醫(yī)院會計檔案管理存在的問題及建議

楊瑞紅

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 ?會計檔案 ?問題 ?建議

一、醫(yī)院會計檔案管理的重要性

隨著醫(yī)療體制的改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院管理者要根據(jù)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況做出醫(yī)院發(fā)展的經(jīng)濟(jì)決策。使醫(yī)院管理者通過查閱會計檔案，分析往年經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、對比分析各年度的財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)收支情況，利用技術(shù)上的優(yōu)勢，了解醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和發(fā)展趨勢，制定適合醫(yī)院發(fā)展的方針戰(zhàn)略決策。會計檔案為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)依據(jù)，能更好的促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

二、醫(yī)院會計檔案管理中的問題

隨著醫(yī)院病人的增多和業(yè)務(wù)工作量的增長，以及稅務(wù)審計部門的相關(guān)要求，還有新的結(jié)算方式的不斷更新變革，醫(yī)院會計檔案數(shù)量不斷地增長，管理難度增加。新會計檔案管理辦法的實施也對醫(yī)院會計檔案管理提出了更高要求，但目前會計檔案的管理水平未能達(dá)到新制度的要求，也與醫(yī)院整體發(fā)展不匹配，主要表現(xiàn)為以下幾方面的問題：

（一）會計檔案存儲空間不足，管理難度加大

由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，在醫(yī)院發(fā)展過程中堅持的是以改善就醫(yī)環(huán)境，提高醫(yī)療服務(wù)水平為中心，因此在醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)中很少考慮檔案用房，沒有意識到會計檔案管理對醫(yī)院整體管理的重要性。以某三甲?？漆t(yī)院為例，2017年度會計憑證超過1000本，平均每月90多本憑證，是2012年的2.5倍，近5年是該院會計憑證增長最快的時期，每年以近20%的速度遞增。但會計檔案存儲空間依舊是十幾年前的水平。存放空間嚴(yán)重不足，無法適應(yīng)醫(yī)院日益增長的業(yè)務(wù)需求，同時在檔案管理的設(shè)施配備上，缺少防潮、防火、防塵等相關(guān)的調(diào)控設(shè)備，給會計檔案管理工作增加了難度，影響會計檔案管理的規(guī)范性。

（二）紙質(zhì)會計檔案質(zhì)量不高，不利于環(huán)保

會計資料是記錄和反映醫(yī)院實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的會計專業(yè)資料，是醫(yī)院檔案資料的重要組成部分。長期以來大家習(xí)慣于傳統(tǒng)的會計模式，紙質(zhì)的會計資料較多，為會計核算人員和檔案管理人員增加了工作難度。仍以上述醫(yī)院為例，2017年每月的會計憑證中，其中藥品和耗材33本，門診住院收入12本，貧困患兒補(bǔ)助16本，其余均為日常業(yè)務(wù)報銷憑證。上述憑證中未包括每月約34000張的POS機(jī)結(jié)算單，由財務(wù)部門單獨保管。近幾年按審計稅務(wù)部門的要求，應(yīng)對每份發(fā)票的真實性進(jìn)行核實，尤其是醫(yī)藥耗材類的發(fā)票，為此每張報銷發(fā)票均附有發(fā)票真?zhèn)尾樵儐?，每月的發(fā)票查詢單占整個原始憑證的五分之一還要多，給會計審核人員及檔案管理人員增加了很大的工作量。另外，在醫(yī)院綜合運(yùn)營管理系統(tǒng)下，醫(yī)院的物資采購及其他業(yè)務(wù)已經(jīng)實現(xiàn)網(wǎng)上申請、審核和審批，但在實際工作中，仍將電子資料打印成紙質(zhì)材料作為原始憑證，與新辦法提倡的綠色環(huán)保發(fā)展理念相違背，既降低了會計檔案的整體質(zhì)量，也與新時期下醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不適應(yīng)。

