企業(yè)信息化中SAP 系統(tǒng)的應用

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SAP 系統(tǒng)是一套企業(yè)資源管理軟件系統(tǒng)，具有現(xiàn)代化、信息化、智能化的應用優(yōu)勢，能夠為企業(yè)管理問題的解決提供參考意見，同時可以為企業(yè)發(fā)展做出系統(tǒng)規(guī)劃，其在現(xiàn)代化商業(yè)發(fā)展中的應用也開始受到了諸多企業(yè)用戶的青睞，其在企業(yè)信息化建設(shè)中的應用，更是能夠簡化企業(yè)管理流程，節(jié)約企業(yè)建設(shè)資源。

1 企業(yè)信息化建設(shè)需求

1.1 外部需求

第一，競爭需求。為了確保企業(yè)的市場競爭力，企業(yè)在發(fā)展過程中需要時刻注意競爭對手的發(fā)展情況，并在結(jié)合競爭對手情況后規(guī)劃企業(yè)運營方案。因此，在競爭過程中，如果競爭對手應用了SAP 系統(tǒng)及其信息化建設(shè)方式，便意味著競爭對手想要提高自身的管理效率，在此情況下，如果企業(yè)想要在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，便需要同樣開展信息化建設(shè)以提高自身的市場競爭力。

第二，客戶需求。隨著現(xiàn)階段經(jīng)濟市場競爭的日漸激烈，企業(yè)之間的競爭也逐漸演變?yōu)榱丝v向價值鏈競爭，同一行業(yè)企業(yè)均位于同一條縱向價值鏈上，這表示同一行業(yè)中各個企業(yè)的利益是息息相關(guān)的[1]。這表示在企業(yè)的價值鏈條上如果下游客戶實現(xiàn)了信息化建設(shè)，企業(yè)為了滿足客戶的需求，也需要開展信息化建設(shè)，同時造成上游的供應商為了增強競爭力也要進行信息化的選型和投入，從而整體的縱向價值鏈也將會受到一定程度的影響。

1.2 內(nèi)部需求

第一，戰(zhàn)略需求。信息化建設(shè)實現(xiàn)集團性管控需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展制定適合自己戰(zhàn)略目標和規(guī)劃，這是企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展的根本，為此，企業(yè)需要在取得一定市場競爭力之后，結(jié)合實際發(fā)展情況和特點制定信息化建設(shè)方案。不同規(guī)模企業(yè)對于戰(zhàn)略方案的規(guī)劃力度不同，企業(yè)規(guī)模越大越需要制定精確完善的戰(zhàn)略發(fā)展方案[2]。從而滿足日益變化的市場需求中為領(lǐng)導層的決策快速地提供數(shù)據(jù)支持從而要求企業(yè)必須重視信息化的建設(shè)。

第二，建設(shè)需求。SAP 包含財務(wù)管理、后勤供應鏈管理及人力資源管理等模塊，涵蓋了企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中的大部分需求，這表示通過SAP 系統(tǒng)企業(yè)可以實現(xiàn)對各項管理工作的整合，同時實現(xiàn)供應鏈及財務(wù)資金流的聯(lián)動式管理，更令企業(yè)相關(guān)信息在客戶、企業(yè)、材料供應商之間實現(xiàn)了資源共享，同時令相關(guān)數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部銷售、采購、生產(chǎn)及財務(wù)部門實現(xiàn)共享，做到一次錄入多次使用從而節(jié)約人力管理成本將各個部門工作有效的連接起來，滿足各個部門的使用需求使各個部門順暢起來從而提高企業(yè)發(fā)展的競爭力從而推動SAP 系統(tǒng)信息化建設(shè)的發(fā)展，有利于提高企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度。

第三，人才需求。隨著科學技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)信息化系統(tǒng)的完善，企業(yè)在SAP 系統(tǒng)中進行更大的人才投入造成SAP 系統(tǒng)也將會進一步優(yōu)化，信息化系統(tǒng)服務(wù)質(zhì)量和效率也將提高。同時，信息化技術(shù)的更新?lián)Q代及人才投入的增加能夠量身定制開發(fā)企業(yè)更多的SAP 系統(tǒng)功能，信息化產(chǎn)品涉及到的管理范圍也將擴展，企業(yè)的信息化工作也將更加深入涉及到企業(yè)管理的方方面面造成企業(yè)的信息化建設(shè)效率也會日漸提高。

