淺談如何做好新時期檔案信息化建設工作

曾國雄

摘 要：在科技的引領下，信息時代勢不可擋，檔案信息化建設成為新時期檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。為此，要準確掌握檔案信息化的涵義，正確認識信息化建設所帶來的影響力，探索更加有效的發(fā)展策略，凸顯傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，以信息化平臺為依托，全面提高檔案管理效率，保證整個檔案事業(yè)能夠與時俱進，全面發(fā)揮服務社會的價值。

關鍵詞：新時期；檔案信息化；涵義；價值；對策

對于檔案信息化建設，是計算機信息技術不斷發(fā)展進步的結果，同時，凸顯傳統(tǒng)檔案管理模式的滯后性，是維護檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。立足信息飛速發(fā)展的新階段，檔案管理者要堅持創(chuàng)新，以信息化為方向，緊跟時代發(fā)展，對檔案信息化建設進行全方位理解，以新技術以為手段，加快檔案資源開發(fā)與利用，

1 基于社會發(fā)展全方位分析檔案信息化建設的概念

對于檔案信息化建設，主要是適應新時期計算機網絡信息化發(fā)展的形勢，促使檔案工作由傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字信息化檔案管理模式過渡。具體講，首先，傳統(tǒng)紙質檔案在查閱以及渠道方面的凸顯不足，而依托計算機技術的數(shù)字化電子文件強化檔案資源物化屬性的改變，檔案資源服務效能被強化。其次，在檔案查閱方面，傳統(tǒng)渠道多為檔案室，而在信息化建設背景下，檔案使用者能夠通過多種方式進行查閱，如手機客戶端、電腦等，時空限制被打破，信息更顯共享性與互通性。再次，傳統(tǒng)檔案管理以人工方式為主，工作效率低下。但是，信息化檔案管理以自動化發(fā)展為渠道。最后，檔案信息化建設深化檔案服務社會化功能，檔案資源以網絡平臺為背景，檔案服務延伸至全社會范疇。

2 檔案信息化建設的社會價值

2.1 促進傳統(tǒng)價值性檔案資源的開發(fā)

對于檔案資源而言，是反映社會發(fā)展的不可再生資源，極具社會價值。但是，傳統(tǒng)檔案管理手段的不足不可避免地對檔案本身造成損壞，誘發(fā)檔案價值降低，無法有效發(fā)揮檔案作用。因此，檔案資源面臨被搶救與開發(fā)的問題。依托信息化建設，檔案管理能夠實現(xiàn)對大連紙質檔案的數(shù)字化處理，能夠滿足大容量與高保真的要求與標準，對提升檔案資源開發(fā)與利用意義深遠。

2.2 檔案管理模式向智能化發(fā)展，整個檔案管理流程凸顯一體化

目前，信息技術的影響力延伸至社會方方面面，檔案管理領域也積極引入，重視創(chuàng)新，以信息技術為手段，加快傳統(tǒng)檔案管理模式的轉變。信息技術加快數(shù)字化目錄與檢索系統(tǒng)的建立，信息被不斷優(yōu)化，促使檔案資源能夠實現(xiàn)收集、編研以及整理歸檔的一體化，促使檔案管理由人工模式向智能化跨越發(fā)展，是檔案管理適應社會、不斷創(chuàng)新的體現(xiàn)。

2.3 增強檔案管理精準化，檔案管理服務水平顯著提升

對于檔案管理工作，其凸顯服務性的特點。在檔案信息化建設的推動下，能夠為使用者提供更加人性化與智能化的網絡服務平臺。同時，查閱者可以結合需求，進行針對性查找。除此之外，使用者可以借助網絡平臺，提出自己使用意見，促使檔案管理者精準化增強，切實提升檔案管理服務水平。

3 深入剖析新時期檔案管理信息化建設過程中存在的問題

首先，缺乏完善與健全的檔案管理制度。在檔案管理工作實踐中，檔案管理制度凸匱乏性。從管理角度分析，檔案管理工作的有序推進離不開高效與科學的規(guī)章制度，同時，還要不斷對管理制度、便也利用方式等進行優(yōu)化完善。只有依托科學的管理制度，才能增強管理意識，為工作水平的提高奠定基礎。但是，目前，檔案管理在制度建設方面仍需提升，尤其是內容與質量管理落后，很難維護檔案的可靠性與準確性，使得檔案信息利用的權限與范圍不明確，給檔案信息化管理造成阻礙。其次，對于檔信息，比較突出的問題是利用率偏低，尤其在檔案資源利用程度、存儲模式以及檢索手段方面缺乏健全性，檔案信息在存儲方面很難實現(xiàn)持久性，在根本上制約了檔案信息的使用。

