信息時(shí)代如何做好檔案管理工作

王旭靜

摘 要：一般來說，檔案內(nèi)容涉及多個(gè)方面，其管理工作較為復(fù)雜。對(duì)于企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展來說，檔案管理工作有著重要的作用。本文詳細(xì)的分析了當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀及所存在的問題，以期探索出信息時(shí)代提高檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策與建議，進(jìn)而指導(dǎo)于具體的實(shí)踐工作。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案 管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2019）02-00-01

檔案，包括多個(gè)方面的內(nèi)容，涉及歷史資料、文件材料、數(shù)據(jù)信息等。在新時(shí)期，信息化高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不太適用，亟需采用現(xiàn)代化的管理模式。近幾年來，相關(guān)的檔案管理人員雖然重視檔案管理工作，但在實(shí)際工作中，也表現(xiàn)出一些問題。鑒于此，在新時(shí)期，迫切需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量。

一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀及所存在的問題

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法效果并不明顯，并呈現(xiàn)出一定的問題。具體來說，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

1.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

從目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，相關(guān)的檔案管理工作制度并不完善，缺乏規(guī)范化的要求，其標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。在檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建中，不同層面、不同類別的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有所區(qū)別，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的要求。這樣，在具體的工作中，很多管理工作存在著隨意性和主觀性，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，其所能提供的檔案服務(wù)也相應(yīng)較差。

2.從事檔案管理的人員素質(zhì)有待提高

在新時(shí)期，信息化的時(shí)代背景下，要想做好檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)配備具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的工作人員。從目前的工作實(shí)際來看，相關(guān)的檔案管理人員對(duì)于此項(xiàng)工作重視程度不高，其業(yè)務(wù)能力水平也難以滿足現(xiàn)實(shí)的工作需要。一些從事檔案管理工作的人員，多是其他崗位調(diào)整過來，不是從事專職性的檔案管理工作，缺乏專業(yè)性的檔案管理知識(shí)。值得注意的是，當(dāng)前從事檔案管理的工作人員，其信息化能力與水平也有所不足，嚴(yán)重制約了信息時(shí)代檔案管理工作的有效開展。

二、信息時(shí)代提高檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前在檔案管理工作中所存在的問題，作為相關(guān)的管理工作者來說，應(yīng)當(dāng)予以重視，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，在實(shí)際的工作中注重經(jīng)驗(yàn)的積累，不斷創(chuàng)新檔案管理的新方法，進(jìn)一步規(guī)范工作制度，同時(shí)注意增強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)。

1.更新觀念，注重增強(qiáng)相關(guān)管理人員的檔案管理意識(shí)

在當(dāng)前，這個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，要想做好檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，了解目前的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，以及新技術(shù)新媒體發(fā)展趨勢(shì)，以新的管理理念武裝自己，并通過日常的學(xué)習(xí)，不斷的增強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)。具體來說，從檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層面來說，應(yīng)當(dāng)充分的意識(shí)到檔案管理工作的重要性，以及其對(duì)單位整體發(fā)展的價(jià)值與意義，并做好相關(guān)的對(duì)外與對(duì)內(nèi)的宣傳工作。而從具體從事檔案管理工作的人員方面來說，應(yīng)當(dāng)在培訓(xùn)和學(xué)習(xí)中，主動(dòng)的增強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)，在具體的工作中，通過不斷的總結(jié)與反思，有意識(shí)的提高自己的信息化處理能力與水平。值得注意的是，在檔案管理工作中，還要加強(qiáng)在服務(wù)意識(shí)方面的提高，以期能夠更好的做好相關(guān)的檔案管理工作，為單位的未來發(fā)展與決策提供重要的有價(jià)值的依據(jù)。

2.積累經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新信息時(shí)代下的檔案管理模式

任何工作，效率與質(zhì)量是做好這項(xiàng)工作的重點(diǎn)。對(duì)于檔案管理工作來說，則更是如此。新時(shí)代的背景下，信息技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出迅猛之勢(shì)，要想做好檔案管理工作，就需要相關(guān)的檔案管理人員，在日常的工作中注意經(jīng)驗(yàn)的積累，不斷總結(jié)與完善，創(chuàng)新具有信息化特點(diǎn)的檔案管理模式，不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。另外，在檔案管理方面，還要做到信息化建設(shè)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)及多媒體設(shè)備，由傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒到y(tǒng)的檔案管理方式，提升檔案管理工作的信息化水平。值得注意的是，還要加強(qiáng)對(duì)于從事具體檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力與水平，特別是信息化技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與能力。從檔案管理人員自身角度來說，還應(yīng)當(dāng)在具體工作中善于總結(jié)，創(chuàng)新檔案工作的新方式與新方法，不斷地提高檔案管理的專業(yè)化水平。

3.提高規(guī)范化程度，進(jìn)一步完善檔案管理工作制度

檔案管理工作所涉及的方面較多，應(yīng)當(dāng)建立完備的檔案管理工作制度，以確保具體的工作能夠有章可循、有規(guī)可依。完善的工作制度，能夠規(guī)范檔案管理人員的日常行為，提高檔案管理工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，避免發(fā)生檔案丟失等情況的發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)制定相關(guān)的激勵(lì)制度，善用激勵(lì)機(jī)制激發(fā)相關(guān)檔案管理人員的工作積極性與主動(dòng)性，增強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員檔案管理的安全意識(shí)

從檔案管理工作的性質(zhì)來說，其是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作。作為從事檔案管理工作的人員來說，應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的安全意識(shí)，以保證檔案的安全。在當(dāng)前，信息化時(shí)代的背景下，檔案基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性，相比較傳統(tǒng)的管理方式來說，其具有著一些安全問題。這樣來看，檔案信息安全成為了當(dāng)前所亟需解決的問題。若是網(wǎng)絡(luò)檔案信息被別有用心的人所利用，就會(huì)出現(xiàn)很大的安全隱患。鑒于此，作為具體從事檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的安全意識(shí)，加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的相關(guān)培訓(xùn)，做好日常的檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，并及時(shí)更新殺毒軟件，同時(shí)做好檔案的備份工作。

三、結(jié)語

總之，檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展有著重要的意義，對(duì)于未來決策的制定也有著借鑒性的意義。作為相關(guān)的檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，增強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力。在實(shí)際的工作中，還應(yīng)當(dāng)注重經(jīng)驗(yàn)的積累，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的方式與手段。值得注意的是，相關(guān)的管理工作者，還應(yīng)當(dāng)不斷完善工作制度，使得具體的管理工作有章可循，更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。最后，從事檔案管理工作的人員，還應(yīng)當(dāng)注重提高安全管理意識(shí)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下注意檔案信息安全，并定期做好檔案?jìng)浞荨?/p>

參考文獻(xiàn)

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