檔案數(shù)字化中如何處理檔案著錄問題

馮麗麗

摘 要：在當(dāng)前的數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)工作中，檔案管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會通過使用多種計算機以及信息技術(shù)手段來應(yīng)對檔案著錄問題，提升檔案信息資源的綜合應(yīng)用價值。在根據(jù)檔案材料的內(nèi)容與類型展開整理工作時，需預(yù)先編制檔案目錄。在轉(zhuǎn)變檔案管理工作展開方法時，需關(guān)注著錄工作需求，數(shù)字技術(shù)可幫助提升檔案管理工作的效率，現(xiàn)剖析檔案信息著錄環(huán)節(jié)中的問題。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；處理方法；檔案著錄；問題

檔案著錄工作主要可以被劃分成錄與著兩部分，首先需要對檔案信息進(jìn)行標(biāo)引，將檔案主題內(nèi)容的自然語言向檢索系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)語言進(jìn)行轉(zhuǎn)變；而后需要抄錄檔案的基本信息，包括時間與作者等，形成完整的著錄條目，著錄工作的核心任務(wù)為標(biāo)引。在數(shù)字化系統(tǒng)中，多種檔案管理工作均發(fā)生了變動，除了提升著錄工作效率之外，檔案著錄環(huán)節(jié)中也形成了一些新的問題，包括不法全程著錄、無法層級著錄以及著錄工作的適應(yīng)范圍等。

1 檔案著錄工作中的主要問題分析

展開檔案信息著錄工作時，以下問題給該基礎(chǔ)性的管理工作帶去影響，必須及時解決：

1.1 層次著錄問題

國際化的檔案著錄原則主要是尊重全宗理論作為基礎(chǔ)的多級著錄，也就是從整體到部分，根據(jù)檔案著錄的等級相關(guān)性、條目的連接性等進(jìn)行著錄。將著錄項目劃分為多個層級，例如劃分為6個層級，主要為全宗、子全宗、案卷、文件、類別、子類別。但是我國當(dāng)前的著錄規(guī)則只是簡單地規(guī)劃了單份文件或單個卷宗的著錄項目或格式，主要是以符號、文字、信息源以及項目細(xì)則為主，其中并沒有體現(xiàn)全宗著錄、類別著錄等，目標(biāo)的組織方式也存在明顯的空缺。也正是因為這些空缺，導(dǎo)致我國的檔案著錄使用價值被顯著制約，其中只能夠體現(xiàn)案卷和文件之間的關(guān)系，并沒有類別與卷宗之間的層級關(guān)系，這也就違背了檔案著錄本身的原則和意義。

1.2 全程性欠缺問題

國際著錄方式主要是體現(xiàn)在7個大項目與26個基本元素中，明確表現(xiàn)了檔案著錄當(dāng)中的每一個項目與細(xì)節(jié)，進(jìn)而實現(xiàn)對檔案的全宗著錄要求。實際而言就是描述檔案的形成、來源以及歷史背景等，達(dá)到完善檔案信息內(nèi)容以及優(yōu)化檔案使用效率的作用。在歸檔、鑒定、銷毀以及檔案管理系統(tǒng)等方面對檔案的整體性狀況進(jìn)行有針對性的著錄，并對使用權(quán)限、檢索工具以及復(fù)制等權(quán)限內(nèi)容進(jìn)行著錄，同時將檔案的保存信息進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定。但是，我國檔案管理的7大項相對于國際化標(biāo)準(zhǔn)而言存在著現(xiàn)實的差異，最終導(dǎo)致檔案的完整性以及真實性受到影響。

1.3 適用范圍問題

當(dāng)前我國檔案著錄規(guī)則只是體現(xiàn)在形式以及內(nèi)容方面，對于檔案的背景以及適用范圍等缺乏明確的說明。國際檔案的著錄不僅需要展現(xiàn)內(nèi)容方面的特點，同時還需要對檔案的來源、背景以及使用途徑和方向等進(jìn)行簡要的說明，這樣的著錄方式有著顯著的優(yōu)勢，不僅可以應(yīng)用在紙質(zhì)形式的檔案中，同時還需要應(yīng)用在檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，相對而言我國的檔案管理方式存在著應(yīng)用途徑方面的局限性。與此同時，國家的檔案著錄規(guī)則還因為本身所具備的廣泛性和能夠滿足社會發(fā)展需求的實用性，在國際形勢快速發(fā)展的環(huán)境下仍然能夠滿足時代對于檔案管理的需求，有著重要的參考價值。