2 企業(yè)信息化中SAP 系統(tǒng)的應用效果

2.1 可以優(yōu)化企業(yè)記賬工作

由于SAP 系統(tǒng)具有較為良好的整合功能，導致系統(tǒng)中其他模塊產(chǎn)生的費用均會在財務(wù)模塊中形成記賬憑證，企業(yè)可以做到相互追溯，這樣便可以避免兩個模塊出現(xiàn)記賬重復的情況，工作人員也不需要通過逐一核對的方式來進行對賬，這在極大程度上節(jié)約了企業(yè)信息化建設(shè)效率，節(jié)約了企業(yè)信息化建設(shè)人力資源和物力資源。同時，財會管理人員可以通過SAP 系統(tǒng)實時查看企業(yè)最新財務(wù)報表，以此來更好的掌握企業(yè)財務(wù)信息。

2.2 可以優(yōu)化企業(yè)采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)

在SAP 系統(tǒng)中，企業(yè)采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)是一個完整的物資供應閉環(huán)系統(tǒng)，物資采購規(guī)劃、采購合同制定、庫存智能管理等工作也能被高效的結(jié)合在一起，以此來規(guī)范企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程[3]。并且，SAP 系統(tǒng)可以結(jié)合企業(yè)目前的物資采購規(guī)劃，采集并整合相應的企業(yè)采購合同數(shù)據(jù)和庫存數(shù)據(jù)等信息，幫助企業(yè)形成一個能夠確保物資供應平衡的采購清單，采購人員只需要按照采購清單采購物資即可，這會增加企業(yè)物資采購周期的合理性和規(guī)范性。

2.3 可以優(yōu)化企業(yè)庫存管理機制

通過SAP 系統(tǒng)，庫存管理人員能夠做到對企業(yè)物資庫存情況的實時了解，并按照物資管理工作的重點內(nèi)容和合理方式，極大程度提高了企業(yè)物資管理質(zhì)量和效率。同時，管理人員還可以實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)之間的有效連接，這樣能夠減少庫存的積壓量，同時還能確保短缺庫存及時補貨，不但庫存產(chǎn)品的應用效率能夠得到大幅度提高，還可以避免重復采購和不合理采購物資的現(xiàn)象。

2.4 可以優(yōu)化企業(yè)項目建設(shè)成本

企業(yè)在開展一項項目時需要花費大量的資金、人力資源、物力資源，而通過SAP 系統(tǒng)，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對項目建設(shè)過程中各種費用的詳細記錄，并且在項目開展建設(shè)過程中，SAP 系統(tǒng)還能夠?qū)ζ髽I(yè)建設(shè)成本進行預算檢查，以此來確保每項建設(shè)費用的應用更有效率。如果實際項目并未按照預算體系進行，SAP 系統(tǒng)便會出具相應的報告發(fā)出報警，以此來提醒財務(wù)人員，以便財務(wù)人員能夠加大對項目建設(shè)財務(wù)工作的管理力度，實現(xiàn)對項目建設(shè)成本的有效控制，及時規(guī)避財務(wù)管理風險[4]。

2.5 可以優(yōu)化企業(yè)成本核算

SAP 系統(tǒng)能夠自動采集企業(yè)運行過程中所需要的各項成本，并且可以自動生成相對應的財務(wù)報表，這能夠減輕財務(wù)人員的工作量，可以簡化企業(yè)成本核算工作，并且可以規(guī)避人為財務(wù)管理工作中的問題，還可以避免財務(wù)管理人員出于個人利益干涉財務(wù)賬目，進而提高了企業(yè)財務(wù)管理數(shù)據(jù)的真實性和有效性。

3 企業(yè)信息化中SAP 系統(tǒng)的難點

3.1 業(yè)務(wù)人員專業(yè)程度不足

業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)較低是目前SAP 系統(tǒng)在企業(yè)信息化應用中最為關(guān)鍵的問題，業(yè)務(wù)人員的專業(yè)程度不足會導致SAP 系統(tǒng)不能發(fā)揮最大的應用水平，大部分業(yè)務(wù)人員應用SAP 系統(tǒng)也只是實現(xiàn)了對企業(yè)管理流程的計算機化，并未實現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的真正價值和意義。除此之外，SAP 系統(tǒng)最為關(guān)鍵的一項功能便是從業(yè)務(wù)辦理的角度對企業(yè)運行成本進行計算，以此來為企業(yè)決策提供參考數(shù)據(jù)和意見，但是這一項功能需要業(yè)務(wù)人員不斷的對數(shù)據(jù)進行更新，并將處理好的數(shù)據(jù)匯總到系統(tǒng)中，但業(yè)務(wù)人員專業(yè)程度不足將導致其不能有效更新和匯總數(shù)據(jù)。同時，不夠?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)人員也不能妥善的處理SAP 系統(tǒng)應用過程中出現(xiàn)的問題，這不但不能提高工作效率，還會影響部分工作的順利進行[5]。

