EPC總承包模式下的項目采購管理初探

魏燕文

中國中元國際工程有限公司 北京 100089

1、前言

近年來，我國大力推行EPC工程總承包建設模式。在EPC總承包項目中，由總承包商承擔工程項目的設計、采購、施工和試運行等服務工作。采購是指為了完成項目從組織外部獲取貨物和服務的過程，采購是工程總承包項目非常重要的環(huán)節(jié)，如何做好采購管理，與設計、施工和調試運行配合銜接好，對順利實現(xiàn)EPC項目的總體目標具有重要的現(xiàn)實意義。

2、采購管理的主要內容與工作重點

采購管理主要工作內容包括：制定采購計劃，采買，催交，檢驗，運輸與交付，現(xiàn)場服務管理等。

在EPC總承包建設項目中，“采購”的涵義是廣義的，既包括設備材料采購，也包括設計、施工、勞務、咨詢服務的采購，本文所述的采購僅指設備、材料的采購，是狹義以后的概念。

為了順利實現(xiàn)EPC工程項目的質量、工期、造價三大控制目標，采購管理必須對設備材料采購的進度、費用和質量進行有效控制。

3、制定采購計劃

采購計劃根據(jù)以下文件編制：項目合同、項目管理和實施計劃、施工圖清單預算、項目進度計劃、總承包企業(yè)內部有關采購程序和制度等。

一般項目的采購計劃，其核心內容是采購標包的劃分，每個標包完成采購的時間計劃和各標包采購成本的控制價格。對于EPC項目，采購計劃還應包括按時間順序編制的采購資金使用計劃。

3.1 采購標包的劃分

采購標包的劃分首先根據(jù)施工圖清單預算，對需要采購的設備材料進行分類，將各種設備材料的價值按大小排序，再計算出各種設備材料的采購金額占采購總價值的百分比，通常來說需要重點關注采購價值占比達到65～80%，采購種類占比20%～30%的主要設備材料，總承包商應對此類設備材料進行自主采購，采購價值較低又種類較多的輔助材料可以放入分包合同標包，由分包單位提供。

設備標包的分解盡量按照專業(yè)劃分，最好有專業(yè)工程師或設計人員參與指導，可以保證界限清晰且沒有遺漏；通用的材料可按類別劃分，如管材、板材、閥門、保溫材料等，各專業(yè)用量可以合并以免重復采購。

3.2 采購時間計劃

采購的時間計劃需要滿足項目總體進度計劃和各專業(yè)分解進度計劃，先請項目專業(yè)工程師填寫各種設備材料需要進場的時間，材料的采購時間將采購過程至簽約所需要的時間進行反推即可得出；設備的采購時間除需要考慮采購周期，還要考慮設備的生產周期和運輸時間，如果是大型設備，還需要考慮工地現(xiàn)場提供吊裝作業(yè)面和預留孔洞等綜合因素。采購時間計劃定好后需要采購人員與項目部碰頭確認。

3.3 采購成本控制價

采購成本控制價可以參考項目所在地的材料信息價格、已有的采購歷史數(shù)據(jù)，同時還要考慮與業(yè)主所簽合同的讓利承諾和總承包商自身利潤預期金額等綜合制定。

3.4 采購資金使用計劃

有了采購時間和采購控制價，采購計劃基本形成，接下來采購經理應結合項目總體進度計劃和常規(guī)的合同付款條件，按時間順序編制項目采購資金使用計劃，提交項目經理確認。如項目整體收支情況不能保證采購資金的支付，則需要重新調整局部采購計劃或調整某些合同的付款條款?？傮w來說，苛刻的付款條件往往會增加采購成本，因此需要在計劃階段提前考慮，統(tǒng)籌安排。

4、采購的質量控制

采購的質量控制分為事前、事中和事后控制三個階段。

4.1 采購質量的事前控制

事前控制是在招標采購階段，要在招標或詢價文件中寫明技術質量要求，詳細列出需采購設備材料的型號及規(guī)格、材質、質保要求，執(zhí)行的檢驗檢測標準等。收到投標報價文件后，應首先評審是否滿足技術質量要求，特別要注意有無技術偏差，如有偏差則需論證其是否滿足設計要求以及偏差對價格因素的影響。簽合同時最好將具體的技術質量要求進行明確約定，必要時簽訂技術協(xié)議最為合同附件。

對于設備的采購，采購過程需要與設計師密切配合，首先應由設計師編制設備詢價文件中技術要求的章節(jié)，即技術規(guī)格說明書；收到報價文件之后，應由設計師對報價文件中技術部分進行評審，確保符合設計要求；供應商的設備制造圖紙應經設計師簽字確認并作為合同的附件。

