高校低值易耗品的管理與思考

□李紫云

一、高校低值易耗品概述

政府會計準(zhǔn)則中對于存貨的定義是“政府會計主體在開展業(yè)務(wù)活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的資產(chǎn)，如材料、產(chǎn)品、包裝物和低值易耗品等，以及未達到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的用具、裝具、動植物等。”低值易耗品被納入存貨進行核算。目前將低值易耗品主要分為材料、易耗品和低值品三類。材料指的是金屬、非金屬的各種原材料、燃料和試劑等。易耗品指的是玻璃器皿、元件、零配件等。低值品指的是不夠固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)又不屬于材料范圍的用具設(shè)備，如低值儀器儀表、工具量具、教科器皿等。

二、高校低值易耗品管理存在的問題

(一)缺乏采購和預(yù)算審批流程，容易造成重復(fù)購置和關(guān)聯(lián)交易。當(dāng)前高校的資產(chǎn)管理工作中，沒有把低值易耗品納入采購管理，造成各學(xué)院、科研項目自行采購。分散購買導(dǎo)致無人監(jiān)管采購的合理性和必要性，容易造成重復(fù)購置。同時分散采購沒有進行充分的市場調(diào)查和比對，容易造成關(guān)聯(lián)交易的采購，造成國有資產(chǎn)的流失。另外，在編制預(yù)算的過程中，往往針對往年數(shù)據(jù)進行預(yù)算金額的核定，缺乏對低值易耗品預(yù)算金額合理性的評價和控制，造成預(yù)算的不科學(xué)性和不靈活性。由于追求預(yù)算資金進度，引發(fā)不必要的采購，造成預(yù)算資金的浪費。

(二)低值易耗品的出入庫管理粗放，缺乏主管部門監(jiān)管。目前高校部分部門、學(xué)院和實驗室已進行低值易耗品的庫存管理，主要工作是入庫和出庫的記錄，以手工記賬為主，耗費時間和人力，同時缺乏專人負責(zé)管理和監(jiān)督；手工賬本易丟失、易損壞的特征也給低值易耗品的出入庫記錄的完整性帶來了一定的風(fēng)險；手工記賬的數(shù)據(jù)無法通過互聯(lián)網(wǎng)實時發(fā)布和共享，領(lǐng)用材料的人無法實時掌握易耗品的庫存情況。如此的管理占用科研工作人員、教學(xué)人員和行政管理人員的時間，工作效率低下。另外，手工記錄導(dǎo)致信息不對稱，引發(fā)信息無法共享或者信息溝通不及時造成資源浪費。同時，項目或部門自行管理低值易耗品，缺乏相關(guān)牽頭部門監(jiān)管，不利于內(nèi)部控制管理。由于出庫管理信息無法共享，導(dǎo)致無法實時掌握庫存情況，管理難度和耗費時間增加，不利于工作效率和管理效率的提高。

(三)科研項目結(jié)題不結(jié)項目，高校盤盈盤虧管理不夠完善。當(dāng)前，高校的科研項目在結(jié)項時，僅僅完成結(jié)題過程，并無固定的工作機制清理尚未使用完畢的預(yù)算資金和尚未使用的易耗品。造成一部分材料的耗費和閑置，進而導(dǎo)致了國有資產(chǎn)的浪費。當(dāng)前分散的管理也缺乏相關(guān)部門牽頭進行剩余物資的清點。不完善的內(nèi)部控制不利于高校成本管理，同時也存在管理漏洞。國有資產(chǎn)管理的主管部門定期進行資產(chǎn)清理，但是缺乏對低值易耗品的清點和盤查。即便清點結(jié)果顯示有盤盈盤虧的情況，由于缺乏和財務(wù)部門的固定工作機制，也不會將相關(guān)信息上報給財務(wù)部門，進而造成財務(wù)賬務(wù)的缺位，造成財務(wù)賬和資產(chǎn)賬的賬賬不符，不能如實反映學(xué)校的資產(chǎn)情況。

三、優(yōu)化高校低值易耗品管理的建議和對策

(一)將低值易耗品采購納入學(xué)校采購部門集中管理，加強低值易耗品的預(yù)算和采購審批管理。建議高校以國有資產(chǎn)管理主管部門牽頭，建立低值易耗品管理信息系統(tǒng)，給予預(yù)算主管部門和財務(wù)部門以及審計部門權(quán)限。第一，實現(xiàn)預(yù)算審批、采購審批等功能都能實現(xiàn)線上完成，不僅審核審批要件的完整性、合規(guī)性，同時要論證采購的合理性和必要性。實時監(jiān)控預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行情況，對于異常數(shù)據(jù)進行核查，屬于重復(fù)的預(yù)算和采購申請，給予駁回。第二，在信息系統(tǒng)中建立和完善采購信息數(shù)據(jù)庫。設(shè)立商家板塊，將經(jīng)常供貨的優(yōu)質(zhì)商家列入系統(tǒng)，進行公示，一是方便進行選擇和詢價；二是減少科研人員在市場搜索商家的時間。

