制定會(huì)計(jì)檔案管理策略，全面促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量提升

李永蘭

摘 要：會(huì)計(jì)檔案可以在一定程度上顯示出企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)情況，是企業(yè)重要業(yè)務(wù)資料憑證。本文闡述了會(huì)計(jì)檔案的涵義，分析了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的不足，提出了提升會(huì)計(jì)檔案管理水平的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：提升；工作質(zhì)量；會(huì)計(jì)；檔案管理；策略

前言

會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)會(huì)計(jì)工作中非常重要的部分，是企業(yè)數(shù)據(jù)資源的載體和來(lái)源，會(huì)計(jì)檔案可以體現(xiàn)和記錄企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷程，是重要的歷史數(shù)據(jù)憑證。會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平直接影響著企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，因此，需要不斷強(qiáng)化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作，在歸檔、整理、采集和立卷方面不斷加強(qiáng)，這對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提升有著重要的作用。

1.會(huì)計(jì)檔案的涵義

會(huì)計(jì)檔案管理辦法中有明確的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)賬本、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證等專(zhuān)業(yè)的資料。會(huì)計(jì)賬本是指銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)帳和總分類(lèi)賬等資料。各類(lèi)別賬簿需要分類(lèi)進(jìn)行整理和歸納，實(shí)施專(zhuān)門(mén)的管理。會(huì)計(jì)報(bào)表是指企業(yè)的月度、季度和年度的會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)憑證是指銀行存款余額調(diào)節(jié)表、原始憑證 、銀行存款對(duì)賬單、原始憑證匯總表等文件。在進(jìn)行整理時(shí)，需要重視對(duì)原始憑證的粘貼，需要保持每個(gè)單據(jù)間的統(tǒng)一和平整。針對(duì)一些超過(guò)憑證要求大小的原始單據(jù)，需要進(jìn)行折疊和對(duì)齊，保障文件能夠不壓字、不掉頁(yè)、容易翻看、整齊、美觀、穩(wěn)固。

2.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的不足

2.1不規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理工作

在進(jìn)行企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案卷宗建立時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的封面缺少內(nèi)容，在排列、分類(lèi)和裝訂上不規(guī)范，并且會(huì)計(jì)檔案的目錄不明確不詳細(xì)，有的甚至沒(méi)有目錄。有些企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行裝訂之后，并沒(méi)有實(shí)施封粘，還有的會(huì)計(jì)檔案雖然已經(jīng)封粘了，但是沒(méi)有蓋上會(huì)計(jì)人員的簽章在封粘的地方。而且還存在著會(huì)計(jì)檔案報(bào)表的時(shí)間順序散亂、會(huì)計(jì)檔案文件信息資料不全是會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)資料缺少等情況。在實(shí)施企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存工作時(shí)，也沒(méi)有建設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案儲(chǔ)存室，只是交由出納人員進(jìn)行管理，這又為相關(guān)規(guī)定和要求。在會(huì)計(jì)檔案的管理辦法中有明確的要求，企業(yè)需要每年都建立會(huì)計(jì)檔案，并且需要會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)根據(jù)具體的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行立卷歸納和整理，最后進(jìn)行裝訂。如果并沒(méi)有建設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，就需要在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中派遣專(zhuān)門(mén)的有經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行檔案的保管。企業(yè)中的出納人員不能同時(shí)管理會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的交接時(shí)，沒(méi)有根據(jù)定期、永久兩個(gè)類(lèi)別進(jìn)行儲(chǔ)存，也沒(méi)有及時(shí)的移交清單，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作不及時(shí)，這樣會(huì)導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量太多，內(nèi)容雜亂無(wú)章，難以查看。在進(jìn)行企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)時(shí)，還存在許多會(huì)計(jì)檔案管理上的操作失誤，容易造成企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理不符合要求，管理工作不科學(xué)，無(wú)法保障企業(yè)的整體管理效率和質(zhì)量。

2.2不完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度

很多企業(yè)沒(méi)有創(chuàng)建完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存、歸納、立卷等工作不夠科學(xué)，并且在會(huì)計(jì)檔案的移交標(biāo)準(zhǔn)、整理要求、歸檔時(shí)間和歸檔范圍上，沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，缺少專(zhuān)業(yè)的操作辦法，這嚴(yán)重的影響了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施。

