檔案管理前端控制與文書工作的探討

韋鑫

摘 要：本文對檔案管理前端控制思想理論進(jìn)行了介紹，對檔案管理前端控制與企業(yè)文書工作之間的關(guān)系進(jìn)行了分析和討論，并就兩者之間如何實(shí)現(xiàn)良好的結(jié)合，使檔案管理工作與文書工作之間形成良好的銜接進(jìn)行了研究，提出了幾點(diǎn)對策和建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;前端控制;文書工作

檔案管理工作是企業(yè)日常管理和運(yùn)行的重要內(nèi)容之一，其對于企業(yè)發(fā)展有著非常重要的意義。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，企業(yè)的管理運(yùn)行面對的內(nèi)部、外部環(huán)境和形勢發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)要想獲得進(jìn)一步的發(fā)展就必須要加強(qiáng)對檔案的開發(fā)和利用。如何加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案質(zhì)量成為了當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中必須要解決的一個重要問題。

1 檔案管理前端控制概述

前端控制思想是由法國檔案學(xué)者C·諾阿雷提出的一種關(guān)于檔案管理工作的現(xiàn)代理念[1]。檔案管理的前端控制理論是指在文件生命周期理論的基礎(chǔ)上對檔案文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔以及保存、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的監(jiān)督、管理和控制，其中文件形成是前端，其余過程為中端、末端。在這一過程中，管理控制工作由對檔案文件本身的管理轉(zhuǎn)向了對檔案文件的整個生命周期的管理，管理控制工作發(fā)生了前移。

前端控制思想最初是伴隨著電子文件檔案的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，其設(shè)計的目標(biāo)是為了保證電子檔案的安全性和真實(shí)性。隨后檔案管理工作理論的發(fā)展使得這一思想不再局限于電子文件，在檔案管理工作中獲得了廣泛的應(yīng)用[2]。

對于檔案管理工作來說，前端控制理論的應(yīng)用能夠有效的對檔案管理工作的目標(biāo)和規(guī)劃進(jìn)行重新整合，通過把握好檔案的“入口關(guān)”，實(shí)現(xiàn)了從根源上保證檔案材料的規(guī)范性和質(zhì)量，為后續(xù)相關(guān)單位的檔案管理其他工作以及其他管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

2 檔案管理前端控制與文書工作的關(guān)系

文書是指用來記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料，辦公室文書工作就是指對這些文書進(jìn)行撰寫、發(fā)布、歸檔、保存、管理等一系列的處理程序。在企業(yè)文書工作中與檔案相關(guān)的工作內(nèi)容主要包括：負(fù)責(zé)綜合辦公室上級的文件材料的接收、進(jìn)行各種文書的打印并及時派送，登記和簽閱各種文書、并將其整理歸檔，在會議中做好記錄、會議結(jié)束后整理出文字材料等，具體可以概括為撰寫文件、傳遞文件、辦理文件、處置文件、管理文件五個方面[3]。

通過對企業(yè)辦公室文書工作的內(nèi)容進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，其與檔案的形成、收集、整理、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，檔案的前端控制理論可以有效的覆蓋現(xiàn)代文書工作并對其產(chǎn)生一定的指導(dǎo)作用。根據(jù)檔案管理前端控制理論，在檔案文件的形成之初就要對其進(jìn)行有效的管理，并從檔案形成到檔案銷毀的整個過程看作一個整體來進(jìn)行綜合考量，并建立起相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)、設(shè)定管理功能，實(shí)現(xiàn)對檔案更加有效的管理、維護(hù)和監(jiān)督。前端控制思想可以使在企業(yè)的檔案管理工作與文書工作之間形成良好的協(xié)調(diào)和銜接，減少重復(fù)性勞動，增強(qiáng)工作效率。同時還能夠?qū)崿F(xiàn)文書工作下的文件“檔案化”，更好的保證檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、參考性以及文件的長期有效保存。

3 基于檔案管理前端控制與文書工作關(guān)系的前端控制的有效策略

企業(yè)文書工作中產(chǎn)生的具有較強(qiáng)參考價值、原始記錄性強(qiáng)的文件經(jīng)過一定的處理程序后便會轉(zhuǎn)化為企業(yè)的檔案。基于企業(yè)內(nèi)檔案前端控制與文書工作之間的關(guān)系，要想實(shí)現(xiàn)兩者之間的良好銜接，可以從以下幾個方面入手。

