檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對(duì)策

石海苗

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力在不斷的加大，進(jìn)而就對(duì)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量提出了更高的要求。而檔案作為企業(yè)信息的主要載體，其不僅在企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量以及管理方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，而且還決定著企業(yè)的整體發(fā)展水平。因此，企業(yè)就應(yīng)積極的開展檔案數(shù)字化建設(shè)，制定詳細(xì)的數(shù)字化建設(shè)方案，充分的利用現(xiàn)代科技技術(shù)，以此來有效的提高企業(yè)的核心發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設(shè)

檔案對(duì)于一個(gè)單位的文化以及歷史有著重要的傳承作用，是其傳承和發(fā)展的載體，隨著時(shí)間的增多，檔案信息數(shù)量逐年增加，傳統(tǒng)的檔案管理在當(dāng)前的社會(huì)中出現(xiàn)了種種弊端，加快檔案信息數(shù)字化管理成為各單位改革的必要途徑。

1 檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的必然性及重要意義

從檔案管理層面講，檔案數(shù)字化建設(shè)是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的必然結(jié)果。傳統(tǒng)管理模式下，檔案載體形式多以紙張為主，紙質(zhì)檔案占據(jù)了大量的空間，需要特殊的保管環(huán)境，每一次調(diào)閱利用和統(tǒng)計(jì)都需要檔案管理員翻看目錄再到檔案庫房一件件提調(diào)檔案，給檔案原件造成損害，縮短其使用壽命，在歸還入庫時(shí)又要逐件、逐頁地清點(diǎn)檔案，整個(gè)借閱手續(xù)非常煩瑣。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，不僅保護(hù)了檔案原件，節(jié)省了保管設(shè)備和人員方面開支，提高了檔案查詢檢索速度，而且有利于檔案統(tǒng)計(jì)和編研工作，對(duì)促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理有著重要意義。檔案數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展的迫切要求。當(dāng)今是信息化時(shí)代，在辦公自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化日益普及的情況下，社會(huì)上很多單位已經(jīng)實(shí)行了無紙辦公和網(wǎng)絡(luò)傳送，再加上行業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生的電子文件越來越多，在這一背景之下，如果依舊使用紙質(zhì)檔案，那么就和其他單位的信息資源無法實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，和當(dāng)前的社會(huì)就會(huì)脫節(jié)，通過檔案信息化可以將各部門、各單位等不同載體的信息，通過數(shù)字化的形式采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)予以保存，更好的發(fā)揮檔案的重要作用。

2 檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題

1）檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏整體布局和科學(xué)規(guī)劃。當(dāng)前大部分單位已經(jīng)實(shí)施了數(shù)字化管理，但是數(shù)字化的進(jìn)程中，由于布局不科學(xué)且跟風(fēng)較為盲目，僅僅是從量上對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，沒有整體布局，因此在檔案管理中出現(xiàn)了諸多問題，使得數(shù)字化建設(shè)投入較大，但是真正的效用卻微乎其微。檔案數(shù)字化未能有效地轉(zhuǎn)為信息化。這主要表現(xiàn)在：沒有把檔案信息數(shù)字化建設(shè)納入數(shù)字化建設(shè)中，沒有從全校角度做好數(shù)字化工作，致使購買的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)不能實(shí)現(xiàn)和OA系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)相連接;整個(gè)數(shù)字化建設(shè)方案缺乏調(diào)研和專家論證，管理制度不完善，工作流程控制不夠，數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等沒有按照統(tǒng)一的規(guī)范去要求，安全管理規(guī)范方面考慮不周;而且目前大部分僅僅關(guān)注館藏檔案數(shù)字化，忽視電子文件的收集管理，導(dǎo)致很多重復(fù)勞動(dòng)。

2）檔案人才緊缺，綜合素質(zhì)有待提高。館藏檔案數(shù)字化工作、電子文件收集管理、建立檔案數(shù)據(jù)庫都對(duì)檔案人員隊(duì)伍提出了更高的要求，即檔案數(shù)字化建設(shè)需要專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才。從檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀可看出，大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)的專職人員數(shù)量維持在1-5人，且管理型、專業(yè)型、技術(shù)型人員結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理，各的兼職檔案員缺乏檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案數(shù)字化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能，檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育乏力，直接制約著檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

3）管理制度不健全。這是制約檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展的關(guān)鍵因素，容易造成檔案管理職責(zé)混亂，人員分工不明，檔案將不能得到科學(xué)合理的開發(fā)和利用，此類問題在我國(guó)中是較為常見的。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，制定的制度通常不夠健全、完善，在檔案數(shù)字化建設(shè)中發(fā)揮的作用不大，人員違規(guī)行為得不到制止，他們的責(zé)任心不強(qiáng)，工作熱情不高，檔案數(shù)字化建設(shè)就會(huì)陷入停滯。還有一些檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)匱乏，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案管理所需的新知識(shí)、新技術(shù)不甚明了，使得檔案資料的真實(shí)性和完整性飽受威脅，檔案的開發(fā)和利用現(xiàn)狀不容樂觀，的發(fā)展也會(huì)或多或少的受到影響。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

