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      醫(yī)院會計檔案管理存在的問題及建議

      2019-03-19 04:40:36楊瑞紅
      財經(jīng)界·上旬刊 2019年3期
      關(guān)鍵詞:檔案管理人員醫(yī)院

      楊瑞紅

      關(guān)鍵詞:醫(yī)院 ?會計檔案 ?問題 ?建議

      一、醫(yī)院會計檔案管理的重要性

      隨著醫(yī)療體制的改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,醫(yī)院管理者要根據(jù)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況做出醫(yī)院發(fā)展的經(jīng)濟(jì)決策。使醫(yī)院管理者通過查閱會計檔案,分析往年經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、對比分析各年度的財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)收支情況,利用技術(shù)上的優(yōu)勢,了解醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和發(fā)展趨勢,制定適合醫(yī)院發(fā)展的方針戰(zhàn)略決策。會計檔案為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)依據(jù),能更好的促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

      二、醫(yī)院會計檔案管理中的問題

      隨著醫(yī)院病人的增多和業(yè)務(wù)工作量的增長,以及稅務(wù)審計部門的相關(guān)要求,還有新的結(jié)算方式的不斷更新變革,醫(yī)院會計檔案數(shù)量不斷地增長,管理難度增加。新會計檔案管理辦法的實施也對醫(yī)院會計檔案管理提出了更高要求,但目前會計檔案的管理水平未能達(dá)到新制度的要求,也與醫(yī)院整體發(fā)展不匹配,主要表現(xiàn)為以下幾方面的問題:

      (一)會計檔案存儲空間不足,管理難度加大

      由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性,在醫(yī)院發(fā)展過程中堅持的是以改善就醫(yī)環(huán)境,提高醫(yī)療服務(wù)水平為中心,因此在醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)中很少考慮檔案用房,沒有意識到會計檔案管理對醫(yī)院整體管理的重要性。以某三甲??漆t(yī)院為例,2017年度會計憑證超過1000本,平均每月90多本憑證,是2012年的2.5倍,近5年是該院會計憑證增長最快的時期,每年以近20%的速度遞增。但會計檔案存儲空間依舊是十幾年前的水平。存放空間嚴(yán)重不足,無法適應(yīng)醫(yī)院日益增長的業(yè)務(wù)需求,同時在檔案管理的設(shè)施配備上,缺少防潮、防火、防塵等相關(guān)的調(diào)控設(shè)備,給會計檔案管理工作增加了難度,影響會計檔案管理的規(guī)范性。

      (二)紙質(zhì)會計檔案質(zhì)量不高,不利于環(huán)保

      會計資料是記錄和反映醫(yī)院實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的會計專業(yè)資料,是醫(yī)院檔案資料的重要組成部分。長期以來大家習(xí)慣于傳統(tǒng)的會計模式,紙質(zhì)的會計資料較多,為會計核算人員和檔案管理人員增加了工作難度。仍以上述醫(yī)院為例,2017年每月的會計憑證中,其中藥品和耗材33本,門診住院收入12本,貧困患兒補(bǔ)助16本,其余均為日常業(yè)務(wù)報銷憑證。上述憑證中未包括每月約34000張的POS機(jī)結(jié)算單,由財務(wù)部門單獨保管。近幾年按審計稅務(wù)部門的要求,應(yīng)對每份發(fā)票的真實性進(jìn)行核實,尤其是醫(yī)藥耗材類的發(fā)票,為此每張報銷發(fā)票均附有發(fā)票真?zhèn)尾樵儐?,每月的發(fā)票查詢單占整個原始憑證的五分之一還要多,給會計審核人員及檔案管理人員增加了很大的工作量。另外,在醫(yī)院綜合運(yùn)營管理系統(tǒng)下,醫(yī)院的物資采購及其他業(yè)務(wù)已經(jīng)實現(xiàn)網(wǎng)上申請、審核和審批,但在實際工作中,仍將電子資料打印成紙質(zhì)材料作為原始憑證,與新辦法提倡的綠色環(huán)保發(fā)展理念相違背,既降低了會計檔案的整體質(zhì)量,也與新時期下醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不適應(yīng)。

