淺談水利行業(yè)企業(yè)檔案信息化建設中的保密管理和開發(fā)利用

陳文艷

（陜西水環(huán)境工程勘測設計研究院，陜西 西安 710018）

0 引言

水利行業(yè)設計單位的設計成果是生產部門員工的智慧結晶，是企業(yè)的無形資產更是核心秘密，尤為珍貴。企業(yè)的發(fā)展與進步和檔案管理是密不可分的，因此我們有必要了解檔案數(shù)字化以及其所帶來的益處。同時在當今這個信息化的時代，涉密單位檔案安全和保密工作無處不在，也直接關系到企業(yè)的利益。

水利行業(yè)科技檔案的分類繁多，其中的涉密信息有地形圖、河道工程測量階段中的點之記、淤積測驗成果、地質勘察、從水文局購置的各個水文站平均流量及中共中央辦公廳每月下發(fā)的機要文件等。所以，涉密崗位的管理人員如何做到使檔案得到充分、高效利用、保密的同時又能助力企業(yè)蓬勃發(fā)展至關重要。

1 檔案數(shù)字化的背景、目的及必要性

1.1 背景

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指引我們如何在新形勢下充分應對挑戰(zhàn),深化檔案工作改革給出了破解思路和辦法,明確了方向,也給我國的檔案工作注入了新的動力。

1.2 目的及必要性

檔案數(shù)字化的目的是節(jié)省空間、提高工作效率、資源共享最大化。科技項目歸檔如果僅僅依靠紙質檔案會十分費力，查找不便、轉移困難。隨著辦公檔案環(huán)境的變化還有發(fā)黃、蟲蛀、受潮等風險。而電子化數(shù)據的保存不受地域影響，儲存方便，且刻制成光盤或利用移動端備份的數(shù)據保存年限久不易損壞。例如，筆者所在單位陜西水環(huán)境工程勘測設計研究院綜合檔案室，目前最大的困擾就是檔案存放的空間越來越緊缺。我院目前人數(shù)為216人，生產部門員工占67%。隨著企業(yè)的逐漸發(fā)展擴大，每年接收的資料只會更多。僅2018年我院自主設計的科技類項目歸檔就達500余項。盡管如今的檔案密集架設計日益先進，操作也越來越簡單，但仍需占用非常大的面積，同時也對建筑的承載力有很大的要求。

今年4月～9月我單位曾分別與陜西交通設計院、陜西江河水利工程維修養(yǎng)護有限公司及江蘇省水利勘測設計協(xié)會進行檔案交流學習，發(fā)現(xiàn)空間不足已經是各個單位都存在的普遍問題。因此，企業(yè)非常有必要對檔案管理的大方向朝著數(shù)字化推進，創(chuàng)新思維，更進一步優(yōu)化檔案服務。

2 如何更好的開發(fā)利用檔案信息化

2.1 健全檔案利用的科學監(jiān)管體系

2.1.1 管理規(guī)范化

檔案從歸檔、入庫整理到利用，企業(yè)應根據實際情況制定和健全檔案信息化工作標準和規(guī)范，在提高工作效率的同時保證質量。確保檔案數(shù)字化成果的質量，執(zhí)行嚴格的技術標準，特別是檔案鑒定和入庫整理環(huán)節(jié)。另外做到歸檔有清單、入庫有目錄、借閱有審批。尤其是利用環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)—借閱，應層層把關。例如，我單位在借閱涉密科技檔案的審批流程是：填寫借閱單（保密協(xié)議）→審批（部門負責人—主管院長—院長）→查借→使用。履行嚴格的借閱審批制度，做到有據可依。

2.1.2 全過程管控

2017年12月15日國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，以電子檔案管理業(yè)務的工作流程為主線，包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和附則共10章內容。目的就是規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)應具備的必要功能。

企業(yè)應重視基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面。加強技術防護、強化保密管理、全過程監(jiān)督。具體做出對檔案數(shù)字化設備、電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案長期保存及檔案目錄中心數(shù)據庫建設等工作的制度保障。全過程管控，把握細節(jié)。