(二)利用系統(tǒng)管理低值易耗品，建立出入庫專人負責(zé)制及定期清查制。由國有資產(chǎn)管理主管部門牽頭，各個涉及低值易耗品采購和使用的部門配合，梳理庫存情況，分類進行管理。將各低值易耗品編碼統(tǒng)一錄入低值易耗品信息管理系統(tǒng)，實時更新低值易耗品的出庫入庫情況，并設(shè)定角色，由專人負責(zé)，責(zé)任落實到人。部門、學(xué)院或項目設(shè)置審核崗位，線上審核出入庫情況的記錄情況。資產(chǎn)管理處主管部門定期進行數(shù)據(jù)核查和實地盤點，完善監(jiān)控。

低值易耗品領(lǐng)用過程要加強信息管理，實時掌握低值易耗品使用和結(jié)存狀況。資產(chǎn)管理部門應(yīng)整合庫存信息，進行數(shù)據(jù)分析和整理，如果存在部門間的庫存調(diào)度，可以通知相關(guān)部門負責(zé)協(xié)商，有效實現(xiàn)資源整合。如果有盤盈盤虧情況應(yīng)及時上報資產(chǎn)管理部門，交相關(guān)材料至財務(wù)處進行賬務(wù)處理。

(三)保證部門間溝通暢通，加強部門聯(lián)動，保證結(jié)題結(jié)項和低值易耗品信息實時同步更新，實現(xiàn)剩余資源的共享。科研主管部門、業(yè)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門及財務(wù)部門應(yīng)形成聯(lián)動機制。

1.針對結(jié)題不結(jié)項的情況，應(yīng)該由科研主管部門牽頭，完善科研立項結(jié)項機制。繪制流程圖，保證人隨物走，責(zé)任到人進行物資的管理。同時，財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門密切配合，科研項目結(jié)題時，課題相關(guān)負責(zé)人應(yīng)該同時完成科研課題結(jié)題目、清理剩余課題經(jīng)費以及清理剩余固定資產(chǎn)和低值易耗品。只有這樣，才能防止相關(guān)人員以科研的名義占用國有資產(chǎn)，防止閑置物資造成的國有資產(chǎn)的浪費。如有科研項目結(jié)題的情況，上述涉及部門均應(yīng)審批相關(guān)材料。保證人、財、物的賬賬、賬實相符。如遇結(jié)題不結(jié)項的情況，應(yīng)退回相關(guān)申請，按流程完成。

2.各低值易耗品使用部門應(yīng)及時在信息系統(tǒng)更新出入庫和領(lǐng)用情況。定期清查或者在項目結(jié)束時候進行清點，針對盤虧盤盈的情況及時上報，經(jīng)審批核實后交國有資產(chǎn)管理主管部門匯總審核，由該部門進行數(shù)據(jù)匯總，并且將匯總的信息交財務(wù)部門及時進行賬務(wù)處理。對于盤虧的情況，保證實物、資產(chǎn)賬目和財務(wù)賬目一致。對于盤盈的情況，由使用部門提出繼續(xù)使用盤盈物資的合理性，審核通過后更新相關(guān)數(shù)據(jù)繼續(xù)使用。如使用部門不具備繼續(xù)使用低值易耗品的合理性和必要性，由資產(chǎn)主管部門負責(zé)資源的調(diào)配，在低值易耗品信息系統(tǒng)實時發(fā)布盤盈低值易耗品信息，由需要該批低值易耗品的部門申報認領(lǐng)和使用，實現(xiàn)閑置資源繼續(xù)使用。

四、結(jié)語

自2019年1月1日起，各高校開始實施新會計制度，對低值易耗品的管理和核算有了更高的要求。低值易耗品的清點和盤查，是摸清各個高校“家底”不可或缺的一環(huán)。同時，低值易耗品屬于資產(chǎn)管理的一部分，也是各個高校加強內(nèi)部控制建設(shè)中不可或缺的環(huán)節(jié)。如果對低值易耗品管理不善，將會增加學(xué)校的管理風(fēng)險和廉政風(fēng)險。另外，只有管理好低值易耗品，實時在賬務(wù)上體現(xiàn)低值易耗品的增減變動，才能保證高校成本核算的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

但是需要注意的是，低值易耗品的管理也不是一件容易的事情，不僅要建立完善的制度保證工作的順利進展，還要充分利用信息系統(tǒng)輔助管理，簡化工作流程，提高工作效率。更重要的是，這項管理工作不僅是使用部門的職責(zé)，也需要學(xué)校各個相關(guān)部門形成合力，建立合理的管理制度，才能真正做到低值易耗品合理高效的管理。