人工智能對智慧檔案館的驅(qū)動作用研究

楊靖 朋禮青

摘要：智慧檔案館的“智”體現(xiàn)在人工智能技術(shù)上，它是智慧檔案館開發(fā)建設(shè)的技術(shù)引擎。本文簡要闡述了人工智能和智慧檔案館的概念，具體分析了智慧檔案館與傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館的區(qū)別，重點探討了人工智能技術(shù)對智慧檔案館個性化服務(wù)系統(tǒng)、檔案工作效率、檔案管理各個層級的協(xié)作能力、存儲和安防方面的驅(qū)動作用，并提出智慧檔案館的建設(shè)應(yīng)堅持技術(shù)與人文的有機統(tǒng)一。

關(guān)鍵詞：人工智能智慧檔案館驅(qū)動作用人本理念

Abstract： The "wisdom" of the smart archive is embodied in the artificial intelligence technology， which is the technical engine for the development and construction of the smart archive. This paper briefly expounds the concept of the smart archive and the artificial intelligence，then the differences between smart archive and traditional archive and digital archive are analyzed.Finally， the paper main？ ly discusses the role of artificial intelligence tech？ nology in promoting the individualized service sys？ tem， the efficiency of archives work， archives man？ agement collaboration skills at all levels， storage and security of intelligent archives， and put forward the construction of intelligent archives should ad？ here to the organic unification of technology and humanity.

Keywords： Artificial intelligence； Smart archives； Driving effect；Human-oriented ideology

2017年10月，國家科技部副部長李萌同志出席在北京舉行的中國人工智能產(chǎn)業(yè)發(fā)展聯(lián)盟成立大會中指出，以習近平同志為核心的黨中央高度重視人工智能的布局和發(fā)展，并表示國務(wù)院頒布的《國家新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》是面向2030年的長遠性、戰(zhàn)略性規(guī)劃。[1]人工智能作為高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)革命的重要驅(qū)動力，它的發(fā)展正進入高速成長期。人工智能與大數(shù)據(jù)緊密結(jié)合，并且通過云計算來進行深度學習，可以認為“人工智能=云計算+大數(shù)據(jù)（一部分來自物聯(lián)網(wǎng)）”。[2]目前，人工智能正在不斷推動與各行業(yè)相結(jié)合的應(yīng)用，以期實現(xiàn)越發(fā)智慧的數(shù)據(jù)感知和匯總，越發(fā)完善的數(shù)據(jù)模型構(gòu)建和問題求解，越發(fā)自主的平臺服務(wù)支撐和數(shù)據(jù)共享，越發(fā)精確周密的決策制定與執(zhí)行，來促進各個行業(yè)的智能化發(fā)展。[3]在這一應(yīng)用進程中，人工智能取得了驕人的成績，同時也給各個特定領(lǐng)域帶來巨大的變化，智慧檔案館就是其中一例。

一、人工智能和智慧檔案館概述

（一）人工智能

在1956年達特茅斯會議中，人工智能（Artificial In？ telligence，英文縮寫為AI）這一新概念首次被提出，并被稱為20世紀三大科學技術(shù)成就之一。人工智能是計算機科學中關(guān)于設(shè)計智能計算機系統(tǒng)的一個分支領(lǐng)域，其目的是使計算機模擬人腦及人的思維，從而具有某些類似于人的智慧特征，如理解語言、學習功能、推理及問題求解等功能。[4]

（二）智慧檔案館

新概念的產(chǎn)生與新技術(shù)的發(fā)展接踵而至，例如AI、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這些新詞匯的出現(xiàn)引領(lǐng)當今社會信息技術(shù)發(fā)展的方向，使人們應(yīng)接不暇，在這些新技術(shù)的推動下，作為以技術(shù)為支持，以服務(wù)為目標的“智慧檔案館”應(yīng)運而生。

