數(shù)字化校園背景下高職院校的檔案管理工作

婁翠英

摘? ? 要： 高職院校檔案記載著學(xué)校各項(xiàng)日常工作的發(fā)展歷程，是極其重要的信息資源，是高職院校發(fā)展的重要?dú)v史憑證。檔案工作是學(xué)校非常重要的基礎(chǔ)工作，有效的檔案管理工作可以為學(xué)校的發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)參考，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策和提高教學(xué)質(zhì)量起到重要作用。數(shù)字化校園的建設(shè)離不開(kāi)檔案工作的支持，同時(shí)，檔案工作的開(kāi)展能促進(jìn)數(shù)字化校園的實(shí)現(xiàn)。本文主要分析我國(guó)高職院校檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案信息化管理的必要性進(jìn)行探討，提出實(shí)施高職院校檔案信息化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞： 信息化? ? 高職院校? ? 檔案管理

目前，高職院校對(duì)于數(shù)字化校園建設(shè)重視程度高，投入較大，然而在檔案管理工作方面，特別是檔案信息化方面不夠重視，大量的數(shù)字資源沒(méi)有得到安全、可靠、有效的保管，直接阻礙檔案工作的開(kāi)展。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，如何提高高職院校檔案管理服務(wù)質(zhì)量，確保數(shù)字信息實(shí)時(shí)保存，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息的價(jià)值，是高職院校檔案管理工作者需要認(rèn)真研究和探討的問(wèn)題。

1.高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，觀念落后。

高職院校檔案管理工作是一項(xiàng)具有記錄性、服務(wù)性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的工作。比如：學(xué)校的人才水平評(píng)估、各類審計(jì)、基建維修、專項(xiàng)檢查、校史編寫(xiě)、職稱，歷屆部分畢業(yè)生因落戶、晉級(jí)、資格證書(shū)考試、退休等需要返校查詢學(xué)籍檔案，這些都離不開(kāi)到檔案室查找相關(guān)參考數(shù)據(jù)、憑證資料，檔案管理工作的重要性是毋庸置疑的。但部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性常流于口頭形式，往往是“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。檔案管理工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的工作，因檔案管理工作不會(huì)對(duì)學(xué)院的近期發(fā)展起到很大的影響，所以在部分領(lǐng)導(dǎo)的潛意識(shí)里根本不可能把檔案管理工作放在一個(gè)重要位置，進(jìn)而在一定程度上會(huì)忽略檔案管理工作。目前一些高職院校的檔案管理都是紙質(zhì)的，沒(méi)有進(jìn)行信息化存檔，已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步。我校2012年就引進(jìn)廣州某校CRP系統(tǒng)啟動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)，但檔案的數(shù)字化建設(shè)工作遲遲未啟動(dòng)。

1.2管理體制不夠健全，管理制度不完善。

在管理體制上，檔案機(jī)構(gòu)不健全，編制少。像我校雖然有近60年的辦學(xué)歷史，號(hào)稱建筑行業(yè)的“黃埔軍校”，檔案室也藏有1萬(wàn)多卷的檔案資料，目前我校檔案室編制2人，其中1人還要兼機(jī)要和學(xué)院用印管理工作，由于人員不足、學(xué)院經(jīng)費(fèi)緊張等問(wèn)題，部分工作人員無(wú)暇顧及檔案管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，致使檔案的數(shù)字化管理工作進(jìn)程緩慢。還有學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)與其他行政職能部門聯(lián)系不密切，各行其是，導(dǎo)致高職院校檔案工作的統(tǒng)一完整、技術(shù)保護(hù)和安全保管受到影響。另外，高職院校的檔案管理工作完全進(jìn)入正規(guī)化管理和法制建設(shè)的軌道上還需時(shí)日，行之有效的、嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲措施對(duì)各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)有待加強(qiáng)。再次是工作的相互推諉，就算檔案受到損害，得不到懲罰。

1.3缺乏完整性的檔案資源。

目前，部分高職院校都是由原來(lái)的多所中專學(xué)校合并升格而來(lái)的。比如我校就是由三所中專學(xué)校合并而成，十多年來(lái)，只是將與主校區(qū)相隔較近的一校區(qū)的檔案資料搬到主校區(qū)檔案室，但并沒(méi)有安排專人重新整理這些資料。另一校區(qū)的檔案資料因地理位置相隔較遠(yuǎn)沒(méi)有搬到主校區(qū)檔案室實(shí)行集中管理。另外，還有管理體制等原因，檔案資料的收集困難，導(dǎo)致檔案的完整性低，部分珍貴的資料留在職能部門，沒(méi)有移交給檔案室統(tǒng)一管理。