3.1 加強(qiáng)對文書撰寫的控制

在企業(yè)文書工作中，文書撰寫是相關(guān)人員必須要具備的一項重要能力，通過控制文書撰寫的過程，使文件質(zhì)量得到提升對后期文件轉(zhuǎn)化的檔案質(zhì)量的提高有著重要的意義。企業(yè)基于前端控制理論對文書撰寫過程進(jìn)行的控制主要包括：1）加強(qiáng)控制文件的立意，保證文件內(nèi)容可以對上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖、思想等進(jìn)行正確、準(zhǔn)確的表達(dá)和傳達(dá)，同時還要控制文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容，保證其內(nèi)容真實(shí)可靠，邏輯清晰。2）加強(qiáng)控制文件格式，在企業(yè)文書文件的撰寫上必須要嚴(yán)格按照相關(guān)格式進(jìn)行書寫，包括文種確定、題目擬定以及檔案文件的字體、字號、段落縮進(jìn)等格式要求，保證文書的規(guī)范性，同時為后期文件歸檔奠定良好基礎(chǔ)。3）加強(qiáng)控制文件主體輔助要素，主要包括：主題詞標(biāo)注、發(fā)文字號、印發(fā)時間、密級、印章等一些輔助標(biāo)識，做好文書文件的保密、防偽工作[4]。

3.2 加強(qiáng)對文件傳遞辦理的控制

企業(yè)文書工作除了要撰寫文書文件以外還需要負(fù)責(zé)文件的辦理、傳遞等工作，在這一過程中，文書工作的質(zhì)量同樣會對檔案管理工作造成一定的影響。通過在且文書文件的傳遞辦理過程中應(yīng)用前端控制理論加強(qiáng)管理，可以有效的提高日后文件的立卷整理、編目等工作的效率和質(zhì)量，具體的應(yīng)用包括：1）加強(qiáng)控制文件的收發(fā)、登記，保證文書工作呢接受和發(fā)出的文件正文、附件配套齊全并做好相關(guān)登記記錄，做到文、賬相符，保證文件的完整性。2）加強(qiáng)控制文件傳遞、流轉(zhuǎn)過程的安全性，保證文書文件在這一過程中的實(shí)體安全。3）加強(qiáng)控制文件的保存和管理，文書工作在對相關(guān)文件進(jìn)行保存時應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)的分類方法進(jìn)行分門別類的存放，例如，按照文件時間順序進(jìn)行排序;按照文件重要性進(jìn)分類、排序;按照文件的接受、發(fā)出性質(zhì)進(jìn)行分類存放。從而為后期文件檔案的整理提供良好的條件，加快檔案檢索、調(diào)卷速度。

3.3 合理選擇檔案形成材料

在企業(yè)文書工作中形成的檔案文件以其較高的參考價值和原始記錄性通常需要進(jìn)行較為長期的保存或者永久保存。為了實(shí)現(xiàn)檔案的長期或永久保存，在的檔案形成的環(huán)節(jié)就必須要檔案文件的載體材料進(jìn)行合理的選擇，從而使企業(yè)文件檔案的保存時間得到延長，同時也有利于后期檔案修復(fù)成本的降低。檔案形成材料的選擇主要應(yīng)當(dāng)注意以下兩個方面：1）加強(qiáng)控制文件載體材料的耐久性，例如，紙質(zhì)文件檔案要選擇優(yōu)質(zhì)造紙原料和脫酸紙張，避免因時間推移引起的紙張老化和惡化;電子檔案儲存要做好相關(guān)儲存設(shè)施的保護(hù)工作，選擇高質(zhì)量、運(yùn)行穩(wěn)定的服務(wù)器硬盤，并做好本地備份、異地備份。2）加強(qiáng)控制文件的寫入材料，該條主要針對紙質(zhì)文件檔案，在文件檔案的書寫或打印時應(yīng)當(dāng)選擇化學(xué)穩(wěn)定性好的碳素墨水或防水、防酸堿、防熱、耐有機(jī)溶劑的墨粉。在文件檔案的打印時要注意不同打印方式之間的區(qū)別，選擇墨粉與紙張粘貼程度高的打印方式。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理前端控制理論可以對文書工作產(chǎn)生一定的指導(dǎo)作用，使在企業(yè)的檔案管理工作與文書工作之間形成良好的協(xié)調(diào)和銜接，減少重復(fù)性勞動，增強(qiáng)工作效率，保證檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、參考性以及文件的長期有效保存。企業(yè)方面要積極采取措施，通過加強(qiáng)對文書撰寫的控制、加強(qiáng)對文件傳遞辦理的控制、合理選擇檔案形成材料等途徑來有效的提高文書工作與檔案工作的效率、質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]盧鈺.電子文件管理的前端控制原則[J].蘭臺世界，2016（24）：52-56.

[2]顧文婷.企業(yè)文書檔案管理需要前端控制思想[J].陜西檔案，2014（3）：35-35.

[3]徐志紅，鄭奇茹.前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用[J].人力資源管理，2013（4）：163-164.

[4]崔岱.紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作探究[J].卷宗，2017（21）：86-86.