我國對智慧檔案館的研究尚處于初級階段，智慧檔案館的內(nèi)涵豐富，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個明確、標準的正式定義，不同研究視角的學者從不同側(cè)面和角度描述了智慧檔案館的含義。下面列舉幾個具有代表性的觀點：楊來青等學者從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)管理多元化檔案資源，具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式；[5]許桂清等學者將智慧檔案館的特征總結(jié)為：用戶交流感知智慧化，檔案信息資源管理智能化，館藏基礎(chǔ)設(shè)備智慧化，個性服務(wù)創(chuàng)新智慧化[6]；楊智勇等學者從數(shù)據(jù)、信息、情報與智慧之間的關(guān)系出發(fā)，認為智慧檔案館是綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺；[7]王小健等學者從建設(shè)實踐的角度認為“智慧檔案館=數(shù)字檔案館+新技術(shù)應(yīng)用+以人為本理念貫徹+檔案信息集成”；[8]李月娥、周曉林等學者從物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用背景下出發(fā)，認為智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。[9]綜上所述，各個學者對智慧檔案館的定義不盡相同，但他們都有一個相同的關(guān)注重點，即新的信息技術(shù)應(yīng)用，它是實現(xiàn)智慧檔案館的智慧化系統(tǒng)平穩(wěn)高效運行的重要手段。

（三）智慧檔案館與傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館的區(qū)別

最初的傳統(tǒng)檔案館以建筑實體為標志，它強調(diào)實體管理；數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，它強調(diào)數(shù)字化檔案和電子檔案的管理；現(xiàn)今以人工智能技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為技術(shù)支撐的智慧檔案館，它強調(diào)檔案內(nèi)容信息的管理?；仡櫃n案館建設(shè)的探索與實踐進程，檔案館的管理機制和管理形式一直以智能創(chuàng)新化、數(shù)字互聯(lián)化、智慧信息化為目標方向。[10]雖然智慧檔案館與傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館的基本概念有區(qū)別，但它們都承擔著基本一致的社會職責，都屬于“五位一體”的社會主義公益文化事業(yè)機構(gòu)。智慧檔案館與傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館的具體區(qū)別如表1所示。

二、人工智能對智慧檔案館的驅(qū)動作用

當今檔案館是巨大信息資源的利用中心，智慧城市建設(shè)需要智慧檔案館的支撐，數(shù)字化檔案和檔案信息共享已經(jīng)得到各立檔單位的一致認同。伴隨著檔案信息化工作的進程不斷推進，電子檔案的數(shù)據(jù)規(guī)模正以幾何級數(shù)的形式極速增長，在全國各地智慧檔案館的建設(shè)也開始展開試點探索，青島、杭州、陽泉、麗水等城市已開始將智慧檔案館建設(shè)列入智慧城市建設(shè)的規(guī)劃。人工智能技術(shù)以其靈活快速的數(shù)據(jù)感知、逐漸趨于精確的數(shù)據(jù)模型和更加個性化的服務(wù)模式深入滲透于檔案館之中，使得智慧檔案館為人們提供更加便利、更為有效的服務(wù)?？茖W合理地利用人工智能技術(shù)，對智慧檔案館的發(fā)展有著重要的驅(qū)動作用，具體表現(xiàn)為以下幾個方面。

（一）豐富了個性化檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)方式

檔案部門增強自身核心競爭力的關(guān)鍵方法就是改善檔案信息社會服務(wù)。智慧檔案館檔案信息服務(wù)單位通過各種智能化技術(shù)和智能機器，如信息挖掘技術(shù)、自然語言理解技術(shù)、智能代理檢索技術(shù)、專家系統(tǒng)、智能機器人等來提供個性化定制系統(tǒng)，同時為了使檔案用戶充分利用這些具有價值的信息資源，立檔單位將對不同類型、不同特征的檔案信息資源進行整理。在檔案信息資源分析與整理的工作中，為了定制個性化服務(wù)系統(tǒng)，迎合用戶需求，需要選擇合適的檔案信息服務(wù)方式。因此檔案信息服務(wù)方式作為目前的研究熱點，是智慧檔案館最為關(guān)鍵的服務(wù)特征，并且也是當今互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案信息服務(wù)工作的新內(nèi)容。

在目前個性化信息服務(wù)系統(tǒng)中，系統(tǒng)首先通過信息挖掘技術(shù)對用戶的行為進行分析，然后通過智能代理技術(shù)自動辨認和感知用戶的位置及其可能感興趣的檔案資源，來主動地向用戶推送關(guān)聯(lián)信息，提供真正的、全方位的個性化服務(wù)，并隨時隨地記錄用戶的活動軌跡、檔案館使用信息等，更加深入地分析用戶的習慣和偏好，從而給予更加個性化的服務(wù)。2016年6月，山西省陽泉礦區(qū)智慧檔案館升級改造竣工，它將紙質(zhì)檔案數(shù)字化錄入系統(tǒng)存儲，匯聚成電子檔案整合管理。用戶通過個人身份證就可以進入個性化信息服務(wù)系統(tǒng)，僅需根據(jù)自己的檢索興趣在統(tǒng)一的登錄界面進行操作，便能夠隨時隨地獲得所需的系統(tǒng)化集成的檔案信息資源。