3.2 企業(yè)體系較為傳統(tǒng)

SAP 系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中應用的主要目的是實現(xiàn)信息集成共享，進而實現(xiàn)一體化管理，一體化管理的實現(xiàn)不但需要信息化管理軟件，還需要整體的信息化管理體系，為此，企業(yè)要想實現(xiàn)信息化建設(shè)和對SAP 系統(tǒng)的良好應用，需要建立與之相適應的管理體系。但實際上大部分企業(yè)對于SAP 系統(tǒng)的了解和信息化建設(shè)還停留在基礎(chǔ)階段，只是應用了軟件產(chǎn)品，并未對企業(yè)的管理體系進行相應調(diào)整，這將會影響SAP 系統(tǒng)的應用效果。

3.3 企業(yè)部門缺少專業(yè)合作

SAP 系統(tǒng)的應用需要依靠大量精確的信息數(shù)據(jù)，而這些信息數(shù)據(jù)涉及到了企業(yè)的諸多管理方面，同時SAP 系統(tǒng)應用涉及到了多個模塊，這表示SAP 系統(tǒng)的運行和應用需要企業(yè)各個部門之間的相互配合和共同協(xié)作。但是在實際的企業(yè)信息化建設(shè)中，企業(yè)各個部門之間未做到高效溝通，導致SAP 系統(tǒng)中各個模塊之間的信息不能共享，SAP 系統(tǒng)在企業(yè)管理工作的中的應用也只是能夠減輕員工的工作任務(wù)量和提高工作效率，并不能起到實際的優(yōu)化企業(yè)管理流程效果以及SAP 系統(tǒng)應用的整體功能[6]。

4 企業(yè)信息化中SAP 系統(tǒng)的應用意見

4.1 提高業(yè)務(wù)人員專業(yè)程度

企業(yè)信息化建設(shè)工作的高質(zhì)量高效率進行需要以專業(yè)人才為基礎(chǔ)，為此，企業(yè)需要提高業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)，并定期開展對員工的專業(yè)培訓，使其掌握SAP 系統(tǒng)的應用方式及企業(yè)信息化建設(shè)技巧。同時，在培訓過程中，管理者需要注重將信息化管理方式和企業(yè)實際發(fā)展需求結(jié)合在一起。此外，為了提高企業(yè)員工對SAP 系統(tǒng)應用方式的掌握能力，企業(yè)還可以將SAP 系統(tǒng)應用作為員工業(yè)績考核中的一部分，使其與員工的薪酬及獎金相關(guān)聯(lián)。為了激勵員工，提高員工學習SAP 系統(tǒng)操作方式的積極性和主動性，企業(yè)可以將SAP 系統(tǒng)應用作為獎懲機制中一部分，對SAP 系統(tǒng)操作水平較高的員工予以精神鼓勵和物質(zhì)獎勵。

4.2 對企業(yè)體系加以完善

要想提高企業(yè)信息化水平以及對SAP 系統(tǒng)的操作能力，企業(yè)不但需要構(gòu)建相應的管理體制，還需要對原有的企業(yè)體系進行合理變更，做到從深層次方面改善企業(yè)結(jié)構(gòu)，而不是只對表面結(jié)構(gòu)進行調(diào)整[7]。具體而言，企業(yè)需要摒棄傳統(tǒng)的、不夠信息化的、落后的企業(yè)發(fā)展結(jié)構(gòu)，以新型的、現(xiàn)代化的、信息化的企業(yè)發(fā)展建設(shè)理念為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)實際運營情況、發(fā)展能力、建設(shè)目標、財務(wù)狀況等，配合SAP 系統(tǒng)建立新型的企業(yè)體系，以此來確保SAP 系統(tǒng)能夠在企業(yè)發(fā)展及信息化建設(shè)過程中發(fā)揮最大應用優(yōu)勢和應用價值?？傊?，企業(yè)需要結(jié)合SAP 系統(tǒng)變更傳統(tǒng)的發(fā)展結(jié)構(gòu)，使其適應信息化建設(shè)需求和現(xiàn)代化管理方式。

