信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

趙艷

摘 要：在人們生活和生產(chǎn)的過(guò)程中，信息發(fā)揮了非常重要的作用，不僅在一定程度上促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)還提高了我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，因此相關(guān)部門(mén)要不斷加大對(duì)檔案信息的重視度，不斷提高檔案管理工作的水平，這樣我國(guó)社會(huì)發(fā)展的速度才能得到提升?，F(xiàn)在我國(guó)檔案管理工作仍舊存在著很多問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)要找到解決這些問(wèn)題的對(duì)策，這樣檔案管理工作的質(zhì)量才能得到提升。本文就信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行研究，希望能夠提高檔案管理工作的整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

科技給人們的生活和生產(chǎn)帶來(lái)了非常大的改變，在檔案發(fā)展的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)揮著非常大的作用，其不僅在一定程度上改變了檔案管理的模式，同時(shí)也提高了檔案管理的效率。信息化時(shí)代檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)字化、電子化的特點(diǎn)，很多傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸開(kāi)始出現(xiàn)無(wú)法滿足其需求的現(xiàn)象，因此相關(guān)管理人員要不斷結(jié)合現(xiàn)在檔案信息管理的實(shí)際情況對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，這樣檔案才能給人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 檔案管理信息化的概念

檔案信息化管理即是在有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的組織規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的過(guò)程中，從而對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存和提供檔案信息的利用，檔案管理的信息化的實(shí)質(zhì)就是由傳統(tǒng)的書(shū)本的紙質(zhì)的保存轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化的管理方式。

2 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1 檔案工作的安全性與保密性工作有待加強(qiáng)

隨著信息化時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，逐漸從人工對(duì)檔案進(jìn)行處理的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)檫\(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理，這樣不僅在一定程度上提高了檔案信息處理的效率，同時(shí)還能節(jié)約檔案處理的成本，簡(jiǎn)化檔案處理的過(guò)程。但是計(jì)算機(jī)檔案管理方式也有的保密性和安全性嚴(yán)重不足的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展給人們盜取檔案提供了方便，黑客可以利用計(jì)算機(jī)操作的方式對(duì)檔案數(shù)進(jìn)行篡改和竊取，在進(jìn)行檔案信息盜取的時(shí)候，并不會(huì)留下非常多的痕跡，甚至很多黑客還通過(guò)這種方式對(duì)檔案信息進(jìn)行破壞。

計(jì)算機(jī)內(nèi)部存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)，本身就有著復(fù)雜多樣的特點(diǎn)，這在一定程度上增加了檔案信息恢復(fù)的難度，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，一旦遇到檔案數(shù)據(jù)被損毀或者出現(xiàn)丟失的情況，那么檔案數(shù)據(jù)就會(huì)出現(xiàn)無(wú)法彌補(bǔ)的損失，特別是國(guó)家的檔案情報(bào)局，如果其的檔案信息出現(xiàn)泄露的情況，那么就會(huì)給國(guó)家的安全造成非常大的危害。

2.2 缺少專業(yè)的信息化檔案管理人員

隨著我國(guó)信息發(fā)展速度的不斷加快，我國(guó)檔案行業(yè)對(duì)高素質(zhì)檔案管理人才的需求正在不斷提升，但是我國(guó)很多高等院校都存在著檔案管理人才培養(yǎng)意識(shí)不夠強(qiáng)的問(wèn)題，甚至很多高等院校還出現(xiàn)了沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)專業(yè)的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在一定程度上制約了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)在我國(guó)很多檔案管理人員的檔案處理方式和檔案思維仍舊停留在傳統(tǒng)階段，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，很多檔案管理單位仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種現(xiàn)象導(dǎo)致其的檔案管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不到位的現(xiàn)象。

相關(guān)部門(mén)要不斷加大對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)的重視度，對(duì)檔案管理人員的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，這樣檔案管理信息化發(fā)展的速度才能得到提升，檔案信息的安全性才能得到提高。

2.3 檔案的價(jià)值鑒定變得更為困難

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，檔案價(jià)值鑒定是一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的過(guò)程中，主要包括檔案價(jià)值以及檔案真?zhèn)蔚膱?jiān)定。檔案真?zhèn)舞b是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，在對(duì)檔案進(jìn)行真?zhèn)舞b定的過(guò)程中，一般主要包括檔案來(lái)源、標(biāo)識(shí)以及載體等相關(guān)要素真實(shí)性的鑒定。在信息化時(shí)代很多檔案數(shù)據(jù)都存在著復(fù)制簡(jiǎn)單的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息源丟失的問(wèn)題，這一問(wèn)題給檔案工作的進(jìn)一步開(kāi)展造成了非常大的阻礙。

3 信息時(shí)代檔案管理的對(duì)策

3.1 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全是檔案管理的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，信息化時(shí)代的發(fā)展帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的全面建設(shè)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用的安全性，在人才的培訓(xùn)中也應(yīng)著重這一點(diǎn)的培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)該定期對(duì)電腦進(jìn)行檢查，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的時(shí)候信息丟失不能彌補(bǔ)。同時(shí)，檔案的管理工作不僅要監(jiān)控檔案的儲(chǔ)存和運(yùn)行狀況，還要處理好檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系，應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，對(duì)于一些機(jī)密的檔案管理，需要對(duì)這類計(jì)算機(jī)和人員使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門(mén)還應(yīng)該密切關(guān)注本單位管理檔案的信息，一旦發(fā)現(xiàn)泄密事項(xiàng)，應(yīng)該及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，將損失降到最低。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理人員的培訓(xùn)工作

當(dāng)前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時(shí)代檔案管理對(duì)管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹(jǐn)慎的態(tài)度，還要求他們能夠熟練的運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和管理，能夠有效應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代運(yùn)用計(jì)算機(jī)所帶來(lái)的突發(fā)狀況，這就需要單位應(yīng)該重視這方面人才的培養(yǎng)，定期培訓(xùn)與考核，保證他們能夠完全勝任這項(xiàng)工作。同時(shí)，在教育領(lǐng)域，高?？梢蚤_(kāi)設(shè)相關(guān)的專業(yè)與課程，請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)有能力的專家來(lái)傳授知識(shí)。培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

3.3 增強(qiáng)信息化檔案管理的觀念意識(shí)

檔案的信息化建設(shè)是國(guó)家信息基礎(chǔ)建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，除了國(guó)家機(jī)密以外，我們應(yīng)該拓寬檔案信息的服務(wù)領(lǐng)域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來(lái)的利益，有效的把各地方的檔案管理建設(shè)同意納入到國(guó)家信息化建設(shè)中來(lái)。增強(qiáng)檔案信息化管理的觀念意識(shí)首先要進(jìn)行宣傳，通過(guò)與新聞媒體的合作，向社會(huì)宣傳信息化檔案管理的工作，提高對(duì)信息化檔案管理的了解，促進(jìn)信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴(kuò)大檔案利用的效益宣傳，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)。

3.4 研制和開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件

建議由國(guó)家檔案局牽頭，研制并開(kāi)發(fā)適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理的系統(tǒng)軟件，然后并全國(guó)推廣，提高我國(guó)信息化檔案管理的水平。

4 結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)在我國(guó)的檔案管理工作仍舊存在著很多問(wèn)題，因此檔案管理人員要不斷結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)管理手段解決這些問(wèn)題，這樣檔案管理的方式才能得到提高，我國(guó)檔案事業(yè)才能得到更加快速的發(fā)展。相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理工作研究的過(guò)程中，要充分了解時(shí)代發(fā)展的需求，結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，這樣現(xiàn)有的檔案管理的對(duì)策才能得到完善。

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