新時期高校離退休工作檔案管理的重要性

王再青

1、引言

新時期我國經(jīng)濟的快速發(fā)展， 人口老齡化水平不斷加快。高校中， 離退休人員的比例越來越大， 其相對而言， 檔案的管理工作的重要性也相對于之前越發(fā)突出。檔案是社會組織在人事管理活動過程中形成的記錄， 是反映個人經(jīng)歷及社會實踐的載體， 也是人才信息摘要的主要來源，做好離退休人員的檔案管理工作，對促進學(xué)校事業(yè)的發(fā)展和弘揚正能量的具有重要的意義。

2、進一步明確高校離退休人員的歸檔范圍

在明確高校離退休人員歸檔的范圍之前， 應(yīng)當明確的是高校離退休人員工作檔案歸檔的目的。切實科學(xué)的做好離退休人員的檔案管理工作，解決好應(yīng)當針對離退休人員哪些檔案要進行歸檔具有重要的理論意義和現(xiàn)實意義。筆者認為主要有兩項目的， 一種是完善、一種是服務(wù)。首先， 人事檔案是活動過程中形成的記錄， 是反映個人經(jīng)歷及社會實踐的載體， 也是人才信息摘要的主要來源， 通常都是作為考核和任用的憑據(jù)之一。在此基礎(chǔ)上，退休之后所從事的具有影響的社會、學(xué)?；顒尤纾航M建市老年大學(xué)、發(fā)明專利，教學(xué)督導(dǎo)、關(guān)心下一代等活動資料都應(yīng)該歸檔，做好檔案的完善工作。其次是服務(wù)， 離退休人員發(fā)揮在社會上作用， 會用到相應(yīng)的檔案和證明， 管理好他們的相應(yīng)檔案， 對于其與社會進行對接， 能夠得心應(yīng)手的適應(yīng)社會， 也能夠在一定程度上提供便利的保障。

做好完善和服務(wù)， 高校離退休人員的歸檔范圍應(yīng)有以下幾項：

員基本情況： 包括其出生年月、政治面貌等基本信息外， 還有對于在學(xué)校不同的時間階段的供職情況， 能夠?qū)τ谄涓刹柯臍v、專業(yè)技術(shù)檔案進行保管， 這樣在其與社會進行對接時， 能夠有所憑證， 而且也能夠為其在學(xué)校所做的工作和事跡進行記錄。特別是在出具證明時能夠提供真實可靠考的原始資料。

息是一種無形資產(chǎn)， 信息為加速高校的改革與人才競爭提供了可能， 信息最終成為競爭中的戰(zhàn)略資源。在當今高校改革和人才流動頻繁的信息時代， 離退休檔案服務(wù)要為發(fā)掘人才、使用人才提供真實可靠的材料和信息，在此基礎(chǔ)上離退休檔案工作應(yīng)除了解他們的專業(yè)外，對他們的年齡身體健康狀況等都應(yīng)掌握。形成一目了然的人才信息資源，以便更好的為社會、學(xué)校發(fā)揮作用。

退休黨員檔案：對于高校的離退休教職工而言， 其主要是要讓知識分子群體在建設(shè)中提供較多的貢獻， 并在將來有更好的發(fā)展。同時，離退休人員之前在高校的學(xué)習(xí)和工作過程中，大部分已經(jīng)被黨組織吸收，高校的離退休人員都是黨員之一，并且都對學(xué)校、組織有著深刻的情感。因此， 大多數(shù)離職人員會出現(xiàn)無法適應(yīng)現(xiàn)階段生活的情況， 對生活失去目標和方向。所以說， 在這一階段離退休干部管理服務(wù)人員就需要對此類工作有著更加深刻的認識， 還要積極開展相應(yīng)的黨建工作， 讓每一位退休教職工感受到集體的溫暖， 避免出現(xiàn)消極心態(tài)。黨員的比例占離退休人員的50%以上，退休黨員的檔案必須應(yīng)當及時收錄， 及時進行歸檔。黨員檔案相對于其他檔案而言應(yīng)當更加受到重視。黨員從事的學(xué)習(xí)教育活動、在黨組織擔任的職務(wù)等材料都應(yīng)整理歸檔，這些都是離退休人員材料中最為重要的檔案， 應(yīng)當妥善進行保管和管理。

