關(guān)于企業(yè)費用報銷中存在問題及應(yīng)對措施

□李 悅

費用報銷是企業(yè)財務(wù)會計重要的日常工作，在企業(yè)財務(wù)管理中占據(jù)重要地位，影響企業(yè)健康運行和可持續(xù)發(fā)展。費用報銷，一直是所有會計都最不愿意接手的“燙手山芋”。因為票據(jù)種類多、涉及人員廣等各類繁雜問題，費用報銷會計往往承擔著巨大的票據(jù)審核和大量與人溝通的隱形工作。特別是近年來，大型國有企業(yè)業(yè)務(wù)招待費、企業(yè)負責人履職費用超標等成為社會熱點，因此費用報銷是否合規(guī)理所當然成為各項會計稽核、稅務(wù)檢查、監(jiān)察審計關(guān)注重點，會計人員稍有疏忽不僅會給企業(yè)帶來財務(wù)風險，還會給負責人帶來政治風險。本文就公司現(xiàn)行費用報銷工作存在的問題進行分析，并提出應(yīng)對之策。

一、存在問題

（一）費用報銷制度可操作性不強，費用報銷仍對人工依賴性較強

公司制定了費用報銷管理辦法，但由于費用類型多，對于每種費用應(yīng)計入何種科目和報銷每種費用應(yīng)提供哪些原始單據(jù)不甚明確。存在同一費用因不同的人工處理而導(dǎo)致計入不同科目和所附原始單據(jù)不一致的情況，影響一貫性原則。每個人對同一事件的判斷會存在差異，甚至同一人在不同時期、對同一事件的判斷也會存在差異。如果流程中涉及的人工處理出現(xiàn)工作調(diào)換，那么有可能會影響處理的一貫性，甚至影響到前后數(shù)據(jù)的可比性。

（二）審核流程冗長，審核人未盡審核責任

俗話說，“一個和尚挑水吃，兩個和尚抬水吃，三個和尚沒水吃”。為了使企業(yè)審批流程看似嚴謹，企業(yè)對費用報銷的審批流程設(shè)置的過分冗長，一筆金額不超千元的差旅費設(shè)置了超過5個審批人。由于審批人多，審核流程長，往往會延長報銷人的收款時間，報銷人的感知體驗不高，降低工作效率，在公司財務(wù)核算的重要時間節(jié)點加重了會計人員的工作負擔。審核人多了，往往會出現(xiàn)相互推諉，無法盡到各自審核責任，報銷事前審核流于形式。

（三）現(xiàn)行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)并未明顯提升會計核算的準確性、減少會計人員的工作量和提升工作效率

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在各領(lǐng)域的應(yīng)用，近年來，公司已全面實行了網(wǎng)上報銷審批，并與財務(wù)核算系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)鏈接，從形式上實現(xiàn)了各項費用的線上報銷與結(jié)算。但事實上，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)真的提升了會計核算的準確性了嗎？真的減少經(jīng)辦人員和會計人員的工作量了嗎？真的提高了費用報銷的效率嗎？我認為，并未見得。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)需要在報銷開始時由經(jīng)辦人選擇所屬費用大類和費用小類，該步驟直接決定了過賬時計入的會計科目，由于經(jīng)辦人缺乏財務(wù)專業(yè)知識，因此存在會計科目串用的風險?，F(xiàn)行的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將相關(guān)負責人紙質(zhì)簽字審批轉(zhuǎn)化為線上審批，各類票據(jù)需要逐一掃描或拍照傳入系統(tǒng)以供審核，紙質(zhì)票據(jù)仍需粘貼裝訂作為重要的原始憑證以供各項檢查。對于報銷經(jīng)辦人來說，現(xiàn)行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅沒有減少工作量，反而增加了工作量。尤其是對于辦理票據(jù)數(shù)量多的經(jīng)辦人來說，掃描并上傳原始票據(jù)將是非常大的工作量。費用報銷工作幾乎涉及公司的所有人員，工作人員年齡跨度大，對信息系統(tǒng)掌握程度參差不齊，在使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)時會出現(xiàn)信息填列不全、金額填寫有誤、費用類型選擇有誤等問題，作為報銷工作的歸口管理部門和歸口管理人員，所有的指導(dǎo)和糾錯工作全部落在費用會計的肩上。為確保會計檔案的完整，費用報銷會計還需要將網(wǎng)上審批單打印并與原始單據(jù)逐一對應(yīng)并粘貼。由于系統(tǒng)問題，網(wǎng)銀系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)經(jīng)常在銜接中出現(xiàn)卡頓和錯誤，解決系統(tǒng)問題會降低費用報銷的效率。

（四）財務(wù)人員素質(zhì)需要進一步提高

一個合格的費用會計需要豐富的專業(yè)知識儲備、良好的職業(yè)操守及道德水平、較強的數(shù)據(jù)分析能力和溝通能力。費用會計是財務(wù)部門在公司內(nèi)部的“形象代言人”，是領(lǐng)導(dǎo)干部的“保護傘”，確保領(lǐng)導(dǎo)干部在經(jīng)濟方面不“犯錯誤”。但各單位費用會計往往由財務(wù)部門“新人”擔任，在上述方面缺乏經(jīng)驗和技巧，往往無法滿足崗位要求，影響工作質(zhì)量和效率。

