電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)研究

陳玉新

摘 要：電子檔案系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的有效落實(shí)，一方面能夠?yàn)闄n案管理工作提供更完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌平臺(tái)，借助數(shù)據(jù)處理器與硬件管理措施，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率；另一方面，檔案系統(tǒng)能夠與網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)結(jié)合，為用戶提供開放性的檔案管理與提取渠道。本文基于電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)展開分析，在明確管理要點(diǎn)與設(shè)計(jì)原則同時(shí)，期望能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案管理體系的不斷完善提供良好參照。

關(guān)鍵詞：電子檔案；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；功能管理

檔案管理工作是政府及企業(yè)發(fā)展的資料基礎(chǔ)，更是落實(shí)工作職能的參照前提。根據(jù)以往檔案管理狀況可知，紙質(zhì)檔案的管理與存儲(chǔ)功能要求較為嚴(yán)格，但在信息管理質(zhì)量方面卻又差強(qiáng)人意，甚至在保管過(guò)程中極易受到外界環(huán)境的影響，使數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容受到損壞。故而，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)，從管理技術(shù)與質(zhì)量角度來(lái)看，都是現(xiàn)階段完善檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

1 電子檔案管理要點(diǎn)分析

首先，電子檔案數(shù)據(jù)采集渠道應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行拓展，以便電子檔案數(shù)據(jù)資料能夠得到持續(xù)完善，并且檔案內(nèi)容能夠得到極大的充實(shí)，以便后續(xù)政府及企業(yè)工作得到更詳細(xì)的資料參照。但與此同時(shí)，電子檔案管理會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)的不斷采集增加工作難度，所以電子檔案系統(tǒng)性的不斷完善也需要得到重視；其次，電子檔案管理應(yīng)構(gòu)建實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，以便審查電子檔案交接流程中可能出現(xiàn)的信息損壞與更改狀況；最后，電子檔案管理必須具備完善的安全保障系統(tǒng)，以便為電子檔案內(nèi)容提供真實(shí)性保障，同時(shí)避免檔案出現(xiàn)損毀等狀況，使用戶及企業(yè)蒙受難以挽回的損失。因此，在電子檔案管理過(guò)程中，既要構(gòu)建完善的防火墻，避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案數(shù)據(jù)造成損害，同時(shí)還要嚴(yán)格限制管理存儲(chǔ)設(shè)備的連接，避免病毒進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)竊取資料。

2 電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

2.1 系統(tǒng)集中原則

電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，必須確保檔案系統(tǒng)具備集中調(diào)控與管理的平臺(tái)，才能使整體系統(tǒng)構(gòu)建全面，不會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)等外界環(huán)境問(wèn)題影響檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)電子檔案管理體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)引用模塊系統(tǒng)，由此借助存儲(chǔ)硬件措施對(duì)電子檔案類別進(jìn)行劃分，并提供數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，以便整體系統(tǒng)設(shè)計(jì)更嚴(yán)謹(jǐn)。

2.2 層次分類原則

在電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)期間，管理者需注意系統(tǒng)使用的層級(jí)關(guān)系，確保整體系統(tǒng)流程嚴(yán)謹(jǐn)且無(wú)疏漏，每一步檔案調(diào)用都需要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的審核，才能確保電子檔案安全性得以保障，不會(huì)被外界不法分子利用，繞過(guò)安全系統(tǒng)監(jiān)控得到電子檔案數(shù)據(jù)。

2.3 平臺(tái)開放原則

電子檔案系統(tǒng)構(gòu)建的目標(biāo)是為用戶提供網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以便用戶檔案資料提取，同時(shí)也便于檔案管理者進(jìn)行管理。故而，在電子檔案系統(tǒng)使用期間，檔案管理系統(tǒng)需要根據(jù)不同時(shí)期用戶的需求編制資料，以此提供數(shù)據(jù)為用戶服務(wù)。也因此可知，電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建需要接祖開放性平臺(tái)為用戶提供數(shù)據(jù)采集與檢索的渠道，才能確保在短時(shí)間內(nèi)得到需求的資料，使用戶的工作及生活需求得到滿足。

3 電子檔案系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)分析

3.1 合理設(shè)置用戶權(quán)限

電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建目標(biāo)是為人力資源等工作開展提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以此確保相關(guān)政策與管理措施能夠正常落實(shí)。因其檔案內(nèi)部有用戶的詳細(xì)信息，因此應(yīng)該具備私密性的特點(diǎn)，才能確保用戶信息不會(huì)泄露。故而，在電子檔案系統(tǒng)功能運(yùn)行期間，檔案管理單位必須構(gòu)建完善的檔案安全管理體系，以便用戶能夠更放心的使用檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