智能機器人的出現(xiàn)也將極大地提升智慧檔案館的個性化性服務(wù)。檔案利用者可以將自己的需求告知智能機器人，智能機器人迅速為用戶安排服務(wù)，提供休息場所、茶水和咨詢服務(wù)，為用戶打造舒適的個性智慧化服務(wù)。智能機器人在國家政策的大力扶持下將廣泛應(yīng)用于社會公共事業(yè)。早在2016年國家發(fā)布的《機器人發(fā)展產(chǎn)業(yè)規(guī)劃》中就指出將基于人工智能技術(shù)的社會公共服務(wù)型智能機器人列為十大標志性產(chǎn)品之一，預(yù)計到2020年實現(xiàn)智能公共服務(wù)機器人批量生產(chǎn)。[12]

（二）提高了檔案工作的效率

20世紀80年代在我國檔案界領(lǐng)域開始出現(xiàn)利用計算機協(xié)助檔案工作的現(xiàn)象，隨著21世紀信息時代的到來，人工智能這一概念逐漸得到人們重視，并被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，其中包括檔案工作。在傳統(tǒng)檔案工作中，例如檔案的收集、整理、鑒別、保護利用和編研工作主要是采用手工的方式來進行，而在現(xiàn)代信息技術(shù)日益成熟和人工智能廣泛應(yīng)用的背景下，人工智能能夠極大地提高檔案工作的效率。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，智慧檔案館利用各種智能主體進行檔案信息資源的收集工作，依據(jù)檔案工作者所設(shè)置的運行章程，通過智能主體的自學習性、靈活性、主動性和適應(yīng)性，高效收集檔案信息資源。第二，智慧檔案館通過文本分類技術(shù)實現(xiàn)檔案的智能分類。文本分類技術(shù)是自然語言處理的一個重要應(yīng)用領(lǐng)域，它首先對選定的文本樣本集合進行標記，然后得出其中文本屬性和類別間的關(guān)系模型，再根據(jù)這種關(guān)系模型對需要進行分類的文本進行判斷，[13]這樣做大大減少了人工分類中的繁瑣程序。第三，智慧檔案館使用智能機器檢索檔案信息，與傳統(tǒng)檔案信息檢索相比更加省時、省力，利于檔案的規(guī)范化、標準化，智能機器能以最方便的形式提供用戶服務(wù)。經(jīng)過自然語言處理后，用戶只需使用普通的話語，就可找到自己需要的檔案。如今人工智能技術(shù)已普遍應(yīng)用于檔案信息數(shù)字化、電子化檔案方面，檔案目錄采集、圖片檔案數(shù)據(jù)采集都可以通過人工智能來實現(xiàn)，利用人工智能技術(shù)形成的電子檔案比紙質(zhì)檔案更加便于攜帶和存貯，這些都使得檔案工作者在處理檔案事務(wù)方面更加得心應(yīng)手和方便快捷。

2018年2月，浙江省“杭州市電子文件中心”項目通過驗收，該項目以浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政審批類事項為重點，建立統(tǒng)一的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型，使之能對各種業(yè)務(wù)類型的電子檔案進行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源管理，[14]逐步實現(xiàn)全市檔案信息資源的整合和共享，極大地提高了檔案工作效率。2018年4月，科大訊飛股份有限公司與國家檔案局科學技術(shù)研究所簽署了全面戰(zhàn)略合作協(xié)議。該協(xié)議重點圍繞檔案的智慧收集、管理、存儲、利用四大方向，促進人工智能在檔案管理中的應(yīng)用，提高檔案工作效率，以期構(gòu)建新型人工智能智慧檔案行業(yè)標準。同時，為推進檔案工作的轉(zhuǎn)型升級，根據(jù)該協(xié)議成立了人工智能檔案聯(lián)合實驗室，[15]以期實現(xiàn)新時代檔案事業(yè)的改革發(fā)展，這將為智慧檔案館更好服務(wù)社會記憶存儲和文化傳承創(chuàng)新提供有力支撐。

