學(xué)生學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理措施探討

趙開(kāi)燦

摘 要：學(xué)籍檔案中如實(shí)記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、在校表現(xiàn)和思想品德等信息，具有極高的保存價(jià)值，并通過(guò)文字、圖表、音像和電子等形式存儲(chǔ)下來(lái)，是學(xué)生在校期間學(xué)籍、成績(jī)與畢業(yè)等方面的重要憑證。當(dāng)前學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理上還顯得不夠規(guī)范，存在很多需要解決的問(wèn)題，這需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員提高重視，采取科學(xué)合理的管理方法，確保進(jìn)一步發(fā)揮出學(xué)籍檔案在規(guī)范學(xué)校管理、維護(hù)學(xué)生權(quán)益和服務(wù)社會(huì)等方面的作用。本文將簡(jiǎn)述學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性，并分析了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀，最后提出了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)生學(xué)籍；檔案管理；規(guī)范化

每個(gè)學(xué)生都有學(xué)籍檔案，其中內(nèi)容包括學(xué)習(xí)成績(jī)、教師評(píng)價(jià)等，在信息化背景下既有紙質(zhì)檔案，也有電子檔案，是學(xué)生接受教育的憑證，保管價(jià)值非常高。隨著學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，很多學(xué)校每年的招生數(shù)量都不斷增加，這極大增加了學(xué)籍檔案管理工作難度。對(duì)此，我們要充分意識(shí)到當(dāng)前學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的不足，積極采取切實(shí)可行的措施，不斷提升學(xué)籍檔案的規(guī)范化、科學(xué)化水平。這樣才能將學(xué)籍檔案的價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)，更好的服務(wù)學(xué)生和學(xué)校的發(fā)展。

1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案管理是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，其可以將學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況真實(shí)呈現(xiàn)出來(lái)，并客觀(guān)反映了學(xué)生在校期間的德、智、體、美等方面的情況，是學(xué)生接受教育的經(jīng)歷及其學(xué)識(shí)水平的信用憑證。而教育管理部門(mén)與教師通過(guò)學(xué)籍檔案，也可以全面、準(zhǔn)確了解學(xué)生基本情況，便于因材施教，采取有效措施促使學(xué)生全面發(fā)展。學(xué)籍檔案管理工作的好壞，對(duì)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、社會(huì)聲望等也有較大的影響，這要求我們更加規(guī)范的管理學(xué)生學(xué)籍檔案。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 學(xué)籍檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多學(xué)校在學(xué)籍檔案管理制度上還顯得不夠完善，這樣會(huì)讓實(shí)際檔案管理工作變得混亂，且不能提高檔案管理人員的責(zé)任心，既影響了學(xué)籍檔案收集、整理和存儲(chǔ)等工作的順利進(jìn)行，也不利于后期對(duì)學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)與利用。同時(shí)很多學(xué)籍檔案管理人員身兼數(shù)職，思想觀(guān)念落后，忽視對(duì)最新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不了解學(xué)籍檔案特點(diǎn)、規(guī)律及價(jià)值。這樣他們?cè)诠ぷ髦芯惋@得不夠積極，也很少進(jìn)行創(chuàng)新，難以提升學(xué)籍檔案管理工作的效率，無(wú)法在教學(xué)管理、教育研究等工作中發(fā)揮出學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用。

2.2 管理不規(guī)范，信息化水平低

大部分師生缺乏對(duì)學(xué)籍檔案的正確認(rèn)識(shí)，對(duì)其價(jià)值也了解不多。學(xué)生將自身當(dāng)成學(xué)籍檔案管理中的被動(dòng)對(duì)象，教師的工作重心也放在教學(xué)上，不清楚學(xué)籍檔案管理制度，重視程度也不夠[1]。且學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也忽視了檔案管理工作，未及時(shí)配置學(xué)籍檔案所需的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，且檔案管理人員也被動(dòng)開(kāi)展工作，對(duì)發(fā)生變化的學(xué)籍檔案也很少及時(shí)進(jìn)行登記備案，這樣導(dǎo)致一些珍貴的原始資料與證明材料出現(xiàn)了丟失、損壞等現(xiàn)象，影響了學(xué)籍檔案的完整性。由于對(duì)學(xué)籍檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致在這項(xiàng)工作中的投入較少，不斷提升學(xué)籍檔案管理信息化水平，既影響了學(xué)籍檔案的查詢(xún)與利用，也無(wú)法為學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3 學(xué)籍檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

一些學(xué)校還未配置專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，大多由其他工作人員兼職，這部分人員基本沒(méi)有接受過(guò)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要依靠自己摸索，這樣無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)籍檔案管理工作要求。且學(xué)校也不重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，且檔案管理隊(duì)伍也不夠穩(wěn)定，存在著較大的流動(dòng)性，這些都為學(xué)生學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理帶來(lái)了不利影響。

