《Office辦公軟件應(yīng)用》教學(xué)中的畢業(yè)論文排版應(yīng)用

鄒煥 汪海洋

摘要：畢業(yè)論文撰寫(xiě)是每個(gè)高校學(xué)生的必修環(huán)節(jié)，本文以電子科技大學(xué)學(xué)士學(xué)位論文撰寫(xiě)要求為例給出了運(yùn)用Microsoft公司的Word組件完成畢業(yè)論文排版的全過(guò)程及相關(guān)技巧，使得學(xué)生能高效、規(guī)范地排版畢業(yè)論文。

關(guān)鍵詞：Microsoft Word；排版；畢業(yè)論文

中圖分類(lèi)號(hào)：G642.41 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）07-0080-02

科學(xué)排版設(shè)置是解決該問(wèn)題的根本方法。畢業(yè)論文的排版通常每個(gè)學(xué)校的要求規(guī)范均不相同，但設(shè)置方式上是一致的。在《Office辦公軟件應(yīng)用》課中全面講述了Word部分的各種操作技巧，課程的一個(gè)重要輸出是指導(dǎo)學(xué)生高效排版畢業(yè)論文。本文將以電子科技大學(xué)本科學(xué)士學(xué)位論文要求為例，全面講述畢業(yè)論文排版的全流程及其中各部分的技巧，使得學(xué)生能夠更高效且科學(xué)地完成排版任務(wù)。

論文的內(nèi)容通常包括封面、中文摘要、英文摘要、目錄、正文章節(jié)、致謝以及參考文獻(xiàn)這六大部分。畢業(yè)論文的排版順序應(yīng)為：頁(yè)面設(shè)置—樣式格式設(shè)置—圖表公式題注設(shè)置—參考文獻(xiàn)尾注設(shè)置—頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置—目錄設(shè)置—全文通查。

由于篇幅限制，本文假定讀者有一定的Word操作技能以及了解部分功能操作，如樣式設(shè)置等。

一、頁(yè)面設(shè)置

頁(yè)面設(shè)置是對(duì)整篇文檔的全局設(shè)置，應(yīng)放在首位，具體設(shè)置方式較為簡(jiǎn)單。點(diǎn)擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡依次設(shè)置頁(yè)邊距上下為3.5厘米，左右均為3厘米，紙張大小為A4紙。雙擊頁(yè)眉區(qū)域，在出現(xiàn)的“頁(yè)眉和頁(yè)腳工具”—“設(shè)計(jì)”—“位置”處設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳距邊界均為2.75厘米。

考慮到頁(yè)面設(shè)置之后每章節(jié)的頁(yè)眉均不相同，只有對(duì)通篇文檔進(jìn)行分節(jié)才可以對(duì)不同節(jié)的頁(yè)眉進(jìn)行不同的設(shè)置，所以需要對(duì)通篇進(jìn)行各部分的分節(jié)同時(shí)進(jìn)行分頁(yè)。

點(diǎn)擊“視圖”—“大綱視圖”，選中“僅顯示首行”，將大段的正文簡(jiǎn)化為一行，而后對(duì)需要分節(jié)的每一處添加分節(jié)并分頁(yè)分隔符，“頁(yè)面布局”—“分隔符”—“分節(jié)”—“下一頁(yè)”。此處注意是否需要設(shè)置為奇數(shù)頁(yè)，通常中文摘要、英文摘要、目錄以及第一章之前都需要是在奇數(shù)頁(yè)上呈現(xiàn)。

二、樣式格式設(shè)置

在頁(yè)面設(shè)置完成之后，需要對(duì)論文的各級(jí)標(biāo)題以及正文的文字進(jìn)行格式設(shè)置，而論文規(guī)范中對(duì)每一級(jí)文字都有具體的要求。通過(guò)樣式的設(shè)置，可以方便管理同一級(jí)文字的具體格式，并且若格式需要調(diào)整或修改只需要對(duì)樣式進(jìn)行調(diào)整即可。

將系統(tǒng)自帶的樣式標(biāo)題1、標(biāo)題2等修改成所要求的一級(jí)二級(jí)字體格式樣式，建議將不帶編號(hào)的標(biāo)題如摘要、致謝、參考文獻(xiàn)等新建一個(gè)新的樣式。同理設(shè)置圖題、表頭、公式等樣式，注意對(duì)每級(jí)標(biāo)題的段落設(shè)置中大綱級(jí)別設(shè)置，方可后續(xù)自動(dòng)生成目錄。

為了各級(jí)標(biāo)題能自動(dòng)編號(hào)，可以采用多級(jí)列表關(guān)聯(lián)樣式的方式，使得應(yīng)用該樣式的時(shí)候自動(dòng)在標(biāo)題內(nèi)容前面編號(hào)。具體操作：定義一個(gè)新的多級(jí)列表關(guān)聯(lián)，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框點(diǎn)擊左下角的“更多”，將級(jí)別鏈接到樣式中，每一級(jí)分別鏈接到相應(yīng)的樣式，如級(jí)別1鏈接到標(biāo)題1，級(jí)別2鏈接到標(biāo)題2，注意對(duì)齊位置設(shè)置為0，如圖1所示。

