淺談牧場的檔案管理

徐春玲

牧場的管理包括很多內(nèi)容，檔案管理是牧場的基礎(chǔ)性工作，它對牧場的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和健康發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，本文通過對牧場的檔案管理進(jìn)行闡述，希望對牧場的建設(shè)起到借鑒幫助作用。

對于主要從事畜牧業(yè)經(jīng)營的生產(chǎn)單位來說，強(qiáng)化檔案的管理工作，是規(guī)范牧場各項(xiàng)工作的前提，牧場的檔案管理可以全面記錄和反映牧場建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，也是保證各項(xiàng)工作有序推進(jìn)的基礎(chǔ)，尤其畜牧業(yè)經(jīng)營單位涉及事務(wù)繁雜，涉及內(nèi)容比較多，相對專業(yè)性較強(qiáng)，所以，規(guī)范做好牧場的檔案管理工作任務(wù)很艱巨。

1認(rèn)識牧場檔案管理的重要性

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，牧場的管理制度和管理水平也在不斷地完善和提高，這對牧場的檔案管理質(zhì)量也提出了新的要求，建立一套適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案管理體系，對牧場健康 發(fā)展將起到積極的作用，它將為牧場各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、發(fā)展研究創(chuàng)造必要的條件，通過科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理，可以促進(jìn)牧場經(jīng)濟(jì)管理的全面發(fā)展，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高牧場的市場競爭力、推動(dòng)牧場持續(xù)健康發(fā)展起到重要的作用。

2提高做好檔案管理工作的自覺性

牧場工作的重點(diǎn)是做好畜牧業(yè)的發(fā)展，涉及畜牧業(yè)發(fā)展的相關(guān)資料僅處于單純保管而沒有較好的發(fā)揮作用，牧場應(yīng)在規(guī)范檔案管理的同時(shí)，要積極拓寬檔案的信息資源，自覺加強(qiáng)檔案的管理工作。要熟悉牧場的業(yè)務(wù)范圍、工作情況和專業(yè)知識，針對牧場的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)性質(zhì)調(diào)整檔案的類目;要系統(tǒng)的整理牧場的歷史檔案，積極開發(fā)檔案的信息資源。目前，不少部門對檔案資料的重視程度不夠，干活就象“猴子掰苞米”干完不留痕跡，致使資料信息缺失。尤其是在招投標(biāo)項(xiàng)目、洽談協(xié)議、審批登記等檔案的管理上缺少集中管理的思想，致使資料留存在當(dāng)事人手中，歸檔不及時(shí)，時(shí)間長就易造成檔案信息的流失。所以拓寬檔案的管理范圍可以減少檔案信息的流失。要拓寬檔案載體，比如音像資料、照片等載體，將檔案進(jìn)行分門別類的收集整理，才能使檔案管理形式多，檔案內(nèi)容更豐富，提升檔案的價(jià)值。

3集中統(tǒng)一管理與分體保管相結(jié)合是檔案管理工作的發(fā)展方向

牧場涉及的工作內(nèi)容很多，奶牛的管理、信息數(shù)據(jù)的管理、畜牧業(yè)的營銷管理等，涉及方方面面，如何僅注重集中統(tǒng)一管理，給資料收集的完整性造成一定影響，若進(jìn)行分部門收集，可能又存在片面性，只有對牧場檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，指令、要求統(tǒng)一，歸檔時(shí)才能標(biāo)準(zhǔn)一致，范圍統(tǒng)一。要加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新，在檔案管理的收集、整理、鑒定以及保管和統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)都可以根據(jù)實(shí)際工作需要有所創(chuàng)新。根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，針對財(cái)務(wù)部門和辦公室部門在信息的管理、有關(guān)文件、合同的管理等是絕對機(jī)密的，應(yīng)分部門管理比較合適。在檔案的收集、組卷裝訂等環(huán)節(jié)要簡化其程序，而在模式上要集中統(tǒng)一。各部門檔案保管要集中在一人身上，不能全管全不管，另外，各部門要將本單位檔案目錄復(fù)制一份交到檔案管理部門進(jìn)行集中備份，在查閱檔案時(shí)可以進(jìn)行目錄交流。但對檔案如何進(jìn)行綜合利用，還需進(jìn)一步探討，但是檔案的管理和交流最終目的是為牧場經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的，是為解決牧場發(fā)展過程中所遇到的問題，可以提高其管理效率和管理水平，而不是增加程序延長工作時(shí)間為目的，集中統(tǒng)一與分體保管是相輔相成的，是相對的，應(yīng)追求其便捷有效。

