談高校特色檔案功能的發(fā)揮

摘要：特色檔案是高校檔案的一部分，也是學校及社會需要廣泛利用的資源。開發(fā)利用高校特色檔案、實現(xiàn)特色檔案功能最大化是當前和今后高校檔案工作的一項重要內(nèi)容，也是高校檔案館與工作者適應現(xiàn)代高等教育事業(yè)快速發(fā)展的必然要求。本文從高校特色檔案的內(nèi)涵說起，分析了特色檔案的主要內(nèi)容、價值，并著重從內(nèi)生性建設、外向型傳播、效能最大化等方面解析了高校特色檔案功能。

關鍵詞：高校特色檔案資源建設功能發(fā)揮

高校檔案客觀真實地記載了學校教學、科研、黨政管理等職能活動及高校發(fā)展的歷史軌跡，是學校開展各項工作、進行各項改革、優(yōu)化各項服務必不可少的重要信息來源。獨具特色的高校檔案資源是學校建設與發(fā)展的寶貴財富，也是黨和國家教育事業(yè)的重要組成部分。

一、高校特色檔案的內(nèi)涵

《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》（教育部高等教育司，2004年8月）中明確界定：“特色是指在長期辦學過程中積淀形成的，本校特有的，優(yōu)于其他學校的獨特優(yōu)質風貌?！惫P者在《高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作探析》一文中對其內(nèi)涵進行了闡述：“高校特色檔案是指高等學校在教學、科研及各項管理活動中直接形成的，具有高校獨特內(nèi)涵和反映學校辦學特色并具有查考利用價值的各種歷史記錄?！盵1]高校特色檔案大致可以歸納為以下幾類（見圖1）：

1.特色人物檔案，主要包括如下內(nèi)容：一是杰出教職工代表的檔案，如學校知名學者、教授、研究人員、做出杰出貢獻的職工等；二是學生代表人物的檔案，如知名校友、獲得特殊貢獻或特別獎項的在校學生等；三是其他具有影響力的人物的檔案，如學術帶頭人、學科帶頭人、特聘教授等。

2.重大活動檔案，如舉辦校慶、院慶、召開國際國內(nèi)重要論壇、大型會議等形成的檔案。

3.特色榮譽成果檔案，既包括學校在教學、科研、競賽等活動中形成的重要檔案材料及獲獎證書、獎品等，也包括上級部門、各級領導、友好單位、社會知名人士等因學校在工作和服務中取得的優(yōu)異成績而頒發(fā)或贈予學校的各類獎品、證書、贈品等。

4.歷史檔案，主要指那些記錄和反映學校發(fā)展過程、變更變遷等的重要檔案，如反映學?；I備、成立、選址更名、變遷、院系調整、專業(yè)設置與增減等內(nèi)容的文件、圖紙、照片、聲像資料等。

5.其他特色檔案，如反映學校辦學特色與理念的各類實物檔案、各級領導參觀視察學校形成的檔案、學校對外交流、新聞報道等過程中形成的檔案等。

二、高校特色檔案的價值

（一）高校特色檔案是優(yōu)化館藏結構、提升館藏質量的重要途徑

高校檔案館在長期的發(fā)展過程中，形成并積累了大量不同種類、不同載體的檔案。龐大的館藏資源，對高校檔案館的管理與利用來說是極為艱巨的任務，尤其對那些辦學歷史悠久、館藏資源豐富的高校檔案館來說更為復雜。因此有針對性地對館藏資源內(nèi)容進行篩選、甄別、鑒定，進行去粗取精、去偽存真的整理、概括，從而對那些能夠客觀真實反映學校歷史、體現(xiàn)辦學特色的館藏進行優(yōu)化，形成特色檔案，既能夠優(yōu)化館藏內(nèi)容與結構，又能夠提升館藏質量與內(nèi)涵，從而可以更好地滿足利用者的需求。

（二）高校特色檔案是圍繞中心服務大局、助推學校事業(yè)發(fā)展的重要手段

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展以及改革開放的不斷推進，高校各項事業(yè)的發(fā)展也在持續(xù)不斷的邁上新臺階，如何更好地圍繞學校的中心任務、助推學校各項事業(yè)的發(fā)展是學校每個部門當前及今后應當考慮的頭等大事。高校檔案館也應當緊密圍繞學校的中心工作與重點任務，強化服務意識，不斷開發(fā)出新的、深層次、高質量的檔案編研產(chǎn)品與成果，形成一些具有學校特色的檔案“精品”“珍品”，全面提升檔案館的服務層次與功能，從而高效地、有針對性地服務并助推學校事業(yè)的發(fā)展。