根據(jù)以往檔案管理經(jīng)驗(yàn)可知，設(shè)置用戶權(quán)限是檔案安全管理工作中較常見(jiàn)的措施，一方面管理者可根據(jù)用戶資料設(shè)置賬戶，由此設(shè)置賬戶與密碼，以便用戶能夠更加妥善的保管電子檔案；另一方面，用戶資料儲(chǔ)存至數(shù)據(jù)庫(kù)期間，管理者應(yīng)嚴(yán)格管控資料修改等權(quán)限，以此避免可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)隱患對(duì)用戶的檔案資料內(nèi)容進(jìn)行篡改，由此使電子檔案的真實(shí)性受到影星，難以為后續(xù)工作的開展提供參照。

3.2 完善數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備著錄管理功能，該功能可參考《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行設(shè)計(jì)。實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，用戶在建立全宗前必須先和參數(shù)維護(hù)員商定著錄項(xiàng)，讓參數(shù)維護(hù)員設(shè)定好著錄項(xiàng)，設(shè)定好后用戶就能夠進(jìn)行全宗數(shù)據(jù)的錄入。需注意的是，全宗的著錄項(xiàng)必須是一樣的，這樣才能保證全宗瀏覽功能的實(shí)現(xiàn)。案卷著錄項(xiàng)的錄入與全宗著錄項(xiàng)的錄入操作步驟基本相同，均是按照用戶的實(shí)際需求執(zhí)行，先設(shè)置著錄項(xiàng)，再建立一個(gè)新表，然后輸入數(shù)據(jù)，同樣應(yīng)確保其著錄項(xiàng)的一致性。

另外，因?yàn)殡娮訖n案管理機(jī)構(gòu)所接收到的電子檔案類型基本固定，因此，從電子檔案的分類方面分析，電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)者應(yīng)設(shè)置對(duì)應(yīng)分類的著錄管理功能，并視檔案管理的實(shí)際狀況將所接收的檔案進(jìn)行分類歸檔。此功能還可以通過(guò)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)添加一個(gè)檔案類型管理功能，用來(lái)管理不同類型的檔案群。著錄管理直接對(duì)應(yīng)的模塊是檔案管理模塊，二者之間的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)。因此，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)可增加檔案群管理模塊，以確保系統(tǒng)的檔案管理模塊功能獲得充分實(shí)現(xiàn)。

3.3 構(gòu)建多樣化檢索系統(tǒng)

在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)涉及多條件檢索功能，即應(yīng)提供多種檢索模式與檢索組合模式，讓用戶根據(jù)不同的操作需求實(shí)現(xiàn)精確檢索。此功能的設(shè)計(jì)應(yīng)以滿足用戶的不同需求為主，讓用戶可以根據(jù)不同的檢索條件選擇不同的檢索模式或檢索組合模式，這不但能加強(qiáng)數(shù)據(jù)的提取效率，在提升數(shù)據(jù)利用率方面也能起到一定作用。當(dāng)用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索時(shí)，所選檢索組合模式不同，其檢索結(jié)果也應(yīng)不同；當(dāng)用戶關(guān)閉檢索功能，其檢索模式與檢索結(jié)果也應(yīng)隨即關(guān)閉。對(duì)于數(shù)據(jù)量較大且數(shù)據(jù)更新較快的數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)盡量確保每次檢索所產(chǎn)生的結(jié)果都不同。

3.4 加強(qiáng)信息實(shí)時(shí)管理

信息管理模塊是電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作中最重要的環(huán)節(jié)，也是確保電子檔案信息安全性的核心模塊。信息管理模塊的功能應(yīng)該涵蓋信息備份、恢復(fù)、輸入與輸出等。電子檔案管理系統(tǒng)中信息的準(zhǔn)確性一直是檔案管理工作的重中之重，電子檔案管理系統(tǒng)是電子檔案儲(chǔ)存的核心平臺(tái)，其穩(wěn)定性與安全性能夠在一定程度上提升電子檔案的準(zhǔn)確性。所以，在進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)對(duì)信息管理模塊進(jìn)行多次的重復(fù)測(cè)試，以防電子檔案信息失真。

4 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的有效落實(shí)，不但為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理體系提供了完善的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型平臺(tái)，以便檔案管理工作風(fēng)險(xiǎn)得到有效降低，并有效提升管理工作的質(zhì)量與效率，同時(shí)借助電子檔案管理平臺(tái)，更能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案遠(yuǎn)距離傳輸與備份的要求，如此極大降低了管理者的工作壓力。故而，在論述電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)期間，必須明確電子檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)及要求，確保防護(hù)措施及管理系統(tǒng)構(gòu)建完善，才能為后續(xù)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展提供更全面的技術(shù)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]楊婷婷.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].讀書文摘，2017（4）.

[2]魯紅.電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].知識(shí)文庫(kù)，2016（19）.

[3]王琦.電子檔案管理系統(tǒng)解決方案及其關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)[J].工程技術(shù)：全文版，2016（9）：00247-00247.

[4]何海鋒.電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)研究[J].中國(guó)管理信息化，2016，19（8）：176-177.