整合優(yōu)化編目加工流程構建高效圖書批量驗收系統(tǒng)

史啟明，李小青，張 馨，何康寧

（西安石油大學，陜西 西安 710065）

0 引言

圖書驗收工作是高校圖書館圖書采訪工作中一項基本業(yè)務，圖書驗收目的首先是確定收到的圖書可接受或不可接受,不接受就退書，其次是對接受圖書的資產(chǎn)賬目核對付款。目前圖書驗收工作包扣手工驗收（以下簡稱手驗）和計算機驗收（以下簡稱機驗）的2個階段。手驗階段的目標是核對到館新書的實體與書商配送清單中書名、冊數(shù)、價格是否一致,是否缺頁、污損或與館藏原則是否相符等情況,對不合要求的圖書在清單上做退書標記［1］；機驗階段的目標是利用圖書館管理系統(tǒng)自帶的驗收管理模塊的軟件將圖書的財產(chǎn)號、價格信息錄入管理系統(tǒng)［1］。

目前高校大都采用以下驗收流程：①人工核對圖書與書單，將圖書供應商（以下簡稱 “書商”）送來的圖書拆包，依據(jù)書商的發(fā)貨單核對每一種圖書，以檢查實際到館圖書的物理特征是否完好、題名和復本數(shù)是否一致，有問題的圖書提交采訪人員處理［2］；②用采集器掃描收錄到貨圖書信息，以檢查該書是否在訂單之列，對于不在訂單之列圖書提交采訪人員判斷是否入藏；③圖書信息數(shù)據(jù)的核查，將認定適合館藏圖書逐一錄入圖書館的編目系統(tǒng)，進行館藏編目和檢查圖書信息數(shù)據(jù)是否符合專業(yè)分編準則；④圖書資產(chǎn)核查對賬，將編目后圖書批量加登錄號，并整理各種對賬細目，主要是判斷圖書種類、冊數(shù)、總碼洋與驗收金額之間的誤差與所記錄的異常情況是否一致［3］。

目前驗收流程缺陷主要是手工驗收階段速度有限，對每本圖書經(jīng)過3次重復性數(shù)據(jù)輸入，以我校每年為例驗收近3萬種圖書的工作量變成了驗收近10萬冊，無疑增加了采訪人員的驗收圖書的工作量［2］。

我們依據(jù)圖書驗收目的優(yōu)化我館圖書采編工作流程，提出圖書驗收工作實質(zhì)就是對新書實施核對書商的發(fā)貨單、本館的訂單和到館圖書數(shù)據(jù)中ISBN、分類號、題名、著者、出版社、出版時間、冊數(shù)、單價、總碼洋等9項數(shù)據(jù)。將書商的發(fā)貨單數(shù)據(jù)、本館的訂單數(shù)據(jù)和到館圖書數(shù)據(jù)同時匹配比對，驗收人員一次完成圖書的所有驗收數(shù)據(jù)的核實，從而實現(xiàn)快速便捷的驗收工作［2］。

1 優(yōu)化整合的圖書驗收工作流程

預驗收：將預定書目數(shù)據(jù)和書商按包號順序的配送明細數(shù)據(jù)進行比對匹配，生成預驗收合格包號標記、預驗收不合格包號標記等信息。主要核對出書商到書情況和預訂書目的異同。

人工驗收：確認書商到館圖書總件數(shù)是否與書商送貨清單一致，對預驗收合格的拆包，核查圖書物理特征（如書籍缺失和損壞問題）是否符合標準，并將人工驗收合格的圖書聚類清點圖書種類數(shù)目和復本數(shù)目，抽出樣書標記副本數(shù)聚類堆放，人工核對不合格包。

到館新書數(shù)據(jù)獲取：抽出樣書移送編目，編目人員再次核查確認到貨圖書是否符合館藏要求，對符合館藏要求圖書進行逐一錄入編目處理，形成編目數(shù)據(jù)，按照比對匹配系統(tǒng)要求提取編目數(shù)據(jù)形成到館新書excel數(shù)據(jù)。

關聯(lián)比對驗收：對書商配送新書數(shù)據(jù)、預定書目數(shù)據(jù)、到館新書數(shù)據(jù)進行匹配比對完成關聯(lián)驗收，核查到館新書數(shù)據(jù)與預定新書數(shù)據(jù)、書商配送新書數(shù)據(jù)是否存在差異，核查不匹配的數(shù)據(jù)，為后續(xù)報帳目和統(tǒng)計準備數(shù)據(jù)。

