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      新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

      2019-03-18 11:52:06楊娜
      卷宗 2019年6期
      關(guān)鍵詞:檔案管理信息化建設(shè)

      楊娜

      摘 要:近年來,隨著我國不斷的發(fā)展迅速,對(duì)于企業(yè)來說是機(jī)遇也是挑戰(zhàn),而企業(yè)要想穩(wěn)定地發(fā)展,管理工作是基礎(chǔ)前提,由于企業(yè)在發(fā)展過程中涉及到的內(nèi)容十分復(fù)雜,對(duì)于檔案管理工作就造成了一定的壓力。在新時(shí)期下,我國信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一定的條件,但在目前企業(yè)檔案信息化管理中還存在一定的問題?;诖?,本文即對(duì)企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析,并提出相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

      關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;信息化;建設(shè)

      隨著信息技術(shù)的發(fā)展,越來越多的信息技術(shù)手段得到了開發(fā)和應(yīng)用,這也為企業(yè)檔案管理提供了良好的條件。同時(shí),信息化管理也是未來發(fā)展的主要方向。為了促進(jìn)信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用,充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn),就需要充分認(rèn)識(shí)信息化管理的必要性,重視檔案信息化管理中存在的問題,并積極有效地進(jìn)行管理創(chuàng)新。

      1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性

      企業(yè)在發(fā)展過程中涉及的檔案范圍十分廣泛,因此檔案管理也面臨著較大的壓力,不僅需要做好日常管理工作,同時(shí)還要對(duì)施工工程檔案進(jìn)行管理,這也是工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。在傳統(tǒng)的企業(yè)信息交流中,主要是通過人和人之間接觸進(jìn)行傳遞,對(duì)檔案信息的獲取也主要是對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行查看,而在新時(shí)代背景下,現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理逐漸運(yùn)用了信息技術(shù)手段,有效地解決了時(shí)效性不足等問題。企業(yè)檔案信息化管理主要是以信息技術(shù)作為載體,進(jìn)而對(duì)管理過程中所需的全部信息進(jìn)行有效地收集、處理和共享,從而為項(xiàng)目的決策制定提供準(zhǔn)確依據(jù)。另外,企業(yè)檔案信息化管理還能對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效地監(jiān)督檢查,并對(duì)信息反饋進(jìn)行控制,這也能夠促進(jìn)企業(yè)更好地規(guī)劃和發(fā)展,提升檔案信息化管理的水平,企業(yè)還可以利用信息技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行有效地儲(chǔ)存,為后期的管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。因此,企業(yè)檔案信息化管理對(duì)企業(yè)的未來發(fā)展具有重要的作用,這就需要企業(yè)重視對(duì)其的研究和探索。

      2 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的信息化工作要求

      2.1 市場開發(fā)信息

      對(duì)我國時(shí)下的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行深入的分析,可以發(fā)現(xiàn)經(jīng)過多年的發(fā)展,我國的市場形勢(shì)已經(jīng)發(fā)展到相對(duì)成熟,但是這樣的發(fā)展環(huán)境,并不僅僅意味著企業(yè)在發(fā)展過程中將會(huì)有更為良好的發(fā)展前景,與此同時(shí),相關(guān)企業(yè)的發(fā)展還面臨著巨大的市場競爭壓力,如果企業(yè)管理人員不能夠針對(duì)時(shí)下發(fā)展日益激烈的市場形勢(shì),做出切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)方案的話,將會(huì)面臨被整個(gè)市場淘汰的命運(yùn)。而一家企業(yè)要想發(fā)展,就必須時(shí)下所掌握的市場經(jīng)營范圍的基礎(chǔ)上進(jìn)行市場開發(fā)工作,而對(duì)市場的市場形勢(shì)進(jìn)行分析,可以發(fā)現(xiàn)市場不僅要求企業(yè)要提供一個(gè)質(zhì)量較高的產(chǎn)品,而是要求企業(yè)在滿足產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)上,能夠更好的開發(fā)市場發(fā)展的潛力,以更高的市場競爭力來吸引市場以及消費(fèi)人群的目光,因此在這樣的市場發(fā)展形勢(shì)下,企業(yè)應(yīng)該盡快的擴(kuò)大自身生產(chǎn)及經(jīng)營范圍,盡快著手進(jìn)入一些發(fā)展較為空白的領(lǐng)域,或者是搶先進(jìn)入國外市場,在獲取大量市場信息的基礎(chǔ)上,提升自身發(fā)展的規(guī)模,增加自身的盈利。

      2.2 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的政策信息

      對(duì)整體的市場發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行深入的分析,可以發(fā)現(xiàn)市場穩(wěn)定與否,與我國國情有著較為密切的聯(lián)系,所以我國政府為了保證我國市場發(fā)展,有一個(gè)較為良好的環(huán)境,以及能夠保證一個(gè)較為穩(wěn)定的發(fā)展形勢(shì),在一些的情況下會(huì)定期的出臺(tái)一些政策鼓勵(lì)或者是維持市場發(fā)展,使之能夠保持一個(gè)健康平穩(wěn)的勢(shì)態(tài)。所以在企業(yè)范圍內(nèi)部,相關(guān)的管理人員要想在日益激烈的市場形勢(shì)下,保證企業(yè)有一個(gè)較強(qiáng)的市場競爭力,就必須對(duì)我國整體國情以及我國未來一段時(shí)間內(nèi)的市場發(fā)展形勢(shì)做出較為清晰且正確的分析,并且與此同時(shí)還需要對(duì)我國近期出臺(tái)的相關(guān)政策進(jìn)行深入探究,從中提取出對(duì)此事發(fā)展有利的關(guān)鍵因素,避免企業(yè)進(jìn)入一些發(fā)展中的誤區(qū),從發(fā)展技術(shù)以及政策的方面維持企業(yè)的良好發(fā)展秩序。

