信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響探微

張貴珍

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的信息傳輸方式和儲(chǔ)存方式也隨之發(fā)生改變。民政檔案是面向整個(gè)社會(huì)群體的，用于記錄各時(shí)期民政工作的文件和資料。隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量逐年增長(zhǎng)，民政檔案的管理也變得更為科學(xué)和信息化，所以民政檔案的流程和管理制度也作出了相應(yīng)的調(diào)整。民政部是我國(guó)政府部門重要的組成部分，也是跟我們?nèi)粘Ｉ蠲芮邢嚓P(guān)的機(jī)構(gòu)之一，所以民政部門應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的，積極推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理方面的技術(shù)水平和工作的效率。

關(guān)鍵詞：信息化;民政檔案;影響

民政工作，也就是面向社會(huì)廣大階層的工作，并與社會(huì)穩(wěn)定和民生水平提升有著重要的聯(lián)系。如今互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，人們的生活形態(tài)也逐漸發(fā)生變化，民政檔案的增加也給民政檔案管理工作提升了難度。所以傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了如今社會(huì)的發(fā)展速度，因此實(shí)施檔案的信息化和數(shù)據(jù)化變得越來越重要。同時(shí)，檔案管理工作也應(yīng)該引起各階層和民政部門管理層的重視，相關(guān)的工作人員也應(yīng)該堅(jiān)守崗位，盡快將工作落實(shí)，盡早取得實(shí)際性的進(jìn)展。

1 民政檔案工作的現(xiàn)狀

1）民政檔案的信息化管理并未到位。如今民政檔案管理體系中存在的問題很多，比如結(jié)構(gòu)上的不合理。檔案信息的來源，主要是本地行政地區(qū)的一級(jí)機(jī)構(gòu)檔案，但是第二，三機(jī)構(gòu)的檔案在存儲(chǔ)量上則相對(duì)較少。因?yàn)檫@種結(jié)構(gòu)的不合理，很難反映我國(guó)社會(huì)多種經(jīng)濟(jì)形式多元化的現(xiàn)狀。而且我國(guó)民政部門對(duì)于這一類的管理不太完善，大多都是反映宏觀民政管理的檔案資料，跟民眾關(guān)系密切的檔案內(nèi)容卻很少。

2）民政檔案信息資源的共享效果相對(duì)較差。民政檔案的信息資源常存在共享資源差的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一，當(dāng)前綜合的民政檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)于專業(yè)檔案的收集與接收方面的工作力度不夠大。二，很多具有保密性的民政檔案資料，將不再遞交給綜合的民政檔案管理部門，以及一些隱私性較高的檔案，怕被泄密，所以嚴(yán)格按照規(guī)定做了把控。

3）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。“輕檔案，重業(yè)務(wù)”的思想在民政部門十分常見，這種思想帶來了很深的消極性。由于檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，相關(guān)部門的資金投入不高，硬件設(shè)施也跟不上，導(dǎo)致了檔案的存放和管理制度很不完善。而且，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)一直不受重視，所以管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，管理知識(shí)也相對(duì)缺乏。檔案資料的殘缺和行文不規(guī)范，嚴(yán)重影響了民政檔案的發(fā)展和質(zhì)量。民政檔案工作中，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)收集資料難度提高，歸檔不齊全的問題。管理人員在收集整理檔案的時(shí)候，常會(huì)出現(xiàn)歸檔不全的現(xiàn)象，這樣一來，那些有價(jià)值必須歸檔的資料就會(huì)被遺漏，這對(duì)民政檔案管理工作造成了很深的影響，也造成了嚴(yán)重的損失，甚至?xí)寵n案管理陷入被動(dòng)的狀態(tài)。而且很多檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，沒有大局意識(shí)，只顧及個(gè)人的利益，看到有價(jià)值的檔案資料就會(huì)不按時(shí)移交，這樣也導(dǎo)致了檔案空缺的問題，所以檔案的完整性和日后的利用也就無法實(shí)施。

2 信息化的作用和影響

1）信息化對(duì)民政管理工作有何影響。民政工作主要面對(duì)廣大的社會(huì)群眾階層，為社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展和人們的日常生活負(fù)責(zé)。在如今，民政工作已經(jīng)成為社會(huì)中，為人民進(jìn)行服務(wù)的重要工作之一。但是在開展工作的同時(shí)也會(huì)遇到很多問題。民政工作中的檔案管理工作，是非常重要的，容不得馬虎和敷衍，日常就是把民政單位的各個(gè)部門工作在檔案部門進(jìn)行歸檔。由于民政管理工作的工作量很大，整理的資料也很多，所以就對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求。隨著國(guó)家制度的完善和社會(huì)的改革，民政工作變得沒有區(qū)域的局限性，區(qū)域越大，指責(zé)也就越重。所以信息技術(shù)就顯得尤為重要，高科技信息技術(shù)可以幫民政企業(yè)在檔案管理中做有效的分檔，提高管理人員歸檔的速度和工作效率。

