中小學(xué)檔案規(guī)范化管理實(shí)踐分析

楊順花

摘 要：中小學(xué)檔案如實(shí)反映了中小學(xué)的各方面情況和各歷史時(shí)期的工作活動(dòng)，中小學(xué)檔案規(guī)范化管理水平對(duì)于中小學(xué)的活動(dòng)和沿革有重要的意義，高度重視檔案管理工作，保證檔案資料的完整性和真實(shí)性，從而更好的為學(xué)校的教育教學(xué)工作作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；檔案管理；規(guī)范化

中小學(xué)檔案主要包括文字、聲音、圖像、圖表等等，對(duì)于中小學(xué)教育具有極高的價(jià)值，記載了學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)面貌，對(duì)于學(xué)校的教育教學(xué)工作、行政工作具有重要的意義。檔案管理人員要盡快轉(zhuǎn)變觀念，提高中小學(xué)檔案規(guī)范化管理水平，提高自身的工作責(zé)任感，從而提升檔案管理水平，為推動(dòng)中小學(xué)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展發(fā)揮自己的作用。

1 中小學(xué)檔案規(guī)范化管理意義

中小學(xué)檔案主要包括學(xué)校的管理、招生、學(xué)籍、教育教學(xué)活動(dòng)、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等等方面的內(nèi)容，將中小學(xué)的發(fā)展歷程客觀、真實(shí)地呈現(xiàn)出來(lái)，是中小學(xué)教育教學(xué)發(fā)展過(guò)程中必不可少的資源。長(zhǎng)期以來(lái)中小學(xué)檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)中的重要經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，可以為學(xué)校今后活動(dòng)開(kāi)展提供全面可靠的參考依據(jù)，全面了解學(xué)校教育教學(xué)工作的發(fā)展情況，有利于學(xué)校對(duì)于未來(lái)發(fā)展道路的合理決策[1]。中小學(xué)檔案記載了學(xué)校的知識(shí)成果、學(xué)生以及教師工近年來(lái)的先進(jìn)事跡等，可以反映出學(xué)校的歷史沿革，加強(qiáng)中小學(xué)檔案規(guī)范化管理對(duì)于學(xué)校具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，是學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。

2 中小學(xué)檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

2.1 管理意識(shí)薄弱，工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

中小學(xué)檔案管理中普遍存在著檔案管理不清的情況，在中小學(xué)教育教學(xué)工作中，大部分人對(duì)于檔案工作的重要性還沒(méi)有很好的認(rèn)識(shí)，無(wú)法第一時(shí)間歸檔，信息資源開(kāi)發(fā)緩慢，檔案利用率低，檔案管理人員也缺乏專業(yè)的素養(yǎng)，許多中小學(xué)甚至沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理崗位，管理人員是臨時(shí)匹配或者是兼職，缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，也沒(méi)有接受崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，中小學(xué)檔案規(guī)范化管理水平提升較為困難。

2.2 檔案管理方式比較落后，硬件設(shè)施更新緩慢

中小學(xué)檔案是寶貴的信息資源，檔案資源的充分利用可以促進(jìn)中小學(xué)教學(xué)工作的正常開(kāi)展。在檔案收集整理和管理工作中，缺乏對(duì)檔案資料的分析和編研，導(dǎo)致檔案利用率較低，管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，個(gè)別學(xué)校還在采用傳統(tǒng)的手工管理檔案的方式，檔案硬件設(shè)施更新非常緩慢，檔案利用價(jià)值也難以得到提升，許多檔案存儲(chǔ)條件較差，防火、防盜、防霉、防潮等設(shè)施也沒(méi)有做到位，極易出現(xiàn)檔案丟失破壞的問(wèn)題，檔案管理設(shè)置體系不完整，阻礙了中小學(xué)檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

3 中小學(xué)檔案規(guī)范化管理實(shí)踐措施

3.1 完善中小學(xué)檔案的收集管理體系

學(xué)校檔案在管理過(guò)程中要堅(jiān)持以個(gè)人為主，開(kāi)創(chuàng)新的管理模式，及時(shí)保證材料歸檔齊全，整理有序，防止重要材料流失。檔案管理員要提高工作責(zé)任感，主動(dòng)收集優(yōu)秀教學(xué)案，分門別類收集管理，做好保管工作[2]。優(yōu)秀的教學(xué)檔案要根據(jù)不同的門類分別整理歸檔，以便后期檔案利用，在檔案管理過(guò)程中要重點(diǎn)收集學(xué)校資料、上級(jí)文件、公務(wù)活動(dòng)和重要會(huì)議的資料等，強(qiáng)化管理工作，按照統(tǒng)一的規(guī)范和格式進(jìn)行整理，提高案卷整理質(zhì)量，保持檔案結(jié)構(gòu)的完整性。根據(jù)檔案時(shí)間進(jìn)行整理，可以保證檔案的歷史聯(lián)系性。利用原有的整理基礎(chǔ)，保證檔案的系統(tǒng)性。促進(jìn)檔案管理的安全性和便利性，提高辦公自動(dòng)化水平，從而提高檔案管理工作的水平和效率，逐步淘汰老化的管理手段和設(shè)備，增加計(jì)算機(jī)、掃描器等等現(xiàn)代設(shè)備，采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索等等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，對(duì)于信息資料進(jìn)行收集處理和傳遞，利用現(xiàn)代設(shè)備做好檔案的存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理的規(guī)范化水平。

