地方本科院校大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀及對策研究

譚春錦

本文以河池學(xué)院在校大學(xué)生為調(diào)查對象，對生活中常見的檔案問題進(jìn)行調(diào)研，了解大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀，根據(jù)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合地方本科院校的特點(diǎn)提出相關(guān)建議。

一、河池學(xué)院在校大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀

本次問卷以問卷星的形式展開調(diào)查，隨機(jī)給校內(nèi)學(xué)生通過掃描問卷二維碼進(jìn)行填寫，共有358位學(xué)生參與調(diào)查。此次調(diào)查設(shè)置了與學(xué)生利益密切相關(guān)的13個(gè)問題，包括檔案基本常識、檔案的轉(zhuǎn)遞及查詢方式、檔案知識獲取途徑、檔案知識需求方面。問題及學(xué)生答題情況如下：

檔案的基本常識部分有四個(gè)問題（見表一），均為最常見、與學(xué)生關(guān)系最為密切的內(nèi)容。調(diào)查顯示，學(xué)生具有一定的檔案意識，知道檔案具有憑證與參考作用，知道在辦理諸多重要事情時(shí)需要用到檔案。但是他們對學(xué)生檔案內(nèi)容的認(rèn)識嚴(yán)重不足，有67.32%的學(xué)生不知道大學(xué)生檔案內(nèi)容有哪些。

檔案的轉(zhuǎn)遞及查詢方式（見表二）是與學(xué)生關(guān)系最為密切的部分，關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)后是否知道自己檔案去向，萬一遺失或需要補(bǔ)辦相關(guān)證件該如何快速解決問題。調(diào)查結(jié)果顯示，63.41%的學(xué)生知道一般情況下，畢業(yè)后檔案會(huì)轉(zhuǎn)到自己工作單位。但如果畢業(yè)后進(jìn)入不具備人事檔案管理權(quán)限的民營企業(yè)時(shí)，只有21.23%的人知道要放在人才交流中心，差不多30%的人不知道該放哪里。最后兩個(gè)問題與學(xué)生關(guān)系緊密，但大部分學(xué)生不太了解如果遇到這些問題該如何處理。

檔案知識的獲取途徑有3個(gè)問題（見表三），調(diào)查結(jié)果顯示，學(xué)生獲取相關(guān)知識的途徑主要來源于老師及網(wǎng)絡(luò)。筆者所在部門曾在學(xué)校做過檔案意識及檔案相關(guān)法律的宣傳展板，持續(xù)時(shí)間為一個(gè)月，調(diào)查結(jié)果顯示，僅有21.79%的學(xué)生看過，可以看出展板宣傳效果甚微。學(xué)生更樂意接受的宣傳方式是微電影、戲劇、關(guān)注公眾號等，公選課及講座也是學(xué)生呼聲較高的方式。

檔案知識需求部分有3個(gè)問題（見表四），調(diào)查結(jié)果顯示，學(xué)生還是有強(qiáng)烈檔案知識需求，95.53%的學(xué)生認(rèn)為大學(xué)生在校期間應(yīng)該接受檔案知識的培訓(xùn)。如果學(xué)校開設(shè)與檔案相關(guān)的公選課，76.54%的學(xué)生會(huì)選修。最后一題是問答題，大學(xué)生對增強(qiáng)檔案意識提出建議，大部分同學(xué)還是希望加強(qiáng)宣傳力度，但是要改變宣傳方式，視覺宣傳更容易被接受，其次是開設(shè)公選課、講座、參觀實(shí)踐等。

二、提升大學(xué)生檔案意識的對策

檔案意識是對檔案的含義和重要性有所認(rèn)識。筆者認(rèn)為檔案意識不僅是對檔案含義和重要性的認(rèn)識，還包括對檔案信息獲取途徑的認(rèn)識。

調(diào)查結(jié)果顯示，目前大學(xué)生已有一定的檔案意識，了解檔案的基本常識并知道檔案的重要性。但是對于自己檔案的內(nèi)容及如何獲取自己所需檔案或相關(guān)信息并不熟悉，這就需要各個(gè)學(xué)校根據(jù)自身的特點(diǎn)來制定相應(yīng)的對策。以筆者所在學(xué)校為例，本校在校生1.3萬余人，設(shè)有綜合檔案室，配備2名專職檔案管理員，每年經(jīng)費(fèi)投入2萬元。面對這種情況，學(xué)校沒有足夠的人力、財(cái)力去進(jìn)行檔案意識的宣傳及教育工作。筆者根據(jù)調(diào)查結(jié)果，并結(jié)合地方本科院校的特點(diǎn)，總結(jié)出以下措施提升大學(xué)生的檔案意識。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視

在地方本科院校，由于人力、物力、財(cái)力有限，檔案部門一般配備2-3個(gè)專職檔案管理員，檔案工作人員工作任務(wù)重，工作量大，無暇顧及檔案的宣傳教育工作。如果學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠重視檔案工作，重視對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下，各部門相關(guān)人員就會(huì)努力去解決這個(gè)問題。以筆者所在學(xué)校為例，學(xué)校重視對學(xué)生信息素養(yǎng)的教育，每到開學(xué)的時(shí)候都會(huì)帶新生到圖書館參觀，介紹圖書館的相關(guān)知識，并且學(xué)生學(xué)習(xí)完之后進(jìn)行考試，考試合格者才給開通借書證。 這樣做可以讓學(xué)生對圖書館有所了解，便于以后能更好地利用圖書館的信息資源。同理，領(lǐng)導(dǎo)如果能重視對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)，那么檔案室也可以采取類似的措施，在新生開學(xué)時(shí)做介紹并考核，這將有利于增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識，便于日后對檔案的利用。

