事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及時代融合探討

劉靖男

（秀山土家族苗族自治縣梅江鎮(zhèn)人民政府，重慶 409900）

我國現(xiàn)如今已進入到了中國特色社會主義新時代。各級行政機構(gòu)與國家主導的事業(yè)單位檔案管理工作也在快速發(fā)展中。各事業(yè)單位逐漸構(gòu)成的各類檔案數(shù)量也有所增加，事業(yè)單位中的檔案管理工作也發(fā)生了巨大的改變。事業(yè)單位檔案管理標準化水平有待提高。檔案管理特色更加鮮明，管理理念和管理設施也需要緊跟時代發(fā)展趨勢。

1 新時代下事業(yè)單位檔案管理特點

事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作具有較為鮮明的政治特征。在形成過程中，要突出民族意志，將檔案的政治性、權(quán)威性、服務性與時代相融合。檔案源自我國事業(yè)單位的日常工作。在其形成過程中，體現(xiàn)了我國對事業(yè)單位發(fā)展的指導思想，是我國理念的外部展現(xiàn)，也是指導思想在各類工作中的高效媒介。具體而言，事業(yè)單位中的檔案管理工作要以黨的發(fā)展路線為方針，以政策為基礎，檔案管理工作的政治性是其首要特征；另一方面，檔案管理工作是服務于國家建設的國家利益，充分確立了檔案管理的權(quán)威。與此同時，檔案管理工作的公共意義在于其強大的公共服務能力，這也是事業(yè)單位中檔案管理的主要特征。事業(yè)單位中的檔案管理工作可以為我國社會經(jīng)濟的發(fā)展提供高效的服務

2 事業(yè)單位檔案管理和時代融合的重要性

1）檔案管理在制度和事業(yè)單位中的重要性。有助于全面建成小康社會。當前，我國目前正處在信息技術(shù)和經(jīng)濟水平飛速前進的時期，我國社會經(jīng)濟也產(chǎn)生了很大的改變。信息儲存已變成新時代檔案管理的新挑戰(zhàn)。怎樣在政治、經(jīng)濟、文化信息一體化的環(huán)境下管理檔案，也是新時代的重要挑戰(zhàn)。另外，事業(yè)單位中的各項活動都需要國家財政調(diào)款作為支持，新時代下事業(yè)單位的改革創(chuàng)新思路和方式，對于全面建成小康社會、全面使用環(huán)境資源等具有非常重要的現(xiàn)實意義。資源、政治、經(jīng)濟和時代的一體化。其作用是提升資源使用率，保證資源得到全面運用，更有效地為政府職能部門和國民服務。

2）有助于深化“四個全面”社會檔案管理實施的發(fā)展。因為我國目前正處在全面建設小康社會中的管家時期，“四個數(shù)量”在嚴肅黨風構(gòu)建工作中起著非常關鍵的作用。黨風廉政工作也是全面建成小康社會的指導方針。事業(yè)單位的檔案管理在新時代有著較廣的運用空間，檔案管理有利于避免檔案丟失和信息失真等問題，對我國全面建成小康社會、推進社會發(fā)展具有十分重要的作用。所以，新時代事業(yè)單位檔案管理工作有助于深化“四個全面”的貫徹落實。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

1）檔案管理觀念不強。事業(yè)單位在我國一個比較獨特的機構(gòu)，它不同于普通的機構(gòu)。目前，事業(yè)單位領導和員工盲目追尋工作效率和成果，缺少正確的檔案管理觀念。造成這種情況的原因主要有這么幾點：首先，領導干部水平。管理工作時常被認為是一項簡單的人員配備工作，缺少長期健全的檔案管控規(guī)劃。其次，在當前背景的影響下，管理人員常常將檔案放在投資組合中，讓它們成為內(nèi)閣的唯一任務，而不必重新訪問、整理、歸檔和丟失。這可能會引發(fā)檔案的丟失或遺漏。在少數(shù)符合考核要求的事業(yè)單位中，它們多處于被動、缺少觀念上的狀態(tài)。