      (三)未將會計檔案信息化管理

      新的會計檔案管理辦法要求歸檔范圍內(nèi)的電子會計資料應(yīng)以電子形式存儲,作為電子會計檔案進(jìn)行保存。目前大部分醫(yī)院會計檔案管理仍是以紙質(zhì)檔案為主,所利用的電子信息僅是賬務(wù)查詢及數(shù)據(jù)備份,未配置相應(yīng)的電子會計檔案信息化管理系統(tǒng)對會計檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的管理和利用。

      (四)會計檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)水平有待提高

      醫(yī)院的會計檔案管理人員主要是由財務(wù)人員擔(dān)任,其熟悉財務(wù)知識及會計核算工作,但不了解檔案管理的專業(yè)知識,缺乏必要的檔案管理技能及計算機(jī)應(yīng)用技能。實際工作中,醫(yī)院往往只配備一名會計人員負(fù)責(zé)檔案管理工作,會計憑證的收集、整理及裝訂工作占據(jù)會計檔案人員的大量時間和精力,還有服務(wù)于各部門的查賬、資料復(fù)印等工作。會計檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)水平的欠缺,無法保證會計檔案管理工作高效運(yùn)行。

      三、加強(qiáng)會計檔案管理的措施及建議

      (一)加強(qiáng)醫(yī)院管理者對檔案管理工作的重視

      會計檔案承載了醫(yī)院自建院以來的所有經(jīng)濟(jì)資料,是醫(yī)院全部的經(jīng)濟(jì)活動的反映。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對會計檔案工作的重視,建立健全醫(yī)院檔案管理制度。加大檔案管理中的人力、物力、財力的投入,改善會計檔案存放環(huán)境,確保會計資料的安全、完整,是實現(xiàn)會計檔案管理的根本保證。

      (二)建立和完善會計檔案管理制度

      醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)新的會計檔案管理辦法,結(jié)合單位實際情況制定并完善醫(yī)院會計檔案管理制度。在會計檔案的收集、移交、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié),制定嚴(yán)格的管理制度,指定專人定期檢查和考核,并將檢查結(jié)果記錄在案,報告主管領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要從思想上、行動上加以重視,避免歸檔不及時,銷毀手續(xù)不完備,查閱制度不規(guī)范,移交手續(xù)不齊全等不規(guī)范的行為發(fā)生。

      (三)加強(qiáng)醫(yī)院電算化會計檔案管理

      為了適應(yīng)醫(yī)院信息化水平和精細(xì)化管理程度的要求,醫(yī)院要建立會計檔案的數(shù)據(jù)庫,利用計算機(jī)和新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)手段管理會計檔案。醫(yī)院不僅要保管好紙質(zhì)檔案,更要保管好有關(guān)電子數(shù)據(jù)、軟件資料等。新會計檔案管理辦法,闡述了電子會計檔案管理的必要性,明確了電子會計檔案的歸檔范圍及管理要求,醫(yī)院要極力推進(jìn)電子會計數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用,使會計檔案電算化水平進(jìn)一步提高,更好的為醫(yī)院決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。

      (四)提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

      會計檔案管理具有特殊專業(yè)性和信息性,既具備會計業(yè)務(wù)知識,又有計算機(jī)技能,并熟悉通迅等電子軟件方面知識,醫(yī)院要加大人才方面的投入,定期組織會計檔案人員進(jìn)行培訓(xùn),包括專業(yè)知識方面的培訓(xùn)和職業(yè)道德方面的培訓(xùn),提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì),以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下電子會計檔案管理的需要,確保會計檔案工作有效管理。

      四、結(jié)束語

      綜上所述,在新會計檔案管理辦法全面實施的背景下,醫(yī)院必須重視會計檔案管理工作,加強(qiáng)會計檔案管理人員的培訓(xùn),不斷健全和完善會計檔案管理制度,提高檔案管理的質(zhì)量,建立和完善檔案管理考評制度,提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì),充分發(fā)揮會計檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,推動醫(yī)院會計檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展,以此提高醫(yī)院的財務(wù)管理水平,發(fā)揮財務(wù)管理的作用,適應(yīng)醫(yī)院改革的浪潮,促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)定和健康的發(fā)展。

      參考文獻(xiàn)

      [1]中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號 會計檔案管理辦法, ?2015,12,11.

      [2]田新雨.新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院會計檔案管理的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息, ?2016,04,25.

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