2.逐級培訓(xùn)

筆者的調(diào)查顯示，63.32%的學(xué)生獲取檔案相關(guān)信息主要來源于自己的老師。并且根據(jù)筆者在檔案室工作的經(jīng)驗(yàn)，大部分畢業(yè)生因檔案遺失或缺漏來學(xué)校補(bǔ)齊相關(guān)材料，首先找當(dāng)年的班主任或任課教師，有些班主任或任課教師不太了解情況，介紹他們到學(xué)工處或教務(wù)處進(jìn)行咨詢，再通過學(xué)工處或者教務(wù)處找到檔案室，學(xué)生為此奔波不已。

學(xué)生獲取檔案相關(guān)信息主要來源于老師，但老師的檔案意識也不高，會(huì)給學(xué)生指錯(cuò)方向。學(xué)校可通過逐級培訓(xùn)的方式進(jìn)行教育。首先由學(xué)校檔案室的老師對各學(xué)院的輔導(dǎo)員進(jìn)行培訓(xùn)，輔導(dǎo)員再對班主任進(jìn)行培訓(xùn)，班主任通過開主題班會(huì)的形式讓學(xué)生了解檔案，提高檔案意識，便于以后利用，不用奔波于多個(gè)部門之間。

3.創(chuàng)新宣傳方式

一是微信公眾號的信息推送方式。微信是學(xué)生經(jīng)常使用的社交軟件，大部分學(xué)生也會(huì)關(guān)（下轉(zhuǎn)22頁）（上接34頁）注學(xué)校的微信公眾號。微信公眾號推送的信息語言通俗易懂，圖文并茂，是學(xué)生易于接受的一種信息傳遞方式。檔案宣傳應(yīng)以與學(xué)生關(guān)系最為密切的內(nèi)容為主，例如學(xué)生檔案的內(nèi)容，檔案的轉(zhuǎn)遞，學(xué)生檔案的管理，遺失相關(guān)證件如何處理等。信息推送時(shí)間重點(diǎn)放在每年新生開學(xué)、國際檔案日、畢業(yè)生就業(yè)季。微信公眾號受眾面廣，大學(xué)四年，如果每年都有接收檔案宣傳的相關(guān)信息，在潛移默化中就能提高學(xué)生的檔案意識。

二是微電影、戲劇、宣傳片等的新型宣傳方式。相對于傳統(tǒng)的靜態(tài)宣傳方式，現(xiàn)在學(xué)生更易于接受動(dòng)態(tài)的視覺宣傳方式。單純宣傳檔案的相關(guān)知識比較枯燥，缺乏趣味性。例如廣西師范大學(xué)以學(xué)校的歷史為主線，以學(xué)生為主人公，拍攝了微電影“時(shí)光.獨(dú)秀”，13分鐘的微電影，給人們展示了學(xué)校的歷史及現(xiàn)狀，讓人們在短時(shí)間內(nèi)對學(xué)校印象深刻。除此之外，還以廣西省立師范專科學(xué)校首任校長楊東莼為主人公，創(chuàng)作了大型校史話劇《楊東莼》，新型的校史宣傳方式受到了廣大師生的喜愛。檔案與歷史緊密相連，把檔案知識融入到學(xué)校的歷史中，通過新型的方式向?qū)W生宣傳學(xué)校歷史及檔案知識。

三是舉辦與檔案相關(guān)的比賽。大學(xué)生課業(yè)沒有高中時(shí)候繁忙，參加豐富多彩的活動(dòng)是學(xué)生提升自我的良好選擇。學(xué)?？梢耘e辦與檔案相關(guān)的比賽，寓教于樂。例如廣西師大舉辦的校史故事動(dòng)漫、平面作品創(chuàng)作大賽、校史（院史）題材話劇劇本創(chuàng)作比賽等。把檔案相關(guān)知識融入到學(xué)校其他相關(guān)比賽活動(dòng)中，比如秘書職業(yè)技能大賽。

4.結(jié)合地方特色開展檔案教育

檔案與歷史密不可分，地方本科院?？山Y(jié)合地方歷史特色開展檔案教育。檔案教育包括課堂教育與實(shí)踐教育。課堂教育內(nèi)容以檔案基本常識及與學(xué)生利益密切相關(guān)的信息為主，課程應(yīng)注重知識性和趣味性相結(jié)合，以案例教育為主，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情。除了課堂教育，教師還可以帶學(xué)生走出課堂，到地方具有特色的歷史景觀、紀(jì)念館、檔案館的愛國主義教育基地進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)。每個(gè)地方都有自己特色的景觀或者紀(jì)念館，例如百色的“百色起義紀(jì)念館”，桂林興安的“湘江戰(zhàn)役紀(jì)念館”及秦朝時(shí)候建立的靈渠，桂平的“金田起義紀(jì)念館”等。在參觀的過程中，老師要結(jié)合檔案課程進(jìn)行講解，例如什么是檔案，檔案與文物的區(qū)別，檔案的種類，紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)，保管條件等等。地方本科院校的優(yōu)勢就是可以以就近為原則，依托地方特色資源，通過參觀學(xué)習(xí)，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的興趣，能更深刻地理解課程內(nèi)容，知道檔案的重要性，進(jìn)一步提高檔案意識。

注：河池學(xué)院2018年校級課題。課題名稱：地方本科院校大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀及對策研究。課題編號：2018XJJQN003

（作者單位：河池學(xué)院）