淺談縣級醫(yī)院人事檔案信息管理工作中的重要性

昌樂縣人民醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、急救、預(yù)防、保健為一體的三級乙等綜合性公立醫(yī)院，現(xiàn)有職工1446人，專業(yè)技術(shù)人員1296人，正高級職稱31名，副高級職稱122名，中級職稱560名，其中博士、碩士研究生136人。隨著醫(yī)院日益增多的中、高級人才交流、人才的培養(yǎng)和日趨繁雜的人事檔案管理工作，使得醫(yī)院對人事檔案信息的查閱、搜索及利用，成為對人才交流、培養(yǎng)、院外專家相互學(xué)習(xí)的重要途徑。

醫(yī)院的人事檔案信息較為完整的、系統(tǒng)的、客觀的記錄了醫(yī)院醫(yī)、護(hù)人員、后勤人員及其家庭成員的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、重要的社會關(guān)系及其他簡要信息，它是醫(yī)院對本院職工具體情況間接了解的一種直接途徑，它是有效的掌握了醫(yī)院管理的重要信息資源方式，是單方面考察、了解全院職工的重要方式，是正確合理評價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。隨著縣級公立醫(yī)院改革的深入推進(jìn)，實(shí)行法人治理，醫(yī)院自主進(jìn)行招聘，人才隊(duì)伍在不斷壯大，人才的流入非常頻繁，醫(yī)院對個(gè)人的人事檔案管理工作在人才流動的過程中起著非常重要的作用，并針對個(gè)人外出進(jìn)修的派遣、培訓(xùn)等提高人才隊(duì)伍素質(zhì)方面的作用十分重要，成為醫(yī)院對個(gè)人評價(jià)的重要資源。

由于人事檔案信息管理工作很枯燥，缺乏技術(shù)含量，而且受環(huán)境、人員的專業(yè)性、傳統(tǒng)的檔案管理制度等因素的限制，醫(yī)院在認(rèn)知上對人事檔案管理工作很輕視，根本不重視檔案管理工作的重要性。因此，在檔案管理員收集、整理、保管中存在著局限性，導(dǎo)致人事檔案不能發(fā)揮其重要的價(jià)值。

1 醫(yī)院在人事檔案工作方面存在的問題

1.1 醫(yī)院對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

在以往的檔案工作中，非檔案信息管理者對于檔案的管理工作很輕視，認(rèn)為人事檔案信息管理工作就是簡單的收集、整理、歸檔、登記，比起臨床上的工作，是很單純、簡單的，他們完全缺乏對人事信息檔案的了解和重視。最突出的表現(xiàn)為：1）醫(yī)院對于人事檔案信息管理工作缺乏足夠的重視，把人事檔案信息管理作為平時(shí)很簡單的一項(xiàng)工作來抓，主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案進(jìn)行放松式管理，并沒有制定相應(yīng)的管理制度，規(guī)范性不夠，對檔案信息管理沒有創(chuàng)新意識；2）對將要?dú)w檔的人事檔案信息不夠重視，甚至出現(xiàn)有些職工不將人事信息檔案交給檔案管理員管理，致使人、檔分離，造成入檔材料不完整，當(dāng)需要查閱的時(shí)候，就會出現(xiàn)有些人將檔案造假來填補(bǔ)空白，損害了人事檔案信息的重要性、真實(shí)性、權(quán)威性；非專業(yè)的檔案信息管理員同時(shí)還缺乏主動收集、整理、保管檔案的意識，對于不完整，或者人事信息嚴(yán)重缺失的，不愿意去補(bǔ)全，這就嚴(yán)重?fù)p害了人事檔案信息的重要性和完整性，致使人事檔案信息不能完全的體現(xiàn)出它的利用價(jià)值。

1.2 人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性不足

人事檔案信息管理工作必須要具有專業(yè)性，需要專門的人員進(jìn)行專業(yè)化管理。從現(xiàn)階段醫(yī)院的情況來看，根本沒有專業(yè)性的人事檔案信息管理人員，存在著非檔案管理專業(yè)人員在做其他工作的同時(shí)還要監(jiān)管檔案管理信息等問題，醫(yī)院的檔案工作現(xiàn)歸醫(yī)院辦公室管理，由于行政人員緊缺，檔案的管理工作與人事工作合二為一，因此，沒有專業(yè)的人事檔案信息管理人員管理檔案，且對其專業(yè)性不重視，沒有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)就上崗，按照以往的檔案管理方法簡單的收集、整理、歸檔，所以觀念依然陳舊落后，不能對人事檔案信息進(jìn)行創(chuàng)新化管理，而且工作量很大，會造成兼管不利，造成人事信息檔案準(zhǔn)確性的缺失。

1.3 檔案信息管理的信息化水平比較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療的到來，科學(xué)的技術(shù)手段的不斷更新，但醫(yī)院的檔案信息管理讓然以紙質(zhì)的檔案為主，還是傳統(tǒng)的的手工編碼、錄入，仍然沿用以往的方式方法進(jìn)行人事信息檔案的收集、整理、歸檔，對于采用數(shù)字信息化的方式進(jìn)行人事檔案信息管理還比較生疏。隨著醫(yī)院人才隊(duì)伍大量流入或流出，人事檔案信息的流動性增大，人員信息使用手工操作，成為紙質(zhì)檔案裝入人事信息檔案當(dāng)中，歸檔的工作量大，耗費(fèi)人力、物力，成本也較高，并且紙質(zhì)檔案不利于科學(xué)化管理，不易于查閱、搜索，很容易丟失或被人損壞，因此，人事檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性得不到有利的保障，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人才的交流、互動、管理。