2.1.3 創(chuàng)新思維

檔案的保存是檔案管理的重點，最終目的是服務和利用。但一份資料如果塵封到無人問津，即便是存的再好也是徒勞。企業(yè)應盡早脫離傳統(tǒng)的檔案管理模式，推陳出新，把握當前信息化技術高速發(fā)展的時機。學習先進性、創(chuàng)新理念，在不違反保密原則的前提下，把檔案利用從封閉性轉型為開放性，發(fā)揮檔案信息資源的經濟價值和社會價值。

2.2 升級和提高利用率

2.2.1 基礎建設

首要是加強檔案利用工作的基礎建設，建立完善的檔案系統(tǒng)局域網絡，即可購置局域網絡版電子資料，例如我單位2016年購買的《水利水電技術標準全文檢索系統(tǒng)》，該系統(tǒng)分為網絡版和局域網版，收錄了水利水電工程建設中最新的水利水電標準、國家標準、強制性條文及水利相關的法律法規(guī)。設計人員在本單位不需要親自往返檔案室，僅通過局域網就可查閱規(guī)范電子版；在工地或者匯報項目現(xiàn)場使用手機登錄網絡版，也可查閱，真正做到資源共享，同時也大大提高了設計人員的工作效率。

2.2.2 創(chuàng)新收集方法

改革檔案收集的方式方法，轉移重心，發(fā)展以電子資料為主，紙質資料為輔的新模式，且區(qū)別對待重要資料和一般資料的收集。例如設計單位歸檔項目成果，可將審查前的資料進行簡單的電子歸檔，待審查后成為最終成果再按具體要求同時歸檔紙質版和電子版；另外類似于投標文件的項目歸檔，再利用的概率不大，只需要歸檔電子版。

2.2.3 數(shù)字化加工

利用現(xiàn)代科學手段，將以往重要的紙質版歷史資料電子化。例如購置高速掃描儀，備份陳年的文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等。既可保證歷史資料的安全性又可大大提高檔案利用率，另外從其他水利單位收集來的資料經主管院長批準后掃描，再利用局域網共享也是一種途徑。從而加快紙質檔案電子化步伐，實現(xiàn)電子文件高效管理，即便不入庫也可查閱資料。

目前我院已經掃描整理了科技檔案約1300卷、文書檔案約650卷、外來資料約320卷等等，其中主要包含一些利用頻率高、收藏價值大及收集不易的孤本資料，建立成為專門檔案，方便設計人員查找利用。

3 建立完善的檔案保密利用系統(tǒng)

數(shù)字化檔案雖然便捷，但也存在弊端。檔案信息化管理有三個原則：安全性、規(guī)范性、可利用性。首當其沖就是安全性，水利設計行業(yè)主要是服務于業(yè)主，有時需要提供設計成果給甲方或者給上級部門提交送審材料，如果不能完善保密系統(tǒng)和利用檔案程序那么后果不堪設想。因此，企業(yè)應對新時期數(shù)字化時代下所面臨的風險及挑戰(zhàn)加以預防，及時采取強有力的安全措施。

近年來檔案的泄密事件屢見不鮮，事故往往發(fā)生在不經意間。企業(yè)缺乏正確的、先進的科學管理和指導，從而釀成大錯。因此規(guī)范檔案利用的管理體系是強化保密的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化檔案利用的安全科學監(jiān)管體系包括以下幾個方面：

3.1 健全體系、分類管理

檔案利用的管理體系劃分為密級的分類、借閱審批制度、鑒定銷毀等，需根據企業(yè)的具體情況制定相關政策，做到有據可依。針對不同的涉密信息采取不同的保密措施，分類管理。

引言中曾提到水利行業(yè)中所涉及到的淤積斷面測驗成果，每年我院就對渭洛河的汛前、汛后進行兩次測量；另外購置的水文資料，是通過水文測驗所收集到各種水文要素的原始記錄。內容有許多，包括水文年鑒、水文統(tǒng)計值、水文圖集及水文調查資料等。其中水文年鑒是可以公開發(fā)售的，但水文統(tǒng)計值及水文調查資料屬于機密，含有水文要素特征值，對該地區(qū)經濟建設和國家利益有重要意義。這些涉密檔案必須由專人組織、歸檔及管理。我院還對涉密計算機統(tǒng)一進行加密措施，并完善解密系統(tǒng)，層層把關。