1.4 配套設(shè)施問題

當(dāng)前我國的檔案管理仍然處于發(fā)展初級階段，對于檔案著錄的工作仍然存在著許多的空缺和不完善。國家檔案管理部門為了促使檔案著錄更加完善，并提高檔案的檢索便捷性，制定了相應(yīng)的檔案要求與規(guī)定，例如《職能著錄國際標(biāo)準(zhǔn)》，針對檔案的著錄規(guī)范性有一定的幫助，同時對于檢索的訪問權(quán)限等有細(xì)致性的說明，可以為公眾提供更為便捷、系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案資源服務(wù)。但是，我國當(dāng)前并沒有能夠適應(yīng)在所有檔案著錄中的標(biāo)準(zhǔn)，所以也就缺乏科學(xué)的配套體系。

2 改進(jìn)著錄工作的建議

2.1 調(diào)整著錄工作規(guī)范

數(shù)字化的管理背景將更多新的檔案管理工作要求帶給當(dāng)前的檔案管理工作人員，管理者在完成檔案管理工作任務(wù)的同時，還需要積極地調(diào)整管理規(guī)定，針對著錄工作存有的問題，補充相關(guān)的工作規(guī)定是重點工作之一，通過技術(shù)性改進(jìn)工作，著錄工作受到的限制也可被直接消除。國際化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中有很多值得借鑒的工作標(biāo)準(zhǔn)，修改檔案著錄規(guī)范時，應(yīng)當(dāng)對檔案的真實性進(jìn)行考慮，還要確保選用的著錄工作方法的便捷性，優(yōu)化檔案信息檢索系統(tǒng)時，可考慮從實用性方面出發(fā)，在檢索條目中還可描述檔案的來源、背景以及核心內(nèi)容，提出檔案信息具備的應(yīng)用價值，通過更加科學(xué)適用的規(guī)范，進(jìn)一步保障著錄的完整性與真實性，數(shù)字化管理理念要求檔案管理者更加靈活地應(yīng)對各種檔案管理任務(wù)，可以改進(jìn)過去所用的相對死板的格式要求，提升著錄工作效率的同時，還能夠使著錄工作方法保持更強的適用性。

2.2 控制著錄工作量

著錄工作人員在面對帶有數(shù)字化特點的著錄工作需求時，需要提升自身的工作素質(zhì)，對使用的著錄工作方法進(jìn)行調(diào)整，檔案管理工作單位還要給工作人員提供其所需要的設(shè)備，替換出現(xiàn)老化問題的檔案管控設(shè)備，在安排著錄工作時，應(yīng)當(dāng)考慮到著錄工作量分配的合理性，如果給檔案管理者安排了過多的著錄工作任務(wù)，著錄工作的內(nèi)容相對瑣碎，消耗的時間也比較多，檔案管理人員為了在規(guī)定的工作時間內(nèi)完成著錄工作任務(wù)，在著錄工作中可能會出現(xiàn)不認(rèn)真的問題，著錄工作質(zhì)量水平降低，甚至還會出現(xiàn)著錄工作差錯；如果著錄工作量過小，數(shù)字化技術(shù)支持的著錄工作可能存在無法按時完成的情況。

檔案管理單位如果想要更加合理地安排著錄工作，應(yīng)當(dāng)重點對相對重要、具有較高利用率以及價值顯著的檔案加以關(guān)注，借此來保障著錄工作的基本價值，在確保檔案著錄工作的精準(zhǔn)度的同時，還要提升著錄工作人員的工作效率。

2.3 優(yōu)化著錄工作標(biāo)準(zhǔn)

改進(jìn)檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)時，可以對一些相對發(fā)達(dá)的地區(qū)采用的著錄工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考，結(jié)合具體的檔案管理單位發(fā)展與管理需求，落實優(yōu)化典型工作計劃后，對現(xiàn)有的國際通用著錄標(biāo)準(zhǔn)展開研究，形成標(biāo)準(zhǔn)化的資料理論系統(tǒng)，確定檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容系統(tǒng)、注冊中心以及資料研究方法。對多個檔案管理單位現(xiàn)行的著錄工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究之后，發(fā)現(xiàn)這些工作標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字化檔案管控背景存在的不契合之處，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步細(xì)化著錄管理工作標(biāo)準(zhǔn)，考慮到數(shù)字化管理技術(shù)的使用情況，提升著錄工作的靈活性與系統(tǒng)性。

3 結(jié)束語

數(shù)字化檔案系統(tǒng)在當(dāng)前的檔案管控領(lǐng)域中已經(jīng)彰顯出極強的適用性，檔案作為信息資源被以更多的途徑使用，本文以檔案著錄工作為切入點，對檔案資源具有共享價值加以挖掘，分析了幾個存在于著錄環(huán)節(jié)中的工作問題，在多元化的檔案系統(tǒng)中，檔案著錄工作必須被充分重視，著錄人員應(yīng)當(dāng)對著錄工作持有更加認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，將數(shù)字技術(shù)融合到著錄工作中，通過改進(jìn)著錄工作來優(yōu)化數(shù)字化檔案管控系統(tǒng)。

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