2.3缺少對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視

很多企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)較弱，沒(méi)有擁有足夠的重視，造成企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)工作脫節(jié)。很多企業(yè)只重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)方面的工作，卻忽略了對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，沒(méi)有將企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理工作歸進(jìn)會(huì)計(jì)人員的工作責(zé)任里，也沒(méi)有派遣專(zhuān)業(yè)的工作人員去實(shí)施會(huì)計(jì)檔案的管理。很多進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的工作人員都是兼職，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容和操作要求不了解，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的操作技能，不明確會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求和范圍，阻礙了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.4不健全的會(huì)計(jì)檔案資料整理

在進(jìn)行企業(yè)的會(huì)計(jì)工作時(shí)，很多企業(yè)會(huì)重視會(huì)計(jì)中的報(bào)表、賬本、會(huì)計(jì)憑據(jù)等資料，對(duì)其進(jìn)行整理和歸納。但是卻忽略了對(duì)會(huì)計(jì)材料的歸納、整理和收集，多數(shù)只是趨于形式化，態(tài)度不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)。這樣的情況下，就無(wú)法保障企業(yè)會(huì)計(jì)檔案資料的完整性，影響了企業(yè)的正常運(yùn)行。很多企業(yè)在項(xiàng)目結(jié)束之后，會(huì)忙著整理賬本、會(huì)計(jì)憑證等信息，在項(xiàng)目進(jìn)行審核時(shí)才發(fā)覺(jué)，很多較重要的文件、經(jīng)濟(jì)合同和勞務(wù)協(xié)議等信息不完整，造成原來(lái)的憑證不充足，會(huì)直接對(duì)審核的結(jié)果造成影響。

3.提升會(huì)計(jì)檔案管理水平的有效對(duì)策

3.1提升企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平

企業(yè)收集和整理會(huì)計(jì)檔案的管理人員，是會(huì)計(jì)檔案的主要責(zé)任人，擔(dān)負(fù)著對(duì)企業(yè)中會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、管理操作的責(zé)任，其專(zhuān)業(yè)技能水平高低，會(huì)直接影響著企業(yè)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)水平、管理水平和經(jīng)營(yíng)情況。因此，要結(jié)合我國(guó)目前市場(chǎng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的需求，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平和綜合素養(yǎng)。在檔案法里有所要求，進(jìn)行檔案管理的工作人員，需要認(rèn)真負(fù)責(zé)、遵守法律法規(guī)，還要有較高的職業(yè)素養(yǎng)，擁有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備。所以，企業(yè)需要自根本上改善會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平，開(kāi)展專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行多方面的培養(yǎng)，包括管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和思想水平。這樣做可以讓企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，不但擁有較專(zhuān)業(yè)的檔案管理理論知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)檔案管理操作技能更加掌握，擁有較高的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)；而且還讓會(huì)計(jì)檔案管理人員可以結(jié)合環(huán)境的轉(zhuǎn)變，不斷提升自我，不斷學(xué)習(xí)和借鑒，更新知識(shí)儲(chǔ)備。使會(huì)計(jì)檔案管理人員可以更好的投入全身心實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理水平，保障企業(yè)的監(jiān)管工作實(shí)施，促進(jìn)企業(yè)的順利發(fā)展。

3.2加強(qiáng)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度

要不斷加強(qiáng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理思想，持續(xù)的培養(yǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案理念，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層和管理人員意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性和對(duì)企業(yè)的積極作用。企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案信息所包括的內(nèi)容有很多，并且擁有嚴(yán)密性、廣泛性和專(zhuān)業(yè)性的特征。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的參考機(jī)制、憑借意義和原始性特點(diǎn)，促使其成為了企業(yè)的針對(duì)性檔案，和其他檔案有所不同，需要進(jìn)行針對(duì)性、專(zhuān)業(yè)性的管理。只有企業(yè)可以在思想上實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的檔案的重視，才可以保障其有效的落實(shí)。

3.3創(chuàng)建科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理制度

企業(yè)需要嚴(yán)格的遵守我國(guó)各項(xiàng)法律法規(guī)、政策要求和規(guī)章制度，積極的去實(shí)施和指導(dǎo)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，創(chuàng)建科學(xué)有效的會(huì)計(jì)檔案建立、儲(chǔ)存、歸檔、銷(xiāo)毀、查看等管理制度，保障企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案可以被科學(xué)嚴(yán)密的保管，并擁有一定的順序，方便進(jìn)行查看，不會(huì)輕易的被損毀或泄露。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作具有挑戰(zhàn)性，并且工作內(nèi)容較繁多，這就造成企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量高低，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的作用。企業(yè)在未來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，需要與時(shí)俱進(jìn)，從最基礎(chǔ)的工作入手，全面提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況和經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況進(jìn)行充分的了解，保障企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

4.結(jié)語(yǔ)

在進(jìn)行企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，需要不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，創(chuàng)建科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，保障企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

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