4 如何做好新時期檔案信息化建設工作

4.1 全員范圍內深化檔案信息化建設理念，摒棄落后思想，構建創(chuàng)新思維

對于新時期檔案管理工作，信息化理念的形成至關重要，這也是保證信息化建設的根本。為此，要在全員范圍內增強檔案信息化建設的意識，加大人力、物力等資源的投入力度。同時，對于檔案管理者，要正確認識自身的管理職責，明確信息化建設的持久性與持續(xù)性，摒除傳統(tǒng)檔案管理的不足，以便更好適應新時期全社會對檔案管理的基本要求，構建以網絡信息技術為基礎的檔案服務新格局。

4.2 做好紙質檔案向電子檔案的轉變工作，加強落實全文數(shù)據(jù)庫建設

對于檔案信息建設，從技術角度分析，要重視加快傳統(tǒng)紙質檔案資料向電子文檔的轉化，構架全文數(shù)據(jù)庫。基于此，要發(fā)揮現(xiàn)代設備的優(yōu)勢，大力進行紙質檔案的掃描、打印等處理，構建數(shù)字檔案，全面輸入微機，形成全文數(shù)據(jù)庫。另外，要構建與之相適應的目錄數(shù)據(jù)庫，構建高效高效的檢索體系，在根本上保證檔案資料開發(fā)利用的快速性、準確性與全面性。

4.3 重視檔案信息網絡化建設，提升檔案資源的高效開發(fā)與高度共享

從本質上分析，現(xiàn)代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的根本區(qū)別是資源查詢與利用的時空概念發(fā)生變化。在現(xiàn)代化的檔案管理實踐中，信息網絡化與信息高度共享是突出特征，更顯時空特質。具體講，要適應信息社會對檔案開發(fā)與利用的基本要求，加強互聯(lián)網平臺建設，構建電子文件數(shù)據(jù)管理中心，強化行業(yè)內檔案資源的互聯(lián)互通，加快檔案資源的共享，滿足檔案資源遠程查閱與異地使用的需求。

4.4 提升檔案管理者綜合素養(yǎng)，構建融檔案管理與現(xiàn)代信息技術于一體的綜合型管理隊伍

對于檔案信息化建設，高素質的檔案管理人才不可或缺，需要具備較強的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，尤其要掌握計算機網絡技術，對現(xiàn)代信息技術擁有深入的了解，這也是新時期檔案管理者面臨的基本要求?；诖?，要重視結合發(fā)展實際，積極開展業(yè)務培訓，組織各種方式的學習與進修，重視業(yè)務交流與溝通，在提升檔案管理者計算機應用水平的同時，強化設備有效維護與管理。另外，對網絡設計與軟件開發(fā)利用知識進行了解，掌握電子檔案信息采集與加工處理技能，在根本上構建擁有專業(yè)檔案管理知識、通曉現(xiàn)代信息技術的綜合型人才隊伍，實現(xiàn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的全方位提升。

4.5 全面維護數(shù)字化檔案資源的安全性，構建檔案資源信息安全保障體系

對于檔案信息化建設，需要以數(shù)字化檔案資源為基礎，依托網絡多媒體平臺，構建檔案資源網絡共享模式。對于網絡而言，其融開放性與虛擬性于一體，在提高檔案資源開發(fā)利用便利性的同時，安全問題也不容忽視。為此，要重視檔案信息安全性的維護，可以使用多種安全措施，如實名認證、秘鑰管理、網絡防火墻以及殺毒軟件等，構建更加有效的檔案資源信息安全保障體系。

5 結束語

綜上，立足新的發(fā)展時期，檔案管理工作對社會發(fā)展意義深遠。隨著信息技術的飛速發(fā)展，信息技術的優(yōu)勢被引入檔案管理實踐，檔案信息化建設成為新的方向，強化信息化管理平臺的構建，有效提升檔案信息化服務水平，提升檔案開發(fā)利用水平，以更好適應新時期整個社會對檔案管理的新要求，為社會發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻

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