某大型錳業(yè)企業(yè)數(shù)字化轉型升級的實踐(下)

詹海青

(全國錳業(yè)技術委員會，廣西 南寧 530029)

1 實踐中系統(tǒng)的設計和建設

1.1 應用板塊的選取

依據(jù)A公司對業(yè)務管控的幅度和要求，系統(tǒng)應用模塊首選財務總賬、應收應付、固定資產(chǎn)、企業(yè)個報、合并報表、供應鏈、生產(chǎn)制造、成本管理、質量管理、費用預算、費用報銷、友云采、存貨核算、資金管理、資產(chǎn)管理、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)、協(xié)同辦公、會計平臺。旨在實現(xiàn)集團管控和財務業(yè)務一體化功能，提高運營管理水平，為A公司高管的經(jīng)營決策提供科學的數(shù)據(jù)參考依據(jù)。

1.2 實施步驟和推進

1)系統(tǒng)應用環(huán)境準備。成立項目組配合系統(tǒng)建設承包商實施人員完成培訓測試基礎環(huán)境準備，包括準備服務器主機、培訓測試辦公場所、部署用友系統(tǒng)等。

2)制定項目管理制度。經(jīng)過梳理和討論，項目組共頒布了7項管理制度和配套的審批流程，下發(fā)各子項目組執(zhí)行。

3)業(yè)務需求調研。項目建設承包商用友公司專家和項目組成員在A公司總部、各分子公司進行現(xiàn)場業(yè)務調研，經(jīng)過多輪的討論和修改，最終確認調研分析報告。

4)基礎數(shù)據(jù)準備。各部門各分子公司收集整理財務、供應鏈等靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)，經(jīng)討論統(tǒng)一后由用友方負責導入系統(tǒng)。

5)業(yè)務解決方案編制。信息化項目組召集各業(yè)務板塊關鍵用戶對《業(yè)務解決方案》進行討論、修改，最終確認方案。

1.3 推廣的方法和目標

信息系統(tǒng)建設就像建造一座大樓，前期各模塊陸續(xù)完工，后期還要不斷建設。集團管控信息化系統(tǒng)(以下簡稱：NC系統(tǒng))是一個企業(yè)管理系統(tǒng)，它不僅僅為基層人員錄入業(yè)務數(shù)據(jù)和財務報表生成提供了平臺，更要為管理者提供管理監(jiān)控工具，為高層決策者提供分析決策支持，需要管理者盡快學會NC系統(tǒng)的操作和應用。

1)大規(guī)模多輪次的強化培訓。在A公司范圍內舉辦大范圍大規(guī)模多輪次的系統(tǒng)培訓，在項目建設初期，著重培訓基礎知識，深入淺出的宣貫項目實施的好處，提高基層關鍵崗位員工的參與度，克服畏難情緒，養(yǎng)成良好的工作習慣，并使之固化，為下一步的系統(tǒng)運用打下良好的基礎。

2)形式多樣的趣味有獎問答。在系統(tǒng)建設試運行期間，鼓勵全員參與，體驗系統(tǒng)運營氛圍，通過多種多樣的方式鼓勵系統(tǒng)使用者大膽運用，采取喜聞樂見的方式普及系統(tǒng)操作技巧，增強系統(tǒng)運行頻率，充分發(fā)揮作用，服務生產(chǎn)經(jīng)營活動。

3)學會系統(tǒng)瀏覽業(yè)務數(shù)據(jù)查詢。NC系統(tǒng)是一個數(shù)據(jù)共享平臺，可進行經(jīng)營數(shù)據(jù)(包括庫存、計劃、成本、資金、應收帳款等)的橫向跨部門實時共享和縱向穿透共享，信息需求者根據(jù)權限大小，可主動任意調取當前數(shù)據(jù)，了解實時情況，從而做出準確管理判斷；通過對公司業(yè)務運作狀況及資金使用情況的實時查詢與控制，及時掌握其經(jīng)營動態(tài)，便于公司領導進行科學決策[1]。

4)學會自定義報表的運用。目前NC系統(tǒng)內部自動生成各類報表，包括采購報表類、銷售報表類、庫存報表類、財務報表類等,讓數(shù)據(jù)的分析與決策變得輕松。但是，這些只是企業(yè)通用類的報表，還不能完全滿足各種管理需求，如果我們自己能自定義制作各種報表，利用NC系統(tǒng)自動推送到電腦和手機上，將使得我們的工作變得便捷高效。

2 初步達到的效果

2.1 系統(tǒng)模塊及應用

A公司集團管控信息化系統(tǒng)1～3期項目實施了財務管理、網(wǎng)絡報表、合并報表、供應鏈、生產(chǎn)制造、質量管理、成本管理、費用管理和網(wǎng)上報銷、資產(chǎn)管理、資金管理、分析云及移動審批等模塊的上線使用，實現(xiàn)了集中部署應用模式。在A公司集團總部部署數(shù)據(jù)庫服務器和應用服務器，數(shù)據(jù)的存放和維護工作都在集團單位集中處理，下屬單位通過網(wǎng)絡IE瀏覽器訪問，實現(xiàn)賬務集中處理(見圖1)。