（三）提升了檔案管理各個層級的協(xié)作能力

數(shù)字檔案館采用線性邏輯對檔案信息資源、檔案業(yè)務(wù)工作進行管理，機構(gòu)之間、檔案業(yè)務(wù)不同環(huán)節(jié)之間缺乏協(xié)同機制，檔案信息化產(chǎn)生了“信息孤島”“業(yè)務(wù)孤島”“應(yīng)用孤島”等新問題，難以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)開展。[16]智慧檔案館利用人工智能技術(shù)對館中的可用資源進行有效的整合，用戶對資源的調(diào)配與使用可以通過共享與傳輸?shù)男问綄崿F(xiàn)，通過信息共享、事件關(guān)聯(lián)、協(xié)同業(yè)務(wù)等手段，將相關(guān)業(yè)務(wù)整合在一起，進行并發(fā)處置或程序處置，使整個檔案館運作具備較強的整合協(xié)作能力。例如，用戶可以通過基于全面感知的“一站式”智慧系統(tǒng)平臺來檢索匹配具有相對應(yīng)的載體形式和信息資源的檔案，這種有全面感知功能的檔案智慧管理平臺利用浩瀚、多樣化、廣泛的數(shù)據(jù)資源進行整合協(xié)調(diào)，有望達到檔案檢索、管理、利用查閱的多角度、全方位、一體化高效快捷的服務(wù)模式，同時也將深層次地提高檔案用戶的滿意度和檔案管理系統(tǒng)的協(xié)作能力，[17]這對于提升檔案管理的效率有重要的意義。在經(jīng)濟與技術(shù)發(fā)展的帶動下，檔案規(guī)模及結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出了明顯的擴張趨勢，這對檔案管理提出了更新、更高的要求，管理逐漸顯露出了層次性，上層管理需要對中層管理環(huán)節(jié)予以監(jiān)測，而中層管理則須對基層各個管理項目予以監(jiān)測。

在智慧檔案館建設(shè)過程中，協(xié)作顯得尤為重要，人工智能采取協(xié)作分布思維，可以實現(xiàn)對不同層級之間的協(xié)調(diào)與管理。通過庫存檔案盤點可以了解到，上層核心系統(tǒng)采用模式識別系統(tǒng)模擬人類的感官，來接觸和理解周圍的環(huán)境，解讀外界的信息。例如利用模式識別中的文字識別和感官識別，智慧化感知庫存檔案缺失，經(jīng)過人工智能核實之后，通過專家系統(tǒng)以其特有的專業(yè)領(lǐng)域知識和經(jīng)驗，靈活地對缺失檔案做出迅速反應(yīng)和解決措施，觸發(fā)既往基層檔案業(yè)務(wù)信息追溯核查，再利用智能代理技術(shù)自動查找該卷檔案及相關(guān)檔案在各類數(shù)據(jù)庫中的記錄信息，幫助追溯在庫存盤點中可能出現(xiàn)的問題，來協(xié)調(diào)檔案工作有秩序地進行。

2011年，浙江省麗水市的智慧檔案館與智慧城市建設(shè)同步開展實踐探索，它提出運用各種智能技術(shù)和依托政務(wù)云平臺，采用分布式部署的方法，在全市統(tǒng)籌搭建一市九縣的“智慧檔案”系統(tǒng)，集中一市九縣的各類資源，構(gòu)建覆蓋全市各級黨政機關(guān)的檔案協(xié)同管理系統(tǒng)，以期提高各立檔單位的協(xié)作能力，推動檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

（四）增強了智慧檔案館的智能安防與存儲調(diào)度

檔案安全是檔案工作的永恒話題和第一要務(wù)，是檔案工作的底線，更是檔案事業(yè)的關(guān)鍵基石。[18]智慧檔案館安全問題需從兩方面來實現(xiàn)：一是在管理和技術(shù)兩個層面確保智慧檔案館的安全，改進網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理，優(yōu)化檔案備份災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)體制，以期保證檔案的真實可靠、條理完整和服務(wù)安全性。[19]二是通過智慧建設(shè)來預(yù)防檔案信息安全問題，檔案工作者可以利用聲音識別、指紋識別等各種識別技術(shù)，對庫房檔案進行全方位的監(jiān)控，以防庫房出現(xiàn)突發(fā)事件。另外智慧檔案資源安全主要有實體檔案資源安全和數(shù)字檔案資源安全。實體檔案資源安全主要是庫房的安全，如今人工智能識別、智能監(jiān)控的門禁系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于智慧檔案館的安保，通過人工智能技術(shù)模擬人的感官及思維方式，對人臉、聲音、指紋、視網(wǎng)膜、虹膜等信息進行識別和加密。智慧檔案館應(yīng)用有識別功能的安防系統(tǒng)在接觸檔案資源的人員和實體檔案資源之間建立起了一道安全屏障。通常數(shù)字信息資源的安全包括存儲和通訊兩個方面。傳統(tǒng)模式下的檔案館一般采用集中式存儲，但隨著數(shù)據(jù)量的爆炸式增長，如何更有效的利用和拓展存儲空間成為一道亟待解決的難題。智慧檔案館的檔案資源采用分布式“云”存儲，這種存儲方式能滿足海量數(shù)據(jù)的增長及訪問查詢，但需要安全、高效的數(shù)據(jù)管理手段，在這種情況下人工智能技術(shù)成為了智慧檔案館檔案資源安全高效運作的保障。

