高校圖書館辦公室建設與管理研究

黨田力

（西安外國語大學，陜西 西安 710128）

一、引言

高校圖書館是大學科研與教學工作的重要支撐，是高校硬件水平的重要衡量指標。高校圖書館的建設水平、藏書量與數(shù)字資源保有量，是衡量一所大學辦學水平的重要參考尺度。因而，努力建設高水平國際化圖書館是大學工作的必要保障，在這之中，高校圖書館的辦公室建設與管理工作是圖書館正常工作秩序良性運行的基礎。圖書館辦公室在圖書館的日常服務與管理方面起著重要的引導作用[1]。

對于高等院校圖書館辦公室工作人員來說，要想做好組織協(xié)調和管理工作，必須首先明確自身的工作職責，了解辦公室在圖書館部門體系中扮演的角色，在對內和對外聯(lián)系中發(fā)揮橋梁和紐帶作用。

二、高校圖書館辦公室建設的職能

圖書館辦公室的工作相對煩瑣，作為高校中的教學輔助單位，高校圖書館辦公室的一切對內對外職能都必須以服務師生學習、輔助教學科研工作為導向。分析圖書館辦公室的職能，可以從對內和對外兩個層面進行討論。

（一）高校圖書館辦公室的對內職能

對于高校內部而言，圖書館辦公室是圖書館館員與廣大師生讀者之間建立密切聯(lián)系的橋梁和紐帶，同時也是圖書館內部各部門、各層級工作人員之間交流的渠道。

首先，高校圖書館辦公室肩負著重要的“上傳下達”職能。對于正副館長與館內各個部門之間通知的傳達、文件的傳遞、意見的反饋、資料的收集等日常溝通交流性活動，其工作職權一般劃歸到辦公室管理的責任范圍內。圖書館辦公室工作人員，需要將學校上級黨委、機關處室、圖書館館長的指示傳達給館內各部門，同時將基層館員的意見、態(tài)度和建議匯總之后向上轉達，供上級部門領導決策參考。

其次，高校圖書館辦公室肩負著館內工作矛盾的協(xié)調處理職能。對于高校圖書館來說，閱讀推廣部、讀者服務部、電子文獻中心等多種部門密切配合，才能保障圖書館工作的正常運轉。但有些時候，人員工作可能存在部分交叉的情況，出現(xiàn)各部門之間分工不細甚至辦事效率有所降低等現(xiàn)實問題，長此以往便會加劇各部門工作人員之間的矛盾。對此，圖書館辦公室就需要適當出面協(xié)調，結合圖書館章程理性分析矛盾，用多種方法盡量化解矛盾，提升圖書館整體的工作效率和服務水平。

最后，高校圖書館辦公室肩負著重要的后勤保障和綜合服務職能。對于圖書館內部需要召開的會議、活動，要做好前期準備工作，包括材料設備的準備、人員的聯(lián)絡和協(xié)調等等，除此之外，活動的組織開展、會議記錄及整理歸檔、文件資料的發(fā)放工作、臨時工作人員的安排部署等工作，也都屬于圖書館辦公室的基本工作職能范疇[2]。

（二）高校圖書館辦公室的對外職能

辦公室是高校圖書館主要的行政職能部門，作為進行綜合管理的辦事機構，辦公室可以有效地連接高校圖書館與外界媒體、社會部門或其他高校圖書館，形成密集的圖書館關系網。

首先，高校圖書館辦公室可以建立起與校內其他行政職能部門之間的有效聯(lián)系。學生處、教務處、招生就業(yè)指導處都是高校的一個具體行政管理部門，圖書館作為高校文獻資料和數(shù)字資源的管理方，也屬于學校行政管理部門的范疇。因此，更好地建立聯(lián)系有助于其他部門消解對于圖書館的誤解和疑慮，更好地樹立圖書館形象。

其次，高校圖書館辦公室可以建立起與校方領導之間的聯(lián)系。要想在學校建設和發(fā)展過程中獲得更多的資源傾斜，圖書館就必須有效建立起與校領導之間的聯(lián)系，使之認識到圖書館的重要性以及現(xiàn)階段圖書館發(fā)展需要的幫助，在這一過程中，辦公室發(fā)揮著重要的連接作用。通過及時將圖書館的情況匯報給校領導，引起校方領導的重視。

