治理理論下重構(gòu)高校信息化組織體系

文/李曉秋 陳穎

高校信息化是高校應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和信息管理手段，提高教育教學(xué)科研及管理水平，促進(jìn)教育現(xiàn)代化發(fā)展的過(guò)程。信息化組織是高校信息化發(fā)展的組織保障，是高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的組成部分。

高校信息化組織現(xiàn)狀

信息化組織是信息化推進(jìn)機(jī)制的承載組織。高校信息化組織結(jié)構(gòu)是高校內(nèi)部信息化工作的權(quán)力劃分和制度安排。國(guó)內(nèi)高校在信息化的發(fā)展和教育部的推動(dòng)下，普遍建立了“委員會(huì)（領(lǐng)導(dǎo)小組）+職能部門(mén)”結(jié)構(gòu)的信息化組織。職能部門(mén)設(shè)置情況是：部分高校的職能部門(mén)獨(dú)立設(shè)置，有的由信息中心改設(shè)為信息化（管理）處或信息化建設(shè)管理中心，內(nèi)部設(shè)辦公室、信息化管理科（信息化技術(shù)中心）或辦公室、網(wǎng)絡(luò)部、電教部、系統(tǒng)部等，有的是設(shè)置信息化工作辦公室和信息化技術(shù)中心，有的是網(wǎng)絡(luò)信息中心內(nèi)加設(shè)信息化專家委員會(huì)；大部分高校仍沿用信息中心、網(wǎng)絡(luò)中心、教育技術(shù)中心、辦公室或資產(chǎn)管理中心等模式。大部分高校的信息化專門(mén)部門(mén)的職能仍是網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)維護(hù)與管理。

國(guó)內(nèi)高校的信息化組織相對(duì)滯后于信息化實(shí)踐。此外，還存在重信息技術(shù)部門(mén)，輕信息管理部門(mén)；組織結(jié)構(gòu)不完善，機(jī)制不健全；多單打獨(dú)斗，少溝通協(xié)作；行政支配多，民主參與少；整體效益不高等問(wèn)題。

新型信息化組織結(jié)構(gòu)構(gòu)建方案

高校內(nèi)部多元化主體和多方利益訴求促使國(guó)內(nèi)外高校開(kāi)始改進(jìn)管理，采用治理的方式謀求發(fā)展。高校治理分為外部治理和內(nèi)部治理。治理結(jié)構(gòu)是高校治理的組織制度保障。我國(guó)公辦高校內(nèi)部基本治理結(jié)構(gòu)是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。

在高校內(nèi)部治理視域下，依據(jù)“政治—管理—技術(shù)”、“決策—協(xié)調(diào)—執(zhí)行—參謀咨詢”、“專門(mén)—輔助”的框架進(jìn)行高校信息化組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。依據(jù)內(nèi)容與技術(shù)安全建立高校治理基本結(jié)構(gòu)；多主體參與建立參謀咨

詢、評(píng)估監(jiān)督組織；拓展信息化組織職能，建立信息化專門(mén)組織和參與信息化工作的信息化輔助組織，專門(mén)組織專職負(fù)責(zé)信息化推進(jìn)、信息技術(shù)及信息管理等，輔助機(jī)構(gòu)參與、輔助從事上述工作并負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)的信息化工作；建立信息化協(xié)調(diào)組織并建立多級(jí)協(xié)調(diào)機(jī)制，包括信息化工作會(huì)議協(xié)調(diào)、專門(mén)的協(xié)調(diào)部門(mén)協(xié)調(diào)及CIO 協(xié)調(diào)，專門(mén)協(xié)調(diào)組織可設(shè)為“與校辦公室合署”或“信息化職能部門(mén)賦職”或“獨(dú)立設(shè)置信息化辦公室”，本方案采用信息化職能部門(mén)獨(dú)立設(shè)置的方式，如圖1 所示。

實(shí)行黨政共管、“雙軌制”與“一崗雙責(zé)”

圖1 信息化組織職權(quán)結(jié)構(gòu)

目前，我國(guó)加強(qiáng)黨對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息化的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，重視網(wǎng)絡(luò)及信息安全。高校信息化工作是業(yè)務(wù)工作也是政治工作，原“信息化領(lǐng)導(dǎo)小組”調(diào)整為“網(wǎng)絡(luò)安全和信息化委員會(huì)（領(lǐng)導(dǎo)小組）”，由黨政共同組成，是信息化的專門(mén)決策組織，負(fù)責(zé)信息化工作的決策和協(xié)調(diào)，對(duì)校黨委負(fù)責(zé)。在此結(jié)構(gòu)下要區(qū)分信息化工作中的內(nèi)容和技術(shù)安全，由黨政分別負(fù)責(zé)信息內(nèi)容的政治和信息技術(shù)安全工作；建立“雙軌制”的信息化管理體系，即黨的組織負(fù)責(zé)形成的及網(wǎng)上傳播信息的內(nèi)容安全審核，建立“形成上傳要審核，誰(shuí)審核誰(shuí)負(fù)責(zé)”的審核管理網(wǎng)絡(luò)組織；信息化專門(mén)及其輔助組織負(fù)責(zé)信息技術(shù)安全、數(shù)字信息資源管理及信息化其它工作。同時(shí)建立“一崗雙責(zé)”制，即高校內(nèi)各崗位人員擔(dān)負(fù)業(yè)務(wù)職責(zé)，并對(duì)本崗位所涉及的網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化信息的政治安全負(fù)責(zé)。