2014年江蘇省張家港市檔案局正式啟動“智慧檔案館”建設(shè)項目，依托云平臺，分級管理檔案信息，極大地提高了檔案的存儲容量，并為立檔單位提供自己特有且不為外界公開使用的系統(tǒng)，以便存貯不同密級的檔案資源。2016年江蘇省太倉市檔案館應(yīng)用具有人臉識別、視網(wǎng)膜識別和虹膜識別的門禁系統(tǒng)對進出人員的身份進行識別控制，并且利用可以跟蹤識別定位的監(jiān)控安防系統(tǒng)來實時保障館內(nèi)安全，以及采用可識別代碼行為特征的智能防火墻等技術(shù)來對庫房檔案資源進行全面檢測，加強檔案管理的保密性，保障檔案信息不被泄露。

三、對人工智能背景下智慧檔案館的簡要評價及展望

（一）對智慧檔案館的評價

雖然當前各級各地智慧檔案館的實踐與探索方興未艾，但是普遍缺乏相關(guān)技術(shù)標準、法律規(guī)范、政府政策支持和統(tǒng)一規(guī)劃，因此，智慧檔案館的建設(shè)將是一個長期、復(fù)雜的過程。智慧檔案館在發(fā)展過程中必將面臨許多復(fù)雜性問題和不確定性問題。智慧檔案館最大的特征就是在檔案管理的一系列環(huán)節(jié)中運用各種感知化、智慧化、泛在化的先進技術(shù)為用戶提供智慧化服務(wù)。但技術(shù)始終是一種手段和工具，它的最終目的是為用戶提供具有方便、快捷、高效的精準服務(wù)。在智慧檔案館建設(shè)過程中很容易走向“重技術(shù)、輕內(nèi)涵”的道路，有關(guān)建設(shè)部門必須認清建館的初衷，即以人為本，以用戶為中心，全方位地為用戶提供方便快捷的智慧化服務(wù)。當前信息技術(shù)前景具有很強的不確定性，各種軟硬件設(shè)備也處于不斷地更新?lián)Q代之中，而智慧檔案館建設(shè)離不開先進技術(shù)設(shè)施的支撐，如若檔案館的發(fā)展規(guī)劃不能實時更新，這些設(shè)備技術(shù)的不斷革新將會使智慧檔案館的發(fā)展陷入一定的困境。

（二）對智慧檔案館的展望

筆者認為智慧檔案館建設(shè)在應(yīng)用各種現(xiàn)代化智能技術(shù)時，要注意避免產(chǎn)生唯技術(shù)主義傾向，避免將技術(shù)的應(yīng)用作為建館的主要理念，認清技術(shù)是輔導工具，檔案資源才是檔案館的核心。在正確把握和理解人工智能對智慧檔案館的驅(qū)動作用下，相關(guān)建設(shè)部門應(yīng)該時刻堅持技術(shù)與人文的有機統(tǒng)一，秉承人本理念，用發(fā)展的眼光去正視技術(shù)在館內(nèi)的應(yīng)用，以期在科學技術(shù)領(lǐng)域，使民眾充分認識到信息時代的人文主義對智慧檔案館的重要作用。目前各界人士對智慧檔案館的研究仍處于探索中，人工智能驅(qū)動下智慧檔案館的建設(shè)也面臨資金匱乏，人才短缺等問題，但是筆者堅信人工智能技術(shù)在“以人為本”的理念下，一定能將極具人文關(guān)懷和文化特質(zhì)的檔案信息資源呈現(xiàn)給用戶，從而真正弘揚智慧檔案館的人本理念。

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作者單位：安徽大學管理學院