基于信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作的分析

向錦禹

摘 要：現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為事業(yè)單位傳統(tǒng)的文書檔案管理工作，提供了新的發(fā)展思路。本文首先對信息化背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行了概述，分析了信息化管理工作的優(yōu)勢，也探究了其中存在的不足；隨后，以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步分析了信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化策略，旨在為關(guān)注這一領(lǐng)域的人士，提供一些可行性較高的參考意見。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；文化檔案管理

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及人民生活水平的提高，社會各界對于我國事業(yè)單位內(nèi)部管理工作，尤其是利用信息化技術(shù)，對事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案進(jìn)行管理等方面，越來越關(guān)注。信息科學(xué)發(fā)展水平的提升，已經(jīng)對國內(nèi)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，提供了有益指導(dǎo)。如何科學(xué)合理地利用信息科學(xué)技術(shù)，將大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，融入到事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作中，成為了相關(guān)領(lǐng)域工作人員的工作重點(diǎn)之一。

1 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

在信息化科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我國事業(yè)單位的文書檔案管理工作，也呈現(xiàn)出了新的發(fā)展特征。

1.1 信息化文書檔案管理的優(yōu)勢

信息化技術(shù)的合理應(yīng)用，為事業(yè)單位文書檔案管理工作，提供了新的思路。信息技術(shù)的便捷和智能特征，可以將檔案和文書等，進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)，信息技術(shù)還具有較強(qiáng)的記憶功能，對于文書檔案的整改，都可以進(jìn)行科學(xué)的記錄。傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書檔案管理工作，主要是依靠人工進(jìn)行記錄和整理。此種方式的時(shí)間花費(fèi)較多，并且會給管理人員，帶來較大的工作負(fù)擔(dān)。信息化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，可以在某種程度上，通過自動化的方式，減少分類管理的時(shí)間，提高了管理工作的效率[1]。不僅如此，事業(yè)單位文書檔案管理工作中，合理地應(yīng)用信息化科學(xué)技術(shù)，還有利于實(shí)現(xiàn)文書檔案等資源的交流和共享。各類信息資源，都以數(shù)據(jù)的形式存儲在網(wǎng)絡(luò)空間中，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索工具，對檔案庫中的文書檔案進(jìn)行調(diào)取和使用，提高了資源的利用效率。

1.2 信息化文書檔案管理的不足

受到自身性質(zhì)和工作內(nèi)容的限制，事業(yè)單位的內(nèi)部文書檔案管理工作模式，并不如企業(yè)那么完善。在實(shí)際的管理工作中，應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，會嚴(yán)重降低事業(yè)單位的工作效率。為了提高事業(yè)單位文書檔案管理效率，部分事業(yè)單位選擇了信息化管理模式。但是，在具體的操作環(huán)節(jié)中，工作人員的專業(yè)化水平較低，對于信息化和大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的認(rèn)知不到位，都成為導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理存在不足的主要原因。此外，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，不穩(wěn)定的因素還有很多。信息化的檔案管理模式，缺乏科學(xué)妥善的管理制度，會導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理存在安全性隱患，私密信息容易泄露，對于事業(yè)單位的管理工作會造成負(fù)面影響。

2 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作優(yōu)化策略

通過上文的分析能夠看出，信息化科學(xué)技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理中的應(yīng)用，體現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢。但是不可否認(rèn)的是，其中仍存在不足，因此可以從以下幾個(gè)方面著手，優(yōu)化信息化的管理模式。

2.1 創(chuàng)新發(fā)展管理理念

事業(yè)單位文書檔案管理工作，需要結(jié)合現(xiàn)代的信息化科學(xué)技術(shù)發(fā)展模式。因此，在實(shí)際的工作中，需要對管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，將信息化的發(fā)展模式與事業(yè)單位文書檔案管理工作相互結(jié)合。文書檔案管理工作，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征。比如，我國某地區(qū)的事業(yè)單位，在組織內(nèi)部工作人員參與到文書檔案管理工作的過程中，主要對工作人員的認(rèn)知水平進(jìn)行了提升。在單位內(nèi)部，定期組織開展文書檔案管理工作，與事業(yè)單位發(fā)展理念融合創(chuàng)新的宣傳工作，不斷提高工作人員的認(rèn)知。此外，當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位的工作人員，還加大了資金技術(shù)的投入。對信息化設(shè)備進(jìn)行了升級，為文書檔案信息化管理理念的創(chuàng)新發(fā)展，以及實(shí)際應(yīng)用等，都奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

2.2 建設(shè)信息化管理空間

事業(yè)單位文書檔案管理工作中，信息化管理空間的建設(shè)，可以提供相對穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境。文書檔案管理的信息化空間建設(shè)工作，要確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中的優(yōu)勢，可以被充分地發(fā)掘出來，不同區(qū)域的文書檔案，可以在網(wǎng)絡(luò)空間當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)資源共享。通過網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，可以構(gòu)建出更為立體化的發(fā)展體系，加強(qiáng)對文書檔案的信息化管理。此外，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還可以根據(jù)文書檔案的具體內(nèi)容，對其進(jìn)行分類和歸檔。其他部門的工作人員，可以根據(jù)自己的使用需求，對文書檔案進(jìn)行過組卷、復(fù)制、下載以及打印等操作。通過此種方式，能夠充分地發(fā)揮出事業(yè)單位文書檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)空間的安全性管理，對文書檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期升級操作，有利于創(chuàng)造更為穩(wěn)定和可靠的空間，提升文書檔案等其他資料的安全性。

2.3 提高人員綜合素質(zhì)

除了上述兩種方法以外，為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位文書檔案管理的信息化水平，有關(guān)部門的工作人員，還要提高工作人員的綜合素質(zhì)。作為文書檔案管理工作的核心，工作人員的素養(yǎng)會對工作效率和工作質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。因此，提高工作人員的綜合素質(zhì)，可以為事業(yè)單位文書檔案管理信息化水平的提升，提供更加強(qiáng)大的動力支持。比如，我國某地區(qū)的事業(yè)單位，為了提高內(nèi)部檔案管理工作的信息化水平，重點(diǎn)對從事該領(lǐng)域工作的管理人員，進(jìn)行了理論知識和專業(yè)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。通過組織定期培訓(xùn)，可以將行業(yè)內(nèi)部最先進(jìn)的理念和技術(shù)等，在第一時(shí)間，傳授到基層組織管理部門之中。讓管理人員接觸到最先進(jìn)的管理理念和科學(xué)技術(shù)，可以提高綜合運(yùn)用多種技術(shù)的能力。不僅如此，該地區(qū)事業(yè)單位的文書檔案管理部門主管，還對工作人員的實(shí)踐操作能力，進(jìn)行了定期培訓(xùn)和考核。通過此種方式，確保工作人員在應(yīng)用信息化科學(xué)技術(shù)時(shí)，可以達(dá)到規(guī)范性需求。

3 總結(jié)

綜上所述，信息檔案科學(xué)技術(shù)下，事業(yè)單位的文書管理工作，面臨著新的挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)的合理應(yīng)用，也為該項(xiàng)工作提供了科學(xué)的發(fā)展路徑。相關(guān)領(lǐng)域的工作人員，要在日常的建設(shè)和管理工作當(dāng)中，不斷地探究出信息化背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作存在的不足，充分地發(fā)揮出信息化科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢，幫助事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展理念，建設(shè)更為合理的信息化管理空間，確保該項(xiàng)工作有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馬榮.文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義[J].中國市場，2018（10）：110+112.

[2]麥小蘭.大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究[J].城建檔案，2017（02）：31-32.