企業(yè)檔案管理的問(wèn)題與解決方案

竇美瑩

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域都獲得了較大的發(fā)展，我國(guó)眾多企業(yè)也都取得一定的進(jìn)步與發(fā)展，但是同時(shí)，也在面臨著一些嚴(yán)峻的問(wèn)題。尤其企業(yè)檔案管理方面的問(wèn)題最為突出，這些問(wèn)題的存在極不利于企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，而且很有可能影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。為此，針對(duì)這些企業(yè)檔案管理問(wèn)題，就需要有關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者能夠積極的采取有效地解決措施，進(jìn)一步提高檔案管理水平，盡量避免不必要的問(wèn)題發(fā)生，更好的促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；對(duì)策；企業(yè)

在如今企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中，往往要求有關(guān)工作人員能夠做好企業(yè)管理方面的工作，檔案管理作為企業(yè)管理工作中的重要部分，也需要有關(guān)工作人員加以重視，積極的開(kāi)展檔案管理工作。然而，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還是會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，尤其在存檔、利用等方面的問(wèn)題比較明顯。這就需要有關(guān)檔案管理人員能夠嚴(yán)格要求自己，學(xué)會(huì)利用先進(jìn)手段加強(qiáng)檔案管理，并提高檔案服務(wù)意識(shí)，為相關(guān)管理者提供科學(xué)的決策，以更好的促進(jìn)現(xiàn)代化企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，可以說(shuō)，企業(yè)檔案管理的水平也是企業(yè)實(shí)力的一部分，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益以及未來(lái)的發(fā)展都有一定的影響。做好企業(yè)檔案管理工作尤其重要的意義。首先，企業(yè)檔案管理是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)，它作為重要的企業(yè)軟實(shí)力象征，它的水平之間與企業(yè)的發(fā)展有著很大的關(guān)系，對(duì)于人才的聘用以及選拔都會(huì)有很大的影響，而且檔案管理工作也是知識(shí)與管理雙重經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)于未來(lái)企業(yè)的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。其次，企業(yè)檔案管理工作的有效開(kāi)展還能為企業(yè)帶來(lái)活力，盡最大的程度去創(chuàng)新，尤其一些高新技術(shù)的應(yīng)用，更是使得檔案管理系統(tǒng)愈加完善，能夠?qū)τ谄髽I(yè)數(shù)據(jù)的處理等起到良好的作用，進(jìn)而真正滿足時(shí)代發(fā)展的需求。最后，檔案管理工作的開(kāi)展，還能方便工作人員進(jìn)行參考一些資料，從而進(jìn)行科學(xué)的決策，事實(shí)上，檔案管理確實(shí)是企業(yè)管理的重要部分，因?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中的數(shù)據(jù)記錄等都離不開(kāi)檔案管理工作的開(kāi)展，而工作人員能夠通過(guò)查閱這些數(shù)據(jù)等為管理者提供參考意見(jiàn)，而且在面臨重大的決策過(guò)程中，也能更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，使得決策更為合理、科學(xué)、可靠。由此可見(jiàn)，做好企業(yè)檔案管理尤為重要。

2 企業(yè)檔案管理中的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)烈

在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，還是會(huì)存在問(wèn)題，而管理意識(shí)方面的問(wèn)題最為明顯，大多管理者的管理意識(shí)都較為欠缺，甚至對(duì)于自身的工作內(nèi)容以及責(zé)任都不能加以明確，這就使得檔案管理工作難以進(jìn)行有效的開(kāi)展。尤其在新時(shí)代的背景下，檔案管理工作愈加的向著信息化的方向發(fā)展，一些高科技的手段都在融入應(yīng)用。但是很多管理人員的思想意識(shí)還有待提高，而且素質(zhì)能力也有所欠缺，這就很難滿足新時(shí)代企業(yè)檔案管理的要求，難以具有規(guī)范性，檔案管理的水平一直得不到有效的提高，這些都具有局限性，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.2 檔案管理不深刻

檔案管理中的問(wèn)題還在于其管理的認(rèn)識(shí)不深刻，一些企業(yè)雖然在檔案管理方面能夠予以重視，并且懂得利用先進(jìn)的技術(shù)等進(jìn)行管理。然而，這些檔案系統(tǒng)的應(yīng)用往往只是停留在對(duì)于信息的簡(jiǎn)單記錄，查詢(xún)以及瀏覽等方面，不能進(jìn)行深度挖掘新功能，使得檔案管理系統(tǒng)的功能過(guò)于單一，難以真正做到與時(shí)俱進(jìn)，需要管理者能夠提高這方面的重視程度。