4.2 采購質量的事中控制

對于采購的重要設備應進行事中控制，常用手段是設備監(jiān)造，即對設備在制造和生產過程中的工藝流程、制造質量及設備制造商的質量體系進行監(jiān)督。雖然監(jiān)造不能代替制造商的檢驗，但可以從外部促進其提高質量意識，監(jiān)督制造工藝是否符合合同要求，促使制造商盡快發(fā)現(xiàn)和改進問題，使其內部質量保證體系正常有效運作，從而使產品質量得到保證。設備監(jiān)造工作雖然是采購過程的質量控制，但監(jiān)造組人員應有專業(yè)設計師或專業(yè)工程師參加，如果總承包商自身不具備監(jiān)造能力時，也可以委托專業(yè)的監(jiān)造單位完成監(jiān)造工作。

4.3 采購質量的事后控制

設備材料的到場驗收對于采購過程質量控制來說屬于事后控制，但對于施工安裝階段質量控制來說卻是事前控制，因此應由采購部門和項目現(xiàn)場專業(yè)人員共同參加驗收。貨物驗收分為兩方面：實物驗收和文件驗收。

設備材料進場時，由現(xiàn)場專業(yè)工程師根據(jù)貨物的具體情況決定抽檢或全數(shù)檢驗；對于需送檢的材料，如主體結構材料、保溫防水材料、管道閥門、電氣材料等應由監(jiān)理單位見證取樣后送檢；如果采購前有預留樣品的還需要檢查是否與樣品一致，發(fā)現(xiàn)實物質量有問題應責令退場。文件驗收是檢查質量證明文件是否齊全有效，通常包括出廠合格證、質量證明書、使用說明書、生產許可證、國家認證標志等。

完成貨物進場驗收后，應按規(guī)定完善設備材料進場報驗手續(xù)。

5、控制采購費用，降低采購成本

工程項目的成本中主要是材料和設備費用，約占工程總成本的50%～60%，采購成本直接影響工程的造價和利潤，因此采購費用的節(jié)約是項目成本節(jié)約的主要途徑。

5.1 制定科學合理的采購控制預算

控制采購成本的第一步是制定合理的采購控制預算，也就是前面說過的確定采購成本控制價，是在采購工作開始之前對市場情況進行分析和研究，估計和預測成本價格，對資金和成本預先合理分配，建立限額控制標準，在采購實施過程中隨時檢查糾偏，確保項目成本控制在預期范圍以內。

5.2 公開招標或競爭性談判

利用供應商之間的競爭是壓低采購價格最有效的方法，通常采用公開招標和競爭性談判兩種方式。總承包商一般都有合格供應商檔案，對于常用的設備材料采購可以在合格供應商名單中選擇3-5家采用競爭性談判方式，對于不常用的設備材料，因不了解市場情況和價格信息，常采用公開招標的形式。

公開招標應該在報名結束后，對參加競爭的供應商進行資格預審，在開標前進行資信調查，了解公司性質、組織架構、履約能力等，判斷投標人是否具備相應的資格和能力，防止采購工作風險和不良影響。

無論是競爭性談判還是公開招標，科學合理的工作流程和評標方法是達到采購目標的基礎。評標的第一步首先是看報價，但同時也要評價供貨商提供設備材料的質量和性能，包裝運輸費用、交貨周期、售后服務和技術培訓等附加條件也是評標的重要內容。平衡各方面因素，在能夠按時交貨，具有良好信譽和高素質技術服務的前提下，選擇報價最低的供應商中標才是達到了性價比最優(yōu)的采購目的。

5.3 供應商管理

承包商往往在某一行業(yè)領域或某一地區(qū)長期從事工程承包活動，對供應商來說就形成了一種潛在的長期合作的機會。通過加強供應商管理，使工程承包商與材料設備供應商之間建立起相互信任、長期合作的關系，供應商材料報價勢必相對其他普通關系的供應商的報價優(yōu)惠。對于總承包商來說，采購到低價的設備材料只是降低成本的一個方面，得到優(yōu)質的服務、及時快速的供貨、可靠的資源保證則是獲得的更深一層的利益，從另外的角度看也是降低了工程成本。

5.4 建立監(jiān)控體制和激勵機制

采購工作人員在面對大量現(xiàn)金流和物流的環(huán)境中往往容易迷失自己，建立監(jiān)控體制和激勵機制可以有助于采購人員擺正自己與公司的利益關系。總承包商應不斷健全采購管理制度，制定采購流程和相關部門的職責和關系，規(guī)定審批權限。通過明確成本目標，加強績效考核，完善獎懲制度，可以使降低采購成本成為采購團隊每個成員的自覺行為，從而有望實現(xiàn)持續(xù)降低采購成本的長遠目標。

6、結束語

EPC工程項目采購管理是一個系統(tǒng)工程，涉及層次比較多，完善和發(fā)展是一個逐步的過程，需要建立完整、高效、可靠的采購管理體系。做好采購過程管理，可以使項目按時竣工，保證工程質量并可節(jié)約投資，提高項目利潤。