2 如何改進(jìn)并完善醫(yī)院人事檔案信息管理

2.1 加強(qiáng)人事檔案信息管理制度的建設(shè)

從醫(yī)院的現(xiàn)狀來看，人事檔案信息管理的制度很薄弱，一直沿用以往的工作制度，幾乎沒有更新，更沒有規(guī)定相應(yīng)的崗位職責(zé)、工作流程，沒有創(chuàng)新意識，老是采用以往的粗放型的管理模式；其他科室的人事管理信息傳遞也不準(zhǔn)確、不及時(shí)，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人力資源的合理配置，因此，要做到：1）根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，要制定出《醫(yī)院人事檔案信息管理?xiàng)l例》等相關(guān)規(guī)范性制度，使檔案信息管理制度更加完善，要加強(qiáng)并鞏固醫(yī)院人事檔案信息管理制度；2）建立健全各類檔案信息管理的規(guī)章制度，提高檔案信息的利用率，及時(shí)將檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔、錄入，并不斷改善，實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。

2.2 加強(qiáng)人事檔案信息管理專業(yè)化建設(shè)

醫(yī)院的不斷發(fā)展和工作性質(zhì)的準(zhǔn)確劃分，對醫(yī)院人事檔案管理信息工作尤為重視，對人事檔案信息管理者的要求越來越多，甚至?xí)撸耸聶n案信息管理的完整性和準(zhǔn)確性，以及能否更好的利用人事檔案信息，這都與人事檔案信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平有關(guān)，直接影響醫(yī)院的人事工作。要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息管理專業(yè)化建設(shè)，首先要加強(qiáng)對檔案信息管理人員職業(yè)道德、職業(yè)操守的培養(yǎng)，必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心，必須嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，實(shí)事求是，強(qiáng)化對制定的檔案管理制度的學(xué)習(xí)，要不斷增強(qiáng)本工作崗位的專業(yè)素質(zhì)，對人事檔案信息要有效管理，保證能發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值。其次，每年選派檔案管理人員參加省、州、市檔案局組織的業(yè)務(wù)知識或者創(chuàng)新性管理法的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中不斷學(xué)習(xí)，并向其他檔案整理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)好的地方。因此，檔案信息管理者絕不僅僅要做好現(xiàn)在的檔案工作，還需要為未來的檔案管理做好工作，要學(xué)習(xí)利用數(shù)字化對檔案進(jìn)行歸檔，使得檔案信息工作能有條不紊的進(jìn)行。

2.3 加強(qiáng)人事數(shù)字化檔案的建立

建立醫(yī)院人事數(shù)字檔案，是適應(yīng)現(xiàn)代化辦公需求的重要工作之一，也是提高整個(gè)醫(yī)院對人事檔案的規(guī)范化保管及醫(yī)院相關(guān)人員或其他人員能快速查閱及利用的重要途徑。建立醫(yī)院人事數(shù)字檔案，這就要求專業(yè)檔案管理者摒棄一直延續(xù)下來的檔案收集、整理、保管的傳統(tǒng)方式，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)設(shè)施，運(yùn)用信息化技術(shù)，對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理。在電子文件時(shí)代，集中統(tǒng)一原則任然適用于數(shù)字檔案管理，首先，制定出數(shù)字檔案的收集、整理和管理制度。在整個(gè)醫(yī)院，以人事檔案和文書檔案居多。因此，要求專業(yè)的檔案管理人員，協(xié)調(diào)醫(yī)院其他科室，將所有上報(bào)需存檔的檔案用電子文檔的形式上傳至相關(guān)數(shù)字系統(tǒng)，由專業(yè)檔案員統(tǒng)一編號。特別是人事檔案信息，需統(tǒng)一分類編碼，并將這些編碼統(tǒng)一存儲，以文字形式轉(zhuǎn)為電子文檔。其次，要建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫。以先整理好的人事檔案電子文檔為基礎(chǔ)，建立一個(gè)完整的人事檔案系統(tǒng)，統(tǒng)一錄入編碼或者文本形式。通過建立的人事檔案系統(tǒng)，可很快的查詢到醫(yī)院每位員工、甚至是調(diào)出員工的所有的信息。人事檔案系統(tǒng)的建立，對醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和正確性做到了人盡其才、才盡其用，為醫(yī)院的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

檔案凝聚著醫(yī)院的所有創(chuàng)造、所有知識、檔案承載著醫(yī)院人才的信息，檔案管理在醫(yī)院管理中處于十分重要的位置。人事檔案的管理要與時(shí)俱進(jìn)，不斷開拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷為醫(yī)院發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

作者簡介

黃本英（1980-），男，漢族，山東省濰坊市，專科，檔案，昌樂縣人民醫(yī)院。