2.3 檔案記錄閑置率高

有的企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)和記錄，但已有的設(shè)施和條件卻不能對(duì)已有的檔案記錄進(jìn)行高效的讀取和利用。說(shuō)明檔案記錄的方式和形式并不能為大眾所服務(wù)，應(yīng)開(kāi)發(fā)出一種方便大眾查閱利用的檔案記錄形式。

2.4 檔案保密工作不到位

在企業(yè)已完成的檔案數(shù)據(jù)管理中，數(shù)據(jù)可以上傳到網(wǎng)絡(luò)終端上，也可以以電子檔案的形式發(fā)送至多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，并且也可以以電子文檔的形式經(jīng)過(guò)優(yōu)盤(pán)拷貝傳送至其他企業(yè)，這些傳播形式都會(huì)對(duì)企業(yè)的安全問(wèn)題造成極大的威脅。所以，在檔案管理存檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)的特點(diǎn)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。

3 加強(qiáng)檔案管理的有效對(duì)策

3.1 提高檔案管理意識(shí)

提高檔案管理意識(shí)是必然的要求，只有提高檔案管理意識(shí)，才能真正推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的有效開(kāi)展，進(jìn)而為各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展提供有效的決策。而這就對(duì)于企業(yè)檔案管理人員提出了更高的要求，企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)以及能力是人們關(guān)注的重點(diǎn)，這就需要有關(guān)企業(yè)部門(mén)能夠加強(qiáng)檔案管理者的教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理意識(shí)，并且還要使得他們的知識(shí)水平以及技能水平得到真正的提高，滿足企業(yè)檔案管理工作的要求，進(jìn)而加強(qiáng)檔案信息的管理。

3.2 確保檔案信息的安全性

檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)一定將檔案的安全性放在第一位，在檔案?jìng)魉图耙平粫r(shí)，對(duì)于不同的用戶(hù)對(duì)象要給與不同的權(quán)限，對(duì)于重要的信息，除了管理人員之外都不能有修改的權(quán)限，對(duì)于非重要的數(shù)據(jù)信息，公司人員具有拷貝的權(quán)限。

3.3 將檔案信息時(shí)刻為企業(yè)服務(wù)

現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息的存儲(chǔ)形式多種多要，在調(diào)取時(shí)也會(huì)十分方便，所以檔案管理人員在信息傳播時(shí)，應(yīng)抓住企業(yè)信息需求量大的特點(diǎn)，利用及時(shí)有效的手段對(duì)信息進(jìn)行處理，并首先開(kāi)展檔案方便管理的工作，并根據(jù)不同的要求，采用相關(guān)的服務(wù)形式提供企業(yè)檔案數(shù)據(jù)，較好的服務(wù)企業(yè)管理。

3.4 建立企業(yè)檔案安全信息共享局域網(wǎng)

利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，在不同部門(mén)之間通過(guò)建立局域網(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)檔案安全的、可以共享的數(shù)據(jù)信息，在企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)共享。并且在共享的同時(shí)應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)共享的多元化。多元化對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種共同的趨勢(shì)，并且符合企業(yè)運(yùn)行的特點(diǎn)。在公司中，檔案數(shù)量繁多，并且存儲(chǔ)的介質(zhì)也不統(tǒng)一以及檔案的重要性也不盡相同，所以在不同的部門(mén)、用途、重要性上具體定義檔案的類(lèi)別，然后根據(jù)安全評(píng)價(jià)之后，再進(jìn)行檔案信息的局域網(wǎng)的共享。

3.5 提高檔案的利用率

企業(yè)中進(jìn)行檔案整理、管理、共享都是為了檔案的利用，更好的服務(wù)于企業(yè)的管理。所以檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的要求，努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)，正確對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、利用現(xiàn)代設(shè)備對(duì)其進(jìn)行編制，提高信息的檢索效率，最大程度的開(kāi)挖檔案的潛在價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷向前發(fā)展，人們的思想認(rèn)識(shí)水平也有了較大的提高，近幾年，越來(lái)越多的人開(kāi)始認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，尤其針對(duì)一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者而言，對(duì)于管理有關(guān)的工作更為關(guān)注。而檔案管理就是其中的工作內(nèi)容之一，做好檔案管理工作也有著重要的意義。這就需要有關(guān)管理者能夠提高檔案管理的認(rèn)識(shí)，并且能夠具備一定的服務(wù)理念，加強(qiáng)檔案管理方面的創(chuàng)新，避免檔案的安全性受到威脅，進(jìn)而保證檔案資源能夠得到有效的利用，從而滿足企業(yè)發(fā)展的要求，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的提升。

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