智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用

張林 李欣 高帥

摘 要：在信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高中檔案管理中如何有效地將信息化和智能化發(fā)展成果應(yīng)用到管理過程中，不僅是提高高中檔案管理工作的內(nèi)在需求，也是時(shí)代趨勢。高中檔案管理工作中通過對(duì)信息技術(shù)和資源儲(chǔ)存等功能的利用與開發(fā)，使得高中檔案管理工作更加高效便捷，同時(shí)也促進(jìn)檔案管理工作行業(yè)的整體進(jìn)步。在本篇的文章闡述中，會(huì)對(duì)高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端，以及對(duì)高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性和智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用三個(gè)方面進(jìn)行分析，希望能夠提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：智能經(jīng)濟(jì);信息技術(shù);高中檔案管理

智能經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的到來，使得我國各行各業(yè)進(jìn)行了根源上的革新。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的先進(jìn)性和高效性，智能化和信息化技術(shù)已普遍運(yùn)用到我國的各個(gè)領(lǐng)域。在高中檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)對(duì)智能經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的利用不僅符合時(shí)代潮流，也進(jìn)一步促進(jìn)了高中檔案管理工作的效率提升，也使得信息管理工作更加便捷與高效，同時(shí)也提高了信息管理工作的信息化程度，從而有利于管理工作的改革與進(jìn)步。此外，通過對(duì)信息技術(shù)的利用一方面能夠減少工作人員的工作量，另一方面也使得檔案管理過程中存在的信息損失與破壞等問題得到有效解決。

1 高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端

1.1 檔案管理工作量大，效率低下

除此之外檔案管理工作內(nèi)容也包括對(duì)于教師信息的處理，傳統(tǒng)式的檔案管理模式通過手動(dòng)記錄的形式對(duì)信息進(jìn)行更新和更改，在工作人員進(jìn)行查找信息以及信息規(guī)律的過程中會(huì)存在許多問題，并浪費(fèi)一定的時(shí)間。因此在高中檔案管理工作中由于其工作量大，查找困難等問題造成信息管理效率較低。

1.2 檔案信息安全保密性差

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以紙質(zhì)記錄為主，紙質(zhì)的信息檔案存儲(chǔ)會(huì)受到自然因素和不可控因素的影響，因此紙質(zhì)化的信息存儲(chǔ)功能持久性和保密性較低。除此之外，檔案信息的紙質(zhì)化記錄缺乏相應(yīng)的信息安全保障體系的維護(hù)，造成接觸檔案信息的人員數(shù)目較為繁雜，這對(duì)于維護(hù)和保證檔案信息的安全性和保密性具有一定的威脅。

2 對(duì)高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性

2.1 有利于增加高中檔案信息的保密性

檔案信息管理的工作中納入信息化技術(shù)和融入智能手段能夠極大地提高其檔案信息的保密性和安全性。檔案信息的數(shù)字化和信息化處理首先可以擴(kuò)大檔案信息的存儲(chǔ)內(nèi)容，其次也能夠延長檔案信息的存儲(chǔ)時(shí)間，從而使得檔案信息的存儲(chǔ)從空間和時(shí)間兩方面進(jìn)行擴(kuò)充與延伸。除此之外，高中檔案信息通過加密處理能夠提高其答案信息的保密性，工作人員只有輸入相應(yīng)的密碼和口令才能進(jìn)入到檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行查看，從而極大提高信息檔案的安全性。

2.2 提升檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公

在高中檔案管理工作中，通過實(shí)施信息化管理能夠提升檔案管理工作人員進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，管理人員通過對(duì)高新技術(shù)的不斷學(xué)習(xí)以及對(duì)信息智能理念的不斷革新從而使得自身的專業(yè)素質(zhì)得到提升，從而有利于提高整體的檔案信息管理工作人員的素質(zhì)和能力。通過對(duì)高中檔案信息的信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)全方位多層次的信息化處理，從而也推動(dòng)了無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)。無紙化的辦公模式一方面能夠節(jié)省紙張資源，為促進(jìn)國家綠色經(jīng)濟(jì)和低碳經(jīng)濟(jì)的發(fā)展另一方面也能夠促進(jìn)檔案信息的數(shù)據(jù)庫以及檔案信息資料的完善。