3 學(xué)生學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理措施

3.1 完善學(xué)籍檔案管理制度

只有不斷完善學(xué)籍檔案管理制度，才能提升學(xué)籍檔案管理水平，提升學(xué)校教育教學(xué)工作成效。學(xué)校要在整體發(fā)展規(guī)劃中納入學(xué)籍檔案工作種，建立健全的管理體制，讓學(xué)籍檔案工作得到有效的領(lǐng)導(dǎo)與管理[2]。學(xué)校要通過(guò)對(duì)學(xué)籍檔案管理制度的完善，從學(xué)校中心工作與主要任務(wù)出發(fā)，確保學(xué)籍檔案各環(huán)節(jié)工作都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，并堅(jiān)持“以服務(wù)為主”的理念，將服務(wù)功能真正體現(xiàn)出來(lái)，加大對(duì)學(xué)籍檔案管理內(nèi)容與數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)力度，促使學(xué)籍檔案管理效率不斷提升。此外，學(xué)校要將各部門(mén)人員的學(xué)籍檔案管理職責(zé)明確下來(lái)，要求其每學(xué)期按時(shí)、完整和準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔，用制度的約束力讓學(xué)籍檔案真實(shí)性認(rèn)證與鑒別得到加強(qiáng)，提升其可靠性與真實(shí)性。要嚴(yán)格執(zhí)行考核管理制度與激勵(lì)機(jī)制，保障獎(jiǎng)罰分明，激發(fā)每個(gè)人員的工作積極性。

3.2 統(tǒng)一規(guī)范管理學(xué)籍檔案

第一，學(xué)校要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，應(yīng)用先進(jìn)的信息管理平臺(tái)。要避免學(xué)籍檔案在個(gè)人手中散存，應(yīng)該通過(guò)學(xué)籍檔案管理科室的建立，對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范，包括新生登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)和檔案轉(zhuǎn)遞情況等，為師生利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索提供便利，及時(shí)獲取所需學(xué)籍檔案材料。包括學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證和出國(guó)留學(xué)等方面的信息[3]。第二，對(duì)學(xué)籍檔案收集與整理工作進(jìn)行規(guī)范。學(xué)籍檔案的收集要按照以下流程進(jìn)行：首先，對(duì)新生入學(xué)前的檔案材料進(jìn)行收集，必須自身新生入學(xué)報(bào)道前就開(kāi)展收集工作；其次，對(duì)學(xué)生在校期間各方面檔案資料進(jìn)行收集；最后，在學(xué)生即將畢業(yè)的時(shí)候，還要收集學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、思想、綜合素質(zhì)等總結(jié)與評(píng)價(jià)材料，包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績(jī)總表和畢業(yè)生體檢表等材料。所有檔案材料必須保證百分百歸案率，滿(mǎn)足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，學(xué)籍檔案存放分類(lèi)也要做到清晰，規(guī)范擺放案卷。

3.3 提升學(xué)籍管理信息化水平

通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，能夠保證順利實(shí)現(xiàn)科學(xué)、準(zhǔn)確和高效的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。近年來(lái)很多學(xué)校都逐步增加了招生數(shù)量，而人工管理方式已經(jīng)難以滿(mǎn)足學(xué)籍檔案管理要求，需要充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)及時(shí)，盡快建立起學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，在學(xué)籍管理中充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用[4]。學(xué)校要通過(guò)匯集學(xué)生在校期間各項(xiàng)信息，打造完整的學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫(kù)，便于隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用與統(tǒng)計(jì)分析，確保學(xué)校各部門(mén)可以及時(shí)互換信息，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也能夠及時(shí)了解相關(guān)信息。學(xué)生要利用網(wǎng)絡(luò)直接查詢(xún)學(xué)籍信息、考試成績(jī)與課表等，達(dá)到共享資源的目的，讓學(xué)籍管理文件能夠自動(dòng)化檢索，不斷提升學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化水平。

3.4 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

學(xué)習(xí)學(xué)籍檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，也比較瑣碎，也有著較強(qiáng)的程序性與專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。學(xué)籍檔案管理人員除了要掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)以外，也要對(duì)檔案事業(yè)保持足夠的熱愛(ài)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠在檔案工作中遵守紀(jì)律。學(xué)校也要定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，幫助他們盡快更新知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，提升學(xué)籍檔案管理信息化水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理意義重大，能夠確保將學(xué)籍檔案的價(jià)值有效體現(xiàn)出來(lái)，為今后的查詢(xún)與利用提供便利。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校的各方面情況，值得我們認(rèn)真、規(guī)范進(jìn)行管理，做好學(xué)籍檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用等工作。對(duì)此學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，積極采取應(yīng)對(duì)措施，不斷提升學(xué)籍檔案管理水平，滿(mǎn)足當(dāng)前教育形勢(shì)發(fā)展的要求。

參考文獻(xiàn)

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