建立多元參與的決策、參謀、咨詢機(jī)制

高校信息化組織構(gòu)建是在根本治理結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上重新劃分校內(nèi)各利益主體在學(xué)校信息化過(guò)程中的職權(quán)和責(zé)任，建立相應(yīng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)多元參與。

我國(guó)高校內(nèi)部治理的主體構(gòu)成有校黨委成員、校領(lǐng)導(dǎo)、中層管理者、董事會(huì)成員、教授及專家、普通教職工、學(xué)生（上述人員有重疊）。其中，黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)是學(xué)校的綜合性決策、協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，對(duì)信息化中重大問(wèn)題進(jìn)行決策、協(xié)調(diào)，是信息化輔助組織；學(xué)術(shù)委員會(huì)、教學(xué)委員會(huì)、教職工代表大會(huì)、學(xué)生代表大會(huì)參與學(xué)校相關(guān)管理，既是決策參與組織，有權(quán)參與討論其職權(quán)范圍內(nèi)與信息化有關(guān)的事項(xiàng)，也是信息化輔助組織，是信息化組織可以依賴并且受其監(jiān)督的組織。

除了黨政兩大主體參與的“網(wǎng)絡(luò)安全和信息化領(lǐng)導(dǎo)小組”外， CIO 是信息化日常工作的決策者、協(xié)調(diào)者和上級(jí)決策的組織實(shí)施者。

為滿足高校內(nèi)各主體對(duì)信息化的不同需求，建立多主體參與的信息化專門(mén)參謀、咨詢組織：一是建立信息化專家委員會(huì)，聘請(qǐng)信息技術(shù)及信息管理方面的專家、教授和信息化工作者參與學(xué)校信息化決策及咨詢；二是建立信息化評(píng)估監(jiān)督委員會(huì)，聘請(qǐng)校內(nèi)外信息技術(shù)及管理方面的專家、教授及使用者（教職工及學(xué)生），對(duì)學(xué)校信息化工作情況進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)督，為學(xué)校信息化決策和管理提供評(píng)估報(bào)告、意見(jiàn)和建議；三是建立信息化師生調(diào)查咨詢委員會(huì)，以教職工和學(xué)生為主，對(duì)教學(xué)科研及學(xué)生學(xué)習(xí)生活中信息化的體驗(yàn)及需求進(jìn)行咨詢與調(diào)查。通過(guò)增設(shè)信息化專門(mén)參謀、咨詢組織，擴(kuò)大參與主體參與力度，使更多的主體享有參與權(quán)，以協(xié)商、參謀、咨詢、建議的方式促進(jìn)信息技術(shù)與資源的優(yōu)化配置，保障各主體享有信息的權(quán)益，提高決策的民主化、科學(xué)化水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。根據(jù)學(xué)校規(guī)模可建設(shè)校級(jí)及院（系）級(jí)兩級(jí)信息化參謀組織。

改造工作流程，建立協(xié)作機(jī)制

科學(xué)技術(shù)是組織結(jié)構(gòu)變革中一項(xiàng)重要的變革力量。信息技術(shù)的應(yīng)用為通訊和共享提供了便利，促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)扁平化，便于集權(quán)也便于分權(quán)的實(shí)現(xiàn)。高校的信息化組織在受到學(xué)校固有結(jié)構(gòu)影響的同時(shí)，具有工作高度信息化、工作對(duì)象數(shù)據(jù)化、溝通網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，有結(jié)構(gòu)扁平化、柔性化的內(nèi)在需求。

在治理理念之下對(duì)信息化組織結(jié)構(gòu)采用分權(quán)設(shè)計(jì)。打破傳統(tǒng)的科層制結(jié)構(gòu)，建立學(xué)校教學(xué)科研單位信息化工作的多線雙向工作流程，信息化專門(mén)部門(mén)與教學(xué)、科研、學(xué)生管理等職能部門(mén)共同參與教學(xué)科研單位的信息化工作，形成信息化工作多方協(xié)作共治模式。信息化部門(mén)負(fù)責(zé)信息化規(guī)劃、管理、技術(shù)等，教學(xué)、學(xué)生管理等職能部門(mén)推進(jìn)業(yè)務(wù)管理中信息化項(xiàng)目實(shí)施，教學(xué)科研單位有權(quán)提出實(shí)際需求、困難和解決方案并請(qǐng)求協(xié)調(diào)。高校在實(shí)施此共治模式時(shí)可以采取信息化職能部門(mén)參與審核的機(jī)制予以落實(shí)。