3.2 涉密人員管理

從近幾年影響比較重大的泄密事件中可以看出人為因素較大，涉密人員管理一直是保密管理中的“三大管理”之一。2016年，國家保密局聯(lián)合八部委發(fā)布了《進一步加強涉密人員保密管理工作的意見》，對涉密人員的分類確定、上崗審查、權益保障等方面做出了更細化的規(guī)定，其中涉密人員的管理是保密管理工作中的一項重點。

涉密檔案管理員的任用必須先培訓再上崗，培訓的內容包括保密政策的法律法規(guī)、保密知識技能教育、保密形式和敵情教育等，提高涉密人員的保密意識。同時檔案管理人員應注重個人素質及業(yè)務水平的提升，按期參加涉密人員培訓、安全教育。學習新時期下有關保密工作的新思路、新方法，不斷提升新知識、新技能及面對突發(fā)情況的應急能力，時刻提高警惕性。

除此之外，企業(yè)可根據自身情況建立獎勵激勵機制，調動人員積極性。并且每年與檔案管理責任人簽訂安全責任協(xié)議書，結合監(jiān)管機制，賞罰分明。

3.3 加強意識防范

時刻警惕涉密事無小事，例如水利行業(yè)項目設計的查勘階段需從國家機關購買測繪成果，購置時陜西省檔案局也明確規(guī)定，購買人員必須持有涉密測繪成果管理人員崗位培訓證書。按照測繪管理工作保密事項范圍，比例尺為1∶2.5萬、1∶5萬和1∶10萬的地形圖屬于機密級國家秘密，1∶50萬、1∶25萬和1∶1萬的屬于秘密級國家秘密，涉及軍事禁區(qū)的密級可能更高。由于地形圖具有較強的穩(wěn)定性，長時間關系國家安全和利益，保密期限均設定為長期。另外申領涉密地形圖時必須要確保測繪成果存放設施與條件符合有關保密規(guī)定，必須實行嚴格的登記管理制度，經主管領導批準后使用，禁止一切形式的復制、轉讓行為。

設計人員在利用的過程中，應使用涉密計算機，涉密計算機及信息系統(tǒng)必須采取物理隔離措施，不得與互聯(lián)網、外部網絡相聯(lián)。對于密級是機密的文件不可在未采取保密措施的有線和無線通信、互聯(lián)網公共信息網絡進行信息交換。不得使用無線網卡等無線聯(lián)網裝置，用畢后需在界定的時間內由專人回收。涉密計算機和載體介質未經批準不得帶出保密檔案室。使用和維修涉密計算機系統(tǒng)，須有成果資料專管人員監(jiān)督。

嚴格管控鑒定銷毀的過程，禁止違規(guī)銷毀。近年來，經常有出沒于黨政機關、涉密企業(yè)周邊個體廢品回收站的犯罪嫌疑人，高價回收“有用”的材料。因此，涉密人員應隨時提高警惕性，嚴格履行崗位職責。以各種案例引以為戒，不可輕易亂丟一張紙、一份圖。

4 結語

檔案信息化具有兩面性，是把雙刃劍。做到順應時代的發(fā)展，創(chuàng)新改革、強化意識、加快腳步，將自身檔案現(xiàn)代化事業(yè)推進到一個集理念、方法和技術于一體的綜合環(huán)境之中。逐步將檔案信息化的作用發(fā)揮到最大值，更有效地實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)的發(fā)展助力，為水利事業(yè)的建設增光添彩。同時，需要管理人員重視細節(jié)，加強保密意識，抓好管理機制，在著手發(fā)展檔案信息化的同時用更科學更合理的方法去管理檔案，并開發(fā)更多可為企業(yè)利用的檔案資源。