（三）高校特色檔案是彰顯辦學特色、發(fā)揮高校檔案育人功能的重要方式

各高校檔案館所藏的珍貴特色檔案集中體現(xiàn)了學校的辦學理念、發(fā)展軌跡、管理模式、教學質量、科研水平等，具有高度的濃縮性與展示度。通過對高校特色檔案資源的挖掘與開發(fā)，能夠多角度、深層次、全方位的展現(xiàn)學校的辦學歷史、發(fā)展特色、治學精神等，讓師生及社會更好地了解學校，擴大學校的影響力，推動學校整體事業(yè)的發(fā)展。同時，利用館藏特色檔案的豐富內(nèi)容對廣大師生進行思想政治、科學文化、藝術審美、愛國愛校等教育，能夠極大地激發(fā)師生學習、工作、生活的熱情，從而優(yōu)化教書育人環(huán)境、豐富校園文化氛圍、傳承辦學精神。

三、高校特色檔案功能的發(fā)揮

（一）“收”“管”齊頭并進，推動高校特色檔案內(nèi)生性建設

1.創(chuàng)新模式，加強高校特色檔案的收集與征集。一是要加強常規(guī)特色檔案的收集與歸檔，一方面制定并完善特色檔案的收集、歸檔辦法，在歸檔范圍上圍繞學校辦學特色、中心工作、重點任務等厘清歸檔范圍，在歸檔內(nèi)容上要確保齊全完整，對學校各部門的特色檔案做到“心中有數(shù)”，切忌千篇一律；另一方面在收集方式方法上，要與學校各職能部門保持溝通，對特色檔案在調研的基礎上做到重點跟蹤，必要時要將收集工作前置，做到及時收集、隨時歸檔；二是要做好特色檔案的征集工作，一方面要加大宣傳力度，鼓勵社會組織和個人主動向學校檔案館移交或捐贈，必要時可給予一定的物質或精神獎勵（如捐贈證書、特別貢獻獎）等以增強其移交、捐贈的意愿與意識；另一方面圍繞學校的“三重”（重大人物、重點工作、重大事件）開展專題性或搶救性征集；三是創(chuàng)新征集方式方法，通過有償購買、征購等方式彌補館藏特色檔案的不足。

2.規(guī)范管理，建立特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。一是要按照檔案整理三原則（全宗原則、來源原則、事由原則）進行規(guī)范有序的整理立卷，確保案卷、文件之間的有機整體性，方便管理利用；二是對館藏特色檔案進行規(guī)范化管理，可設立專室專柜由專人管理，也可散存于各案卷，但需建立特色檔案目錄以方便查找利用；三是建立高校特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，對特色檔案進行專門的保護與限制利用。特色檔案資源數(shù)據(jù)庫的主要內(nèi)容來源于對館藏現(xiàn)有的特色檔案的數(shù)字化加工、掃描，對及時歸檔的特色檔案的數(shù)字化加工、掃描，以及接收的電子文件等。[2]對這些接收歸檔的特色數(shù)字檔案資源，我們既可掛接于相應的檔案管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站或數(shù)字化校園平臺，也可借助相應的輔助工具如檢索工具、網(wǎng)絡工具等進行有效的管理，并在保證安全的前提下提供利用。

（二）“編”“宣”雙管齊下，重視高校特色檔案外向性傳播

1.提升水平，深度編研高校特色檔案。一是要找準特色，明確編研主題。可圍繞學校重大人物、重點工作、重要事件等，摸清高校檔案利用需求趨勢，結合現(xiàn)實焦點及社會發(fā)展動態(tài)等以確定主題，尤其對那些利用率高、利用價值大的特色檔案，要重點關注；二是要借用技術，創(chuàng)新編研形式。高校檔案編研不能僅局限于編寫參考資料、匯編檔案文件、編史修志等，它的形式應該是多種多樣的，如借助于現(xiàn)代化的辦公設備，利用信息通訊技術、多媒體技術、聲像技術等將各類文字、圖片、聲像等結合起來形成立體化的特色編研成果；三是要深入挖掘，形成特色編研成果。高校特色檔案需要研究，更需要深入的挖掘、提煉、總結，做到“編”“研”結合，加大“研”的分量，編寫出具有一定質量和深度的、具有較高利用價值的特色編研成果，從而提高其效用。

