淺談如何建立和完善檔案檢索體系

蔡宏炳

摘 要：現(xiàn)今，檔案文件數(shù)量越來越多，人們想要通過網(wǎng)絡(luò)終端迅速尋找到檔案文件也是一件比較困難的事情。因此，加強建立完善的檔案檢索體系是非常有必要的，其不僅能夠有效提高檔案管理工作效率，還可以幫助使用者及時搜索到相關(guān)檔案，充分保障了檔案資源的有效利用。對此，具體對如何建立和完善檔案檢索體系進行了研究論述，并提出建議措施。

關(guān)鍵詞：檔案檢索體系;檢索工具;檢索對象

目前，我國檔案事業(yè)取得了跨越式的發(fā)展，人們也逐漸開始認知到檔案管理工作的重要性，甚至部分企業(yè)還加強了對檔案管理的信息化建設(shè)，進一步對檔案檢索體系進行完善，以此來滿足使用者對檔案多方面的需求，不僅大大提高了檔案管理工作水平，還有效推動了我國檔案業(yè)的長遠發(fā)展。因此，本文重點對如何建立和完善檔案檢索體系進行了探討分析。

1 什么是檔案檢索

實際上，所謂的檔案檢索主要是指通過使用相關(guān)的檔案檢索工具，對需要的檔案文件進行查找。這樣一來，使用者可以更加全面了解到檔案的檔案號、時間、準確提名等相關(guān)信息內(nèi)容，并以此為根據(jù)，確認自己是否應(yīng)調(diào)動檔案。而檔案檢索任務(wù)則是為了讓使用者更加準確、快速的尋找大檔案實體。

2 檢索體系中檢索工具在檔案管理中的作用

1）檔案檢索的管理作用。檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式，集中、濃縮地揭示了館（室）藏情況，檔案工作人員可以通過檢索工具來了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量，為檔案管理工作提供一定的依據(jù)。尤其是館（室）藏性檢索工具反映檔案實體順序，在庫房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計等管理活動中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段

2）檔案檢索的橋梁作用。隨著時間的長久推移，檔案數(shù)量將會變得越來越龐大，再加之內(nèi)容復(fù)雜、涉及的層面范圍越來越廣泛，勢必會給檔案管理工作帶來巨大的困難。而對于檔案使用者來說，如果不采用相關(guān)有效的技術(shù)手段，很難在短時內(nèi)查找到自己所需的檔案資源。因此，檔案檢索體系的重要性日益凸顯，并與使用者之間構(gòu)架了一座橋梁，使用者通過利用檢索工具輸入準確的查找信息，從而迅速準確的查詢到檔案存址，最后進行調(diào)取使用。

3 進行檔案檢索的必要條件

1）要有用于檢索的檔案檢索工具。通常情況下，檔案檢索工具形成是經(jīng)過檔案信息的選擇與壓縮過程，使用者可以通過利用檔案檢索工具進行查找，同時還可以具體掌握到檔案館館藏室的特點，根據(jù)檢索工具所提供的相關(guān)線索信息，調(diào)閱到自己需要的檔案文件。

2）有明確的檢索對象。在實際的檢索過程中，檢索對象是非常關(guān)鍵的一個因素，同時也是確保檢索工作順利開展的基礎(chǔ)條件。特別是當檔案使用者委托檔案管理人員進行檢索時，應(yīng)該將檔案詳細的信息內(nèi)容告知給檔案工作人員，促使檔案檢索工作的正常進行。

4 檔案檢索工具

實質(zhì)上是一種查找、調(diào)閱、保存為一體的檔案信息，更是對檔案資源合理開發(fā)與利用的關(guān)鍵工具。以下本文具體對檔案檢索工具的職能與特點進行簡要的介紹與描述。

1）檔案檢索工具的基本職能。一般檔案檢索工具主要存在兩個方面的職能作用，一方面是檢索職能，另一方面則是存貯職能。其實，所謂的存貯過程就是檔案檢索工具的編制過程，其能夠?qū)⒃痉稚⒌臋n案信息統(tǒng)一集中在一起，形成系列化的排列方式。而檢索則是通過利用相關(guān)的檢索方法，在存貯過程中留下的線索里查找到檔案存儲的地址標示，以便使用者調(diào)取出自己所需的檔案。在實際的應(yīng)用過程中，檢索和貯存之間是相互影響、相互制約的關(guān)系，二者缺一不可。

2）按照不同的劃分標準。由于檢索工具具備了多樣的種類形式，其在編制方法劃分方面也存在著較大的差異。如果是按照檢索手段進行劃分時，可以具體分為機檢工具和手檢工具兩種。若是根據(jù)檢索對象進行劃分，則是分為開放性和公務(wù)性的檢索工具。另外，按照檢索功能可以將其劃分為報道性和查找性。由此我們可以看出，在對檢索工具進行編制時，需要按照不同標準要求進行相對應(yīng)的劃分。

5 檔案檢索體系的建設(shè)

檔案檢索體系主要是根據(jù)不同角度來對館藏室的內(nèi)同、特點進行揭示，其根本目的就是為了滿足使用者對檔案的檢索需求，其自身具備了獨特的使用功能，又可以和其他檢索工具共同協(xié)議使用，而通過加強建立合理完善的檔案檢索體系有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量以及檔案資源利用率。

1）檢索體系的必備條件。一般來說，建設(shè)完善的檔案檢索體系的必備條件是必須由兩種，或是兩種以上的檢索工具共同組成。并且，每一種檢索工具有著自己明確的分工范圍，這樣使用者就可以通過不同的角度而進一步了解館、室藏檔案的外形特征，能夠掌握到更多有價值的查找線索，從而大大提高了檢索效率。

2）建立檔案體系的要求。檔案檢索體系必須是一個有效的系統(tǒng)，同時要使手檢與機檢銜接起來。所以，要掌握好建立檔案檢索體系的條件性、實用性和專一性要求。首先，建立檔案檢索體系，必須依據(jù)一定的條件，一切從實際出發(fā)。檔案館、室應(yīng)經(jīng)類型、規(guī)模、任務(wù)、收藏檔案的特點、利用對象和利用需要為依據(jù)，以人力、物力為條件，建立適合本館、實用的檢索體系。一般來說，規(guī)模較大、館藏豐富、門類繁多的檔案館、室，檢索工具也相應(yīng)較多，而規(guī)模小、檔案數(shù)量少的檔案館、室，檢索工具也相應(yīng)較少。其次，建立檔案檢索體系，必須以效率為先，講求方便實用。檔案檢索體系應(yīng)是一個多種形式、多種層次、多種結(jié)構(gòu)、相互間既有明確分工又有緊密聯(lián)系的有機整體，必須注重實用性。同時，還要注意手檢與機檢的銜接，在著錄時，應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定進行。

6 結(jié)語

加強建立完善的檔案檢索體系是非常至關(guān)重要的，不僅能夠充分滿足于使用者對檔案多方面的需求，同時還可以從多個角度清晰反映出館、藏室的內(nèi)容、特征，有利于推動我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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