2 高效圖書批量比對驗收系統(tǒng)的工作流程

將以Excel97-2003格式存儲的本館預訂數(shù)據(jù)、書商配書數(shù)據(jù)和實際到館圖書數(shù)據(jù)導入excel比對驗收系統(tǒng)，系統(tǒng)對導入的數(shù)據(jù)進行批量匹配比對驗收。匹配后產(chǎn)生5種情況，一是三者比對ISBN、價格、冊數(shù)數(shù)據(jù)全匹配；二是預訂數(shù)據(jù)、配書數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)中ISBN完全匹配但某一項不一致的數(shù)據(jù)（如冊數(shù)，價格），進入核查清單，對這些書與書商進行核查，多余復本擇選擇入館或退回；三是ISBN不完全匹配，預訂數(shù)據(jù)中有，配書數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)中無，即未配書書目數(shù)據(jù)，形成未配書目清單，做為后續(xù)書商供貨能力的評價的依據(jù)；四是ISBN在預訂數(shù)據(jù)中沒有，配書數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)中有，形成未預訂書目清單，對這些書進行再次人工遴選，可以選擇入館或退回；五是ISBN在預訂數(shù)據(jù)和配書數(shù)據(jù)中無，編目數(shù)據(jù)中有，形成誤配書目清單，對這些書進行再次人工選擇過程，可以選擇入館或退回［4］。

3 高效圖書批量比對驗收系統(tǒng)的功能設計模型

批量比對驗收系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)導入、數(shù)據(jù)刪除、批量比對驗收，統(tǒng)計數(shù)據(jù)輸出4個模塊，具體功能如圖 1

圖1 功能設計模型

數(shù)據(jù)導入模塊：在這一模塊下，將本館預訂數(shù)據(jù)、書商配書數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)按對應書商名字，以excel 格式導入。導入的數(shù)據(jù)格式包括ISBN、分類號、題名、著者、出版社、出版時間、冊數(shù)、單價、總碼洋等9個常用的驗收字段［4］。

數(shù)據(jù)刪除模塊：刪除誤導入數(shù)據(jù)。

批量比對驗收模塊： 數(shù)據(jù)導入以后，選擇比對數(shù)據(jù)源和選定比對條件，然后點擊比對按鈕開始，完成數(shù)據(jù)匹配比對工作，具有顯示批量檢索正確數(shù)據(jù)和不正確數(shù)據(jù)、未預訂數(shù)據(jù)功能。

統(tǒng)計數(shù)據(jù)輸出模塊：生成驗收合格標記、不合格標記等信息，按批次輸出核實驗收書目清單、核準退書清單、未配書目清單，每種清單都可以統(tǒng)計種數(shù)、冊數(shù)和總金額［4］。

4 高效圖書批量比對驗收系統(tǒng)對我館2017年度采訪中文圖書驗收應用效果

本系統(tǒng)支持的運行環(huán)境：操作系統(tǒng)windows2000/wondows XP/windows；數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)SQL Server2000 開發(fā)語言Delphi7.0，支持導出excel格式數(shù)據(jù)。

利用高效圖書批量比對驗收系統(tǒng)完成我館2017年度采訪中文圖書驗收，首先需要獲取以下數(shù)據(jù)：1）要求館配書商配送圖書時同時發(fā)送與紙質(zhì)配送清單一致的以Excel97-2003格式存儲的電子配送清單，做為書商配送表；2）從本館采訪訂購系統(tǒng)導出以Excel97-2003格式存儲的訂單數(shù)據(jù)，做為訂購表；3）從編目系統(tǒng)導出編目數(shù)據(jù)導出以Excel97-2003格式存儲的實際到館圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)，做為實際到館圖書表。

利用系統(tǒng)導入模塊導入比對數(shù)據(jù)，如圖2所示，選擇要驗收書商的對應的配送數(shù)據(jù)表，本館發(fā)給書商的采訪訂購數(shù)據(jù)表、書商實際到館圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)表和比對條件，點擊核對按鈕開始驗收核對。系統(tǒng)自動進行詳細對比，系統(tǒng)自動標記匹配比對結(jié)果。如圖3所示

圖2 比對數(shù)據(jù)

打開驗收核對界面選擇比對數(shù)據(jù)表和比對條件，然后點擊比對按鈕開始核對。

圖3 匹配比對結(jié)果

5 結(jié)語

本系統(tǒng)已經(jīng)應用于西安石油大學圖書館實際驗收工作中，該系統(tǒng)實現(xiàn)了對預訂數(shù)據(jù)、書商的配書數(shù)據(jù)和到館實際圖書數(shù)據(jù)的智能化批量比對處理，具有自動檢測所比對ISBN 號，書名，冊數(shù)，價格等數(shù)據(jù)的異同功能，減少了驗收人員重復性勞動，縮短了驗收核對的工作時間，從而提高了工作效率和準確性優(yōu)勢體現(xiàn)在。與目前的高校圖書館使用的圖書驗收系統(tǒng)相比，改進后的圖書驗收系統(tǒng)更能適合實際工作需要，減輕采訪人員工作量，提高了驗收準效率。該系統(tǒng)還存在如對配送清單批次、驗收批次記錄的管理完善。