再次，高校圖書館辦公室可以建立起與社會媒體之間的聯(lián)系。媒體對高校的報道，往往集中于科研進展、人事變動或者學生工作方面，對于圖書館的建設與管理明顯關注不夠。因此，在互聯(lián)網時代，高校圖書館可以依托辦公室有效建立起與各種傳統(tǒng)媒體和新媒體集團之間的聯(lián)系，使之更多報道圖書館發(fā)展情況，提升自身聲譽和品牌，為自身發(fā)展提供幫助。

最后，高校圖書館辦公室可以建立起與其他高校圖書館之間的聯(lián)系。通過舉辦活動，搭建館際互借和數(shù)字資源互聯(lián)互通等手段，可以更好地拉近與兄弟院校圖書館之間的距離，同時可以起到豐富自身資源、方便師生讀者借閱等作用，為自身高校的科研和教學工作提供更多的幫助。

三、高校圖書館辦公室建設和管理中存在的不足

高校圖書館辦公室建設對圖書館日常工作的開展至關重要，但在目前一些國內高校的實際工作中，明顯存在管理和建設缺位、工作人員素質不夠高、管理工作越權越位等現(xiàn)實問題，這些問題和不足困擾著廣大圖書館管理工作者，亟待解決與完善[3]。

（一）辦公室管理制度建設尚不完善

辦公室管理制度建設尚不完善這一問題，不只是在圖書館，在很多行業(yè)都有存在。對于任何單位來說，辦公室的行政管理職能都很重要，工作職責相對繁雜，但與此同時，由于處于非專業(yè)技術類崗位，辦公室工作人員的工作有時得不到上級領導的關注和重視，也很難形成健全的建設制度網絡。

在現(xiàn)實工作中，由于缺乏獎勵機制，一些高校圖書館的工作人員工作積極性不夠高，工作辦事拖延懈怠的情況有所存在；由于缺乏管理規(guī)程和規(guī)章制度，一些高校圖書館運作松散，工作人員之間配合協(xié)調存在矛盾和不夠默契等情況，都會在一定程度上限制圖書館的正常工作開展和穩(wěn)定健康發(fā)展。

（二）工作人員管理和服務水平參差不齊

人員工作水平的高低，直接影響著辦公室工作的開展和圖書館工作秩序的建立。在現(xiàn)階段，一些高等院校圖書館的工作人員水平參差不齊，加之部分人員服務意識相對欠缺，使得圖書館在讀者心目中的形象一定程度受損。

同時，圖書館辦公室工作人員的整體素質參差不齊，也不利于形成默契配合的工作團隊，一些高校圖書館部門之間工作職責不夠明晰，一些工作人員是從其他工作崗位臨時抽調過來的，對于圖書館相關管理工作還不甚了解，這也會在一定程度上影響圖書館日常工作的開展和有關會議、活動的組織協(xié)調。

（三）辦公室建設得不到上級重視

雖然辦公室是連接館長和各部門以及部門與部門之間的橋梁和中介，是保障活動會議正常開展的“后勤兵”，但在實際工作中，一些高校存在對辦公室建設不夠重視的情況。人員配比不合理較為明顯，有的高校圖書館辦公室只設置一兩名工作人員，這種寥寥幾人的情況很難保障正常工作全部落實到位；也有一部分高等院校圖書館的辦公室行政人員是由其他職能部門的工作人員臨時兼任的，這種身兼數(shù)職的情況會導致工作人員身上擔子過重，這樣就使得這些人要多做很多事情，既影響了他們的工作積極性，也可能會導致工作的延誤。

（四）部分存在管理的越級越位情況

辦公室的管理工作要做到位，但同時又不能越權越位，這一點對于很多剛剛從事辦公室管理工作的人員來說有時難避免把握不好這個度的問題。一些辦公室工作人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)了圖書館管理和建設過程中的問題，便代替領導決策，指示兄弟部門要怎么辦，但其實忽視了自己與其他兄弟部門的工作人員是平級關系，辦公室管理工作的核心在于服務意識的培養(yǎng)。在一些會議或者活動的籌備過程中，存在越權越位、高人一等的感覺，甚至出現(xiàn)管理事無巨細，無法分清主次和待辦事件的輕重緩急等問題。

四、高校圖書館辦公室建設和管理的改進對策

在實際工作的開展過程中，我們要清醒地認識高校圖書館辦公室建設中存在的不足之處，認清現(xiàn)實，發(fā)現(xiàn)問題并加以解決完善。對于現(xiàn)階段我國部分高校圖書館辦公室工作中出現(xiàn)的問題，下面將從以下四點著手提出改進建議和對策：

（一）建立圖書館辦公室建設與高效運行機制

人們常說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，要想保障高校圖書館的正常運行，就必須建立高效合理的運行機制和管理規(guī)程，這其中辦公室建設和運行機制尤為重要。

