工程總承包項(xiàng)目采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及防范措施

王 博

（中國(guó)瑞林工程技術(shù)股份有限公司，江西南昌 330038）

隨著工程建筑行業(yè)的迅速發(fā)展， 工程建筑模式也在快速變更。近幾年，工程總承包模式在我國(guó)已逐步走向成熟。在總承包模式下，總承包商的利潤(rùn)得到提高，合同權(quán)利得以加強(qiáng)，但由于有的EPC 總承包商管理能力仍有所欠缺, 對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制的認(rèn)識(shí)不足,極容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)事件,導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)出現(xiàn)困難。

采購(gòu)活動(dòng)作為設(shè)計(jì)、施工的承上啟下中間環(huán)節(jié)，其所需配合的專業(yè)多，牽涉到的供應(yīng)商雜，且涉及生產(chǎn)、工期、費(fèi)用控制等多個(gè)方面，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)對(duì)企業(yè)供應(yīng)及生產(chǎn)影響至深。 影響采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)因素有很多方面：從上下游工作影響而言，存在設(shè)計(jì)方提交的請(qǐng)購(gòu)單條件不準(zhǔn)確、供應(yīng)商執(zhí)行技術(shù)附件不嚴(yán)格、現(xiàn)場(chǎng)出入庫(kù)管理不規(guī)范引起的風(fēng)險(xiǎn)； 從采購(gòu)自身角度而言，存在采購(gòu)合同簽訂有漏洞、監(jiān)造工作不到位、節(jié)點(diǎn)控制力度不強(qiáng)等風(fēng)險(xiǎn)。因此，在項(xiàng)目運(yùn)行中采取有效的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理， 對(duì)采購(gòu)實(shí)施各階段進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)控制，采取相應(yīng)的防范措施，建立科學(xué)有效的風(fēng)險(xiǎn)管理體系和風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)顯得尤為重要。 本文擬對(duì)總承包項(xiàng)目在采購(gòu)過程中幾個(gè)重要節(jié)點(diǎn)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析， 并提出相應(yīng)的防范措施。

1 關(guān)聯(lián)方帶來(lái)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

1.1 設(shè)計(jì)方

總承包項(xiàng)目工程由多個(gè)系統(tǒng)組成， 各系統(tǒng)均需要采購(gòu)較多的設(shè)備、材料，因此將設(shè)計(jì)資料完整地轉(zhuǎn)化為采購(gòu)條件是采購(gòu)工作保質(zhì)保量完成的重要前提。設(shè)計(jì)帶來(lái)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)為：1）設(shè)計(jì)資料轉(zhuǎn)化不完全，導(dǎo)致請(qǐng)購(gòu)文件不詳細(xì)。2）技術(shù)附件對(duì)貨物功能描述不準(zhǔn)確，參數(shù)規(guī)定不詳細(xì)；3）設(shè)計(jì)變更對(duì)采購(gòu)工作帶來(lái)的后續(xù)影響。

以上幾點(diǎn)會(huì)直接影響供應(yīng)商返回資料的深度，延誤采購(gòu)、生產(chǎn)和項(xiàng)目執(zhí)行的進(jìn)度，從而導(dǎo)致貨物質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或不符合要求，無(wú)形中增加了項(xiàng)目成本。為避免上述問題的發(fā)生，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1）制定詳細(xì)的設(shè)計(jì)—采購(gòu)接口管理規(guī)定，規(guī)范請(qǐng)購(gòu)資料的編制、轉(zhuǎn)交審核流程， 不斷完善貨物標(biāo)準(zhǔn)化請(qǐng)購(gòu)文件的編制工作。2）設(shè)備制造期間，采購(gòu)人員應(yīng)保持與設(shè)計(jì)人員和供應(yīng)商的聯(lián)系， 尤其是生產(chǎn)期間應(yīng)不斷了解貨物的技術(shù)要求符合性和制造進(jìn)度。 3）應(yīng)嚴(yán)格控制設(shè)計(jì)變更，并制訂設(shè)計(jì)變更管理機(jī)制，為設(shè)計(jì)變更帶來(lái)的采購(gòu)后續(xù)影響提供解決方案。

1.2 供應(yīng)商

供應(yīng)商選擇不當(dāng)會(huì)對(duì)采購(gòu)工作帶來(lái)諸多風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)在：1）選擇的供應(yīng)商等級(jí)水平與設(shè)計(jì)要求的設(shè)備技術(shù)條件不符，導(dǎo)致貨物高于設(shè)計(jì)條件（性價(jià)比不高），或低于設(shè)計(jì)條件（質(zhì)量難以控制）；2）供應(yīng)商采用的原材料以次充好、偷工減料，省略生產(chǎn)工序，導(dǎo)致貨物質(zhì)量難以達(dá)到技術(shù)條件要求；3）售后及伴隨服務(wù)不滿足要求，影響設(shè)備調(diào)試及后續(xù)試生產(chǎn)，項(xiàng)目整體進(jìn)度難以保證。