設(shè)置完各種樣式之后進(jìn)入大綱視圖模式，對(duì)正文以及各級(jí)標(biāo)題，包括圖題、表頭等應(yīng)用相應(yīng)的樣式，經(jīng)過(guò)多級(jí)列表設(shè)置后，有標(biāo)題的內(nèi)容就將自動(dòng)編號(hào)，一旦需要做篇幅上的調(diào)整不必?fù)?dān)心編號(hào)出錯(cuò)。

三、題注設(shè)置

為了將圖、表以及公式的順序也自動(dòng)編號(hào)，采用引用—題注的方式。由于圖表編號(hào)方式為圖1-2，前面的1代表章號(hào)，后面的2代表該章的第2幅圖。所以在設(shè)置題注的時(shí)候需要關(guān)聯(lián)章號(hào)，點(diǎn)擊“插入題注”：—“編號(hào)”—“包含章節(jié)號(hào)”，如圖2所示。

同理設(shè)置表頭編號(hào)以及公式的編號(hào)，并需要關(guān)聯(lián)章節(jié)號(hào)。圖題居中放在圖的下方，表頭居中放在表的上方，公式居中，公式編號(hào)右端對(duì)齊。注意：公式的對(duì)齊可以考慮采用制表符，分別設(shè)置一個(gè)居中，一個(gè)右端對(duì)齊制表符解決一個(gè)段落中出現(xiàn)的多種對(duì)齊方式設(shè)置。

另需要注意要求中包含圖需要距離文本有6磅的距離，以及圖題距離正文有6磅，也即是圖所在行的段落段前設(shè)置成6磅，而圖題所在段的段后設(shè)置成6磅。同理于表及公式的段前段后設(shè)置。

四、尾注設(shè)置

論文中尤其是國(guó)內(nèi)外動(dòng)態(tài)部分通常需要引用參考文獻(xiàn)，并按順序編號(hào)，且參考文獻(xiàn)均列在論文的末尾處，所以可以采用尾注的方式進(jìn)行編號(hào)設(shè)置。點(diǎn)擊“引用”—“腳注對(duì)話(huà)框”—“尾注”，注意修改尾注的編號(hào)方式為1，2，3。

注意到尾注會(huì)有尾注標(biāo)志線(xiàn)，去除的方式：進(jìn)入“大綱視圖”，點(diǎn)擊“引用”—“腳注”—“顯示備注”，下方的尾注部分，刪除尾注分隔符，以及尾注延續(xù)分隔符。

五、頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置

頁(yè)眉的設(shè)置上，要求奇偶頁(yè)不同，奇數(shù)頁(yè)顯示當(dāng)前章名，偶數(shù)頁(yè)為電子科技大學(xué)學(xué)士學(xué)位論文。雙擊進(jìn)入頁(yè)眉編輯狀態(tài)，在“選項(xiàng)”中選擇“奇偶頁(yè)不同”，實(shí)際操作時(shí)應(yīng)注意，每節(jié)頁(yè)眉的奇數(shù)頁(yè)的編輯要點(diǎn)擊取消選中“鏈接前一節(jié)頁(yè)眉”，頁(yè)眉右側(cè)“與上一節(jié)相同”的標(biāo)識(shí)就會(huì)消失，這樣就獨(dú)立編輯各章的頁(yè)眉。同樣的道理在頁(yè)腳中，頁(yè)腳主要是編號(hào)，但是注意摘要，英文摘要直到目錄部分的編號(hào)方式為I，II，III等，第一章之后便是1，2，3等。字號(hào)注意調(diào)整為頁(yè)眉宋體五號(hào)，頁(yè)碼宋體小五。

六、目錄設(shè)置

目錄可以通過(guò)“引用”—“目錄”—“自定義目錄”的方式插入，在產(chǎn)生的對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“修改”如圖3所示，出現(xiàn)的目錄1、目錄2、目錄3等分別對(duì)應(yīng)不同級(jí)別標(biāo)題的格式設(shè)置，再點(diǎn)擊此處的“修改”可以做調(diào)整，比如字體上第一級(jí)要求黑體，其他級(jí)是宋體，每一級(jí)比上一級(jí)的左側(cè)多縮進(jìn)2個(gè)半角字符等。確認(rèn)產(chǎn)生了目錄之后注意手動(dòng)刪除前面的英文摘要和目錄條。

七、通查全文

最后一個(gè)步驟就是通查全文的格式設(shè)置問(wèn)題，注意圖表大小不超過(guò)頁(yè)面邊距，圖表與題注不能分頁(yè)，參考文獻(xiàn)單條不分頁(yè)。

八、結(jié)論

通過(guò)本論文介紹的論文排版思路及順序，可以使學(xué)生更有效、快速地修改畢業(yè)論文，掌握Word排版的各種操作。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭新房，孫巖，等.從新手到高手：Office 2013辦公應(yīng)用[M].清華大學(xué)出版社，2014：12.

[2]智云科技.Office 2013綜合應(yīng)用[M].清華大學(xué)出版社.2015：1.