（五）費用報銷多采用事后監(jiān)督的形式，事中審核機制不完善

越來越多的監(jiān)察、審計越來越關(guān)注企業(yè)各項費用是否合規(guī)，票據(jù)是否完善，特別是企業(yè)負責人的職務(wù)消費是否超標等問題，并往往會向前追溯多年。事后監(jiān)督的弊端早年出現(xiàn)的問題已形成多年，且業(yè)已形成，無法整改。事后監(jiān)督更多的不是“糾錯”，而是“打板子”。

二、解決方法和應(yīng)對措施

（一）制定操作性更強的費用報銷制度

在運轉(zhuǎn)高效的財務(wù)系統(tǒng)中，每一個環(huán)節(jié)都不能脫離制度。費用報銷制度是公司上下使用頻率最高、使用人員最廣的制度之一，如果內(nèi)容不詳實、不具體，那就對日常報銷工作無指導(dǎo)意義?？梢圆扇×鞒虉D的形式明確審批人、審批步驟和審批內(nèi)容，以工作清單的形式明確各費用所需原始單據(jù)類型等。明確財務(wù)報銷所涉及工作人員的責任和義務(wù)，嚴格規(guī)范工作流程，強化財務(wù)報銷工作的管理力度。

（二）優(yōu)化網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，增強用戶的體驗感

開通網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)的會計科目的自動匹配功能。在財務(wù)核算系統(tǒng)的相關(guān)會計科目出現(xiàn)變化和新增時，自動更新網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相關(guān)費用大類及小類，減少財務(wù)人員維護系統(tǒng)的工作。增加“拍照上傳附件”功能。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)最煩繁瑣的工作是需要掃描上傳所有原始憑證。若可以外置拍照工具與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)連接，拍照后自動上傳至系統(tǒng)，必將節(jié)約大量人工成本，提高工作效率。隨著制度更新及時調(diào)整網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的界面和窗口。如《差旅費管理辦法》多次調(diào)整補助標準，增加“乘坐公共交通補助”項目，刪除“超長乘車補助”項目等，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中“差旅費報銷”卻并未按照制度及時更新，報銷人在填寫系統(tǒng)時出現(xiàn)錯誤，費用會計需要手動修改并向報銷人做出解答，增加了費用會計的工作量。增加“模糊查詢”功能。費用會計在應(yīng)對各類審計、監(jiān)察、巡視時，需要翻閱大量原始憑證，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，對關(guān)鍵字進行查詢和整理，節(jié)省翻閱憑證的時間，提高工作效率。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與OA系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，有未完成單據(jù)郵件通知審批人，以便及時完成審批，避免單據(jù)積壓。

（三）加強工作人員的培訓

財務(wù)人員對會計知識、稅法知識以及相關(guān)制度的掌握程度影響著費用報銷質(zhì)量。應(yīng)定期對費用報銷會計進行培訓，及時學習最新的稅務(wù)政策、會計準則和政策法規(guī)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，并進行職業(yè)技能的培訓和考核，使工作人員在實際的工作過程中時刻以制度標準為準繩，提高工作質(zhì)量。向沒有專業(yè)財務(wù)知識的報銷人定期講解報銷管理制度中的具體條款，使其了解、熟悉應(yīng)該注意的事項。特別應(yīng)針對發(fā)生較多差旅費、業(yè)務(wù)招待費等常見的報銷業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)辦理所需提供的原始憑證、業(yè)務(wù)辦理時間、報銷審批流程、報銷注意事項等方面進行詳細講解。培訓明確了財務(wù)報銷工作的相關(guān)要求，規(guī)范了報銷工作的流程，對員工而言提高工作效率，對企業(yè)而言通過提前的培訓，使報銷人主動的減少不合理、不合規(guī)費用的產(chǎn)生，并注意取得完整、充分的原始憑證，減少報銷流程中花費的時間和精力。

（四）加強財務(wù)監(jiān)督體系的構(gòu)建和完善

加強費用報銷的事前、事中審批力度，并不是要延長審批流的長度，而是提升審批人的審批質(zhì)量和審批效果。企業(yè)相關(guān)負責人以及財務(wù)人員要在工作中做到各司其職，加強對報銷內(nèi)容、原始單據(jù)等內(nèi)容的審核，提升自我監(jiān)督與互相監(jiān)督的能力。財務(wù)部門可采取內(nèi)部定期交叉互查的方式，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改，降低糾錯成本，提高工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

規(guī)范費用報銷制度、優(yōu)化報銷系統(tǒng)、改進報銷流程、提高相關(guān)人員素質(zhì)、加強財務(wù)監(jiān)督，會進一步規(guī)范企業(yè)報銷工作，提升財務(wù)工作管理水平，保證企業(yè)成本費用真實可靠，防范企業(yè)經(jīng)營風險，提升企業(yè)經(jīng)濟效益，有助于企業(yè)科學持續(xù)發(fā)展。