4.3 企業(yè)部門需要開展專業(yè)合作

在應用了SAP 系統(tǒng)之后，企業(yè)有必要建立一個專門的部門負責SAP 系統(tǒng)應用及建設(shè)等一系列工作，具體包括SAP 系統(tǒng)日常維護、SAP 系統(tǒng)升級、SAP 系統(tǒng)開發(fā)等，以此來確保SAP 系統(tǒng)的穩(wěn)定高效運行。同時，企業(yè)各個部門需要加強聯(lián)系與溝通，在SAP 系統(tǒng)應用過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題，需要立即向?qū)ｉT部門匯總上報，各個部門員工也需要結(jié)合自身認知和實際應用經(jīng)驗對應用運行問題進行統(tǒng)一分析，以此來得出最終的解決方案。此外，企業(yè)可以編制SAP 系統(tǒng)應用手冊，并將具體的應用方式、各種常見問題及其解決方式記錄在手冊中，以便工作人員能夠結(jié)合實際情況及手冊內(nèi)容合理應用SAP 系統(tǒng)，同時妥善解決各種問題，此方式還有利于員工不斷學習SAP 系統(tǒng)應用知識，以便提高SAP 系統(tǒng)操作水平和效率，提高企業(yè)信息化建設(shè)及管理質(zhì)量。

4.4 SAP 系統(tǒng)需要定期更新

信息技術(shù)在不斷發(fā)展，SAP 系統(tǒng)及其功能也會不斷更新，要想緊跟時代發(fā)展步伐，真正做到對SAP 系統(tǒng)的合理高效應用，企業(yè)需要做到定期更新SAP 系統(tǒng)，以此來確保系統(tǒng)功能的科學水平。這代表企業(yè)需要在SAP 系統(tǒng)建設(shè)及更新上花費資金，為此，管理者需要樹立長遠的管理理念，認識到開展信息化建設(shè)對企業(yè)未來建設(shè)和發(fā)展的重要性，以此來為企業(yè)帶來更多的發(fā)展價值和發(fā)展空間。同時，企業(yè)專門的管理部門也需要考慮到企業(yè)實際發(fā)展情況和需求，對SAP 系統(tǒng)進行進一步開發(fā)，通過現(xiàn)代化科學技術(shù)和SAP 系統(tǒng)，探索出適合企業(yè)發(fā)展建設(shè)的長遠方案。

4.5 開展價值鏈分析

價值鏈分析指的是以企業(yè)運行發(fā)展的整體戰(zhàn)略目標為分析基礎(chǔ)，以企業(yè)各項運行活動為分析對象，通過價值鏈分析方式，企業(yè)和管理者可以實現(xiàn)對各項管理環(huán)節(jié)和運行環(huán)節(jié)成本的綜合分析，進而實現(xiàn)對企業(yè)發(fā)展建設(shè)的良好成本控制，同時還能夠?qū)⑵髽I(yè)各項生產(chǎn)運行環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系在一起。管理人員也能夠通過價值鏈分析，了解產(chǎn)品的生產(chǎn)周期和每項企業(yè)運行環(huán)節(jié)的控制方式，進而做到在整個生產(chǎn)環(huán)節(jié)中實現(xiàn)利益最大化，在確保產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高企業(yè)經(jīng)濟效益[8]。

具體而言，在企業(yè)收到客戶的訂單之后，SAP 系統(tǒng)能夠自動計算出訂單產(chǎn)品生產(chǎn)所需要的材料及其數(shù)量，并結(jié)合采購部門所需材料數(shù)量和庫存部門庫存數(shù)量制定采購方案，經(jīng)過審批后，采購部門工作人員便可以開展材料采購工作。采購材料經(jīng)過質(zhì)量驗收之后，工作人員可以通過SAP 系統(tǒng)支付相關(guān)費用，并對材料購買的發(fā)票信息進行儲存。在客戶取走產(chǎn)品之后，SAP 系統(tǒng)會登記客戶購買產(chǎn)品的相關(guān)信息，以便企業(yè)開展后續(xù)的維護工作，并結(jié)合產(chǎn)品售出情況形成收款結(jié)賬清單。

5 結(jié)束語

企業(yè)信息化發(fā)展是一個循序漸進的過程，盡管SAP 系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的應用，已經(jīng)能夠大幅度提高企業(yè)管理效率和質(zhì)量，但是由于部分企業(yè)管理者對管理方式和技術(shù)的認知較少，導致其對SAP 系統(tǒng)及其應用方式還不夠了解，這樣表示，為了滿足企業(yè)信息化建設(shè)的需求，管理者還需要進一步應用SAP 系統(tǒng)。