2.突破傳統(tǒng)，重視高校特色檔案的外向型傳播。《高等學校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）第35條明確要求：“高校檔案機構應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作。”對編研成果的宣傳推廣就是對檔案工作的最好宣傳。一是轉變觀念，主動宣傳，積極改變不事張揚、低調樸實的工作方式與作風，養(yǎng)成主動宣傳意識，自覺發(fā)掘工作中的亮點與特色，充分利用學校及社會資源，變“被動式”服務為“主動式”宣傳；二是抓住契機，重點宣傳，圍繞社會及學校的熱點問題、重要節(jié)慶日等，尤其是圍繞學校重點工作、重大紀念活動等，抓住有利契機，結合館藏，開發(fā)、編研特色檔案產(chǎn)品，重點宣傳，達到事半功倍的效果；三是創(chuàng)新形式，全面宣傳，借助現(xiàn)代信息通信及網(wǎng)絡技術，打造全方位立體化檔案宣傳網(wǎng)絡，在檔案館主頁、校內(nèi)電子屏、微信平臺、高校新聞網(wǎng)站以及校外廣電媒體、網(wǎng)絡媒介上做全面宣傳；四是健全機制，長效宣傳，高校檔案館應建立起特色檔案宣傳工作的長效機制，將其納入到部門規(guī)劃中來，組織專人負責，形成規(guī)范合理的耕作制度，深入持久地開展宣傳工作。

（三）“聯(lián)”“享”并駕齊驅，強化高校特色檔案效能最大化

1.合作共贏，聯(lián)合開發(fā)高校特色檔案。牢固樹立“大檔案觀”及開放利用理念，通過聯(lián)合開發(fā)將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。一是高校檔案館與校內(nèi)相關機構部門要聯(lián)合開發(fā)特色檔案資源，借助校內(nèi)重大活動、重要慶典、重點工作等，深入挖掘學校特色檔案，匯聚智力成果，促使特色檔案價值最大化；二是高校檔案館與其他高校檔案機構要聯(lián)合開發(fā)特色檔案，充分利用各自館藏特色檔案，找尋共通點、互聯(lián)互通、取長補短，聯(lián)合開發(fā)編研高質量的檔案成果；三是高校檔案館與社會各界要聯(lián)合開發(fā)特色檔案信息資源，借助社會力量，集思廣益，快出、多出特色檔案成果，增強開發(fā)成果的社會適應性及影響力；四是開展高校特色檔案的國際化聯(lián)合開發(fā)，通過國際合作與交流，學習、借鑒國外先進的開發(fā)經(jīng)驗，增強與國外檔案的合作與交流。[3]

2.優(yōu)化機制，共享高校特色檔案資源。一是各高校檔案館應主動轉變觀念，大力推進并實現(xiàn)高校特色檔案資源的共享，樹立以利用者為中心的服務理念，通過搭建與政府機構、企事業(yè)單位及其他民間組織甚至于個人信息交流的橋梁，主動提供檔案信息為之服務，從而實現(xiàn)彼此間的良好互動與合作，實現(xiàn)高校特色檔案的社會價值；二是高度重視，加大投入，夯實高校特色檔案資源共享的基礎，要形成校級、各職能部門及檔案館領導高度重視檔案工作的局面并取得各教職員工的配合與支持，加大經(jīng)費投入，為實現(xiàn)高校特色檔案資源的共享保駕護航；三是建立高校特色檔案聯(lián)盟機制，這是實現(xiàn)特色檔案資源共享的有效途徑，通過建立高校檔案聯(lián)盟，可以加強各高校檔案管理機構之間的溝通與協(xié)作，推進檔案信息資源共享的標準化建設，整合、優(yōu)化各高校檔案館的特色檔案資源，實現(xiàn)資源的優(yōu)勢互補與借鑒；四是建立特色檔案聯(lián)動發(fā)布機制，及時通過電視、網(wǎng)絡、平媒、網(wǎng)站、微信平臺等發(fā)布信息資源，實現(xiàn)館藏特色檔案資源及其開發(fā)成果的共享。[4]

內(nèi)生性建設是基礎，外向性傳播是手段，其目的都在于實現(xiàn)館藏特色檔案效能最大化（見圖2），最終形成“人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特”的良好局面，凸顯高校檔案館的地位及檔案工作者的價值，從而適應現(xiàn)代高等教育事業(yè)迅速發(fā)展的需要，為學校及經(jīng)濟、社會發(fā)展服務。

參考文獻：

[1]程棟梁.高校檔案信息資源深度開發(fā)工作探析[J].蘭臺世界，2017（8）：20.

[2]侯英杰.高校特色檔案資源管理探析[J].北京檔案，2014（10）：31.

[3]王熙.論網(wǎng)絡時代下的高校檔案聯(lián)合編研[J].蘭臺世界，2011（15）：65.

[4]卞咸杰，卞鈺.試析高校檔案信息資源共享的發(fā)展軌跡[J].檔案管理，2018（3）：62.

作者單位：華東理工大學檔案館