2）信息化對(duì)民政管理工作有何作用。在民政管理工作中，合理的信息化改變了檔案的載體[1]。我們都知道，傳統(tǒng)的檔案載體是紙質(zhì)載體，隨著檔案的增多，紙質(zhì)載體就顯得不太靈活，也不利于整理，而手工操作也提高了工作的難度和壓力。所以，存檔方式的信息化極大提高了工作人員的工作效率，虛擬的數(shù)字化形式，也就是電子文件存檔，讓整個(gè)工作流程變得更加便捷。常規(guī)紙質(zhì)資源被電子數(shù)據(jù)所代替，不僅節(jié)約了空間，還讓人們的工作方式變得輕松，拋棄了傳統(tǒng)手工整理檔案的方式，不得不說是一種進(jìn)步。其次，檔案的利用效能也隨之提高。眾所周知，民政部門是為民眾生活提供便利的部門，所以常會(huì)跟群眾打交道，而檔案整理工作也是為人民群眾提供便利。但是傳統(tǒng)的整理模式過程復(fù)雜，整理、利用、歸檔一系列流程走完所耗費(fèi)的時(shí)間太長(zhǎng)，但是信息化卻可以有效的縮短民政檔案從形成，再到提取的時(shí)間，從而為檔案管理效能帶來提升的捷徑。

3 信息化背景下提高民政檔案管理工作效率的措施

1）對(duì)原始資料進(jìn)行電子化。隨著時(shí)間的流逝，曾經(jīng)保存在民政領(lǐng)域的檔案數(shù)量龐大，將這些資料進(jìn)行電子化也是一個(gè)繁重且艱巨的任務(wù)。年代久遠(yuǎn)的原始材料與現(xiàn)代的材料格式不統(tǒng)一的問題，可以利用數(shù)字化進(jìn)行解決，從而降低工作人員的工作難度。在進(jìn)行電子信息的收集時(shí)，應(yīng)該定時(shí)對(duì)資料進(jìn)行備份工作，做到有備無患，防止不可抗拒的外來因素所導(dǎo)致的巨大工作量。

2）提高民政工作者的職業(yè)素養(yǎng)。雖然科學(xué)技術(shù)一直是第一生產(chǎn)力[2]，也需要有能力的人來進(jìn)行操作，所以，只有熟練掌握檔案信息化才是我們要考慮的核心問題。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，民政部門所服務(wù)的對(duì)象也呈現(xiàn)多樣化，人們的衣食住行以及生活保障都與民政工作有關(guān)。但是民政檔案管理也因此存在大量技術(shù)性的問題，這就需要民政工作者對(duì)自己不斷地提高自身的知識(shí)儲(chǔ)備量和專業(yè)技能知識(shí)素養(yǎng)。加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和獲得相關(guān)教育，深化保密意識(shí)和觀念，提高技術(shù)水平，積極的參加部門的培訓(xùn)，以便應(yīng)付工作中出現(xiàn)的問題。

3）提升部門的硬件配置。民政檔案管理的信息化，離不開與之相匹配的硬件設(shè)備。只有合適的硬件設(shè)備，才能實(shí)現(xiàn)工作的效率提升。例如掃描機(jī)，打印機(jī)，還有電腦等信息輸入設(shè)備，在工作中都起到了至關(guān)重要的作用，所以此類設(shè)備要注意及時(shí)更新?lián)Q代，只有這樣，民政檔案的信息化才可以有效的實(shí)施。老舊的設(shè)備不應(yīng)該參與到信息化建設(shè)中，以免出現(xiàn)不必要的麻煩，所以這需要民政部門加大資金扶持，堅(jiān)定的選取性能優(yōu)良方便快捷的設(shè)備。

4）加強(qiáng)民政檔案信息平臺(tái)的更新和維護(hù)。在這個(gè)信息開放的環(huán)境下，民政檔案信息平臺(tái)的安全性至關(guān)重要。民政部門必須引入安全系數(shù)高，且更加穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，同時(shí)還要不斷的對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。工作人員也應(yīng)該提高警惕性，不要隨意使用和接收外來的數(shù)據(jù)來源。要建立軟硬件的防火墻，以防被網(wǎng)絡(luò)黑客和木馬病毒的侵襲。數(shù)據(jù)的維護(hù)和更新也要引起重視，民政部門應(yīng)該派專業(yè)的人員負(fù)責(zé)信息平臺(tái)的管理，為信息化的實(shí)施提供有利的保障。

4 結(jié)語

信息化技術(shù)在民政檔案管理中的廣泛應(yīng)用，使得這個(gè)行業(yè)不斷的發(fā)生變化，也給檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)[3]。在面對(duì)這些挑戰(zhàn)的時(shí)候，民政檔案管理部門的管理階層和工作人員也應(yīng)該發(fā)揮堅(jiān)持不懈的精神，不斷地發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，努力提高工作效率，提高民政檔案工作中資源的利用率[4]。并要不斷對(duì)平臺(tái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新。只有充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息換技術(shù)，才能更好的提高民政檔案管理的工作效率，更加適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]董栗彤，董丁碩.信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響研究[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（16）：188+187.

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[4]萬雪蓮.試論信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響[J].黑龍江史志，2015（13）：155.

[5]雷立梅.信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響分析[J].河南科技，2012（16）：10.