獨立學院檔案管理工作探索

□陳 龍

一、獨立學院檔案管理的現(xiàn)狀

獨立學院誕生于20世紀90年代高校擴招和高等教育大眾化進程中，多由公辦大學下的民辦二級學院改制而來，是一種有別于公立大學、公立大學二級學院和純民辦高校的辦學模式[1]。由于獨立學院從辦學之處就十分依賴母體大學的資源，從教學、科研、行政管理等方方面面都基本按照母體高校的管理模式進行，但是由于人員及經(jīng)費問題，獨立學院在管理的各方面與母體又存在較大的差距。以蘇州大學應用技術學院為例，從部門設置上：學院檔案管理部門為圖書與檔案館；人員配備：專職檔案工作人員一人，臨聘檔案管理工作人員一人。管理制度：參照母體高校蘇州大學的檔案管理制度進行檔案管理；年度經(jīng)費預算：檔案裝訂費、檔案耗材費等。

蘇州大學應用技術學院檔案全宗介紹：蘇州大學應用技術學院成立于1997年11月，2005年改制為由國家“211工程”重點建設高校、江蘇省省屬重點綜合性大學——蘇州大學舉辦的本科層次的獨立學院。1997～2008年的黨群、行政、教學、基建、設備、財會、聲像等門類的檔案由蘇州大學檔案館實行集中統(tǒng)一管理。蘇州大學應用技術學院檔案館館藏檔案材料主要為學院在2009～2018年期間在教學、科研、黨政管理和其他各項工作活動中形成的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。學院檔案按照《蘇州大學檔案管理工作規(guī)章制度》、利用南大之星檔案管理軟件進行檔案整理、分類、組卷、編目，館藏檔案1,500余卷。

二、獨立學院檔案管理的問題及特點

(一)獨立開展檔案管理工作較晚。獨立學院成立之初，所頒發(fā)的畢業(yè)證及學位證仍為母體高校，相應的檔案材料也移交至母體檔案館統(tǒng)一管理。2012年江蘇省教育廳、江蘇省檔案局印發(fā)了《江蘇省高等學校檔案管理辦法》，明確要求高校應設置檔案館或綜合檔案室，尤其是獨立學院的檔案管理由獨立學院自行負責，母體高校在業(yè)務上對獨立學院的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，為此學院成立了專門的檔案管理部門，配備了專門的檔案管理人員，負責全院的檔案管理工作。但是由于人員聘任等問題，最初采取檔案外加工模式進行檔案的編目、立卷。但是對比省內(nèi)同類獨立學院，蘇州大學應用技術學院獨立自主開展檔案管理工作已算較早。

(二)基建材料缺失嚴重。獨立學院作為高等學校的一員，其檔案組成一般按照高校檔案可以劃分為黨群類、行政樓、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、財會類等。結合學院實際情況，館藏的檔案主要為教學類、黨群類、科研類、設備類、行政類。對于高校而言，主管學生工作、教務工作的部門相對穩(wěn)定，其檔案材料尤其以學生學籍、成績材料最為齊全。由于獨立學院是由社會力量出資舉辦的，獨立學院建設之初的館舍、用地一般產(chǎn)權人為出資方，按照建筑工程規(guī)范，建設單位為出資方，所以學院主要館舍的基本建設類檔案如需要永久保存的設計圖紙、竣工圖、報審材料、驗收材料等由建設單位管理，但是由于企業(yè)檔案管理意識淡薄，這類檔案材料缺失情況嚴重。對于獨立學院后期建筑改造等工作帶來很多不便之處。

(三)部門兼職檔案員隊伍變動大。兼職檔案員隊伍一直以來都是檔案管理工作中最重要的一環(huán)，檔案館所管理的檔案材料有賴于兼職檔案員在日常工作中就注意積累，需要他們將具有保存價值的原始材料進行預立卷工作，并有賴于兼職檔案員按照檔案館檔案歸檔要求進行材料的整理及移交。一個部門需要一個對于本部門工作十分熟悉并熟悉檔案歸檔要求的兼職檔案員，現(xiàn)實情況是部門人員變動十分大，一個對于部門工作和歸檔工作都十分熟悉的兼職檔案員十分難得。而且頻繁的人員變動也不利于后期檔案的查考利用。

