機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性及創(chuàng)新途徑

□樸順花

提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率需要考慮到各方面的工作，不斷地優(yōu)化現(xiàn)有的管理手段才能夠提升整體的效率水平。其中有一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是對檔案利用科學(xué)的手段進(jìn)行管理，保障分工明確，協(xié)調(diào)有序，使信息的收集、整理、歸納形成完整的系統(tǒng)工作。想要將復(fù)雜的工作簡單化，就需要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)有的管理措施。在新時(shí)代下有新要求，推進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理改革的工作勢在必行。

一、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

(一)檔案存放載體越來越便捷?，F(xiàn)階段大部分的事業(yè)單位需要資料的保存形式仍然是以紙質(zhì)為主，那么就會形成非常多的檔案信息，需要整理出專用的地點(diǎn)進(jìn)行存儲，為了便于查閱一般會將檔案室就設(shè)置于機(jī)關(guān)大樓當(dāng)中。由于工作不斷的開展，勢必每天就會產(chǎn)生新的檔案，檔案的存放空間是有限的，若再加上檔案的轉(zhuǎn)移運(yùn)輸?shù)?，非常容易?dǎo)致檔案信息丟失或者損毀，會給單位帶來很大的損失，由此可見，這樣的保存方式顯然存在諸多弊端。隨著科技技術(shù)的發(fā)展網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，有部分的機(jī)關(guān)單位開始利用電子文件的方式進(jìn)行資源的存儲，利用光盤、U盤等將檔案轉(zhuǎn)化為電子資料，不僅操作方面、分類簡單，而且保管時(shí)間也長。

(二)提高了檔案資源信息的利用率。紙質(zhì)的單位堆積起來不僅工作量非常大，而且在查閱的過程當(dāng)中需要花費(fèi)大量的時(shí)間。因此，借助現(xiàn)代信息手段，對檔案進(jìn)行分門別類，利用編碼等手段，可以讓查閱資料變得更加迅速。建立起信息化的管理模式，整合不同部門的檔案信息，統(tǒng)一管理，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，開發(fā)新的檔案查詢系統(tǒng)，授權(quán)不同的用戶可以隨時(shí)隨地查閱到自己所需要的資料，不僅節(jié)約了時(shí)間，同時(shí)也保證了檔案信息的完整度。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

(一)檔案管理體系不完善。檔案管理體系的不完善是當(dāng)前所面臨的一個(gè)非常重要的困境，體系的建立對于整個(gè)管理模式的優(yōu)化有著舉足輕重的作用，可以使得各部門分工協(xié)作、互相監(jiān)督。但是由于體系的缺失導(dǎo)致在大部分的機(jī)關(guān)單位當(dāng)中檔案管理沒有得到應(yīng)有的重視，利用程度非常低。再加上檔案管理工作沒人監(jiān)督，相關(guān)管理人員不重視，日常管理工作散漫，除應(yīng)對上級檢查之外，一般檔案日常維護(hù)都是能省則省、能免則免。除此之外，許多單位都出現(xiàn)檔案管理人員冗員的情況，這和低效率的工作形成明顯的對比，內(nèi)部分工不明，無實(shí)用的管理體系作為參考，直接導(dǎo)致了檔案管理工作的失效，也在某種程度上拉低了機(jī)關(guān)單位的整體工作效率，沒有做到真正的物盡其用，也在一定程度上反映出人員隊(duì)伍的分配不科學(xué)。

(二)檔案管理人員的工作能力不高。檔案管理人員是各個(gè)機(jī)關(guān)單位、各個(gè)部門都會配備的人員，是檔案管理工作的落實(shí)者。檔案管理工作相比較其他專業(yè)性較強(qiáng)的工作來說，由于其所面對的巨大的工作量，再加上需要做到精準(zhǔn)的清查、審核、分類及保管工作，對于檔案當(dāng)中與實(shí)際情況出入較大或者存在明顯錯(cuò)誤的地方，要及時(shí)對接其他部門進(jìn)行更正。所以對于職業(yè)素養(yǎng)的要求還是非常高的。但是在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，僅僅要求檔案管理人員對檔案進(jìn)行簡單的分類、粗糙的保管，那么往往大部分的部門都會讓其他專業(yè)的人員兼職此項(xiàng)工作，由于相關(guān)人員并非專業(yè)專職人員，甚至是專業(yè)的培訓(xùn)都沒有接受過，由此必然會導(dǎo)致相關(guān)人員的理論知識匱乏，實(shí)際操作能力不足，所處理的檔案不可避免的就會出現(xiàn)失誤的地方，再等到查閱的時(shí)候再發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的話，往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案失真就是一個(gè)非常典型的浪費(fèi)資源的行為，檔案的管理質(zhì)量得不到保障，和檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)有著很深的連接，所以管理者必須重視對檔案管理人員的培養(yǎng)工作。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