1.4服務(wù)技術(shù)手段落后。

隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，有的高職院校開(kāi)始配置信息化設(shè)施運(yùn)用到校園管理中。在這種環(huán)境下，以往的以紙質(zhì)為載體的檔案管理將受到?jīng)_擊。數(shù)字化的檔案管理已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。目前，一些高職院校檔案管理部門配備了部分信息化設(shè)施辦公，可檔案管理軟件只能實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入（包括我校在內(nèi)，我校使用的是單機(jī)版檔案管理軟件），達(dá)不到檔案信息資源共享的要求。管理方式停留在原始的手工作業(yè)、開(kāi)柜查閱，這種方式不僅重復(fù)性勞動(dòng)量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，而且極大地影響檔案的工作效率。檔案管理設(shè)施不到位、思想封閉、因循守舊、缺乏創(chuàng)新的檔案管理的生存狀態(tài)，主要原因是觀念問(wèn)題導(dǎo)致的，沒(méi)有意識(shí)到信息化管理的重要性，意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢(shì)。

1.5高素質(zhì)的檔案管理人才匱乏。

以往的檔案管理對(duì)檔案管理人員的管理水平和計(jì)算機(jī)操作技能沒(méi)有很高的要求，但隨著社會(huì)和科技的發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案管理已成為高職院校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。這樣勢(shì)必對(duì)檔案管理人員的管理水平、計(jì)算機(jī)操作技能等綜合素質(zhì)提出更高的要求，因?yàn)闄n案管理要實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，則要求檔案管理人員必須掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段才能緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。所以建立起一支管理型、研究型、服務(wù)型、技術(shù)型并舉與相融的檔案人才隊(duì)伍，是高職院校檔案工作“上水平、創(chuàng)一流”和高職院校檔案部門“立于不敗、部門永存”的迫在眉睫的要求。

2.高職院校檔案管理信息化的必要性

2.1有利于數(shù)字化校園建設(shè)實(shí)現(xiàn)，切合學(xué)院的整體發(fā)展要求。

檔案信息化管理是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求的重要舉措，也是高職院校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。高職院校檔案管理部門要認(rèn)真貫徹科學(xué)發(fā)展觀，通過(guò)實(shí)施國(guó)家檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，將原有的實(shí)體檔案數(shù)字化和增量檔案實(shí)行電子歸檔后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理手段，讓師生群體和往屆校友共享學(xué)校檔案信息資源，這樣檔案利用效率將會(huì)顯著提高，檔案的作用會(huì)得到充分的顯示，無(wú)形中直接提升學(xué)院形象，切合學(xué)院各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

2.2確保原始檔案安全有效地保存。

高職院校將存量的實(shí)體館藏檔案數(shù)字化和增量的館藏檔案實(shí)行雙套制管理后，意味著所有的檔案資料都有一份轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存入計(jì)算機(jī)永久保存，這樣檔案的查閱可以在網(wǎng)上進(jìn)行，無(wú)須在庫(kù)房調(diào)取實(shí)體檔案，因而極大地降低原始檔案被損壞的可能性。即便原件破損或遺失，也不會(huì)丟失寶貴的信息資料。

2.3有利于提高工作效率和管理水平。

隨著我國(guó)信息社會(huì)的到來(lái)，為了使高職院校的檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，避免出現(xiàn)信息孤島，高職院校的檔案管理必須走信息化道路，推動(dòng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，才能擺脫傳統(tǒng)落后的管理模式。過(guò)去檔案管理人員查找一份檔案材料費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，檔案的信息化管理后，檔案的查借閱非常快捷，從而提高工作效率和管理水平。

3.高職院校檔案信息化管理的對(duì)策

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)。

高職院校數(shù)字化校園建設(shè)，為檔案管理信息化搭建一個(gè)非常好的舞臺(tái)。為不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高檔案管理工作效率、提高檔案管理水平，高職院校必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任，進(jìn)一步解放思想，分階段、分步驟、有計(jì)劃、穩(wěn)步地推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。通過(guò)制定、執(zhí)行和不斷完善檔案管理制度，樹(shù)立聯(lián)合統(tǒng)籌資源的建設(shè)理念，不斷拓展多元化的信息獲取途徑和渠道，合理開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理職能向縱深拓展，促進(jìn)檔案管理對(duì)學(xué)校管理、發(fā)展的服務(wù)功能。