建立智慧管理信息資源

信息化時(shí)代，高校的信息及信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理和利用是發(fā)展的必然。信息化組織是信息化發(fā)展中出現(xiàn)的新型組織。高校普遍沒(méi)有將圖書(shū)館、檔案館（室）、校史館、博物館納入信息化組織，雖有的統(tǒng)計(jì)把圖書(shū)館納入信息化機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)范圍，但也是基于其“數(shù)字化服務(wù)部”的職能。在高校信息化工作中，圖書(shū)館、檔案館（室）、校史館、博物館不會(huì)消失，還會(huì)越來(lái)越數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，以數(shù)字圖書(shū)館、數(shù)字檔案館、數(shù)字校史館、數(shù)字博物館的新形式提供更加智能的信息服務(wù)。在信息化組織去“重技術(shù)輕管理”的職能調(diào)整中，將信息資源管理納入信息化管理，會(huì)使信息化管理發(fā)揮更大效益。將圖書(shū)館、檔案館（室）、校史館、博物館作為信息化資源中心納入信息化組織，是適應(yīng)資源管理、數(shù)據(jù)融合服務(wù)的智慧化新階段的組織保證。

拓展職能，增強(qiáng)專業(yè)性、提高廣泛性

高校信息化是全面而深刻的，高校信息化組織要拓展職能，強(qiáng)化專業(yè)性、服務(wù)性、參與性，建立信息化組織的三維矩陣結(jié)構(gòu)。

1.加強(qiáng)信息化組織的專業(yè)性。信息技術(shù)是發(fā)展極為迅速的變革力量，專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)更新快。新軟件和信息平臺(tái)的普及速度呈指數(shù)式增長(zhǎng)。高校信息化組織及管理者要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)，強(qiáng)化專業(yè)性，選拔有信息化知識(shí)和理念、懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的復(fù)合型人才擔(dān)任CIO；重視信息化組織建設(shè)，組建專業(yè)的信息化專門(mén)人才隊(duì)伍。

2.加強(qiáng)信息化組織的廣泛參與。高校信息化是覆蓋整個(gè)學(xué)校實(shí)體和教育教學(xué)管理全過(guò)程的信息化，要有硬件、技術(shù)的保證，還要有信息的管理、網(wǎng)絡(luò)文化的構(gòu)建、信息安全的保障。學(xué)校信息化組織要體現(xiàn)廣泛性、全局性，建立信息化組織廣泛參與機(jī)制，參與各職能部門(mén)、教科研單位的信息化工作，參與全校的信息化規(guī)劃、決策、實(shí)施、協(xié)調(diào)、保障等。

3.協(xié)作中擴(kuò)展職能。信息化的廣泛實(shí)施，需要信息化組織職能的拓展，使廣泛參與落到實(shí)處。

（1）購(gòu)、管、銷(xiāo)的參與職能。高校信息化過(guò)程伴隨著設(shè)備和系統(tǒng)的采購(gòu)、使用、維護(hù)。摩爾定律顯示，信息化設(shè)備和系統(tǒng)比普通設(shè)備儀器更新速度快、數(shù)量大，是一項(xiàng)持續(xù)性工作。購(gòu)買(mǎi)價(jià)格性能適配的設(shè)備和系統(tǒng)，適時(shí)更新、報(bào)廢系統(tǒng)和設(shè)備需要專業(yè)評(píng)估。采購(gòu)及資產(chǎn)管理部門(mén)需要與信息化組織協(xié)作，提高工作的科學(xué)性。

（2）推廣、培訓(xùn)職能。信息化及技術(shù)的宣傳和培訓(xùn)是信息化組織責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)。梅特卡夫定律發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)的效應(yīng)及價(jià)值與系統(tǒng)連接的用戶數(shù)的平方成正比，即網(wǎng)絡(luò)、在線教育、數(shù)字資源等越被廣泛使用，越能發(fā)揮其價(jià)值。高校信息化的普及、推廣速度決定著其價(jià)值的發(fā)揮。信息化組織對(duì)信息技術(shù)和信息化產(chǎn)品的宣傳推廣及培訓(xùn)具有天然優(yōu)勢(shì)，參與干部和師資的信息化培訓(xùn)協(xié)作，會(huì)使培訓(xùn)更具針對(duì)性，利于信息化的培訓(xùn)與推廣。

信息化的發(fā)展給高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新與完善提供了條件和機(jī)遇。高校運(yùn)用治理理論建立新型信息化組織和運(yùn)行機(jī)制，是高校信息化發(fā)展的基礎(chǔ)和保障，在學(xué)校的內(nèi)部治理與流程再造中起到了示范引領(lǐng)作用，有利于實(shí)現(xiàn)民主管理、科學(xué)決策和廣泛監(jiān)督，增強(qiáng)師生的責(zé)任感，激發(fā)工作、學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。