淺談資料整理在檔案管理中的意義

孫彥

摘 要：新時(shí)期各行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)都在不斷提高，檔案管理日趨數(shù)據(jù)化，資料整理在檔案管理中的作用更加凸顯，需要管理者以更加嚴(yán)格的要求，更加細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料整理操作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)資料總量巨大，資料整理的難度驟然加大，導(dǎo)致暴露出眾多問題，包括概念不清、重視不夠、專業(yè)不強(qiáng)等。本文從資料整理的角度入手，分析其對(duì)檔案管理的意義，查找存在的問題，并提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：資料整理;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案管理工作十分重要，它不僅記錄了個(gè)人的人生軌跡信息，并且還與國家政策的方方面面有著莫大聯(lián)系。進(jìn)入信息化時(shí)代后，傳統(tǒng)的人工整理檔案效率低下，已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。故此，檔案相關(guān)工作需借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的高效化保存與整理過程。事實(shí)上，我國的檔案管理領(lǐng)域信息化建設(shè)還只是初級(jí)階段，由于相關(guān)信息化信息人才缺乏，加之?dāng)?shù)據(jù)資源的短缺，嚴(yán)重影響檔案管理信息化工作的有序開展，而檔案管理工作又是關(guān)乎到國計(jì)民生之事，故此成為了當(dāng)前亟待解決的難題。

1 資料整理與檔案管理

關(guān)于資料的論述很多，但目前并沒統(tǒng)一概念。資料可以包括一個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容、投資利潤額、經(jīng)濟(jì)效益等，也可以包括該工程項(xiàng)目所處的地理環(huán)境以及人文環(huán)境等等，資料涵蓋了方方面面內(nèi)容。進(jìn)入信息化時(shí)代以來，資料數(shù)據(jù)往往以表格記錄方式為主，但隨著數(shù)據(jù)的不斷增多，也給資料的整理工作以及數(shù)據(jù)化分析帶來一定困難。資料管理，主要包括數(shù)字與文字兩大方面的數(shù)據(jù)管理，它是基于決策者提出的標(biāo)準(zhǔn)而開展的，通過對(duì)數(shù)據(jù)科學(xué)化、信息化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)匯總、檢驗(yàn)以及分析過程。資料整理首先要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，若然數(shù)據(jù)不真實(shí)，則得到的分析結(jié)果將不存在實(shí)際參考意義，其次要保證資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，只有數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確無誤的，才能使最終的匯總分析結(jié)果更符合實(shí)際情況。

顧名思義，檔案管理工作則是對(duì)檔案進(jìn)行記錄、整理的過程，同時(shí)也是我國檔案事業(yè)的基礎(chǔ)工作，具有十分重要意義。檔案管理主要包括檔案的基礎(chǔ)工作以及對(duì)檔案資料的利用工作兩方面內(nèi)容。新時(shí)代背景下，檔案管理除了對(duì)檔案進(jìn)行日常保管之外，還需要在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行深入的信息開發(fā)工作，才能更好服務(wù)社會(huì)。傳統(tǒng)意義上的檔案是對(duì)某個(gè)主體在某一歷史時(shí)期所經(jīng)歷的事情進(jìn)行記錄在案，且受到相關(guān)法律的保護(hù)，故此檔案必須是公平客觀地記錄，才能不偏不倚。值得注意，傳統(tǒng)意義上的檔案主要由音視頻、或圖片、或相關(guān)人員的手稿等組成，記錄了該主體在某一歷史時(shí)期所發(fā)生的事件，這些資料往往很難被后人隨意篡改，從而有效保證了檔案資料的真實(shí)性。事實(shí)上，以往的檔案管理工作不僅效率低下，而且不能對(duì)檔案資料進(jìn)行最大限度使用，只是強(qiáng)調(diào)資料檔案的保管作用而已。而檔案管理工作的核心是服務(wù)社會(huì)，在信息化的大背景下，檔案工作應(yīng)該與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行高度融合，將檔案資料的最大潛能發(fā)揮出來，從而更好為社會(huì)大眾服務(wù)。