圖書館辦公室建設和管理高效運行，對于促進高校層次和水平的提升具有重要影響，建設辦公室管理運行機制，首先要明確辦公室工作人員特別是辦公室主任的角色，作為行政綜合管理部門的主要決策人員，要切實扮演好“協(xié)調員” “監(jiān)督員”和“服務員”的角色。其次，在管理模式與工作方法上要突破傳統(tǒng)陳舊的工作方法，結合本校本館工作實際進行創(chuàng)新和調整。最后，要制定嚴謹?shù)霓k公室管理規(guī)章制度，明確獎懲機制，賞罰分明，公私分明，極大地提高辦公室工作人員的工作效率和積極性，有效減少工作失誤。

（二）加強對辦公室工作人員的職業(yè)技能素養(yǎng)培訓

在現(xiàn)實工作中，有些人認為辦公室工作人員就是圖書館的“勤雜工”，這種觀念顯然有某種失當之處。作為高校圖書館重要的管理協(xié)調機構，辦公室工作人員也需要具備一定的職業(yè)技能和素質，因此要加大對他們的培訓力度，使他們具備更為專業(yè)的管理知識和辦公操作技能，從而更好地為本校圖書館工作的開展服務。首先要培養(yǎng)辦公室工作人員的服務意識，明確自身的工作是要為圖書館各部門和讀者服務，強化服務意識和責任意識培養(yǎng)。其次要加強職業(yè)技能培訓，使之掌握基本的辦公軟件操作技能和圖書館辦公系統(tǒng)操作技能，努力適應數(shù)字化辦公時代的辦公室工作人員的職業(yè)要求，為工作的開展打下堅實的基礎。最后要教育引導他們掌握一技之長，特別是在當前互聯(lián)網時代的背景之下，對于掌握新媒體編輯技能、攝影攝像技能的人員，要給予專人專崗和一定程度的重用，從而更好地發(fā)揮辦公室工作人員的綜合優(yōu)勢，為圖書館良好形象的塑造和傳播奠定條件。

（三）加強圖書館辦公室的硬件設施建設

辦公室絕不是可有可無的部門，對于辦公室工作人員，要想激發(fā)他們的工作熱情，加強圖書館辦公室的硬件設施建設，努力改善辦公室工作環(huán)境不失為一種行之有效的手段。在這一過程中，圖書館辦公室能夠得到學校財力經費的支持和校領導的重視，通過為其購置現(xiàn)代化電子通信設備、搭建現(xiàn)代化辦公網絡、及時更換辦公電腦和打印機、適當安裝燈飾、配備座椅沙發(fā)等形式，使圖書館辦公室的工作環(huán)境更為舒適優(yōu)雅，也可以通過舉辦活動鼓勵各部門適當美化工作空間。這些措施的開展，都有助于將辦公室打造為溫馨和諧、環(huán)境明亮的現(xiàn)代化辦公環(huán)境，激發(fā)圖書館辦公室工作人員的積極性和創(chuàng)造性，引領其更好地投入基層工作中去，更好地為全校師生和館內工作人員服務。

五、結語

與社會中一般具有公共服務和公益職能的圖書館不甚相同的是，高校圖書館是支撐一所大學教學和科研工作的重要平臺，是衡量一所學校辦學水平和質量的重要因素之一。作為學術資源中心和文獻資料庫的圖書館，對高校建設具有舉足輕重的意義。在這之中，圖書館辦公室的作用不容忽視。要想較好地發(fā)揮出圖書館辦公室的功能和作用，不僅要從辦公室的建設環(huán)節(jié)入手，還要從日常工作與人員的管理方面入手，通過制定完善科學的圖書館辦公室工作章程，加強對圖書館辦公室工作人員的職業(yè)技能培訓和業(yè)務素養(yǎng)考核，加強圖書館辦公室的硬件設施建設，從而更好地發(fā)揮高等院校圖書館辦公室的功能，起到良好的組織和協(xié)調作用。

總而言之，國內各大高等院校的圖書館應該從自身實際出發(fā)，結合本校的學科發(fā)展特色和師生的閱讀需求，努力完善和提高圖書館辦公室的建設與管理理念，更好地發(fā)揮辦公室的作用，為高校學科建設和科研工作奠定良好的基礎。作為高校圖書館辦公室的工作人員，特別是圖書館管理者，應該明確圖書館辦公室的職能與角色，認清現(xiàn)實，發(fā)現(xiàn)自身建設方面存在的不足，并努力完善和改正。