2）檔案管理對信息技術(shù)的使用不足。隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是現(xiàn)代化信息技術(shù)中網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，我國對檔案管理工作也提出了更為嚴格的要求。怎樣更高效地將其使用到檔案管理的實踐中，已逐漸變成很多相關研究人員的研究主題，也是檔案管理工作相關工作者不停探究分析的關鍵點。然而，因為部分檔案管理工作者的專業(yè)技術(shù)水平不高，嚴重影響了有關工作的開展和落實。這就導致信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的使用一直比較低下，難以展現(xiàn)出其真正的作用，直接關系了事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建的發(fā)展，影響大難獲得和使用的整體效率。

3）檔案管理人員專業(yè)技能不高。現(xiàn)如今，事業(yè)單位中所開展的檔案管理工作較為死板、單一。所以，有關管理人員必須認真對待，逐步建立使命感、責任感，提升員工的整體專業(yè)技能，讓其職業(yè)素養(yǎng)也能不斷提高。隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理工作也必須不斷改革創(chuàng)新。有關工作者需要不停充實自我，提升和完善自己的技能水平，只有這樣才能更有效地管理檔案。當前，事業(yè)單位中的檔案管理工作者態(tài)度較為松散，缺少專業(yè)性強的培訓，他們對這項工作缺少一定的理解和掌握。同時，還有部分工作人員對工作態(tài)度不積極，工作缺少規(guī)范性，這將對事業(yè)單位中所開展的檔案管理工作造成惡劣的影響。

4）事業(yè)單位中的檔案管理工作沒有標準的管控體制。許多事業(yè)單位內(nèi)部開展的檔案管理工作只是形于表面，缺少相關的管理體制。這主要展現(xiàn)了檔案管理工作缺少其應有的重視。所以，有關管理人員需要高度重視此項工作，健全有關規(guī)章制度，達到規(guī)范化、合理化管理的目的，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作者的主動性和積極性。只有做到這些，才能夠徹底改進事業(yè)單位中現(xiàn)有的檔案管理工作。

5）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)低下。在政府和事業(yè)單位缺少專職檔案管理人員之前，隨著事業(yè)單位對檔案管理工作的日漸關注，很多事業(yè)單位都招聘了一批專業(yè)的檔案管理工作者，并進一步健全了相關制度，讓檔案管理工作的整體效率獲得了不斷提高。但是，隨著時間的推移，檔案管理工作又出現(xiàn)了別的問題。檔案管理工作者因為沒有受到過相關方面的專業(yè)培訓和教育，無法做到與時俱進，致使部分新的檔案管理工作者在開展工作進程中的失敗，大大減少了檔案管理工作的整體品質(zhì)和效率。

6）硬件設施滯后。模具或損壞問題時長發(fā)生在檔案管理工作中。這也展現(xiàn)了我國事業(yè)單位中的管理和投資問題。不但表現(xiàn)為管理人員的構(gòu)建上，也表現(xiàn)為備件和設施設備的匱乏上。有的事業(yè)單位沒有足夠電腦，或者檔案箱不夠，造成文件分類不清，導致在找檔案時較為困難。另外，部分檔案的搭建和放置不符合要求，甚至易燃易爆物質(zhì)的堆積，也增大了火災產(chǎn)生的風險。

4 關于新時代事業(yè)單位檔案管理改進方案

1）提升檔案管理人員整體素養(yǎng)。檔案管理的整體素養(yǎng)是事業(yè)單位檔案管理人員關注的關鍵。所以，事業(yè)單位改革創(chuàng)新管理，應著眼于提高檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)，使用高效的人才選擇體制提高檔案管理工作者的專業(yè)性，構(gòu)成良性競爭和定期的工作培訓，給單位供給發(fā)展新思路。此外，高效的人才選擇體制能夠從根源上提高檔案管理工作者的整體素養(yǎng)。良性競爭范圍的構(gòu)成，有利于提升管理人員的主動性和工作效率。定期開展培訓有利于提升檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和員工與時俱進的能力。