2 資料整理在檔案管理工作中的現(xiàn)狀

不可否認(rèn)，在信息化高度發(fā)展的今天，科學(xué)技術(shù)已滲透到社會(huì)各行各業(yè)與各個(gè)階層中。信息化技術(shù)能夠提升人們生產(chǎn)生活效率，為人們過上更高質(zhì)量的生活奠定根基。作為國家管理工作的重要組成部分，檔案資料管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化管理是歷史發(fā)展的必然，只有不斷將最先進(jìn)的信息化技術(shù)擴(kuò)展至檔案資料管理領(lǐng)域，才能讓檔案管理工作變得更高效。信息化背景下的數(shù)據(jù)管理多以圖表形式記錄，并且對(duì)記錄的相關(guān)數(shù)據(jù)需要具有一定的邏輯性與真實(shí)性，并對(duì)數(shù)據(jù)記錄制定相關(guān)規(guī)則，對(duì)數(shù)據(jù)工作實(shí)現(xiàn)扁平化管理，同時(shí)要加大對(duì)工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，才能讓信息化檔案管理工作能夠得到有序開展。但檔案管理在進(jìn)入信息化管理過程中，存在一些弊端，在一定程度上對(duì)檔案管理工作帶來負(fù)面影響。

1）資料整理工作信息化還處在初級(jí)階段。檔案資料無論對(duì)個(gè)人、單位，還是社會(huì)而言，都發(fā)揮著不可或缺的作用，這要求檔案數(shù)據(jù)必須要做到真實(shí)準(zhǔn)確。在信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，檔案資料實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但遺憾的是，目前還處在發(fā)展的初級(jí)階段。首先在實(shí)現(xiàn)信息化管理的過程中，相關(guān)信息化人才儲(chǔ)備不足，不能及時(shí)提供解決方案。其次在檔案信息化管理工作上缺乏人力物力和足夠的經(jīng)費(fèi)支持，導(dǎo)致目前的管理水平嚴(yán)重跟不上社會(huì)需要。

2）檔案管理工作人員的管理意識(shí)不高。事實(shí)上，部分檔案管理人員對(duì)檔案資料的記錄及相關(guān)管理工作并不重視，在工作上敷衍了事，對(duì)原始檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性不去刨根問底，使檔案資料數(shù)據(jù)增加失真風(fēng)險(xiǎn)。再者，由于相關(guān)工作人員只是熟悉檔案管理的工作，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件運(yùn)行原理以及數(shù)據(jù)分析原理等大多都是一竅不通。當(dāng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)資料記錄與管理時(shí)，一旦出現(xiàn)問題，由于對(duì)信息技術(shù)的不精通，導(dǎo)致問題不能在短時(shí)間內(nèi)得到解決，影響檔案資料管理效率。

3）工作人員專業(yè)水平較低。盡管檔案工作已經(jīng)存在很長時(shí)間，但相關(guān)工作人員的專業(yè)水平卻是參差不齊，并且在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部并沒有形成對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)體系，致使管理人員在專業(yè)技能水平上達(dá)不到工作要求，直接影響到檔案管理工作質(zhì)量，對(duì)檔案資料的真實(shí)性、可靠性帶來負(fù)面影響。

3 改善措施

進(jìn)入信息化時(shí)代，各種資訊訊息萬變，每一分每一秒都有大量最新信息誕生，故此傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)高速的時(shí)代發(fā)展，只有盡快將最前沿的信息化技術(shù)融入到檔案管理工作上，才能使檔案管理更貼近時(shí)代發(fā)展步伐，為社會(huì)發(fā)展提高助推力。

首先，檔案相關(guān)部門的管理者應(yīng)當(dāng)做好帶頭示范作用，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，務(wù)求讓檔案數(shù)據(jù)建立信息化管理，提高檔案資料管理效率，并在內(nèi)部培育一支同時(shí)具備檔案管理能力以及信息化數(shù)據(jù)管理能力的人才隊(duì)伍。

其次，要充分發(fā)揮工作人員的工作積極性，制定相關(guān)管理制度，實(shí)行優(yōu)勝劣汰，達(dá)不到工作要求的，要及時(shí)對(duì)其清退處理，提升檔案資料的管理水平，同時(shí)對(duì)工作人員實(shí)施扁平化管理，賞罰分明，有條件的單位可以實(shí)施實(shí)行末尾淘汰制，加強(qiáng)員工的危機(jī)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，從而提升檔案數(shù)據(jù)管理工作的效率與質(zhì)量。

再者，積極推動(dòng)大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的高度結(jié)合，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，為穩(wěn)步提升檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性監(jiān)控，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)疑似不符合事實(shí)的數(shù)據(jù)進(jìn)行排查，努力提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從而更好服務(wù)社會(huì)大眾。

4 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理工作信息化是必然趨勢，資料的整理更加準(zhǔn)確高效，對(duì)提升檔案管理質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。檔案管理單位要加大人才培養(yǎng)力度，完善管理制度，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)走上新臺(tái)階。

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