4努力將檔案管理人員培養(yǎng)成復(fù)合型人才

檔案管理工作涉及業(yè)務(wù)性較多，其服務(wù)職能的作用也很強(qiáng)，這就要求檔案管理人員自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)，將自己培養(yǎng)成復(fù)合型人才，不光要學(xué)習(xí)專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，還要有較強(qiáng)的服務(wù)意識，不斷提高自己的管理能力，尤其是目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，新型的檔案載體的出現(xiàn)和管理手段的創(chuàng)新，為檔案管理人員專業(yè)知識提出更高的要求。檔案管理人員應(yīng)自覺加強(qiáng)檔案管理知識的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案歸檔的效率和質(zhì)量，要熟悉檔案管理涉及的各環(huán)節(jié)要求和步驟，以及各類檔案載體的管理方法。要全面了解牧場的工作性質(zhì)、工作業(yè)務(wù)內(nèi)容，重點(diǎn)業(yè)務(wù)信息的采集方式等，要清楚檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，依法管理的同時(shí)，還可以對檔案管理中涉及問題以辯證眼光去挖掘檔案的價(jià)值所在，通過不斷學(xué)習(xí)總結(jié)，進(jìn)一步提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作技能。

5要健全完善檔案管理各項(xiàng)制度

健全完善法律法規(guī)，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)管理，明確檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，不斷完善牧場的檔案借閱制度、牧場信息化管理制度，以及檔案收集制度等，依據(jù)制度規(guī)定解決檔案工作中出現(xiàn)的新情況和新問題，有效地對檔案實(shí)施調(diào)控，通過強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化，約束檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作順利進(jìn)行，確保檔案信息資源不流失;檔案管理人員對檔案管理的各環(huán)節(jié)要遵章進(jìn)行，將牧場經(jīng)濟(jì)管理納入日常重點(diǎn)工作計(jì)劃中，通過制度化管理使其真正為牧場經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

6要加強(qiáng)信息資源的安全保障

對于牧場來說，畜牧業(yè)的檔案信息資源管理是檔案管理的重點(diǎn)，其安全保障非常重要。要做好日常業(yè)務(wù)管理及數(shù)據(jù)信息報(bào)表的管理，如奶牛奶量周報(bào)、生產(chǎn)日報(bào)、耳牌普查等信息的管理;做好信息系統(tǒng)的維修和保養(yǎng)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)備份管理和日常安全檢查;做好信息數(shù)據(jù)檔案信息的管理，專人負(fù)責(zé)原始單據(jù)的分類和保存，并指定專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)輸出，嚴(yán)格履行借閱數(shù)據(jù)檔案的審批程序和備案記錄，加強(qiáng)檔案信息崗位人員的愛崗教育，盡量不隨意將人員調(diào)動(dòng)，若確需調(diào)動(dòng)，也要做好書面現(xiàn)場交接。

總之，牧場檔案的管理涉及內(nèi)容較多，尤其牧場這種特殊的環(huán)境群體，檔案管理要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，需要上至領(lǐng)導(dǎo)，下至檔案管理人員、養(yǎng)牛工的通力合作，哪個(gè)環(huán)節(jié)也不能漏，在傳承過去檔案管理的基礎(chǔ)上，要不斷創(chuàng)新，要跟上牧場發(fā)展步伐，能夠在創(chuàng)新中更好地為牧場經(jīng)濟(jì)建設(shè)助力加油。

（作者單位：166263 黑龍江省綠色草原牧場）