2）建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度對提高事業(yè)單位檔案管理工作者的整體工作質(zhì)量與效率，有著非常關鍵的影響作用，是檔案管理中的重點內(nèi)容。建立完善的檔案管理制度，賴于對新時代下有關法律和其他相關制度的掌握。從工作者的視角來看，它保證人員福利的同時，也確保了工作的順利完成。人性的概念是進行檔案管理時的重要引導準則，有利于提高檔案管理工作者的管控觀念，讓其在根本上更加看重檔案管理工作的機密性，保障檔案管理的有效性。另外，完善的安全管控體系同樣也是新時代檔案管理工作的關鍵，有利于高效規(guī)避黑客的攻擊，保證了檔案的機密性。檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重點是要具備一個發(fā)展相統(tǒng)一的機制。檔案管理工作機制的構(gòu)建完善可從這么幾個角度著手：（1）從事業(yè)單位檔案管理及有關業(yè)務的真實狀況出發(fā)，構(gòu)建科學、合理、規(guī)范的檔案管理制度。（2）管理制度應簡便有效，具有很強的可操作性和實用性。（3）檔案管理系統(tǒng)必須具有很強的普遍制約力。該管理機制不僅可運用到檔案管理工作者的身上，而且對事業(yè)單位全體工作人員具有相同的約束作用，從而提高事業(yè)單位整體的檔案管理觀念。（4）提升和健全獎懲制度，完善落實管理制度，堅持依法辦事，嚴格依法辦事，注重獎懲，讓檔案管理制度建設到位。

3）不停更新管理理念。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理觀念在系統(tǒng)檔案管控中發(fā)揮著較為關鍵的影響意義，有利于提高管理者的管理觀念。這就需要檔案管理工作要立足于國際上高端先進的管控觀念，提高事業(yè)單位管理人員對檔案管理工作的看重程度，不停推動檔案管理工作的開展，確保檔案管理工作的落到實處。此外，事業(yè)單位還可以通過工資、獎懲等方式提高員工的積極性，從而保證檔案管理的卓效運作。

5 事業(yè)單位檔案管理工作與時代的融合

1）更新管理理念，開拓工作思路。必須轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理的觀念。只有改變管理觀念，才可以轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，擴張工作思維，改革工作模式。在進行檔案管理時，事業(yè)單位管理人員要更加注重多途徑、多角度、多形式的檔案管理，從上到下推進檔案管理。事業(yè)單位檔案管理人員還應主動學習和探索工作辦法與技能，不停增強管理觀念和服務意識，真正把檔案管理工作與事業(yè)單位的真實需要融合到一起，用高效率、優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作來服務和提高事業(yè)單位的整體工作效率。

2）健全基礎設施。事業(yè)單位管理人員和主管部門要更加注重檔案管理工作，主動取得人力、財力和有關技術(shù)方面的協(xié)助，增大資金投放比重。徹底優(yōu)化檔案管理工作氛圍，健全檔案保管工作的有關設施設備，完善檔案管理工作網(wǎng)，提升防盜、防丟失、防泄漏的能力。

3）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理中心。隨著信息時代的來臨，新形勢下對事業(yè)單位檔案管理工作提出了更為嚴苛的工作目標。第一，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)文檔和影像文檔必須要進行信息化處理，達到“雙套制”的目標，這是目前形勢下管理工作的基礎。第二，在檔案管理部的引領下，做到匯整每個部門中的文檔材料。在嚴格鑒別審查的情況下，可以公開、可用的檔案數(shù)字信息副本，再將其集中保存和后期處理。采集完成的檔案數(shù)字附件，通過圖像轉(zhuǎn)文字技術(shù)開展識別，做到文件的全部轉(zhuǎn)換。最后經(jīng)過計算機網(wǎng)絡技術(shù)所提供的查找功能使用這些文檔。這種存儲、匯集、處理和使用的模式是當前形勢下事業(yè)單位檔案管理的核心。但是，這種模式的組建有一個很大的前提，那就是，只有在保證信息數(shù)據(jù)安全的前提下，電子化的檔案管理才能安全投入使用。

6 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位依法適應新時代的關鍵依據(jù)。所以，事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作，從提高管理人員的職業(yè)能力、創(chuàng)新觀念、管理制度建設和硬件基礎設施建設等方面，建設事業(yè)單位檔案管理工作與時代融合的狀態(tài)，以此讓事業(yè)單位檔案管理工作達到更高的水平。