，并且對這些海量的來自學(xué)院內(nèi)部和外部的信息進行甄別。主要有社會經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型升級，教育發(fā)展前沿等方面的最新情況，兄弟院校的動態(tài)等，并圍繞學(xué)院重點工作開展調(diào)查研究，還有就是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在非正式場合上與高層進行的信息互動，為學(xué)院的發(fā)展獲得資源，把外來信息匯總、整理，了解掌握本部學(xué)院教職工的需求，經(jīng)過分析、歸納，及時反饋給學(xué)院相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)，準確全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供學(xué)院的信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖起草相關(guān)報告和文件，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，對于重大事件提出合理化建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。對內(nèi)部行政、教學(xué)管理人員的坐班情況，教學(xué)人員的管理工作情況進行考核，參與年終績效的分配和核算。

(二)服務(wù)師生的幫助功能。教師是二級學(xué)院的主要群體，也是二級學(xué)院辦公室主要服務(wù)的對象之一。主要涉及本部門教職員工的困難，小問題及時幫助，盡量解決。由于部門教師主要任務(wù)是教學(xué)工作，一般不需要坐班，對各職能部門發(fā)布的通知和消息不能及時收到，同時有時也不太清楚一些行政工作的辦事程序，這時辦公室就需要及時傳達和幫助教職工咨詢了解涉及其切身利益和未來發(fā)展的有關(guān)文件和精神，如工資晉級、項目管理、職稱評聘的材料，財務(wù)部門報帳的要求等。

(三)服務(wù)教學(xué)的協(xié)調(diào)功能。二級學(xué)院辦公室承擔的是內(nèi)聯(lián)外調(diào)的橋梁作用。這座橋梁是各種信息往來的通道，這些信息需要在主體和各相關(guān)主體之間進行流動，辦公室就是促使其流動的載體，這個過程的實現(xiàn)就是溝通和協(xié)調(diào)。通俗一點就是，辦公室需要將各職能部門及院黨委、行政安排傳達的教學(xué)、科研、師生、人財物管理的信息及工作部署傳達給學(xué)院各部門，并協(xié)助有關(guān)部門進行貫徹落實。另外，也需要把師生們關(guān)注的焦點如人才引進、職稱評聘、年終分配、進修提高、薪酬改革，教學(xué)設(shè)施、獎學(xué)金、推免評優(yōu)、環(huán)境改善等及時反饋給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)調(diào)好教學(xué)、科研及行政各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，使其相互合作，形成整體，協(xié)調(diào)好不同主體之間的認識，如學(xué)院與學(xué)校職能部門之間、學(xué)院與其他二級學(xué)院之間、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間，使其形成共識，避免產(chǎn)生誤會和沖突，調(diào)整關(guān)系、化解矛盾，促進學(xué)院各項工作和諧發(fā)展。

(四)服務(wù)學(xué)院的管理功能。二級學(xué)院雖然是教學(xué)單位，但是隨著高等教育體制改革的不斷深入，校院兩級管理模式的深入，二級學(xué)院辦學(xué)、管理自主權(quán)的加大，資產(chǎn)管理及維護，項目申報、文書檔案及教師個人檔案的歸檔整理，學(xué)院低值易耗品的采購及管理，印章管理等。

三、提高二級學(xué)院辦公室服務(wù)功能的途徑

(一)轉(zhuǎn)變工作理念，提高主動服務(wù)的意識。作為二級學(xué)院的管理樞紐，學(xué)校的各職能部門的通知和文件都需要辦公室傳達和處理，工作任務(wù)繁雜，在人員有限的情況下，仍較多停留在對事物性工作的處理上，疲于應(yīng)付，缺少系統(tǒng)性的思考和學(xué)習(xí)，目前，辦公室的工作基本就是完成學(xué)校各職能部門和院黨政領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，服務(wù)的意識僅停留在淺層次的事務(wù)性工作的處理上，面對此種情況，辦公室人員要克服被動工作的局面，將常規(guī)性工作和突發(fā)性工作進行分類處理，加大思考的廣度和深度，緊抓重要環(huán)節(jié)，理順工作方法，明確自身的權(quán)力和義務(wù)，化被動工作為主動服務(wù)。

(二)加強系統(tǒng)學(xué)習(xí)，提高服務(wù)的能力。順應(yīng)教育形勢和信息技術(shù)快速發(fā)展的要求，改善工作流程，糾正“辦公室長時間工作就是高效率”的誤解，拒絕沒有意義的應(yīng)酬，抽出時間自覺養(yǎng)成規(guī)律學(xué)習(xí)、系統(tǒng)學(xué)習(xí)、持續(xù)學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。一方面是政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高政治覺悟，培養(yǎng)高度的責(zé)任感和奉獻精神；另一方面是學(xué)習(xí)辦公室管理的先進理念、方法和手段，提高思維、表達能力，提高解讀和策劃能力，注重溝通技能的培養(yǎng)，提高與人交談的能力，關(guān)心師生的需求，換位思考，化解管理的障礙。學(xué)習(xí)的方式上可以線上線下相結(jié)合，網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、專題培訓(xùn)和小組討論學(xué)習(xí)相結(jié)合。

(三)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高服務(wù)的效率。辦公室各項服務(wù)功能的實現(xiàn)就是一個信息處理和傳播的過程，建立和完善辦公室信息化管理平臺，借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息的收集、處理、傳輸和反饋系統(tǒng)，是辦公室管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要手段，通過學(xué)院網(wǎng)頁、QQ、微信、公眾號發(fā)布文件、通知、公告，既方便又快捷，在內(nèi)，可以監(jiān)督和了解學(xué)院師生的各種情況，及時糾正錯誤信息的傳播，在外，可以宣傳學(xué)院的辦學(xué)成果和優(yōu)勢，打通信息流動的渠道，提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量。

(四)量化工作內(nèi)容，創(chuàng)新制度建設(shè)。把辦公室工作細化拆分，并將常規(guī)性工作和臨時性工作分開，期初時制訂工作計劃，量化到人，使每工項工作“實化”，并建立評價考核體系，形成相應(yīng)的激勵機制，用適合辦公室工作性質(zhì)的考評體系、職稱職務(wù)晉升體系、獎懲管理辦法等制度化管理的手段，用人性化管理，目標考核的方式來促進辦公室人員的自我激勵，讓辦公室人員認識到自身的價值與提升預(yù)期，從而激發(fā)內(nèi)在的工作熱情，促進工作效率的提高。