所以在選擇供應(yīng)商和貨物生產(chǎn)周期內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1）建立合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商短名單在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)選擇， 尤其是重特大貨物招投標(biāo)之前， 還應(yīng)確保掌握相關(guān)供應(yīng)商的管理能力和生產(chǎn)現(xiàn)狀，并在項(xiàng)目結(jié)束后對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)，按照管理規(guī)定作相應(yīng)處理，供后續(xù)項(xiàng)目參考；2）把控供應(yīng)商生產(chǎn)自檢環(huán)節(jié)。每道工序完成后，供應(yīng)商需要向項(xiàng)目采購(gòu)人員提供自檢結(jié)果，待確認(rèn)后方可繼續(xù)生產(chǎn)。 其中，原材料證明是把控貨物質(zhì)量的基礎(chǔ)文件， 必須要求供應(yīng)商提供并備案。 3）提高監(jiān)造對(duì)設(shè)備生產(chǎn)周期內(nèi)的質(zhì)量、進(jìn)度的控制力度，并對(duì)重特大貨物提高過程檢驗(yàn)頻次，安排專業(yè)檢測(cè)人員作出廠檢驗(yàn)驗(yàn)收和見證出廠試驗(yàn)。 4）制定供應(yīng)商選擇、貨物質(zhì)量、生產(chǎn)進(jìn)度把控和伴隨服務(wù)等相關(guān)管理規(guī)定， 不斷完善供應(yīng)商管理機(jī)制。

2 項(xiàng)目文件帶來(lái)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

2.1 合同文件

由于合同文件在簽訂過程中可能存在疏漏，故可能隱藏執(zhí)行力不夠、設(shè)備質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、供貨周期延長(zhǎng)等諸多的風(fēng)險(xiǎn)：1） 若中標(biāo)供應(yīng)商自身管理力度欠缺，執(zhí)行力不強(qiáng)，會(huì)導(dǎo)致合同內(nèi)容，特別是合同技術(shù)附件不能很好地被解讀和消化；2)合同談判和執(zhí)行階段，設(shè)計(jì)變更后雙方人員未能及時(shí)溝通并進(jìn)行和調(diào)整，導(dǎo)致信息不對(duì)稱，發(fā)生產(chǎn)品不滿足最終技術(shù)要求的情況；3）合同談判階段未對(duì)設(shè)備材料關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)作詳細(xì)說明，技術(shù)附件內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致合同執(zhí)行階段供應(yīng)商借此降低成本。

以上幾點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)最終會(huì)集中體現(xiàn)在設(shè)備的質(zhì)量上，具體應(yīng)對(duì)措施如下：1）合同談判階段根據(jù)掌握的供應(yīng)商信息，對(duì)其管理薄弱環(huán)節(jié)在合同中作約束；合同執(zhí)行階段加大對(duì)薄弱環(huán)節(jié)的檢查和監(jiān)督；2） 合同談判階段應(yīng)當(dāng)召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會(huì)， 雙方明確工作范圍、技術(shù)參數(shù)、資料提交、供貨周期、質(zhì)量控制等要求，海外總承包項(xiàng)目的合同還需要將運(yùn)輸、服務(wù)等要求逐條全部落實(shí)；合同執(zhí)行階段確保資料是最新版，雙方對(duì)生產(chǎn)全過程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)溝通以便掌握生產(chǎn)進(jìn)度和存在問題；3）根據(jù)合同談判和執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析和評(píng)價(jià)，加大公司對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化合同和技術(shù)附件管理機(jī)制的建設(shè)； 通過監(jiān)造全過程參與和律師參與評(píng)審來(lái)加強(qiáng)重特大設(shè)備、 材料買賣合同和技術(shù)附件的評(píng)審流程管理， 通過內(nèi)部管理對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，減小風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。4）加大采購(gòu)人員對(duì)設(shè)備、材料專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)力度，要求采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)貨物的技術(shù)部分要有一定的研究，包括結(jié)構(gòu)組成、技術(shù)特點(diǎn)、性能要求、制造標(biāo)準(zhǔn)、接口條件、外購(gòu)件的質(zhì)量與品牌、檢驗(yàn)與驗(yàn)收、技術(shù)服務(wù)、易損易耗件等，只有對(duì)技術(shù)部分有相應(yīng)了解， 才能較為全面地把握要采購(gòu)的內(nèi)容，減少采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 采購(gòu)計(jì)劃