(一)加強(qiáng)檔案管理重視程度。從思想上來說，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)就必須要提起足夠的重視，正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。必須要求相關(guān)部門結(jié)合單位的實(shí)際情況，為本單位的檔案管理工作制定相適應(yīng)的制度、目標(biāo)和任務(wù)，并且納入職工對應(yīng)的績效考核，還可以在日常的檢查工作當(dāng)中增加對檔案管理工作的檢查力度，要求必須各部門的檔案必須定期完成整理收納工作，同時(shí)要給予檔案管理人員一定的權(quán)益，由此可以最大程度地激發(fā)起其管理的熱情和積極性。與此同時(shí)，還可以組織專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)對單位的工作進(jìn)行評價(jià)和建議，撥出?？钣糜跈n案的管理工作，例如修建或者維護(hù)檔案管理場所，由于檔案具備一定的保密性所以必須開辟專門的場所進(jìn)行保管。對于管理人員來說，自己思想上一定要重視該項(xiàng)工作，認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性，嚴(yán)格要求自己，對于收集上來的檔案要及時(shí)的整理，外出時(shí)要鎖好門窗，對于來訪查閱的人員要做好登記工作，定時(shí)檢查是否有損毀或者遺失的情況。

(二)明確檔案管理人員職責(zé)。檔案工作的重要性不言而喻，其管理任務(wù)責(zé)任重大，這就要求相關(guān)單位必須加強(qiáng)對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。檔案管理人員必須自己清楚的認(rèn)識到自己工作職責(zé)，自覺提升自我工作效率水平。單位要定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括分別不同部門和不同性質(zhì)的文件，學(xué)習(xí)科學(xué)合理的分類方式，保障日后的檔案查閱工作能夠有條不紊的開展，各個(gè)單位之間也可以定期互相交流經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)濟(jì)借鑒其他單位在檔案管理當(dāng)中的新措施、新思路，提升自身檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化職業(yè)技能，只有這樣才能夠保證在新時(shí)代下，利用新的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，促進(jìn)單位的管理水平的進(jìn)一步提升和發(fā)展，推動我國行政機(jī)關(guān)單位的改革和優(yōu)化，也是促進(jìn)我國社會、經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步發(fā)展。

(三)推動檔案信息現(xiàn)代化。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段人們都開始步入了信息化時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)注入新的血液。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展。比方說，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，一般只是采取手工抄錄的方式進(jìn)行歸檔，不管是前期的整理工作還是后期的查閱工作都需要付出大量的人力、物力和時(shí)間，可以有效地利用聲象技術(shù)、光盤技術(shù)等進(jìn)行檔案歸檔處理，以便于歸檔、查閱工作更加快捷有效，只需要輸入特定的編碼信息就可以獲取需要的資料，使得檔案能夠充分發(fā)揮作用。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案保密性、安全性方面也有很大的幫助，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對機(jī)密文件進(jìn)行加密，有利于后期的維護(hù)工作，信息化的處理也可以為日后跨時(shí)間、跨區(qū)域的查閱、調(diào)檔工作提供了可能。

四、結(jié)語

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)面我國的機(jī)關(guān)單位在檔案管理這一項(xiàng)工作當(dāng)中還存在諸多的不足之處，在新的時(shí)代要求下檔案管理工作應(yīng)該不斷的改革和創(chuàng)新，革新現(xiàn)有的管理理念，配合時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，建立完善的管理機(jī)制，只有這樣，才能夠保證檔案管理工作能夠契合時(shí)代的發(fā)展，才能夠進(jìn)一步推動我國機(jī)關(guān)單位的工作效率水平提升。