1）加強(qiáng)制度的完善。要想保證檔案信息化建設(shè)得以落到實(shí)處，領(lǐng)導(dǎo)必須要適時(shí)地轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，對(duì)相關(guān)工作報(bào)以足夠的關(guān)注，尤其是在資金和資源上要保持充足供應(yīng)，還要將檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作交由專業(yè)技術(shù)人員來完成，加強(qiáng)對(duì)他們工作的監(jiān)督，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的落實(shí)，以強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)的性能，提高檔案管理工作質(zhì)量。健全的制度可以給檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案管理工作的科學(xué)化、高效化開展提供有力保證，需要密切結(jié)合我國(guó)法律法規(guī)，充分考慮到經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，指導(dǎo)相關(guān)工作的規(guī)范化開展。對(duì)于違規(guī)操作的檔案管理人員絕不姑息，予以嚴(yán)懲，此舉能夠讓檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心的重視崗位工作，自覺遵守檔案管理制度，不做危害利益的行為。在制度的保障之下檔案數(shù)字化建設(shè)步伐將更加穩(wěn)健，檔案管理工作質(zhì)量也會(huì)邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。

2）加強(qiáng)建設(shè)檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)共享體系。在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，要不斷提高檔案管理的數(shù)字化才能夠跟上時(shí)代的步伐，建設(shè)檔案管理數(shù)字平臺(tái)，把檔案管理與的網(wǎng)站信息融為一體，把學(xué)生們的電子檔案歸整在文件夾里，建立好檔案數(shù)據(jù)庫，完善共享服務(wù)資源，更加方便大學(xué)生以及應(yīng)屆畢業(yè)生。比較大眾化的信息資源是可以通過平臺(tái)共享的，通過這樣的共享形式，不僅方便了的檔案處理，還能夠使檔案管理工作更加透明化，推動(dòng)了檔案管理信息化的發(fā)展。

3）落實(shí)責(zé)任機(jī)制，保障數(shù)字化安全保障。數(shù)字化安全是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的前提條件，應(yīng)落實(shí)責(zé)任機(jī)制，主要涉及企業(yè)與外包機(jī)構(gòu)兩個(gè)層面。對(duì)于企業(yè)而言，應(yīng)建立安全保障體系，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的有效防控;同時(shí)，明確檔案數(shù)字化建設(shè)人員責(zé)任，簽訂保密協(xié)議，有效保障數(shù)字化建設(shè)安全。對(duì)于外包機(jī)構(gòu)而言，應(yīng)充分領(lǐng)悟國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案數(shù)字化服務(wù)外包規(guī)范》（征求意見稿）等精神，制定相應(yīng)制度或規(guī)范，建立規(guī)范化的業(yè)務(wù)操作程序和有效的安全管理體系，以期指導(dǎo)并監(jiān)督數(shù)字化外包工作，提高服務(wù)質(zhì)量。

4）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員作為檔案數(shù)字化管理活動(dòng)展開的主要組織者和執(zhí)行者，其數(shù)字化技術(shù)的高低以及綜合素質(zhì)都在一定程度上影響著整個(gè)檔案管理水平。而數(shù)字化檔案管理活動(dòng)的展開需要管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)性，倘若依舊采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，就無法滿足企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。因此，企業(yè)就應(yīng)制定相應(yīng)的人才引進(jìn)制度，制定相應(yīng)的扶持政策，加大對(duì)高質(zhì)量人才的引入，確保能夠建設(shè)一支高質(zhì)量、高水平的人才隊(duì)伍。此外，企業(yè)還應(yīng)有計(jì)劃、有目的的開展檔案信息管理培訓(xùn)工作，確保管理人員的數(shù)字化技術(shù)能夠得到實(shí)時(shí)的更新，不斷的滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等現(xiàn)代化發(fā)展的需求。企業(yè)還應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，提高管理人員的工作積極性，并加大對(duì)管理人員的關(guān)心力度，確保提高管理人員的工作凝聚力，以此就能為企業(yè)的發(fā)展提供更加充足的人力資源。

4 結(jié)束語

科學(xué)的管理檔案對(duì)整個(gè)社會(huì)有著重要的意義，雖然很多的檔案管理工作仍然存在著許多問題，但是我們相信，通過不斷地完善和改革，終有一天，檔案管理工作會(huì)更加數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，更能夠體現(xiàn)檔案社會(huì)做出的巨大貢獻(xiàn)。

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