項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的深化和補(bǔ)充，是項(xiàng)目采購(gòu)工作具體開展的指導(dǎo)性文件。 采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)經(jīng)理在項(xiàng)目運(yùn)行初期根據(jù)項(xiàng)目特性及采購(gòu)需求制定，是控制采購(gòu)進(jìn)度、順序、質(zhì)量，把控采購(gòu)成本的重要依據(jù)，因此，采購(gòu)計(jì)劃的編制非常重要：首先，采購(gòu)計(jì)劃需符合項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行情況，滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，并能根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容按期完成采購(gòu)任務(wù)，即編制需要具有合理性、可操作性。 其次，采購(gòu)計(jì)劃一旦制定需要被認(rèn)真執(zhí)行， 若采購(gòu)計(jì)劃不能被很好地執(zhí)行或執(zhí)行力度不夠，可能會(huì)造成采購(gòu)順序的紊亂、采購(gòu)預(yù)算成本的失控，嚴(yán)重的將會(huì)直接影響施工，導(dǎo)致項(xiàng)目工期拖延。

在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1）采購(gòu)計(jì)劃一般作為三級(jí)項(xiàng)目策劃， 要以項(xiàng)目一二級(jí)項(xiàng)目策劃為基礎(chǔ)，同時(shí)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)、設(shè)備種類及工藝進(jìn)行編制；2）應(yīng)與設(shè)計(jì)人員和施工人員充分溝通對(duì)接，確保設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工計(jì)劃之間具有較高的匹配度，使整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃編制合理，有可操作性；3）明確采購(gòu)原則，確定集中采購(gòu)方式的設(shè)備類型，實(shí)施長(zhǎng)周期設(shè)備采購(gòu)把控，并對(duì)采購(gòu)過程中遇到的特殊問題進(jìn)行分析與協(xié)調(diào)；4）根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，避免重復(fù)采購(gòu)和漏項(xiàng)。

3 項(xiàng)目執(zhí)行過程帶來(lái)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

3.1 招標(biāo)過程風(fēng)險(xiǎn)

在設(shè)備采購(gòu)過程中， 招投標(biāo)是相當(dāng)重要的一個(gè)階段，在這個(gè)過程中存在許多風(fēng)險(xiǎn)：1）招標(biāo)管理規(guī)定不完善，招標(biāo)流程不規(guī)范；2）技術(shù)參數(shù)條件不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致招標(biāo)文件開標(biāo)要求滿足質(zhì)量；3）評(píng)標(biāo)過程中評(píng)標(biāo)人員對(duì)投標(biāo)單位的技術(shù)方案理解與把控較差；4）因招標(biāo)資料保密不嚴(yán)，可能會(huì)出現(xiàn)陪標(biāo)、圍標(biāo)和串標(biāo)等舞弊現(xiàn)象。

以上幾種風(fēng)險(xiǎn)會(huì)很大程度地影響貨物質(zhì)量及采購(gòu)成本。針對(duì)招投標(biāo)過程可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1）加大招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和控制力度，完善招投標(biāo)管理機(jī)制，規(guī)范招投標(biāo)工作流程，招標(biāo)過程遵循公開、公平、公正原則。2）嚴(yán)格審核招標(biāo)文件。技術(shù)標(biāo)書需要相應(yīng)專業(yè)人員進(jìn)一步審核， 商務(wù)標(biāo)書應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目情況和采購(gòu)貨物的具體要求進(jìn)行編制和審核。3）評(píng)標(biāo)專家應(yīng)在相關(guān)專業(yè)和輔助專業(yè)內(nèi)選擇，并且應(yīng)有項(xiàng)目管理或經(jīng)濟(jì)專業(yè)人員對(duì)投標(biāo)文件的商務(wù)部分進(jìn)行把控；4）對(duì)于招投標(biāo)過程嚴(yán)格保密，建立招投標(biāo)保密規(guī)定， 對(duì)于有舞弊行為的人員或投標(biāo)方應(yīng)做嚴(yán)肅處理。

3.2 設(shè)備監(jiān)造過程風(fēng)險(xiǎn)

設(shè)備監(jiān)造是控制設(shè)備質(zhì)量和進(jìn)度的關(guān)鍵工作之一，此階段可能存在的風(fēng)險(xiǎn)包括：1）監(jiān)造計(jì)劃的缺失或計(jì)劃的不合理可能會(huì)導(dǎo)致設(shè)備監(jiān)造落實(shí)不到重點(diǎn)，對(duì)設(shè)備的質(zhì)量、進(jìn)度監(jiān)控不到位；2）監(jiān)造人員對(duì)監(jiān)造對(duì)象的技術(shù)理解不透徹，導(dǎo)致不能全面有效地開展工作；3）監(jiān)造管理制度不完善，會(huì)導(dǎo)致監(jiān)造流于形式，無(wú)法從根本上解決設(shè)備質(zhì)量問題及進(jìn)度問題。