      2.3 企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息

      對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中的一系列工作進(jìn)行深入的分析,可以發(fā)現(xiàn)在正常工作進(jìn)展過程中如果有一個(gè)良好的信息化建設(shè)體系,對(duì)企業(yè)發(fā)展能夠發(fā)揮十分重要的積極作用,能夠及時(shí)的防止因?yàn)樾畔⒘魍ú粫?,給企業(yè)造成了一些不利影響。而對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行深入的分析,可以發(fā)現(xiàn)在以往工作發(fā)展中容易出現(xiàn)因?yàn)橹貜?fù)一件事的問題,所導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展技術(shù)創(chuàng)新工作上的失敗,因此在新形勢(shì)下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè),必須要注重技術(shù)創(chuàng)新工作的開展,只有在這樣的基礎(chǔ)上,才能杜絕一些根本性問題的產(chǎn)生,保證相關(guān)的信息化建設(shè)工作能夠有序順利展開。

      3 加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的措施

      3.1 革新管理理念,提高信息化意識(shí)

      現(xiàn)代企業(yè)必須著力扭轉(zhuǎn)檔案管理信息化的尷尬處境,通過廣泛宣傳信息化建設(shè)的必要性,促使管理人員轉(zhuǎn)變觀念意識(shí),提高對(duì)信息化建設(shè)的熱情。不僅深知信息化手段提高檔案管理的重要效能,還要重視信息化管理模式。通過全系統(tǒng)內(nèi)檔案管理信息化的宣傳力度,營造企業(yè)檔案信息化建設(shè)的氛圍,調(diào)動(dòng)參與管理的積極性。從思想上深入革新,從意識(shí)上端正認(rèn)識(shí),從操作上落實(shí)效果。

      3.2 完善信息化制度,建設(shè)機(jī)構(gòu)部門

      現(xiàn)代企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況,結(jié)合科學(xué)理論建立長效的運(yùn)行機(jī)制。制定完善的信息化管理制度,成立專業(yè)運(yùn)營維護(hù)機(jī)構(gòu),監(jiān)督和落實(shí)相關(guān)工作的進(jìn)行。要做到有計(jì)劃的信息化建設(shè),通過管理實(shí)況調(diào)查,制定詳細(xì)細(xì)則和規(guī)劃,用以指導(dǎo)信息化工作的開展;同時(shí),要鋪設(shè)性能較高的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),來提高我國檔案信息化管理的質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)資源的互助共享,避免閑置浪費(fèi)。

      3.3 加強(qiáng)信息化硬件建設(shè),創(chuàng)新信息化技術(shù)

      現(xiàn)代企業(yè)要建立科技投資的觀念,提高檔案管理信息化軟硬件設(shè)施的資本投入。配備齊全、先進(jìn)的硬件設(shè)施,為工作的開展提供基礎(chǔ)性能服務(wù)。還要大力引進(jìn)行業(yè)內(nèi)外的先進(jìn)軟件技術(shù),以科學(xué)理念為指導(dǎo),不斷創(chuàng)新實(shí)踐。進(jìn)一步劃分處理有效信息,保護(hù)機(jī)密文檔,提高檔案的安全穩(wěn)定性,將資源共享開放到最大程度。

      3.4 組建專業(yè)管理隊(duì)伍,搞好軟件開發(fā)利用

      在企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中,要實(shí)行人才戰(zhàn)略。引進(jìn)專業(yè)有素質(zhì)的復(fù)合型管理人才,提高整體檔案管理隊(duì)伍的水平。并對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn),傳遞先進(jìn)的管理理念,教授信息化技術(shù)手段。通過在崗繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)素質(zhì)考核,不斷提升信息化管理的能力和工作責(zé)任心、使命感。同時(shí),鼓勵(lì)管理人員創(chuàng)新應(yīng)用實(shí)踐,開發(fā)適合本單位實(shí)際的信息化管理軟件,提高現(xiàn)有軟件的利用水平。

      4 結(jié)束語

      新時(shí)代下的行業(yè)得到了快速的發(fā)展,我國的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營方式以及內(nèi)容都產(chǎn)生了巨大的變化,但是當(dāng)前的企業(yè)中,檔案管理工作還存在著一些阻礙創(chuàng)新發(fā)展的問題,因此,必須在企業(yè)的檔案管理方面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。企業(yè)必須加強(qiáng)重視對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新模式,檔案管理必須要快信息化的建設(shè),使檔案存在的獨(dú)特價(jià)值充分得到發(fā)揮,以促進(jìn)企業(yè)的長久發(fā)展。

      參考文獻(xiàn)

      [1]李宜鋒.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(08):80+91.

      [2]李志鳳.基于新形勢(shì)下的檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(07):40-41.

      [3]莊建琴.新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2018,26(10):209.

      [4]張杰,朱傳英.探討新形勢(shì)下如何推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].數(shù)字通信世界,2018(04):275.

      [5]周萍.企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)措施[J].城建檔案,2018(3):63-64.

      [6]周海霞.企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)途徑分析[J].人力資源管理,2018(2):204.

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