3、高校離退休工作檔案管理的現(xiàn)狀

案管理缺乏專職人員：在許多高校中， 離退休人員占到了全校教職工1/3以上的比例，沒有設(shè)置專門的檔案管理人員， 忽視了離退休人員工作檔案的重要性。在學(xué)校人事檔案統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，雖然有嚴格的“審查制度”但是亟待信息完整的數(shù)據(jù)。仍然存在用到了才能夠想起來， 想起來才去補檔案的相關(guān)情況。

案管理模式滯后：檔案管理工作具有復(fù)雜繁瑣的特點。加強檔案管理工作的有效控制可顯著提高事業(yè)單位運行效率。檔案管理仍采用傳統(tǒng)模式， 無法適應(yīng)新時期管理需求， 傳統(tǒng)管理方法具有效率低、適應(yīng)性差的不足， 無法滿足新時期社會發(fā)展需求。基準的紙質(zhì)檔案，顯而易見的問題便是隨著時間的推移， 出現(xiàn)磨損或者不清晰的情況， 因此， 設(shè)備設(shè)施的更新、檔案管理模式的升級和優(yōu)在一定程度上限制了檔案管理質(zhì)量的提升。

檔案信息資源開發(fā)利用欠缺：檔案記載了離退休人員豐富的信息， 除去相對而言需要保密的信息外， 其他的信息， 應(yīng)當被充分挖掘， 作為之后開展管理以及活動的重要參照。但是在目前， 眾多檔案的信息受到無視， 沒有充分利用。在現(xiàn)有的電子檔案、信息軟件系統(tǒng)管理這些都是離退休人員退休后自己填寫或人事檔案的轉(zhuǎn)錄存在不準確性和不完整性。在提供服務(wù)時，要通過電子檔案查詢后經(jīng)人事檔案（紙質(zhì)）確認無誤后方可利用，查閱繁瑣缺少系統(tǒng)性，完整性的檔案管理。

4、建立健全高校離退休工作檔案管理

確專職責任人， 負責檔案管理工作：只有確立了明確的專職責任人， 才能夠保證離退休人員的檔案能夠定責到人， 能夠有據(jù)可查， 而且根據(jù)專職責任人的要求和義務(wù)， 能夠充分保證檔案管理的有效性和科學(xué)性。

化檔案管理模式， 推動檔案管理信息化建設(shè)：信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作的開展提供了更多途徑， 傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)無法滿足新時期要求。計算機作為社會信息化的主要工具， 為新型檔案管理模式的開發(fā)奠定了扎實的基礎(chǔ)， 合理應(yīng)用各項記錄軟件進行檔案管理， 將更有利于檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、存儲， 提高檔案管理工作效率。線上的檔案管理方式更加便捷， 而且不受時間的影響。另外， 也應(yīng)當加強對檔案管理人員的培訓(xùn)， 使其了解相應(yīng)的政策， 積極派專人參加檔案館系統(tǒng)的相應(yīng)培訓(xùn)， 不斷提高檔案人員的工作素質(zhì)和工作能力。

發(fā)檔案信息資源，提高管理質(zhì)量：離退休的人員數(shù)量提升很快，那么，離退休管理服務(wù)工作就需要創(chuàng)新思想觀念和服務(wù)管理方式來相適應(yīng)。同時，高校離退管理工作特別是離退休人員檔案工作也應(yīng)當相應(yīng)改進不斷進行提升， 并迎接新時代帶來的挑戰(zhàn)， 最終達到預(yù)期的目標。檔案信息資源的開發(fā)是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的行為， 在進行管理理念、管理方法的優(yōu)化中， 最為關(guān)鍵的問題便是端正離退休人員檔案管理工作理念， 重視檔案管理工作， 全面開發(fā)檔案信息資源， 確保在檔案管理工作的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。重要的是將檔案的管理納入日常的工作中， 將檔案的管理作為平時就需要完成的基本工作， 不能夠等到年底或者期末進行匯總， 注意相應(yīng)檔案的時效性， 及時歸檔， 才能夠最大限度的減輕工作壓力。還有就是只有不斷地優(yōu)化離退休人員檔案管理模式和手段， 才能提高檔案管理質(zhì)量， 從而促使離退休人員檔案管理標準化、規(guī)范化。

參考文獻

[1]余浩.高校離退休工作檔案的管理

[2]徐鳳華.業(yè)單位檔案管理得現(xiàn)狀及解決策略

[3]武志芬.高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

（作者單位：德州學(xué)院）