圖1 網(wǎng)絡拓撲通過邏輯分割

建立面向多層多單位的多個小帳套和一個集團大賬套，既實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中存放，又能按照組織、業(yè)務邏輯、用戶權限等對小帳薄數(shù)據(jù)進行利用。NC部署到下屬25家單位，能夠實現(xiàn)對各單位的數(shù)據(jù)直接采集，解決了集團企業(yè)下多單位的數(shù)據(jù)分散采集困難的問題，實現(xiàn)了集團和下屬單位之間的基礎數(shù)據(jù)和管理規(guī)范的一致性，實現(xiàn)了集團下屬單位之間管理模式的快速復制，實現(xiàn)了集團與下屬單位、多個下屬單位之間的業(yè)務協(xié)同，應用場景見圖2。

建立了統(tǒng)一的平臺，主要體現(xiàn)在：構建了統(tǒng)一的信息平臺，建立了業(yè)務模塊之間、單位之間的橫向和縱向的統(tǒng)一平臺；統(tǒng)一了基礎數(shù)據(jù)；統(tǒng)一平臺化，確保了系統(tǒng)的可擴展性(見圖3)。

圖2 應用場景

2.2 集團財務應用效果

1)構建集團統(tǒng)一的會計核算平臺

通過NC管理系統(tǒng)平臺，構建集團統(tǒng)一的會計核算平臺，統(tǒng)一集團財務語言，實現(xiàn)A公司內部財務信息的統(tǒng)一。通過統(tǒng)計基礎檔案、會計科目等方式統(tǒng)一制定并下發(fā)集團的財務核算政策，實現(xiàn)集團的財務核算政策的統(tǒng)一，使整個集團的財務數(shù)據(jù)可匯總和可對比。

2)實時透視下屬單位經(jīng)營成果

通過NC系統(tǒng)實現(xiàn)實時透視下屬單位經(jīng)營成果，達到財務集團管控的目的。

圖3 系統(tǒng)概覽

2.3 集團供應鏈應用效果

1)實現(xiàn)了合同、訂單、出入庫、財務結算的供應鏈全流程系統(tǒng)化，實現(xiàn)了各部門之間的數(shù)據(jù)共享，減少了數(shù)據(jù)的重復錄入，企業(yè)整體實現(xiàn)協(xié)同商務。實現(xiàn)了各個環(huán)節(jié)的業(yè)務可追溯管理。

2)在日常的合同管理環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)了合同的線上審批，提高了審批的效率，提升了業(yè)務處理的效率。

3)實現(xiàn)合同、訂單、出入庫、結算等各個環(huán)節(jié)的查詢，達到對業(yè)務執(zhí)行情況進行及時掌控。

2.4 實現(xiàn)業(yè)務財務一體化

A公司在集團范圍內實現(xiàn)了業(yè)財一體化，采購、銷售、庫存管理、生產(chǎn)管理等業(yè)務流程、管理流程和財務流程實現(xiàn)了有機融合，財務數(shù)據(jù)與業(yè)務流程融為一體，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和穿透查詢，將會計控制的職能有效發(fā)揮出來。實現(xiàn)了財務結算與業(yè)務供應鏈流程融合連接。實現(xiàn)了業(yè)務單據(jù)推送生成相應的總賬憑證。

1)實現(xiàn)財務結算與業(yè)務供應鏈流程融合連接。

2)業(yè)務單據(jù)推送生成相應的總賬憑證。

3)快速報表編制：實現(xiàn)財務報表的統(tǒng)一和快速編制，實現(xiàn)了財務明細表通過系統(tǒng)完成編制，實現(xiàn)了70多張財務明細表通過系統(tǒng)進行編制填報管理，其中大部分表可通過系統(tǒng)自動取數(shù)，減輕了報表編制人員繁重的工作量。合并報表：快速清晰的完成合并報表編制工作(見圖4)。

圖4 合并報表編制流程

實現(xiàn)了合并報表通過系統(tǒng)抵銷合并生成，實現(xiàn)了權益、往來、內部存貨等業(yè)務的自動抵銷。

2.5 實現(xiàn)移動審批

A公司在集團范圍內可用移動設備進行合同、需求計劃、領料單、生產(chǎn)計劃和發(fā)票報賬等流程的審批，不論何時、何地均可辦公，實現(xiàn)了移動審批，規(guī)范了審批流程，提高了審批效率。