(四)聲像類檔案材料歸檔不及時。紙質(zhì)文件在各部門形成過程有一定的行文規(guī)則，往往十分規(guī)范，有發(fā)文單位、字號、標題等，作為檔案材料移交往往收集的較齊全。聲像類檔案不同于紙本文件，其內(nèi)容主要伴隨著重大活動而產(chǎn)生，而一般重大活動檔案管理部門并不直接參與其中，其活動形成的材料尤其是聲像材料往往散失在各個部門，不能及時有效的收集齊全并移交檔案館。

(五)檔案存儲問題嚴重。獨立學院的館舍一般都較為緊張，蘇州大學應用技術學院檔案管理職能劃歸圖書與檔案館，利用圖書館空間較大的天然條件，擁有獨立的檔案庫房。與其他同類院校相比，有一定優(yōu)勢。但是檔案柜使用的是老舊的文件柜，存儲容量有限，隨著溯源收集早年的檔案資料，加之近些年的檔案材料收集不斷齊全及時，檔案庫房容量已無法滿足需求。

三、獨立學院檔案管理工作改進策略

(一)做好軟硬件保障。檔案管理部門應做好檔案管理發(fā)展規(guī)劃，結合學院整體的發(fā)展規(guī)劃，適時提出檔案軟硬件需求。如上文提到的庫房面積、庫房設備(恒溫、恒濕、防磁等)、檔案數(shù)字化設備等。按照國家有關規(guī)定，獨立設館的檔案庫房應與辦公區(qū)域及閱覽區(qū)分開，面積應能容納未來20年的檔案增量保管需求。改變傳統(tǒng)的文件柜存儲方式，采用檔案密集柜，既能節(jié)約館舍面積、實現(xiàn)更大的存儲容量，同時大開架的存儲方式也便于后期的查閱利用。

檔案數(shù)字化工作在國內(nèi)很多高校都已經(jīng)開始了，對于獨立學院而言，由于缺少一支齊全的隊伍，缺少數(shù)量充足的專職檔案管理人員，檔案數(shù)字化工作開展可能相對較難，可以選擇配備基本的掃描儀、高拍儀等設備，就算不能實現(xiàn)檔案的全數(shù)字化，也要可以提供檔案的數(shù)字化利用。

檔案館應采購功能齊全、便于利用的檔案管理軟件。一方面可以方便檔案管理人員做好檔案編目、立卷工作，較為方便地實現(xiàn)檔案裝訂目錄的輸出。另一方面，使用方便的檔案管理系統(tǒng)，可以提供B/S架構的全文檢索系統(tǒng)，在無法提供數(shù)字化全文的時候，至少可以提供目錄檢索功能。無論是到館查詢還是預約查詢，都能極大地方便檔案管理人員及檔案利用人員。

(二)兼職檔案員隊伍建設。為了保證年度檔案收集齊全、歷史材料得到很好的溯源，檔案管理部門一定要做好兼職檔案員隊伍建設，由于兼職檔案員隊伍變動頻繁，更需要檔案主管部門做好兼職檔案員的培訓工作，明確檔案有關概念及檔案歸檔制度，讓他們明確檔案歸檔工作的重要意義及價值，同時要指導兼職檔案員如何開展工作，如何通過平時歸檔(日常文件管理)結合年終歸檔做好檔案歸檔工作。另外，要通過提供高效便利的檔案服務，讓兼職檔案員在實際工作中體會到檔案材料歸檔之后的便利性。

(三)主動介入重大活動。對于學院重大活動、重大基建項目，學院檔案主管部門應主動介入，做好檔案材料收集工作的指導工作，明確基建類檔案材料的歸檔范圍及要求，尤其是基建類項目可能涉及的單位較多且復雜，應通過財務結算等手段，強制性要求校外單位主動予以材料歸檔，主管單位在項目完結之后即立即將全套材料移交至檔案館。尤其是要注意檢查圖紙、申報材料是否是原始材料以及項目變更材料是否也已歸檔。

四、結語

獨立學院檔案管理工作人員應在充分借鑒母體高校檔案管理制度、經(jīng)驗的基礎上，結合個人實際工作情況，有針對性改進工作方法，保證獨立學院有價值的檔案能夠得到妥善保存，為師生、校友、社會人士保存好歷史記憶，提高檔案的開放與利用率，推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。