（三）未將會計檔案信息化管理

新的會計檔案管理辦法要求歸檔范圍內(nèi)的電子會計資料應(yīng)以電子形式存儲，作為電子會計檔案進(jìn)行保存。目前大部分醫(yī)院會計檔案管理仍是以紙質(zhì)檔案為主，所利用的電子信息僅是賬務(wù)查詢及數(shù)據(jù)備份，未配置相應(yīng)的電子會計檔案信息化管理系統(tǒng)對會計檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的管理和利用。

（四）會計檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)水平有待提高

醫(yī)院的會計檔案管理人員主要是由財務(wù)人員擔(dān)任，其熟悉財務(wù)知識及會計核算工作，但不了解檔案管理的專業(yè)知識，缺乏必要的檔案管理技能及計算機(jī)應(yīng)用技能。實際工作中，醫(yī)院往往只配備一名會計人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，會計憑證的收集、整理及裝訂工作占據(jù)會計檔案人員的大量時間和精力，還有服務(wù)于各部門的查賬、資料復(fù)印等工作。會計檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)水平的欠缺，無法保證會計檔案管理工作高效運(yùn)行。

三、加強(qiáng)會計檔案管理的措施及建議

（一）加強(qiáng)醫(yī)院管理者對檔案管理工作的重視

會計檔案承載了醫(yī)院自建院以來的所有經(jīng)濟(jì)資料，是醫(yī)院全部的經(jīng)濟(jì)活動的反映。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對會計檔案工作的重視，建立健全醫(yī)院檔案管理制度。加大檔案管理中的人力、物力、財力的投入，改善會計檔案存放環(huán)境，確保會計資料的安全、完整，是實現(xiàn)會計檔案管理的根本保證。

（二）建立和完善會計檔案管理制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)新的會計檔案管理辦法，結(jié)合單位實際情況制定并完善醫(yī)院會計檔案管理制度。在會計檔案的收集、移交、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，制定嚴(yán)格的管理制度，指定專人定期檢查和考核，并將檢查結(jié)果記錄在案，報告主管領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要從思想上、行動上加以重視，避免歸檔不及時，銷毀手續(xù)不完備，查閱制度不規(guī)范，移交手續(xù)不齊全等不規(guī)范的行為發(fā)生。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院電算化會計檔案管理

為了適應(yīng)醫(yī)院信息化水平和精細(xì)化管理程度的要求，醫(yī)院要建立會計檔案的數(shù)據(jù)庫，利用計算機(jī)和新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)手段管理會計檔案。醫(yī)院不僅要保管好紙質(zhì)檔案，更要保管好有關(guān)電子數(shù)據(jù)、軟件資料等。新會計檔案管理辦法，闡述了電子會計檔案管理的必要性，明確了電子會計檔案的歸檔范圍及管理要求，醫(yī)院要極力推進(jìn)電子會計數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用，使會計檔案電算化水平進(jìn)一步提高，更好的為醫(yī)院決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。

（四）提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

會計檔案管理具有特殊專業(yè)性和信息性，既具備會計業(yè)務(wù)知識，又有計算機(jī)技能，并熟悉通迅等電子軟件方面知識，醫(yī)院要加大人才方面的投入，定期組織會計檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括專業(yè)知識方面的培訓(xùn)和職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下電子會計檔案管理的需要，確保會計檔案工作有效管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，在新會計檔案管理辦法全面實施的背景下，醫(yī)院必須重視會計檔案管理工作，加強(qiáng)會計檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷健全和完善會計檔案管理制度，提高檔案管理的質(zhì)量，建立和完善檔案管理考評制度，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮會計檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，推動醫(yī)院會計檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，以此提高醫(yī)院的財務(wù)管理水平，發(fā)揮財務(wù)管理的作用，適應(yīng)醫(yī)院改革的浪潮，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)定和健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號 會計檔案管理辦法， ?2015，12，11.

[2]田新雨.新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院會計檔案管理的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， ?2016，04，25.