2.6 實現(xiàn)生產(chǎn)制造無紙化

實現(xiàn)了每天完工情況的填報和月計劃的執(zhí)行情況統(tǒng)計。

2.7 質量管理

實現(xiàn)了檢驗過程、檢驗結果和質檢報告的記錄，并嚴格按合格結果入庫的流程控制。

2.8 建立了互聯(lián)網(wǎng)采購平臺

采用互聯(lián)網(wǎng)采購平臺與NC系統(tǒng)有效對接，為A公司采購業(yè)務提供一站式服務，幫助A公司采購更高效更透明，通過友云采模塊，實現(xiàn)了供應商網(wǎng)上詢報價,規(guī)范了詢報價的流程，初步嘗試了互聯(lián)網(wǎng)和云應用，為后續(xù)的深入應用打下基礎[2]。

圖5 云采購流程

2.9 成本管理

實現(xiàn)了成本資料的自動歸集和分配過程，規(guī)范了產(chǎn)品生產(chǎn)成本的計算過程，建立了生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)庫，達到更明細的對比分析。

2.10 費用預算與費用報銷

A公司改變了公司費用事后控制的現(xiàn)狀，通過使用統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，將費用預算、費用報銷和財務核算有效銜接，采用系統(tǒng)后臺費用預算、前臺費用控制，采用了全員網(wǎng)上報賬業(yè)務，并實現(xiàn)了費用預算的事前控制與執(zhí)行分析

2.11 實現(xiàn)資金的統(tǒng)一管理

搭建了集團公司本部、下屬全資及控股子公司的集團資金管理平臺，包含銀企直連、資金計劃、內部賬戶管理、資金調度、資金結算、內部存貸款、銀行授信與貸款、票據(jù)管理、信用證管理、現(xiàn)金管理以及移動應用等功能模塊，實現(xiàn)A公司對集團本部及下屬公司資金業(yè)務的集中管理、統(tǒng)一調度與監(jiān)控、結算業(yè)務的計劃審批支付等環(huán)節(jié)的信息化管理；實時掌握集團所有成員單位的資金信息，保證資金信息的真實性、及時性、安全性；實現(xiàn)付款的全流程管理與網(wǎng)上支付；加強信貸風險管理，防范資金風險；實現(xiàn)票據(jù)的結算管理和票據(jù)池管理。

2.12 資產(chǎn)高效管控

通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)資產(chǎn)全生命期的記錄管理，并與供應鏈、財務模塊對接，一方面實現(xiàn)了全部業(yè)務在線上運行，另一方面可以完整的統(tǒng)計出維修成本；除此以外，生產(chǎn)單位不僅了解本單位的備品備件庫存情況，也能了解集團內其他單位的庫存情況，實現(xiàn)高效調劑，降低備品備件庫存，減少了資金占用；通過歷史數(shù)據(jù)的積累，實現(xiàn)資產(chǎn)運行及維修的趨勢分析；實現(xiàn)通過手機進行條碼掃描，實現(xiàn)點巡檢、故障申報、維修記錄的移動錄入，資產(chǎn)管控更高效。

2.13 數(shù)據(jù)呈現(xiàn)

在1～3期已經(jīng)建立的財務管理、供應鏈、生產(chǎn)制造、成本管理、質量管理和資產(chǎn)管理等系統(tǒng)的基礎上，采用大數(shù)據(jù)處理，對經(jīng)營管理數(shù)據(jù)進行實時分析，通過可視化的方式直觀的展現(xiàn)出來，并以移動應用進行關鍵數(shù)據(jù)報表的主動推送，挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)，提高A公司管理的時效性和準確性[3]。

通過3年的項目實施，A公司完成了1～3期的項目建設，集團管控信息化系統(tǒng)運行穩(wěn)定、統(tǒng)計數(shù)據(jù)及時準確、信息傳遞及時，實現(xiàn)了最初確定的目標。

3 結 語

中國錳業(yè)企業(yè)的發(fā)展，經(jīng)歷了由分散凌亂的個體經(jīng)營式的作坊階段到區(qū)域化整合階段，進而部分實現(xiàn)了跨區(qū)域整合的新階段，大型的錳業(yè)企業(yè)集團不斷涌現(xiàn)，對企業(yè)的管理提出了更高的要求，必須在基礎管理上加大力度，克服管理粗放、技術含量低、人員素質弱等弊病，通過信息化建設提升管理水平，達到規(guī)范管理，降低成本，提高競爭力的目的。伴隨著大型和超大型企業(yè)的壯大，數(shù)字智能已經(jīng)成為經(jīng)濟社會發(fā)展和產(chǎn)業(yè)變革升級的關鍵推動力，企業(yè)數(shù)字化的浪潮席卷各行各業(yè)，中國錳業(yè)企業(yè)要跟上以鋼鐵行業(yè)為主的國民經(jīng)濟重要領域企業(yè)，在信息化建設方面邁上新臺階，全面實現(xiàn)數(shù)字化企業(yè)的轉型升級。