3.2建立健全檔案管理機(jī)制和管理制度。

首先建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，這個(gè)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)是以隸屬于學(xué)校辦公室的檔案室為檔案管理的頂層，頂層的領(lǐng)導(dǎo)者是分管辦公室的院領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任為檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)的主要負(fù)責(zé)人，學(xué)校各職能部門負(fù)責(zé)人為該部門的檔案管理責(zé)任人，各職能部門要指定一名工作人員為該部門檔案材料的收集人（即兼職檔案員），從而形成檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)這個(gè)網(wǎng)絡(luò)能很好地明確職能部門負(fù)責(zé)收集檔案，學(xué)校檔案室集中管理檔案的工作流程，防止分散管理出現(xiàn)的弊端，如工作推諉、疲沓等。其次建立健全檔案管理制度，從檔案的收集整理、鑒定、立卷、保管、開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)都要有完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事，對(duì)有保存價(jià)值的文件材料注意隨時(shí)收集歸檔。為推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，要明確各職能部門的主要負(fù)責(zé)人為檔案管理工作的第一責(zé)任人，專（兼）職檔案管理人員為直接責(zé)任人，把檔案管理工作納入年度目標(biāo)考核和干部個(gè)人評(píng)優(yōu)考核，實(shí)行責(zé)任追究制。

3.3加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)。

檔案信息資源是高職院校檔案工作賴以生存的基礎(chǔ)，高職院校檔案信息化管理、服務(wù)，如果沒(méi)有豐富的檔案信息資源作支撐，檔案信息化建設(shè)就會(huì)沒(méi)有根基，所以抓好檔案信息資源建設(shè)直接關(guān)系到檔案信息化工作管理水平。如何抓好檔案信息資源的建設(shè)呢？可以通過(guò)如下三個(gè)方面：一是抓源頭，抓學(xué)校各職能部門檔案建設(shè)，實(shí)行部門立卷，由學(xué)校檔案室集中管理的模式，按照“雙套制”歸檔原則，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔。二是抓接收，凡能接收進(jìn)館的檔案，盡量接收進(jìn)來(lái)，擴(kuò)大收集范圍，拓寬收集渠道，豐富檔案信息資源，對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目、重大活動(dòng)檔案的收集最好派專人參與。三是抓整合，從制度化、規(guī)范化、科學(xué)化強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，將校內(nèi)分散在各職能部門的檔案資源集中到檔案室實(shí)行統(tǒng)一保管，按照全校師生群體和往屆校友對(duì)檔案資源利用的需求進(jìn)行優(yōu)化配置和整理加工。通過(guò)檔案資源的整合，把檔案室建成為學(xué)校教育教學(xué)、科研、管理的現(xiàn)行文件中心，為全校師生群體提供檔案查閱的信息服務(wù)中心。

3.4加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

高職院校為了加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的腳步，不僅要引進(jìn)當(dāng)前先進(jìn)的信息設(shè)備和管理軟件，而且高職院校領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理信息化建設(shè)納入整體校園信息化建設(shè)規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與校園數(shù)字化建設(shè)同步進(jìn)行，以國(guó)家規(guī)定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)高職院檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和構(gòu)建具有高職院校特點(diǎn)的信息化管理軟件，通過(guò)建立和不斷完善屬于自己的檔案資源信息庫(kù)和檢索系統(tǒng)，利用先進(jìn)的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足師生群體與往屆校友的需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3.5.加強(qiáng)檔案人才建設(shè)。

高職院校要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是一個(gè)首要問(wèn)題。高職院校院領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理的人力支持，實(shí)施“引進(jìn)來(lái)”和“走出去”戰(zhàn)略，為檔案管理崗位配置一定數(shù)量的專、兼職檔案管理人員，并確保所配備的專、兼職檔案管理人員具備較強(qiáng)的工作能力和經(jīng)驗(yàn)，可以勝任檔案崗位的相關(guān)工作。因?yàn)橐獙?shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，不僅要有懂專業(yè)、懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、有創(chuàng)新精神的新生力量的參與，而且要做好現(xiàn)有專兼職檔案人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)培訓(xùn)班、研修班、經(jīng)驗(yàn)交流、專家指導(dǎo)等形式，按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，分階段、分層次、有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提升檔案管理人員整體的管理水平和綜合素質(zhì)，使專兼職檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平能滿足高職院校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

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