2.3 極大提升高中檔案管理工作的效率

在高中檔案信息的管理工作中，通過對(duì)信息技術(shù)的利用能夠使得信息得到一次化的處理。此外，計(jì)算機(jī)內(nèi)部的編程系統(tǒng)也能夠自動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行編類和歸納，從而能夠使得檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的處理。因此在高中檔案管理工作中，通過智能化和信息化的手段，能夠極大地提高管理工作的進(jìn)程和效率。通過對(duì)信息技術(shù)的利用能夠減輕工作人員的工作內(nèi)容，從而使得檔案管理工作人員能夠進(jìn)行專業(yè)化的方向培訓(xùn)和發(fā)展，這對(duì)于提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和能力具有重要意義。

3 智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用

3.1 創(chuàng)新服務(wù)手段，建立現(xiàn)代化檔案管理模式

信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代最明顯的特點(diǎn)是技術(shù)革新步伐較快，大量科技成果的出現(xiàn)使得信息技術(shù)的創(chuàng)新與進(jìn)步成為可能，因此在信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代內(nèi)只有通過不斷的創(chuàng)新來適應(yīng)新一輪科學(xué)技術(shù)成果，才能更好地進(jìn)步與發(fā)展。在高中檔案管理的工作過程中也必須不斷進(jìn)行自我進(jìn)步和革新，通過自我改革來跟進(jìn)新的科技成果，從而使得檔案管理的數(shù)字化和信息化的程度得到提升。智能經(jīng)濟(jì)的到來使得高中檔案管理工作的重點(diǎn)傾向于網(wǎng)絡(luò)管理和信息保密方面，因此高中檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷地創(chuàng)新服務(wù)手段，通過自我進(jìn)步的模式適應(yīng)現(xiàn)代化的管理方案，致力于建立現(xiàn)代化的檔案管理模式和運(yùn)營手段。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度直接影響著對(duì)于信息技術(shù)的利用程度，因此在高中檔案管理的工作中也要注重對(duì)于基礎(chǔ)化設(shè)施的建設(shè)。通過對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的完善提高對(duì)于信息技術(shù)的利用程度和應(yīng)用程度，從而使得檔案管理工作更加科學(xué)化和信息化，充分體現(xiàn)信息時(shí)代的特色。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善主要包括計(jì)算機(jī)軟件，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立以及其他輔助的設(shè)施。但由于各個(gè)高中實(shí)際情況不同，相應(yīng)的設(shè)施也存在差異。比如掃描儀，光盤刻錄機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、電子目錄等。高中可根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)狀況以及工作的需求建立相應(yīng)的檔案管理設(shè)施。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的深入發(fā)展與進(jìn)步，其中也存在一定的不足和弊端。如在信息管理和信息保密方面存在一定的問題，因此在高中檔案管理工作的過程中，為了避免信息的泄露以及信息盜取的問題，應(yīng)當(dāng)充分建立健全檔案信息安全保障體系，通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒防御來保證高中檔案管理信息的絕對(duì)保密性和安全性。因此 在高中檔案管理的工作中應(yīng)當(dāng)注重對(duì)其信息的安全性和保密性的維護(hù)。檔案信息安全保障體系的完善應(yīng)當(dāng)從兩方面進(jìn)行，首先要進(jìn)行信息的備份工作，以免信息出現(xiàn)丟失或損壞的問題。另一方面要制定完善的規(guī)章制度和責(zé)任制度，以此來加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高中檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要注重對(duì)于工作內(nèi)容和流程的規(guī)范，讓檔案信息的安全性得到保證。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化過程主要是指信息的輸入、傳輸以及教職工、退休人員、去世人員等信息的整理歸納，從而為下一步的編目存檔環(huán)節(jié)做準(zhǔn)備。通過規(guī)范檔案信息的輸入流程從而降低檔案信息出現(xiàn)差錯(cuò)以及出現(xiàn)泄漏的可能性。除此之外，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與建立健全檔案信息的安全保障體系息息相關(guān)，上級(jí)工作部門制定的檔案規(guī)范化制度和規(guī)章制度，對(duì)于促進(jìn)其管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)也具有重要意義。

4 結(jié)語

綜上所述，在高中檔案管理信息的工作中通過信息化處理能夠充分提升其檔案管理工作的效率，也能夠使得其檔案的安全性能和保密性能得到提升。智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)信息化檔案管理的宣傳力度，從而提升檔案管理工作人員對(duì)于信息化處理方式的認(rèn)知和重視。

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