為防范在設(shè)備監(jiān)造過程中發(fā)生設(shè)備質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：1）科學(xué)、合理地編制監(jiān)造計(jì)劃。 監(jiān)造計(jì)劃應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃、設(shè)備的造價(jià)、重要程度、設(shè)備制造復(fù)雜程度來(lái)綜合評(píng)估，并確定最終監(jiān)造清單、監(jiān)造方式和進(jìn)度管理方案等。2）監(jiān)造工作應(yīng)提早介入， 監(jiān)造人員應(yīng)參與合同談判與合同文件的編制；成立項(xiàng)目監(jiān)造管理團(tuán)隊(duì)，加大對(duì)監(jiān)造人員的能力培訓(xùn)力度。如遇到重特大設(shè)備的監(jiān)造，宜委托專業(yè)第三方監(jiān)造單位進(jìn)行監(jiān)造。 3）健全監(jiān)造管理制度。 制訂監(jiān)造程序、方法及標(biāo)準(zhǔn)，明確監(jiān)造管理人員的權(quán)利與責(zé)任，使監(jiān)造工作有據(jù)可依、有據(jù)可查，同時(shí)重視設(shè)備監(jiān)造標(biāo)準(zhǔn)化文件編制工作。

3.3 現(xiàn)場(chǎng)管理過程風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備、 材料管理是控制項(xiàng)目成本與質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。 在這一環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的主要風(fēng)險(xiǎn)有：1）現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備、材料管理制度不完善，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)管理混亂，發(fā)生問題無(wú)據(jù)可查；2）設(shè)備、材料到貨檢驗(yàn)驗(yàn)收不細(xì)致，設(shè)備、材料的錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)不能完整記錄，導(dǎo)致安裝和調(diào)試階段進(jìn)度難以把控；3）項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)管理不規(guī)范，導(dǎo)致設(shè)備、材料發(fā)生丟失、損壞等情況發(fā)生，直接導(dǎo)致成本增加。

針對(duì)以上風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)具體做到以下幾點(diǎn)：1）根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)建立完整的設(shè)備、材料進(jìn)場(chǎng)、檢驗(yàn)和出入庫(kù)移交等工作現(xiàn)場(chǎng)管理制度，完善相關(guān)組織架構(gòu)、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。2）編制開箱檢驗(yàn)工作計(jì)劃，明確開箱檢驗(yàn)重點(diǎn)，規(guī)定參與單位不得隨意開箱。 開箱時(shí)，不僅要對(duì)設(shè)備、材料的數(shù)量和外觀進(jìn)行檢查，還需要在開箱前檢查包裝和外觀檢查有無(wú)破損、劃痕等，開箱后根據(jù)技術(shù)附件對(duì)設(shè)備、材料的部件是否存在錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)以及外購(gòu)件的品牌進(jìn)行查驗(yàn)，并及時(shí)編制開箱檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題盡快組織相關(guān)人員確認(rèn)，并發(fā)送相關(guān)部門進(jìn)行整改；重特大設(shè)備還必須有相關(guān)專業(yè)人員在場(chǎng)陪同檢驗(yàn)。 3）設(shè)備、材料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)前，根據(jù)到貨計(jì)劃編制設(shè)備、材料儲(chǔ)存方案，不同類型設(shè)備根據(jù)要求分類儲(chǔ)存。建立倉(cāng)儲(chǔ)管理隊(duì)伍與設(shè)備、材料倉(cāng)儲(chǔ)臺(tái)賬，嚴(yán)格把控設(shè)備、材料的出入庫(kù)，提高倉(cāng)管人員的工作積極性和責(zé)任感。

4 結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)總承包項(xiàng)目采購(gòu)工作中重要節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)防范措施。采購(gòu)管理人員需要對(duì)總承包項(xiàng)目采購(gòu)各節(jié)點(diǎn)工作風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行仔細(xì)識(shí)別、分析和評(píng)價(jià)，并建立科學(xué)有效的風(fēng)險(xiǎn)管理體系和風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全過程監(jiān)控與管理，從而有效地降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。 在當(dāng)前智能化與大數(shù)據(jù)的時(shí)代， 可以將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理與信息化技術(shù)有效地結(jié)合，對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)信息進(jìn)行信息化管理，建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理平臺(tái)并將其作為企業(yè)內(nèi)部控制體系的一部分， 根據(jù)內(nèi)部控制體系的變化對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)容進(jìn)行更新，最大程度降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。