3.2 健全檔案管理制度

檔案是一種不可再生資源，要維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，促進(jìn)學(xué)校的正常發(fā)展，就離不開(kāi)學(xué)校檔案工作的支撐和保障。真實(shí)、完整、規(guī)范化的檔案是學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展的重要依據(jù)，要延長(zhǎng)檔案的壽命，減少檔案的毀損和滅失，就要建立完整的檔案管理制度，充分重視檔案管理工作，提高檔案管理意識(shí)，從根本上落實(shí)檔案管理措施，為檔案管理的規(guī)范化提供制度保障，保證檔案規(guī)范的分類歸檔和管理，建立立卷歸檔制度和保密制度，以及檔案的儲(chǔ)存、銷毀、借閱、分級(jí)管理制度。根據(jù)上級(jí)管理部門的要求，要設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，規(guī)范檔案工作的環(huán)節(jié)和標(biāo)準(zhǔn)，減少檔案管理的無(wú)序化，增強(qiáng)檔案管理工作的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性[3]。有條件的學(xué)?？梢栽O(shè)立綜合檔案室，將檔案按照文書(shū)、教學(xué)、學(xué)籍等等分別整理，設(shè)立防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮設(shè)施，確保檔案保管的安全性和便利性，提升檔案管理規(guī)范化水平，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范化建設(shè)。

3.3 中小學(xué)檔案規(guī)范化管理要明確目標(biāo)，做好規(guī)劃

中小學(xué)行政領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)聯(lián)系、密切配合，根據(jù)中小學(xué)實(shí)際的使用需要，制定明確的檔案管理目標(biāo)，明確檔案管理工作人員的目標(biāo)、管理制度目標(biāo)和檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)，在目標(biāo)指引下，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，確保目標(biāo)明確，制度有效落實(shí)，約束檔案管理工作人員的工作方式，從而提升檔案管理規(guī)范化水平。檔案管理要以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化管理為目標(biāo)，中小學(xué)要做好檔案管理規(guī)范化工作，舉辦宣傳交流活動(dòng)，增加資金投入，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，制定長(zhǎng)期規(guī)劃，并對(duì)完成程度較好的個(gè)人和集體采取一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施。

3.4 提高中小學(xué)檔案利用率，合理利用中小學(xué)檔案

中小學(xué)檔案是一種知識(shí)的資源，也是中小學(xué)的寶貴財(cái)富，具有重要的參考和利用意義。中小學(xué)檔案收錄了教師的科研成果、教學(xué)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)等等，具有較高的學(xué)習(xí)推廣價(jià)值，利用這些資料可以及時(shí)進(jìn)行信息交流，從而提高教師的專業(yè)水平，鼓勵(lì)教師不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，提升教學(xué)質(zhì)量，激發(fā)教師的信念，為教學(xué)工作培養(yǎng)出更加合格的人才[4]。學(xué)校檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)思想，培養(yǎng)扎實(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)工作的方針政策，系統(tǒng)掌握檔案學(xué)知識(shí)，改變觀念和態(tài)度，提高檔案管理規(guī)范化水平。在檔案工作中要努力開(kāi)發(fā)檔案的教育功能和意義，最大限度滿足學(xué)校對(duì)檔案信息的需求，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，開(kāi)發(fā)健全檔案的檢索工具，利用多媒體輔助檔案管理，使檔案管理方法更加高效靈活，豐富檔案管理的綜合服務(wù)功能，為師生提供方便滿意的利用資源，使檔案可以更好地為教育和教學(xué)工作服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

中小學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化是促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。中小學(xué)檔案管理工作，要緊跟現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，提升檔案管理的規(guī)范化水平，培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理手段，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，發(fā)揮學(xué)校檔案的功能，提高學(xué)校檔案的利用率，提升檔案在教育和教學(xué)工作中的作用。

參考文獻(xiàn)

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[4]趙桂琴.創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐與探索[J].新農(nóng)村：黑龍江，2016（10）：170.